王傳飛
【摘 要】人民法院檔案信息化建設(shè)是法院信息化工作的重要組成部分,隨著現(xiàn)代社會(huì)信息化程度的提高,人民法院檔案信息化建設(shè)也日益成為大家普遍關(guān)注的問題,檔案資源的合理有序共享是實(shí)現(xiàn)司法便民的有效途徑。在當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+審判”時(shí)代,如何依托信息科技著力建設(shè)檔案信息化工程,是人民法院當(dāng)前需迫切解決的課題。
【關(guān)鍵詞】檔案;信息化;困境應(yīng)對(duì)
一、法院檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及梳理
(一)檔案存儲(chǔ)情況。法院現(xiàn)存檔案主要分為訴訟檔案、文書檔案、會(huì)計(jì)憑證檔案和聲像等檔案,訴訟檔案從2012年以來才陸續(xù)將案件材料掃描進(jìn)入系統(tǒng),信息化比例較低。2012年以前的庫(kù)存檔案基本還處于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保管模式。
(二)檔案管理利用現(xiàn)狀。從檔案管理使用方面看,隨著司法公開的不斷深入,案件審理的透明度也不斷增強(qiáng),社會(huì)公眾對(duì)涉及自身利益的檔案關(guān)注度也越來越高,對(duì)訴訟檔案的查詢需求也與日俱增。
(三)檔案信息化建設(shè)情況。目前,從事檔案管理工作的人員較少,有正式編制的更少,聘用人員流動(dòng)較頻繁且具有檔案專業(yè)背景的人員的比例低。另外,檔案室尚未完全建立檔案管理長(zhǎng)效機(jī)制,現(xiàn)有檔案人員管理結(jié)構(gòu)很難適應(yīng)未來檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。
二、基層法院檔案信息化建設(shè)困境
(一)檔案電子化利用效率不高。當(dāng)前全省法院訴訟檔案信息化建設(shè)步伐不斷加快,目前使用的審判信息管理系統(tǒng)優(yōu)化了訴訟檔案立卷、歸檔、檢索、統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié),檔案信息化工作完成檔案掃描、錄入階段后,已基本實(shí)現(xiàn)法院外、法院間卷宗調(diào)閱。由于公檢刑事偵查卷并未掃描入庫(kù),使得刑事案件仍處于紙質(zhì)借閱狀態(tài)。實(shí)際上刑事檔案查閱在檔案利用中占比達(dá)63.26%,如果不進(jìn)行掃描,顯然影響電子化數(shù)據(jù)運(yùn)用,進(jìn)而影響檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。
(二)實(shí)踐中檔案歸檔模式不統(tǒng)一。省高院要求結(jié)案后15日內(nèi)必須歸檔報(bào)結(jié),各市歸檔模式也不盡統(tǒng)一。沒有統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)也給檔案信息化建設(shè)帶來了困難。
(三)對(duì)檔案信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不足。少數(shù)部門、部分同志對(duì)檔案信息化建設(shè)的重要性了解不夠,認(rèn)為這是可有可無的事,即使?fàn)巹?chuàng)檔案信息化一級(jí)達(dá)標(biāo),也是辦公室檔案人員的事,與己無關(guān)。但檔案信息化工作沒有其他辦案人員的共同配合、協(xié)助,單單靠檔案管理人員,是很難實(shí)現(xiàn)檔案信息化。
三、基層法院檔案信息化建設(shè)對(duì)策
(一)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo),穩(wěn)步布置信息化建設(shè)工作。檔案信息化建設(shè)工作應(yīng)堅(jiān)持以利用為中心,充分發(fā)揮檔案信息化工作的效用,服務(wù)于司法審判工作,服務(wù)于社會(huì)公眾。我院始終堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā),將檔案信息化建設(shè)列為全年重點(diǎn)工作計(jì)劃,注重檢查檔案信息化建設(shè)工作的進(jìn)展情況,幫助協(xié)調(diào)工作中的矛盾,解決實(shí)際困難。
(二)加強(qiáng)有序管理,夯實(shí)硬件基礎(chǔ)設(shè)施。我院將以檔案數(shù)字化工作為契機(jī),依托先進(jìn)管理技術(shù),實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房智能化管理,并加強(qiáng)檔案庫(kù)房硬件建設(shè)。
(三)推廣應(yīng)用律師服務(wù)平臺(tái),探索網(wǎng)上檔案預(yù)約查詢。根據(jù)最高院要求,逐步建設(shè)檔案信息化服務(wù)窗口,由律師為當(dāng)事人無償提供訴訟咨詢和幫助。積極與司法局、律師協(xié)會(huì)建立溝通協(xié)調(diào)機(jī)制,嘗試推廣應(yīng)用律師服務(wù)平臺(tái),進(jìn)一步提升律師服務(wù)當(dāng)事人的效率。積極探索網(wǎng)上檔案預(yù)約查詢功能,當(dāng)事人通過登陸法院門戶網(wǎng)站填寫姓名、聯(lián)系電話、案號(hào)、預(yù)約時(shí)間等基本信息完成檔案查詢預(yù)約,實(shí)現(xiàn)檔案定點(diǎn)定時(shí)查詢。
(四)開展法院間遠(yuǎn)程調(diào)閱卷工作,落實(shí)便民訴訟。在訴訟服務(wù)中心專設(shè)電子檔案查詢窗口,當(dāng)事人或其代理律師可申請(qǐng)異地檔案查閱,在完成對(duì)申請(qǐng)查閱檔案的異地遠(yuǎn)程查閱授權(quán)后,當(dāng)事人即可查閱異地法院的授權(quán)電子檔案并自行打印。法院間遠(yuǎn)程調(diào)閱不僅卷免去當(dāng)事人遠(yuǎn)赴外地查閱檔案的奔波之苦,更是“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代法院間積極配合便民訴訟創(chuàng)新之舉。
四、結(jié)語(yǔ)
總之,隨著檔案信息化建設(shè)的不斷深入推進(jìn),檔案管理工作在當(dāng)前審判活動(dòng)中的地位將日益重要。法院訴訟檔案管理必須及時(shí)改進(jìn)組織架構(gòu),實(shí)現(xiàn)科學(xué)有效管理,并以“科技強(qiáng)院”為契機(jī),著力建設(shè)訴訟檔案信息化。在“互聯(lián)網(wǎng)+審判”時(shí)代,檔案信息化工作不僅給法院自身檔案管理帶來便利,還能夠共享全社會(huì)的法律資源,從更高層面上推動(dòng)了審判工作的公平、公正與公開。