曾小洪+向梅

摘 要 隨著物資集約化的深入，公司物資集約化管理要求物資一級集中采購率達95%及以上。及時準確的物資計劃是招標采購、合同履約等后續(xù)環(huán)節(jié)順利實施的有力保障。物資采購標準執(zhí)行率就是反映計劃準確性及標準化應(yīng)用的指標。由于物資計劃申報的需求部門多、涉及面廣、技術(shù)專業(yè)性強，如何持續(xù)保持物資采購標準執(zhí)行率高水平具有重要意義。通過梳理物資計劃申報業(yè)務(wù)流程，運用創(chuàng)新手段，總結(jié)提煉了計劃申報的一些經(jīng)驗：抓“三審”、重“一書”，持續(xù)保持物資采購標準執(zhí)行率高水平。

關(guān)鍵詞 三審；一書；物資采購

一、專業(yè)管理的目標描述

（一）專業(yè)管理的理念或策略

總體策略為：抓“三審”，重“一書”。即在物資計劃上報業(yè)務(wù)流程中，抓住“三審”關(guān)鍵環(huán)節(jié)，突出“一書”為審查的重中之重。“三審”是指地市公司預審、省公司預審、省公司初審；“一書”，是指物資計劃條目對應(yīng)的技術(shù)規(guī)范書。

（二）專業(yè)管理的范圍和目標

除極少部分超市化零星采購物資外，其他均在管理范圍，包含“總部直接組織實施”批次計劃和“總部統(tǒng)一組織監(jiān)控，省公司具體實施”采購批次（含總部協(xié)議庫存批次）。

管理目標：持續(xù)保持物資采購標準執(zhí)行率高水平。

二、專業(yè)管理的主要做法

（一）主要流程說明

在物資計劃上報業(yè)務(wù)流程中，抓住“三審”關(guān)鍵環(huán)節(jié)，突出“一書”為審查的重中之重。技術(shù)規(guī)范書要求做到“三不放過”：不放過每一本技術(shù)規(guī)范書，不放過每一個技術(shù)規(guī)范書中的問題，不放過每一條被考核技術(shù)規(guī)范書的責任追究。

1.第一審：地市公司預審環(huán)節(jié)

（1）組建預審小組。每批次由計劃專責牽頭，由項目管理專責、設(shè)計人員等組成預審小組。

（2）培訓先行。每批次正式預審前，培訓先行，首先對預審小組進行培訓，學習當批計劃的要求及國網(wǎng)公司下發(fā)的審查要點。

（3）規(guī)范審查。預審小組嚴格按照規(guī)范進行，按照《湖南省電力公司二級單位物資需求計劃預審作業(yè)卡》要求，對商務(wù)和技術(shù)問題逐項進行落實。

（4）審查重點。一是以“物資計劃審查輔助平臺”為主，人工審查為輔，對商務(wù)問題進行排查；二是對技術(shù)規(guī)范書的審查，要求避免通用要求錯誤，檢查封面、數(shù)量、項目名稱、文件名、ID等是否滿足國網(wǎng)公司對技術(shù)規(guī)范書的通用要求。

2.第二審：省公司預審環(huán)節(jié)

省公司預審后發(fā)布的審查結(jié)果后，計劃專責先對商務(wù)和技術(shù)問題進行歸類和匯總，要求需求部門/單位、設(shè)計單位等相關(guān)責任人及時整改到位。

3.第三審：省公司初審環(huán)節(jié)

計劃專責帶隊參加省公司現(xiàn)場審查會。要求設(shè)計人員保持相對穩(wěn)定，協(xié)同審查專家、需求部門/單位、設(shè)計等人員之間的良好溝通，對遺留的疑難問題進行處理。

（二）確保流程正常運行的人力資源保證

1.地市公司預審環(huán)節(jié)

關(guān)鍵人員：預審小組。每批次由計劃專責、項目管理專責、設(shè)計人員組成預審小組。設(shè)計人員要求由專家?guī)炖锏膶＜規(guī)ш?，業(yè)務(wù)素質(zhì)較高，設(shè)備、材料等各專業(yè)均須有人，并保持相對穩(wěn)定。

2.省公司預審環(huán)節(jié)

關(guān)鍵人員：計劃專責、各需求部門/單位專責、設(shè)計人員。

3.省公司初審環(huán)節(jié)。關(guān)鍵人員：計劃專責、參審設(shè)計人員。參審設(shè)計人員要求由參加地市公司預審的人員組成。

（三）保證流程正常運行的專業(yè)管理績效考核與控制

每批次物資計劃的審查結(jié)果，均通報至各項目部門/單位、設(shè)計院，并與當季度的績效考核掛鉤。通過通報和考核，落實閉環(huán)管控。

三、評估與改進

（一）專業(yè)管理的評估方法

為提升物資計劃申報的質(zhì)量及效率，從人員組成、培訓管理、應(yīng)用工具及協(xié)同手段等四個方面著手，通過創(chuàng)新，推出了多項行之有效的措施。概括地說，為“四創(chuàng)新”，即：

1.創(chuàng)新人員組成，預審隊伍穩(wěn)定

針對“總部直接組織實施”批次，每批均組織需求部門/單位、設(shè)計等人員，形成預審小組。預審小組嚴格按照《湖南省電力公司二級單位物資需求計劃預審作業(yè)卡》要求，對商務(wù)和技術(shù)問題逐項進行落實。為解決預審小組業(yè)務(wù)水平出現(xiàn)較大波動，易造成預審流于形式的問題，對人員組成進行了明確分工和要求。

2.創(chuàng)新培訓管理，做到培訓先行

為解決預審人員業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊、培訓內(nèi)容容易過時、培訓效果不佳等問題，創(chuàng)新培訓管理：從過去的全面培訓變成現(xiàn)在的增量培訓、從過去規(guī)模大的專門培訓變成現(xiàn)在規(guī)模小的實用性培訓。每批次做到培訓先行，首先對預審小組進行培訓學習。磨刀不誤砍柴工，預審效果顯著，做到了有的放矢，實用性強，并協(xié)同了諸多問題。

3.創(chuàng)新應(yīng)用工具，人機有機結(jié)合

為解決物資計劃人工審查效率低、機器審查機械的問題，計劃審查充分應(yīng)用新的應(yīng)用工具，采用以“物資計劃審查輔助平臺”為主，人工審查為輔，對問題進行排查。人機的有機結(jié)合，進一步提高了審查效率與質(zhì)量，成效明顯，而且計劃條目數(shù)越多，效果越明顯。

4.創(chuàng)新協(xié)同手段，微信鼎力相助

除了傳統(tǒng)的郵件、電話及騰訊通等協(xié)調(diào)手段外，2016年還新增了微信群：物資交流群。該群的組織創(chuàng)建為計劃申報減少了信息不暢，大大增強了協(xié)調(diào)溝通。