王立國

(黑龍江省航道局，黑龍江 哈爾濱 150090)

人事檔案管理信息化

王立國

(黑龍江省航道局，黑龍江 哈爾濱 150090)

上世紀九十年代以來，隨著信息技術(shù)特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，信息化已逐漸成為各國普遍關(guān)注的一個焦點，信息化程度的高低就成為一個國家現(xiàn)代化水平的重要標志。在我國進行信息化社會的建設(shè)過程中，政府的信息化是全社會信息化的關(guān)鍵，而政府門戶網(wǎng)站建設(shè)問題是政府信息化工作的重點和難點，也是國家信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。

人事檔案；管理；信息化；建設(shè)

1 人事檔案信息化是我國人事檔案發(fā)展的需要

在信息時代，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)越來越無法滿足當前社會的發(fā)展要求。因此，實現(xiàn)人事檔案信息化，不僅能有效地將電子信息變?yōu)槿耸聶n案的重要組成部分，還將人事檔案已動態(tài)的形式展現(xiàn)出來，利用信息技術(shù)和計算機技術(shù)將繁瑣的人事信息有獎的管理和整合，為人事檔案的查詢和檢索提供更大的便利，實現(xiàn)檔案共享，使檔案信息得以“活”起來，加快對其利用的效率。實現(xiàn)檔案管理信息化是技術(shù)革新的需要，隨著第三次工業(yè)革命浪潮的推進，以通訊技術(shù)、計算機技術(shù)和信心技術(shù)為代表的信息技術(shù)，已成為當今發(fā)展最快、普及最廣、滲透力最強的最新技術(shù)，在現(xiàn)代社會、政治、經(jīng)濟生活起著重要作用的檔案事業(yè)，同樣面臨著信息技術(shù)革命的重大沖擊。要繼續(xù)活躍在人們生活得舞臺上，只有建立起完善的信息系統(tǒng)，跟上時代前進的腳步，才能正確進行預(yù)測，為檔案事業(yè)提供重要的技術(shù)保證。

2 加強人事檔案管理信息化的建設(shè)標準

隨著我們進入到信息化的社會中，已經(jīng)逐漸實現(xiàn)了信息的共享以及網(wǎng)絡(luò)的溝通，但是在這一過程中比較依賴的還是統(tǒng)一的標準以及統(tǒng)一的規(guī)范，例如在進行檔案數(shù)據(jù)的傳輸、數(shù)據(jù)交換以及信息共享的時候，都需要有統(tǒng)一的標準來實現(xiàn)。所以在檔案管理信息化的過程中，最為重要的一個步驟就是實現(xiàn)檔案信息的規(guī)范化、標準化。這樣的建設(shè)理念，可以使技術(shù)的應(yīng)用以及對各項工作的分工，可以有統(tǒng)一的標準以及科學(xué)的依據(jù)，這樣可以保證將不同的檔案管理工作有機的結(jié)合起來。統(tǒng)一現(xiàn)有的檔案管理工作的標準以及逐漸成為我國現(xiàn)代化檔案發(fā)展的必然需要，同時也可以有效的提升檔案管理的工作效率。同時需要注意的是，在進行檔案信息化建設(shè)的過程中，必須對信息資源的標識、描述、儲存、檢查、交換、管理、使用和檢索等各個方面制定統(tǒng)一的標準與規(guī)范，標準化是對檔案信息化建設(shè)具有總攬性的前提與基礎(chǔ)，也是最亟待解決的實際問題。檔案信息化管理非常重要的一項保障便是管理機制以及管理標準的完善，通過對各種規(guī)范和標準加以制定及落實，能讓分工協(xié)作以及對各項技術(shù)的應(yīng)用，有統(tǒng)一的依據(jù)，這樣可以保證將各項檔案管理工作都有機的聯(lián)系在一起，并且在檔案管理的過程中取得最大的效益。

3 全面建設(shè)人事檔案管理信息化系統(tǒng)

在各行業(yè)的管理過程中集中統(tǒng)一都是一種行業(yè)發(fā)展的必然趨勢，這一點對于信息自動化來講也同樣適用。自動化管理體系的建設(shè)離不開人機結(jié)合，這也要求檔案管理工作人員在工作的時候需要適用計算機工作，這也是檔案管理自動化建設(shè)的過程中所必須要考慮的情況。就現(xiàn)階段我國的檔案管理信息自動化管理制度來講，依然存在著集中統(tǒng)一管理效果不好以及使用不方便等問題，對于集中統(tǒng)一管理效果不好的問題來講，主要與我國的檔案管理工作是以各行業(yè)的發(fā)展為基礎(chǔ)而發(fā)展起來的有關(guān)系，并沒有形成一個整體的理念。應(yīng)下決心解決分散現(xiàn)象，從管理制度上保證業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范、標準，硬軟件的選用，上下各個層次和各專業(yè)辦公自動化等都應(yīng)納入統(tǒng)一的檔案信息自動化系統(tǒng)管理之中，實行集中統(tǒng)一管理，不能各行其是自建系統(tǒng)，造成信息分割和資源浪費。也要下決心解決方便使用的問題，如長期將檔案部門的“硬任務(wù)”集中于一個部門，在檔案部門這一信息系統(tǒng)之內(nèi)再組建一個“檔案信息系統(tǒng)”，就很難提高檔案工作整體水平。建立集中統(tǒng)一管理下的分散式系統(tǒng)，是較理想的模式，但這種高技術(shù)結(jié)構(gòu)，必須有較強的管理能力和技術(shù)能力，不具備這些條件，從集中向分散過渡，反倒有可能退回到分散式。

4 各單位認識檔案信息化管理和改革的建議

(1)對于單位的工作人員來說，為了確保在人事檔案管理工作信息化的過程中可以達到高質(zhì)量的工作效果，作為檔案管理的工作人員在進行人員檔案接收的過程中需要嚴格把好審核鑒定關(guān)，定期對相關(guān)的檔案資料等進行整理、分類，當有人想調(diào)取檔案進行查看的時候務(wù)必要求其提供相應(yīng)的手續(xù)，對于一些有疑問以及手續(xù)欠缺的人事檔案材料要進行反復(fù)的溝通，對于缺乏必要手續(xù)的檔案材料，要將檔案材料退回檔案形成部門進行處理，從而在一定程度上確保人事檔案的準確性和真實性。

(2)從政府的角度，雖然政府也出臺了不少檔案管理方面的條例，但是真正每條都按照條例辦事的幾乎沒有，對于施行這些條例的力度不夠。流動人員人事檔案轉(zhuǎn)遞制度不健全、移交不及時。這些原因都導(dǎo)致了流動人員檔案管理中難以按時歸檔并使之齊全完整，使得檔案丟失、缺少、涂改、不真實等情況出現(xiàn)，增加了人事檔案管理的難度。這就要求國家政府出臺更加嚴密、更加具體、更切合實際、更具法律效力的條款。

(3)如果從法律的層面來講，對認識檔案管理工作實行信息化管理以及信息化改革必須要有相關(guān)法律條文的保護。一般情況來講，檔案管理部門與形成認識檔案的各個單位之間往往存在著比較復(fù)雜的關(guān)系與一些法律問題，這就要求在人事檔案管理的過程中對相關(guān)的法律條文進行適當?shù)恼{(diào)整。

5 結(jié) 語

在人事檔案管理的過程中國除了需要對人事檔案的真實性以及嚴肅性進行良好的維護，還需要通過在人事檔案管理的過程中試用現(xiàn)代化的管理方式，構(gòu)建人才業(yè)績的統(tǒng)計系統(tǒng)，持續(xù)的挖掘人事檔案的價值；積極建立人力資源信息系統(tǒng)，多角度、多層面的開發(fā)人事檔案信息，依據(jù)人事檔案的管理工作要求以及社會各領(lǐng)域?qū)τ谛畔⒌男枨?，對人才的信息進行進一步的分類處理，盡可能確保人事檔案信息可以不受限制的被檢索到，同時作為檔案管理單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)可以簡潔查看并掌握人事檔案的管理情況，有效的提升檔案的利用率。

2015-02-11

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1008-3383(2017)03-0210-01