王小平

摘 要：文章以《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》為依據(jù)，分析設備管理各環(huán)節(jié)中存在的風險并采取相應的措施，降低設備生命周期的各個關鍵點的風險，借助信息化的整合手段形成高效的內(nèi)部控制體系，提高醫(yī)院的設備精細化管理水平。

關鍵詞：內(nèi)部控制 醫(yī)療設備管理 醫(yī)院

中圖分類號：F123.7 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2017）01-245-02

內(nèi)部控制是相對于外部監(jiān)管而言，強調單位為實現(xiàn)控制目標，通過制訂制度、實施措施和執(zhí)行程序，對經(jīng)濟活動的風險進行防范和自我管控，主要由內(nèi)部控制環(huán)境、風險評估、控制活動、信息與溝通和監(jiān)督等要素構成{1}。醫(yī)療設備在醫(yī)院總資產(chǎn)中占有較高比重，加強設備管理，提高資金的使用效率是醫(yī)院運營管理中最重要的工作之一，更是增強醫(yī)院為患者的服務能力和醫(yī)院核心競爭力的重要途徑。但由于歷史原因和設備管理制度的不完善，導致醫(yī)院設備管理賬實不符現(xiàn)象時有發(fā)生，“家底”不清楚，存在國有資產(chǎn)流失的風險。為了更好地管理醫(yī)院的設備資產(chǎn)，筆者所在的湖北醫(yī)藥學院附屬十堰太和醫(yī)院，利用內(nèi)部控制的基本理論分析設備管理的內(nèi)部環(huán)境和各業(yè)務流程節(jié)點的主要風險，并對關鍵控制環(huán)節(jié)采取內(nèi)部控制措施。

一、醫(yī)院資產(chǎn)內(nèi)部控制存在的主要風險及分析

1.醫(yī)院組織機構設計缺乏內(nèi)部控制意識。設備管理的組織機構及內(nèi)部崗位設置未實現(xiàn)不相容崗位分離，不能實現(xiàn)崗位間的相互牽制監(jiān)督。各環(huán)節(jié)內(nèi)部授權審批層次和流程模糊，導致權責不一致，容易發(fā)生腐敗風險。

2.醫(yī)療設備管理各環(huán)節(jié)上存在的內(nèi)部控制風險。（1）預算管理形同虛設，存在設備采購無預算或超預算執(zhí)行的現(xiàn)象，無法起到管控作用{2}。（2）采購設備缺乏可行性分析，在缺乏市場調查和可行性研究的基礎上，盲目購置盲目追求先進性導致功能閑置，資金不能發(fā)揮高效率。（3）設備在財務管理中明細賬和財務總賬相脫節(jié)，財務信息相對滯后，存在賬物不符現(xiàn)象。（4）設備使用環(huán)節(jié)缺乏監(jiān)督，未定期進行實物盤點，維護保養(yǎng)不足導致設備使用效益不高。（5）對設備報廢處置管理認識不足，資產(chǎn)處置過程簡單隨意，缺乏對醫(yī)療設備報廢從申請、鑒定、報批、審批、處置及再利用等各環(huán)節(jié)過程的精細化管理，導致國有資產(chǎn)流失風險。（6）信息與溝通手段不匹配導致的內(nèi)部控制效果低下。設備購置預算、采購申請、合同審批及報廢申請等業(yè)務都在醫(yī)院財務系統(tǒng)外進行，主要以紙質單據(jù)進行審批，審批周期長、流轉效率低，對于歷史數(shù)據(jù)的查找和分析比較困難，在技術手段上難以為實現(xiàn)內(nèi)部控制的提供高效的技術支撐。

二、在醫(yī)院層面建立良好的內(nèi)部控制環(huán)境

根據(jù)《事業(yè)單位國有資產(chǎn)資產(chǎn)管理辦法》的要求，以《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》為依據(jù)，結合醫(yī)療設備自身的特點，將設備配置、設備使用、設備盤點、設備處置4個環(huán)節(jié)進行內(nèi)部控制設計，要求在該環(huán)節(jié)的崗位設置上要實現(xiàn)分享和制約機制，如下圖所示：

1.在醫(yī)院層面上定期評估相關部門和崗位的分工，堅持不相容職責分離原則，建立制約和監(jiān)督機制；醫(yī)院設立裝備管理委員會，統(tǒng)一領導和協(xié)調醫(yī)院資產(chǎn)的管理工作。裝備管理委員會中不僅包括醫(yī)院領導，還包括醫(yī)院設備管理部門、招標部門、內(nèi)審部門、財務部門及臨床專家?guī)?。不僅突出了專業(yè)分工的差異性，也提高了決策的科學性和透明度。在委員會的指導下各管理部門明確管理職能，履行自己的職責。（1）裝備管理委員會負責擬定資產(chǎn)管理制度，審定資產(chǎn)采購預算，組織領導清產(chǎn)核資，審核大宗資產(chǎn)報廢等。（2）財務部門負責資產(chǎn)的價值管理，籌集采購資金、監(jiān)督控制資金使用情況，審核資產(chǎn)采購、處置手續(xù)和程序，負責大型設備的資產(chǎn)效益評估，參與資產(chǎn)清理工作。向上級管理部門呈送的報批手續(xù)等。（3）招標部門負責設備招標談判，確保每一臺醫(yī)療設備的購置規(guī)范、合理、公正。（4）設備管理部門負責設備的購置驗收、調劑、日常維護保養(yǎng)、設備報廢鑒定、大型設備購置的可行性分析工作。（5）內(nèi)部審計部門對設備管理的各環(huán)節(jié)進行監(jiān)督。（6）建立健全設備管理崗位獎懲制度。對各科室的設備管理，使用和保養(yǎng)人員進行考核和監(jiān)督，按責任制獎罰。

2.在業(yè)務層面上強化醫(yī)療設備內(nèi)部控制管理工作的措施。（1）設備的申請和審批環(huán)節(jié)。使用科室在前一年末根據(jù)業(yè)務發(fā)展需要提供設備需求計劃，詳細闡述該醫(yī)療設備的經(jīng)濟效益和社會效益、技術水平、人員配套等基本情況，經(jīng)采購部門審核決定是否立項，按單價是否超過5萬元來確認不同權限的審批流程，最終并形成設備采購預算，經(jīng)醫(yī)院裝備管理委員會審批后成為次年的購置計劃。尤其是專家?guī)鞂Υ箢~設備的選型本著先進性與適用性相結合進行全過程論證，達到規(guī)模適度，科學決策的目的；在職能上將采購職能和招標職能歸屬為不同的部門，由招標部門進行設備招投標和供應商談判，將采購成本、經(jīng)濟效益、人員培訓和保養(yǎng)維修等內(nèi)容綜合考慮，并體現(xiàn)在招標文件中；由采購部門簽定合同和設備采購驗收。部門之間互相牽制監(jiān)督杜絕了采購環(huán)節(jié)的商業(yè)賄賂的風險；同時在設備辦理入庫出庫環(huán)節(jié)時同時對科室的采購預算進行扣減，保證預算的嚴肅性。（2）設備驗收環(huán)節(jié)。驗收小組人員的組成必須達到相互牽制相互監(jiān)督的機制。{3}驗收人員主要由設備管理部門的醫(yī)學工程技術人員、使用部門的操作人員、廠家工程師和商務人員共同組成。在醫(yī)療設備驗收過程中，雙方就以招標文件、設備的名稱、型號、數(shù)量、合同配置要求、隨貨的各種單據(jù)為內(nèi)容，對醫(yī)療設備進行驗收工作。參與驗收的人員在驗收工作完成后在驗收報告上簽字，以落實驗收責任；以驗收報告作為下一步辦理設備入庫掛賬付款的必要條件。確保設備驗收的同時新增設備明細賬，保證明細賬和實物相符。（3）設備日常管理和維護保養(yǎng)環(huán)節(jié)。醫(yī)院建立設備的維修保養(yǎng)制度，保證設備的正常運行，提高設備資產(chǎn)的使用效率。設備的日常管理要點在于落實責任，堅持“誰使用、誰保管、誰負責”的原則，規(guī)范使用行為，落實使用責任。設備管理部門建立設備的管理維修檔案，記錄PM維護，并據(jù)此制定日常維修和大修計劃，并報主管領導審批。使用科室負責設備的日常維修保養(yǎng)定期檢查，及時消除使用風險。（4）定期進行設備清查環(huán)節(jié)。醫(yī)院必須定期對設備進行盤點，必須一年徹底清查一次，年末由單位領導、財務人員、設備管理部門和相關人員組成清查小組，對設備資產(chǎn)進行逐一清點。清查盤點的內(nèi)容包括設備的實有數(shù)與賬面結存數(shù)是否相等；設備的保管、使用、維修等情況是否正常；是否有設備閑置、毀壞資產(chǎn)現(xiàn)象；是否有外借設備。清查人員根據(jù)盤點結果填寫盤點表，并與明細賬進行核對，對賬實不符的情況編制《盤盈盤虧表》并完成清查報告，報清查小組負責人簽字確認。按照管理權限上報設備管理部門及院領導核準后，由財務部門進行財務處理，設備的清點結果上報同級財政部門。（5）規(guī)范設備處置環(huán)節(jié)。申請報廢醫(yī)療設備的使用科室，填制“醫(yī)療設備報廢申請單”。申請內(nèi)容包括：申請科室、設備名稱、規(guī)格型號、購置日期、數(shù)量、單價、總金額、儀器編碼、設備條形碼、申請報廢理由等。處置審批采用逐級授權方式，經(jīng)醫(yī)學工程處鑒定確需報廢的設備，單價或批次報廢設備總金額未超過50萬元，經(jīng)院長辦公會議研究通過，由財務處上報主管部門（衛(wèi)生局）審批，并審批同意方可進行處置；對于報廢設備單價或批次報廢設備總金額超過50萬元以上（含5O萬元），由醫(yī)院資產(chǎn)管理委員會上會研究討論通過后，由財務部門上報衛(wèi)生局審核，審核通過后再上報財政局審核，經(jīng)審批同意方可進行處置。審批同意報廢的醫(yī)療設備，設備管理科由專人回收并建立臺賬，并在報廢申請單上簽字確認明確保管責任，由上級產(chǎn)權交易部門進行實物處置，處置收入得收入一律按“收支兩條線”進行管理，不得擅自使用，由醫(yī)院的財務部門上繳財政專戶。

3.利用信息化手段上建立高效的內(nèi)控體系。充分整合醫(yī)院的OA辦公系統(tǒng)和HRP管理系統(tǒng)，借助OA強大的工作流引擎和靈活的流程定制功能進行線上審批及單據(jù)流轉。例如設備的預算，申請合同審批及報廢申請都可以在OA系統(tǒng)中進行流轉，提高辦事效率，加強流程監(jiān)管，便于追溯。通過HRP設備模塊可以管理設備的入庫驗收、出庫建卡、折舊及財務憑證的生成，并通過接口實現(xiàn)與總賬應付模塊的集成?；诖蛴〉脑O備條形碼標簽，利用手動PDA設備實時監(jiān)控盤點進度，提高盤點效率。在設備維修模塊中進行維修相關工單和PM維護的管理，對維護節(jié)點的追蹤與維護成本的分析。各系統(tǒng)通過接口無縫集成實現(xiàn)信息實時交互，自采購申請、合同審批、建卡、折舊、維修費用與相應設備匹配，發(fā)票結算付款都在系統(tǒng)中關聯(lián)。信息化整合達到固化崗位職責、權限的目的，配置不同的審批節(jié)點和審批權限，有效減少業(yè)務處理過程人為因素的影響，提高內(nèi)部控制的效果。

4.加強內(nèi)部審計的監(jiān)督作用。內(nèi)部審計積極轉變工作思路，把工作重點放在事前預防，事中監(jiān)督和控制上。利用信息化技術可實現(xiàn)對設備管理全過程進行監(jiān)督，當問題和風險出現(xiàn)苗頭時就及時介入，實施審計調查，發(fā)現(xiàn)問題及時向領導報告并采取必要的措施。同時借助外部審計機構，提高內(nèi)部審計的工作的獨立性，不僅有利于平衡內(nèi)部審計機構與其他部門的關系，也可以有效檢驗內(nèi)部審計工作的質量，促使內(nèi)審部門提高業(yè)務能力。

三、小結

醫(yī)療設備的內(nèi)部控制只是醫(yī)院內(nèi)部控制的一個方面，但涉及資金量大，對醫(yī)院的運營管理影響較大，應引起醫(yī)院的足夠重視。實踐證明，在管理的過程中不斷優(yōu)化崗位分工和整體流程，將預算管理、授權審批控制實現(xiàn)有機結合，可以促進醫(yī)院精細化管理水平，形成高效的內(nèi)部網(wǎng)絡保障體系，協(xié)同控制醫(yī)院經(jīng)營風險，提高醫(yī)院的經(jīng)營管理水平。

注釋：

{1}方周文.行政事務單位內(nèi)部控制規(guī)范實施指南.北京：立信會計出版社，2013

{2}耿桂鳳.完善醫(yī)院合同管理，提高財務管理精細化水平.中國醫(yī)院管理，36（6）：70-71

{3}田喬.醫(yī)療設備驗收的流程及存在的問題.醫(yī)療裝備，2016，29（7）：110-111

（作者單位：湖北醫(yī)藥學院附屬十堰太和醫(yī)院后勤部 湖北十堰 442000）

（責編：若佳）