朱麗麗

[摘要]檔案管理工作就是一個(gè)單位的文化建設(shè)?，F(xiàn)代大多數(shù)高校都在不斷地提高現(xiàn)代化水平，在檔案管理中配置了一系列現(xiàn)代化設(shè)備，實(shí)現(xiàn)了辦公數(shù)字化，促進(jìn)了檔案管理的現(xiàn)代化。健全檔案管理制度，成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，配備固定專職檔案員，形成以綜合檔案室為中心，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)體制，并將管理制度上墻，實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化。

[關(guān)鍵詞]檔案管理 現(xiàn)代化 信息化

[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1009-5349（2016）20-0145-02

為了進(jìn)一步加強(qiáng)高校的檔案管理，一般高校都能夠?qū)ｉT設(shè)立檔案室、配備專業(yè)人員管理檔案。與此同時(shí)還加強(qiáng)了檔案管理制度建設(shè)，制定出臺(tái)相應(yīng)的檔案管理辦法，使高校檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化。為貫徹落實(shí)圍繞中心、聚焦主業(yè)、深化“三轉(zhuǎn)”的精神，解決紀(jì)檢檔案資料管理不規(guī)范、信息化程度不高的問題，為紀(jì)檢監(jiān)察工作提供強(qiáng)有力的后勤保障，柳州地稅著力推進(jìn)紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理信息化、規(guī)范化、專業(yè)化。

一、高校檔案管理工作存在的問題

（一）管理不夠?qū)I(yè)

現(xiàn)在很多高校不能強(qiáng)化檔案管理，使得管理松散。目前，很多高校沒有專門的工作人員專項(xiàng)負(fù)責(zé)檔案管理工作以及材料收集、整理和電子錄入等相應(yīng)工作。對(duì)照有關(guān)檔案工作的法規(guī)要求，將檔案分門別類進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致地歸檔，才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案分類明確，排列科學(xué)合理，編排規(guī)范。檔案管理部門制定了相應(yīng)的法律法規(guī)明確了立卷歸檔、裝訂整理、保管利用、鑒定銷毀、責(zé)任追究等每一個(gè)流程，建立了《檔案管理員崗位職責(zé)》《檔案保密制度》《庫房管理制度》《檔案室設(shè)備管理制度》等一系列配套制度，在檔案借閱、使用等工作中均按規(guī)章制度進(jìn)行，借閱必須經(jīng)過審批，屬涉密資料，還要求借閱者簽訂保密責(zé)任書，使高校檔案管理工作走上制度化、規(guī)范化軌道。

實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的專業(yè)化要求按照一級(jí)檔案室的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)高校檔案室，檔案室實(shí)行庫房、微機(jī)、辦公、閱覽四分開，檔案庫房按標(biāo)準(zhǔn)配備專用檔案密集架，配置防火系統(tǒng)、自動(dòng)滅火裝置、除濕機(jī)、臭氧消毒機(jī)、吸塵器等設(shè)備，使檔案的管理工作硬件設(shè)施齊備，安全保護(hù)實(shí)現(xiàn)了專業(yè)化。

（二）查閱程序不夠規(guī)范

部分檔案管理人員沒能對(duì)各種檔案堅(jiān)持及時(shí)、合理、有效的分類和整理。只有檔案分管管理?xiàng)l件大為改善，才能夠提高檔案管理工作的效率。

（三）信息化不夠完善

實(shí)現(xiàn)高校的檔案管理信息化需要配套自主研發(fā)高校檔案管理系統(tǒng)。目前高校的檔案編制了全引目錄、案卷目錄、違紀(jì)人員處分索引等索引目錄數(shù)據(jù)庫，但是還沒有完全實(shí)現(xiàn)檔案信息查詢的電子化、自動(dòng)化，檔案調(diào)閱效率低。

二、高校檔案管理現(xiàn)代化的具體策略

推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的任務(wù)，加強(qiáng)制度建設(shè)、健全監(jiān)督機(jī)制，明確操作規(guī)范，各大高校在推進(jìn)檔案管理的道路上，留下了一連串清晰而深刻的印記。為了確保普遍實(shí)現(xiàn)各大高校檔案的長(zhǎng)效管理，按照《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，要對(duì)需要?dú)w檔的文件全部整理歸檔，做到時(shí)時(shí)收集、年年歸檔，并嚴(yán)格管理，規(guī)范使用，確保檔案工作規(guī)范化運(yùn)轉(zhuǎn)。具體措施如下：

（一）加強(qiáng)制度建設(shè)實(shí)現(xiàn)檔案管理精細(xì)化

“天下難事始于易，天下大事始于細(xì)”，精細(xì)化財(cái)務(wù)管理并不復(fù)雜，只是細(xì)中求精。各高校應(yīng)該以細(xì)、全、高、嚴(yán)、新、實(shí)“六字”精細(xì)化管理原則，圍繞檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等制定制度，使高校的檔案管理水平進(jìn)一步完善提高。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等有關(guān)法律和行政法規(guī)，各高校應(yīng)該分別制定適應(yīng)自己的檔案管理辦法，進(jìn)一步明確學(xué)校的檔案管理工作。

目前，各大高校采取紙介質(zhì)和計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理檔案。紙質(zhì)文檔數(shù)字化，在收集整理的同時(shí)在檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行歸檔，使高校檔案管理逐漸走向制度化、規(guī)范化。高校數(shù)字化檔案室的建立，有利于實(shí)現(xiàn)國(guó)家級(jí)數(shù)字化檔案室。

“數(shù)字化檔案室”是指將實(shí)體檔案信息數(shù)字化，基于網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理、保管和共享利用，并能夠確保檔案安全和高效便捷。高校的數(shù)字化檔案室建設(shè)應(yīng)該獲得上級(jí)檔案局在政策、技術(shù)等方面的支持。例如資金方面，用于購買專用檔案柜、電腦、掃描儀等檔案工作必備用品和配套設(shè)備，建成后將實(shí)現(xiàn)公文交換系統(tǒng)（OA）與檔案管理系統(tǒng)的無縫對(duì)接。

數(shù)字化檔案室是高校檔案建設(shè)中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，能夠穩(wěn)步提高檔案信息化管理水平。建設(shè)高校數(shù)字化檔案室還應(yīng)增強(qiáng)檔案的服務(wù)功能，提高檔案管理的日常辦公效率和質(zhì)量；通過完善機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案管理的精細(xì)化；并且通過加強(qiáng)檔案管理作為促進(jìn)高校檔案管理規(guī)范化、制度化、信息化建設(shè)的有效手段。

高校數(shù)字化檔案室建設(shè)要做到檔案資源數(shù)字化、檔案管理系統(tǒng)化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息數(shù)據(jù)化、檔案利用知識(shí)化。目前，很多高校已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了“前三化”，接下來還要繼續(xù)實(shí)現(xiàn)“信息數(shù)據(jù)化”“利用知識(shí)化”等兩個(gè)目標(biāo)。除了與OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫對(duì)接，高校檔案管理還應(yīng)該將檔案管理系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)、微信公眾平臺(tái)相結(jié)合，部分文檔信息通過移動(dòng)端實(shí)時(shí)發(fā)布，實(shí)現(xiàn)信息公開，也為有需求的人提供便捷。如此一來，通過數(shù)字化檔案室與移動(dòng)端的結(jié)合，從根本上提高居委會(huì)日常辦公效率和質(zhì)量。

（二）明確操作規(guī)范實(shí)現(xiàn)過程精細(xì)化管理

高校的檔案的規(guī)整和管理是很煩瑣和復(fù)雜的。因此，各大高校因該明確提出檔案管理操作規(guī)范。從檔案的收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)入手，理清思路，摸清家底，健全制度，規(guī)范流程，強(qiáng)化責(zé)任，推進(jìn)檔案管理工作規(guī)范運(yùn)行，為科學(xué)、有序、高效地開展各項(xiàng)外匯管理工作打下了良好的基礎(chǔ)。檔案管理辦法規(guī)定，高校應(yīng)該嚴(yán)格按照《檔案管理?xiàng)l例》及相關(guān)制度規(guī)定進(jìn)行操作，使檔案更好地為高校的管理服務(wù)。嚴(yán)格按照要求，逐級(jí)分類管理，多措并舉、扎實(shí)推進(jìn)高校檔案管理工作。完善制度，規(guī)范管理。嚴(yán)格按照查借閱手續(xù)，在保證檔案安全、保密的前提下，提高相關(guān)工作人員查閱資料的速度，從而在整體上提高檔案的利用效率。與此同時(shí)，加強(qiáng)專業(yè)人員的培訓(xùn)。包括文件材料的收集歸檔范圍、立卷歸檔原則、立卷歸檔分工、文件材料整理原則及要求、歸檔文件材料質(zhì)量要求、歸檔時(shí)間和手續(xù)等六個(gè)方面。培訓(xùn)能夠增強(qiáng)工作效率，讓管理人員進(jìn)一步加深對(duì)檔案工作方法及重要性的認(rèn)識(shí)與理解，看清檔案整理工作中存在的差距和不足。及時(shí)培訓(xùn)能夠進(jìn)一步提高檔案整理的業(yè)務(wù)水平和實(shí)際操作能力，為進(jìn)一步規(guī)范檔案工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，也為今后更好的服務(wù)和工作的發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。

（三）健全監(jiān)督機(jī)制實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制精細(xì)化

用制度約束和規(guī)范檔案管理，是高校檔案管理工作中的一個(gè)亮點(diǎn)。檔案管理辦法明確了高校檔案鑒定、銷毀、移交的要求，高校將定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，并形成檔案鑒定意見書。檔案鑒定工作由高校檔案館牽頭，組織其他機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行。加強(qiáng)督促歸檔、嚴(yán)格審查機(jī)制。嚴(yán)格按照條例做到保質(zhì)保量地完成檔案材料的整理歸檔工作的同時(shí)，對(duì)檔案要及時(shí)審查，對(duì)符合要求的要及時(shí)整理，對(duì)不符合要求的要完成未盡事項(xiàng)、補(bǔ)正相關(guān)資料。

結(jié)語：強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，明確人員責(zé)任。今年以來各部門高度重視檔案歸檔工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)定，按照相應(yīng)的原則，抓好檔案的歸檔整理工作。完善檔案制度建設(shè)，強(qiáng)化歸檔工作。先后建立完善檔案歸檔范圍和保管期限的規(guī)定，檔案歸檔的操作規(guī)程等檔案管理制度，將資料進(jìn)行整理、分卷、復(fù)核、編目。召開培訓(xùn)班，全員參與，自查自改，進(jìn)一步完善檔案工作。其中的每份檔案都應(yīng)該進(jìn)行電子檔案登記，并針對(duì)以前檔案目錄中只見案卷名不知案卷內(nèi)容的弊端，專門在案卷目錄中增加簡(jiǎn)單的索引項(xiàng)，借閱檔案可以先從電子目錄上看有沒有自己要找的文件，避免盲目翻閱，大大提高了查閱檔案的效率。為了推進(jìn)實(shí)體檔案和電子文檔同步歸檔，高校的檔案中心應(yīng)該為檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)上的培訓(xùn)指導(dǎo)，工作人員利用業(yè)務(wù)管理QQ群作為信息交流平臺(tái)，同時(shí)采取一對(duì)一、面對(duì)面的指導(dǎo)方式，幫助資料員掌握電子檔案的文件登記、著錄、掃描上傳、立卷歸檔等相關(guān)業(yè)務(wù)。高校的檔案管理部門為保證電子檔案的順利報(bào)送提供可靠保證。當(dāng)前，實(shí)體檔案和電子文檔同步歸檔接收工作已經(jīng)實(shí)現(xiàn)，實(shí)體檔案和電子檔案的同步歸檔，體現(xiàn)了高校檔案工作跨入了檔案管理的先進(jìn)行列，同時(shí)也表明高校檔案事業(yè)進(jìn)入了信息化時(shí)代。

此外，為規(guī)范完善檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，高校應(yīng)該強(qiáng)化四項(xiàng)措施，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作：一是強(qiáng)化資料收集，指定專人負(fù)責(zé)檔案的日常收集管理工作，辦公室注重對(duì)平時(shí)文件資料進(jìn)行收集和積累，以及校內(nèi)開展的重要活動(dòng)，及時(shí)收集照片、錄音、錄像等各種載體的信息資料，按照月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)順序負(fù)責(zé)歸檔整理，按時(shí)移交到檔案室，由專人立卷歸檔；二是強(qiáng)化信息化管理，加強(qiáng)檔案的電子化管理，對(duì)各文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)文件材料、聲像材料、電子文件材料等重點(diǎn)數(shù)據(jù)資料及時(shí)進(jìn)行備份保存，進(jìn)行電子化管理，方便統(tǒng)計(jì)資料的查閱和利用，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化；三是強(qiáng)化安全保密，遵守保密制度，切實(shí)履行公文的收發(fā)、登記、傳遞、借閱、歸檔和銷毀等各工作環(huán)節(jié)，對(duì)各專業(yè)報(bào)表嚴(yán)格執(zhí)行簽字、登記、歸檔手續(xù)，嚴(yán)禁隨處丟放，確保檔案資料的安全；四是規(guī)范檔案裝訂工作，做好目錄索引，統(tǒng)一裝訂格式，資料歸類規(guī)范，一目了然。

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責(zé)任編輯：張麗