毛竹青

（浙江省檔案干部教育培訓(xùn)中心）

項(xiàng)目檔案對(duì)于項(xiàng)目的建設(shè)、管理和維護(hù)有著不可替代的基礎(chǔ)性作用，也是審計(jì)、稽查等工作開(kāi)展的必要條件，尤其是在一些涉及民生領(lǐng)域的重大項(xiàng)目上，更是直接關(guān)系到社會(huì)公共安全和群眾公共利益。近年來(lái)，隨著政府和企業(yè)投資項(xiàng)目數(shù)量急劇增長(zhǎng)和項(xiàng)目管理日趨規(guī)范，社會(huì)對(duì)項(xiàng)目檔案培訓(xùn)的需求也在不斷擴(kuò)大。

從筆者所在單位歷年來(lái)組織過(guò)的項(xiàng)目檔案培訓(xùn)活動(dòng)來(lái)看，各項(xiàng)目參建和管理機(jī)構(gòu)都已對(duì)項(xiàng)目檔案管理給予了一定的重視，參加項(xiàng)目檔案培訓(xùn)的人員數(shù)量增長(zhǎng)較快，并從原來(lái)相對(duì)單一的參培對(duì)象，現(xiàn)已擴(kuò)展到有項(xiàng)目建設(shè)單位的綜合檔案管理員、工程部門的資料員，設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位的資料員，從事基層檔案行政管理的人員等。不同參培對(duì)象同時(shí)也帶來(lái)了不同的培訓(xùn)需求，作為組織開(kāi)展項(xiàng)目檔案培訓(xùn)的機(jī)構(gòu)，如何圍繞這些需求，提供參培對(duì)象所需要的培訓(xùn)課程內(nèi)容，筆者對(duì)培訓(xùn)學(xué)員、項(xiàng)目業(yè)主單位、檔案行政管理部門及從事項(xiàng)目檔案咨詢服務(wù)的中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行了調(diào)查研究，認(rèn)為有幾方面需要加以注意。

一、站位要高——應(yīng)注重項(xiàng)目檔案管理理念的宣貫

在以往的項(xiàng)目檔案培訓(xùn)活動(dòng)中，偏重的是項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)，即組卷、編目、裝訂等具體業(yè)務(wù)，而忽略項(xiàng)目檔案管理理念的宣貫，參培人員雖然掌握到了一定技能，但是站位不高，檔案人員不能從項(xiàng)目全局的角度考慮檔案工作的開(kāi)展，特別是在自身檔案管理職能的發(fā)揮及檔案工作的思路、策略和方法等方面還是模糊不清，項(xiàng)目檔案管理水平并沒(méi)有得到明顯的提升。因此，在培訓(xùn)中，筆者認(rèn)為應(yīng)將當(dāng)前關(guān)于項(xiàng)目檔案管理方面的意義加以宣貫，將優(yōu)秀項(xiàng)目檔案發(fā)揮的重要作用進(jìn)行案例分析，將項(xiàng)目檔案管理的規(guī)律和經(jīng)驗(yàn)加以總結(jié)。因此，培訓(xùn)內(nèi)容設(shè)置要從整個(gè)項(xiàng)目乃至項(xiàng)目群的管理需要出發(fā)，著重于怎么“管”項(xiàng)目檔案。例如，項(xiàng)目檔案管理分別有哪些職責(zé)；有哪些制度，怎么制定這些制度；有哪些管理措施，怎么使用這些措施；甚至包括當(dāng)前有哪些外包服務(wù)，怎么運(yùn)用這些外包服務(wù)等等。這些都是可以傳授給學(xué)員的很好的管理理念和方法。

二、規(guī)范要新——要及時(shí)解讀最新的項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

目前，國(guó)家、地方和系統(tǒng)行業(yè)上雖然對(duì)項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范更新的頻率并不是很高，但由于項(xiàng)目涉及的行業(yè)眾多，總體上相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范更新的發(fā)生還是不少。一些新制定出臺(tái)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是針對(duì)新行業(yè)新情況，以往并無(wú)依據(jù)可參考；同時(shí)多數(shù)修訂行為也是間隔十余年甚至更長(zhǎng)，前后標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范發(fā)生了較大變化。因此，更有必要在培訓(xùn)時(shí)，及時(shí)將這些信息傳遞給參培人員，使其能夠明白新標(biāo)準(zhǔn)新規(guī)范有哪些要求，怎么理解掌握，修訂后的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范有什么變化，需要注意什么方面等，使這些最新的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范能夠盡快應(yīng)用到當(dāng)前的項(xiàng)目檔案管理中去。

三、目標(biāo)要準(zhǔn)——要突出項(xiàng)目檔案質(zhì)控方法的講解

項(xiàng)目檔案培訓(xùn)的目標(biāo)是做好項(xiàng)目全過(guò)程記錄，項(xiàng)目檔案的質(zhì)量關(guān)鍵是看項(xiàng)目文件的形成和積累情況，如果項(xiàng)目文件的形成本身就存在缺陷，積累本身就不規(guī)范，那最終的項(xiàng)目檔案質(zhì)量就不可能得到改善。因此，首先要為參培人員厘清基本建設(shè)程序，根據(jù)這個(gè)程序逐一梳理每個(gè)環(huán)節(jié)會(huì)產(chǎn)生的項(xiàng)目文件，使參培人員能夠知道本項(xiàng)目將會(huì)有什么文件產(chǎn)生或者說(shuō)現(xiàn)在少了什么文件，從而有針對(duì)性地收集和補(bǔ)救相關(guān)資料。其次是要對(duì)部分重要資料進(jìn)行專門講解，如工程質(zhì)保資料的形成、施工監(jiān)理正確填表、工程質(zhì)量驗(yàn)收時(shí)的內(nèi)業(yè)資料檢查要求等。參培人員能夠掌握基本的資料檢查方法，可以在第一時(shí)間控制項(xiàng)目文件的質(zhì)量，進(jìn)而可以保障項(xiàng)目檔案質(zhì)量。

四、實(shí)操要精——應(yīng)使參培對(duì)象掌握基本組卷方法

由于項(xiàng)目涉及行業(yè)眾多，培訓(xùn)時(shí)間有限，無(wú)法兼顧到每一個(gè)人每一個(gè)項(xiàng)目的培訓(xùn)需求，因此，在實(shí)務(wù)培訓(xùn)方面最為重要的是讓參培人員掌握基本組卷方法。所謂基本組卷方法，并不是具體某一個(gè)項(xiàng)目、每一個(gè)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)，而是傳授參培人員一種區(qū)分識(shí)別、參照借鑒的方法，比如可以怎樣區(qū)分一個(gè)項(xiàng)目的文件類型，怎樣根據(jù)文件類型而進(jìn)行相應(yīng)的組卷，組卷時(shí)遵循怎樣的基本規(guī)律等。掌握這些基本組卷方法，也就是將《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》中所提到的內(nèi)容及其應(yīng)用方法，普遍運(yùn)用到各種類型的項(xiàng)目檔案整理業(yè)務(wù)中去。

五、內(nèi)容要全——覆蓋特種載體檔案管理培訓(xùn)內(nèi)容

在以往的項(xiàng)目檔案培訓(xùn)中，由于現(xiàn)有特種載體檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的適用性不強(qiáng)的問(wèn)題，培訓(xùn)往往偏重于紙質(zhì)檔案管理的內(nèi)容，較為忽略特種載體檔案管理的內(nèi)容。然而隨著項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中各種現(xiàn)代記錄技術(shù)和信息化系統(tǒng)的應(yīng)用，大量產(chǎn)生的數(shù)碼照片、音視頻、電子文件以及實(shí)物等如何進(jìn)行有效管理，卻恰恰是參培人員現(xiàn)實(shí)需要也無(wú)法回避的問(wèn)題。所以在培訓(xùn)課程內(nèi)容的設(shè)計(jì)上，應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目檔案的管理特點(diǎn)，將項(xiàng)目中產(chǎn)生的數(shù)碼照片、音視頻、電子文件和實(shí)物的形成、收集和整理、歸檔的策略和方法，詳細(xì)地向參培人員做一介紹，使這些特種載體檔案能夠與工程項(xiàng)目紙質(zhì)檔案形成一個(gè)整體，共同完整地記錄工程項(xiàng)目建設(shè)的過(guò)程。