朱琳

（遼寧大學歷史學院 沈陽 110136）

2013—2016年智慧檔案館研究述評

朱琳

（遼寧大學歷史學院 沈陽 110136）

本文以中國知網(wǎng)學術期刊

智慧檔案館 檔案館 研究述評

1.時間分布與數(shù)量。這60篇論文的時間分布與數(shù)量如下表所示：由下表可知，我國學術界對智慧檔案館的研究呈逐步上升的趨勢（2016年的統(tǒng)計數(shù)據(jù)截至7月份，因為CNKI數(shù)據(jù)庫更新具有一定時效性，所以預計2016年底文獻數(shù)量會超過2015年）。由于智慧檔案館是隨著智慧城市的發(fā)展而派生出來的新概念，所以2013年前我國對智慧檔案館的研究文章較少，但在2013年之后，大家開始對智慧檔案館更加重視，關于智慧檔案館的文獻篇數(shù)明顯增多，因此也產(chǎn)生了更多的學術研究成果。

發(fā)表年度文獻篇數(shù)百分比2 0 1 3 8 1 3 . 3 3 % 2 0 1 4 1 3 2 1 . 6 7 % 2 0 1 5 2 8 4 6 . 6 7 % 2 0 1 6 1 1 1 8 . 3 3 %合計6 0 1 0 0 %

2.文獻期刊情況分布。在這60篇論文中，《中國檔案》《檔案與建設》《湖北檔案》《浙江檔案》四個期刊分別發(fā)表6篇關于“智慧檔案館”的文章；《檔案學建設》《北京檔案》《蘭臺世界》分別發(fā)表5篇；《黑龍江檔案》《山西檔案》發(fā)表過3篇；《檔案》《山東檔案》《檔案天地》《云南檔案》《辦公自動化》發(fā)表過2篇；還有一些其他期刊分別發(fā)表過1篇。

由此可知，有關智慧檔案館的研究比較分散，文獻作者來自各級各類檔案局（館），可以看出，智慧檔案館研究引起了社會廣泛參與，但是對智慧檔案館的研究沒有形成穩(wěn)定的核心研究群體。因此對智慧檔案館的研究有待進一步深入系統(tǒng)分析。

二、研究內(nèi)容分析

目前關于智慧檔案館研究主要集中在智慧檔案館的定義、其與數(shù)字檔案館的關系、功能特征、建設措施以及未來發(fā)展前景等五個方面。

1.智慧檔案館的定義。楊來青在《檔案館未來發(fā)展的新前景：智慧檔案館》中認為,“智慧檔案館是采用物聯(lián)網(wǎng)、云計算等新技術智能管理多元化檔案資源、具有感知與處置檔案信息能力并提供檔案信息泛在服務的檔案館模式”[1]68，此外,也有學者提出了不同的觀點,楊智勇、周楓在《試析智慧檔案館的興起與未來發(fā)展》中，把智慧檔案館定義為“綜合檔案數(shù)據(jù)、信息、情報、知識來解決檔案收集、管理、保存、利用等問題的智慧化系統(tǒng)和平臺”[2]45。具體來說就是將人的創(chuàng)造性與先進的信息技術結合起來，最終實現(xiàn)檔案信息的高效管理，從而為人們提供智慧化的服務。除此之外,還有學者從大數(shù)據(jù)的角度,對智慧檔案館進行了定義,湖北省檔案局副局長吳緒成在《淺談大數(shù)據(jù)背景下的第四代檔案館建設》中認為，“智慧檔案館是適應大數(shù)據(jù)背景下的第四代檔案館，是繼數(shù)字檔案館之后檔案信息化發(fā)展的高級形態(tài)”[3]10。并描述了從實體檔案館開始，經(jīng)過智能檔案館、數(shù)字檔案館到智慧檔案館，這四代檔案館的特征及發(fā)展脈絡。

由此可見，目前智慧檔案館還沒有一個明確且被廣泛認同的定義，從現(xiàn)有的專門論述智慧檔案館的文獻中對于智慧檔案館的定義，都具有一個明顯的共同特點，即將智慧城市與檔案館或數(shù)字檔案館概念融合在一起。因此，我們可以了解智慧檔案館是智慧城市必不可少的組成部分，更是數(shù)字檔案館發(fā)展的更高級的形態(tài)。但被業(yè)內(nèi)認可的準確的“智慧檔案館”的定義還有待進一步深入探討研究。

2.智慧檔案館與數(shù)字檔案館的關系。對于智慧檔案館與數(shù)字檔案館的關系，檔案界目前一般存在兩種不同的觀點。大部分學者認為智慧檔案館是數(shù)字檔案館發(fā)展的高級形態(tài)，在數(shù)字檔案館的基礎上加一些技術，而另一部分人認為二者的關系是并行發(fā)展、略有交叉的。畢娟在《智慧城市環(huán)境下智慧型檔案館建設初探》中認為智慧檔案館與數(shù)字檔案館都具有數(shù)字化和網(wǎng)絡化的特征，智慧型檔案館是數(shù)字檔案館發(fā)展的升級。智慧型檔案館重視與信息技術的融合，更注重管理和服務的優(yōu)化，從數(shù)字信息服務到可持續(xù)發(fā)展的管理和以人為本的服務，重視提升管理與服務的智慧，這也是檔案館智慧發(fā)展的根本性變化[4]13。即智慧檔案館比數(shù)字檔案館更全面互聯(lián)、更智能以及更個性主動。而陶水龍則認為，智慧檔案館與數(shù)字檔案館的關系是并存的關系，數(shù)字檔案館負責提供數(shù)據(jù)支撐，而智慧檔案館負責感知數(shù)據(jù)并將其與先進技術結合，從而提供智能化的服務[5]67。

從以上可以看出，數(shù)字檔案館只是對實體檔案做了“數(shù)字化”，但還沒達到“智慧”，僅僅是可以通過聯(lián)網(wǎng)來管理和利用檔案，并不能積極地、自主地管理檔案；而智慧檔案館則通過與物聯(lián)網(wǎng)等先進技術相結合，“使得檔案管理者與檔案、館舍、設備、用戶隨時隨地的、全面的互聯(lián)和感知”[6]72，形成了一個智慧的檔案管理系統(tǒng)，從而實現(xiàn)用戶與檔案管理者之間的“智慧化”的連接，使檔案利用變得更加高效、便利。

3.智慧檔案館的功能特征。在智慧檔案館的功能特征方面，學者們分別從不同的角度進行了論述?！把λ男?、楊艷、袁繼軍從檔案館內(nèi)部的現(xiàn)代化管理以及系統(tǒng)建設的角度，提出檔案館業(yè)務系統(tǒng)的實現(xiàn)體現(xiàn)全面化特征、檔案系統(tǒng)支撐平臺的建設體現(xiàn)服務性特征、檔案信息資源庫的建設體現(xiàn)精細化特征”[7]49。也有人認為在智慧城市建設背景下，智慧檔案館要想盡快融入智慧城市建設中，其建設就應重點為政府、企業(yè)和民眾服務，應具備相應的“智慧化”的政務功能來幫助政府行政管理；應具備“智慧化”的經(jīng)濟功能來幫助企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展提供便利；還應具備“智慧化”的民生功能來為廣大民眾解決問題，提供服務[8]16。楊艷、薛四新、徐華、蘇龍高娃則從技術系統(tǒng)角度提出“檔案館信息化全面化、館藏資源管理精細化、檔案業(yè)務實現(xiàn)感知化和檔案信息服務知識化”[9]66四個方面的典型特征。

由上可知，學者們從不同角度對智慧檔案館的功能特征提出了自己的觀點，雖說法不一，但共同點是檔案館更加注重以人為本、方便利用，為用戶提供泛在服務，為國家的政治、經(jīng)濟、文化等事業(yè)建設提供了便利。

4.智慧檔案館的建設措施。畢娟在《智慧城市環(huán)境下智慧型檔案館建設初探》中認為，我國智慧型檔案館建設應做到四點：提高智慧型檔案館建設意識，加強宣傳力度、建立完善的智慧型檔案館建設的標準和規(guī)范、加強智慧型檔案館建設人才體系構建、加強智慧型檔案館建設過程中的交流和合作。王小健和劉延平在《面向智慧城市的智慧檔案館建設》中認為，在智慧城市建設大背景下，智慧檔案館建設應注重物聯(lián)網(wǎng)、云計算、移動互聯(lián)網(wǎng)技術的綜合應用，以人為本理念的深入貫徹以及檔案信息集成服務的全面融合。陶水龍在《智慧檔案館建設思路研究》中強調(diào)，智慧檔案館的建設應與智能樓宇、物聯(lián)網(wǎng)、云計算以及大數(shù)據(jù)技術融合。傅榮校和施蕊在《論智慧城市背景下的智慧檔案館建設》中從三“入”（深入、融入、引入）角度提出在智慧城市背景下智慧檔案館建設的策略。具體來說，所謂“深入”，就是對數(shù)字檔案館進行深入建設，加強智慧檔案館的基礎。所謂“融入”，就是智慧檔案館融入智慧城市建設，主要表現(xiàn)在以下兩方面：一是在智慧城市的建設理念中融入檔案服務理念；二是在智慧城市的公共信息服務平臺中融入檔案應用系統(tǒng)。所謂“引入”，就是智慧檔案館可以借鑒智慧城市建設的成功經(jīng)驗,引入智慧城市示范項目的服務、成熟的實踐和技術,并結合實際公眾需求以提供服務和利用。智慧檔案館建設不是一個在短時期內(nèi)就可以完成的項目，因此在建設過程中難免會遇到一定風險，趙彥昌、陳琳在《智慧檔案館運維管理風險研究》中認為，智慧檔案館在運維管理過程中存在內(nèi)部和外部兩個方面的風險，內(nèi)部風險即意識風險、管理規(guī)劃風險、人員風險、業(yè)務管理與服務風險和經(jīng)濟風險等；外部風險即社會環(huán)境的風險與自然環(huán)境的風險[10]8。

任何新生事物的產(chǎn)生與發(fā)展不可能是一帆風順的，因此，我們在建設智慧檔案館的過程中應密切關注各個環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)的風險問題，研究智慧檔案館建設的相關問題，及時做好解決對策，這樣才能讓智慧檔案館更好地融入智慧城市建設中去，從而為社會提供便捷服務。

5.檔案館未來發(fā)展的前景。在信息技術迅猛發(fā)展的今天，我國檔案館發(fā)展前景廣闊，在智慧城市建設的大背景下，已有一些城市開始建設智慧檔案館，如青島市、上海市等，由此可見，智慧檔案館便是我國檔案館發(fā)展的更高級形態(tài)[11]28。楊來青、徐明君、鄒杰強調(diào)檔案館應不斷與發(fā)展的新技術相結合，如物聯(lián)網(wǎng)、云計算技術等，“希望通過采用智慧技術，實現(xiàn)對檔案館檔案及其信息的智慧管理和智慧服務，從而構建檔案館管理與運行的新形態(tài)、新模式”[1]。具體來說，就是我們需要對智慧檔案館建設的現(xiàn)狀、功能特征等方面進行研究,不斷發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，從而推進智慧檔案館建設,不斷融入智慧城市建設體系中去，更好地為社會發(fā)展服務。

由上我們可以看出，智慧檔案館是數(shù)字檔案館發(fā)展的高級形態(tài)，是檔案館未來發(fā)展的新趨勢。檔案館應與物聯(lián)網(wǎng)、云計算技術等先進技術相融合，使檔案館建設越來越“智慧化”，如檔案信息資源管理的智慧化、檔案提供服務的智慧化等。

總之，在如今智慧城市建設的大背景下，智慧檔案館的建設必然是智慧城市建設的重要組成部分，是未來檔案館發(fā)展的趨勢所在。在信息化發(fā)展的今天，檔案部門為了能更好地融入我國智慧城市的建設中去，就必須不斷與日新月異的先進技術相結合，不斷更新服務理念，提高服務水平，這樣才能夠促進智慧檔案館建設的順利進行，不斷推動我國檔案事業(yè)發(fā)展。

[1]楊來青，徐明君，鄒杰.檔案館未來發(fā)展的新前景：智慧檔案館[J].中國檔案，2013（2）.

[2]楊智勇,周楓.試析智慧檔案館的興起與未來發(fā)展[J].檔案學通訊, 2015（4）.

[3]吳緒成.淺談大數(shù)據(jù)背景下的第四代檔案館建設[J].湖北檔案. 2013（9）.

[4]畢娟.智慧城市環(huán)境下智慧型檔案館建設初探[J].北京檔案,2013（2）.

[5]陶水龍.智慧檔案館建設思路研究[J].中國檔案,2014（6）.

[6]許德斌.智慧城市新環(huán)境下的智慧檔案[J].山西檔案,2014（5）.

[7]蔡美波.我國智慧檔案館研究述評[J].云南檔案,2016（4）.

[8]王小健,劉延平.面向智慧城市的智慧檔案館建設[J].檔案與建設, 2015（5）.

[9]楊艷,薛四新,徐華,蘇龍高娃.智慧檔案館技術系統(tǒng)特征分析[J].檔案學通訊,2014（4）.

[10]趙彥昌,陳琳.智慧檔案館運維管理風險研究[J].蘭臺世界,2016（13）.

[11]薛四新，衛(wèi)化昱，楊艷.智慧檔案館研究思考[J].北京檔案，2014（5）.

Research Revi ew ofSm artA rchi ves from 2013 t o 2016

Zhu Li n

（H i st ory SchoolofLi aoni ng U ni versi t y,Shenyang 110036,Chi na）

Taki ng CN K I as t he dat a source,w e anal yze t he research si t uat i on of sm art archi ves i n our count ry from t he perspect i ve ofdi st ri but i on and quant i t y ofpubl i shi ng t i m e,peri odi cal s ofl i t erat ure,et c.W e com b t he exi st i ng research resul t s i n fi ve aspect s：defi ni t i on of sm art archi ves,rel at i onshi p w i t h di gi t al archi ves,funct i ons and charact eri st i cs,const ruct i on m easures,and devel opi ng prospect s.A l so,t he currentcont ent s and charact eri st i cs ofourcount ry's sm artarchi ves research are sum m ari zed.

m artarchi ves;archi ves;research revi ew

一、文獻統(tǒng)計分析

I中國學術文獻網(wǎng)絡出版總庫中，將“智慧檔案館”作為關鍵詞進行主題檢索，檢索結果共68篇，刪除其中屬于重復發(fā)表的論文和學術性不強的一些文章之后，最終得到可用于分析的論文60篇。

總庫為數(shù)據(jù)源，從文獻發(fā)表時間分布與數(shù)量、文獻期刊情況等方面對我國智慧檔案館的研究現(xiàn)狀進行分析，并從智慧檔案館的定義、與數(shù)字檔案館的關系、功能特征、建設措施以及檔案館未來發(fā)展前景等五個方面，對2013—2016年的研究成果進行了梳理，總結了當前我國智慧檔案館的研究內(nèi)容與研究特點。

G 270.7

A

2016-9-22

自2008年，IBM公司提出“智慧地球”這一重大社會發(fā)展理念以來，整個世界都在向著全面互聯(lián)互通的趨勢發(fā)展。2010年，IBM公司接著提出了“智慧城市”的理念，強調(diào)智慧城市是智慧地球的一個核心要素和突破口。與此同時，未來智慧城市的檔案館也迎來了新的發(fā)展契機。作為智慧城市的重要組成部分，智慧檔案館的建設必將推動智慧城市順利發(fā)展，我國檔案學界也開始對智慧檔案館的研究重視起來。