鄒慶

摘要：隨著網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的到來(lái)，各企業(yè)的發(fā)展競(jìng)爭(zhēng)不再是傳統(tǒng)的質(zhì)量、信用競(jìng)爭(zhēng)，如何提升自己的信息能力，充分利用信息管理提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力，已經(jīng)成為企業(yè)持續(xù)發(fā)展和保持活力的重要衡量指標(biāo)。為了能更好地適應(yīng)社會(huì)需求，辦公室信息發(fā)展對(duì)人們提出了新要求，只有將新的信息管理模式有效融入到辦公室的各項(xiàng)工作中才能有效提升工作效率。

關(guān)鍵詞：辦公室工作；信息管理；提升策略；信息參謀；信息收集；信息處理 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

中圖分類號(hào)：TP802 文章編號(hào)：1009-2374（2016）35-0044-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.35.021

我國(guó)政策的不斷推陳出新，使得辦公室信息管理發(fā)生了改變。在企業(yè)中信息會(huì)出現(xiàn)較多變化，并且還具有管理范圍與信息量較大的特性，這就需要相關(guān)部門(mén)不定期對(duì)信息進(jìn)行整理，保障各類信息能夠與信息管理相統(tǒng)一，進(jìn)而確保所有數(shù)據(jù)的一致性。但是傳統(tǒng)的檔案信息管理的更新速度非常慢，已經(jīng)不再能夠滿足現(xiàn)階段信息管理的需求，所以檔案信息管理應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流向信息化方面轉(zhuǎn)變。

1 辦公室信息管理的意義

辦公室信息管理主要是指在辦公室管理的全過(guò)程中，對(duì)相關(guān)信息收集、加工和整理使用信息過(guò)程的全稱。辦公室信息管理主要包括信息收集、信息傳輸和信息加工及信息儲(chǔ)存這四大類內(nèi)容。這里的信息收集主要是指原始信息的獲取，而信息傳輸是指利用不同途徑方法對(duì)信息進(jìn)行目的地轉(zhuǎn)移，確保信息能夠及時(shí)準(zhǔn)確地傳輸?shù)叫枨笳呤种?，這樣才能真正地將信息的作用最大化發(fā)揮。而信息加工是指對(duì)收集到的信息內(nèi)容和形式再一次重新處理。而信息存儲(chǔ)主要是指對(duì)收集到的信息和內(nèi)容進(jìn)行深加工處理，使這些信息的深層次內(nèi)涵都被顯示出來(lái)。只有經(jīng)過(guò)以上這些信息處理手段，才能將收集到的原始信息轉(zhuǎn)變成可以被需求者使用的重要信息，從而達(dá)到信息適時(shí)有效的被利用。同時(shí)收集信息的最終目的并不是送到需求者手中就結(jié)束了，大部分的有用信息都需要進(jìn)行存儲(chǔ)和保存，待日后工作中的再次調(diào)用，這也是信息存儲(chǔ)的最終目的。而且通過(guò)信息存儲(chǔ)還能發(fā)現(xiàn)許多規(guī)律性的內(nèi)容，這些規(guī)律性內(nèi)容才能被多次重復(fù)利用。

信息管理是辦公室管理工作的重點(diǎn)，在日常工作管理中扮演著很重要的角色，而信息管理系統(tǒng)則是辦公室信息管理工作開(kāi)展的基礎(chǔ)。領(lǐng)導(dǎo)所有決策和計(jì)劃的實(shí)施都需要信息來(lái)提供依據(jù)，辦公室管理工作的核心就是信息處理，而信息處理后的反饋環(huán)節(jié)則是衡量辦公室工作有效性的重要指標(biāo)。所以，在辦公室管理過(guò)程中如果能及時(shí)收集信息，并對(duì)這些信息進(jìn)行合理使用，對(duì)于辦公室管理來(lái)講可以創(chuàng)造出很大的效益。

辦公室日常管理工作中特別突出的特點(diǎn)就是綜合性、政治性及服務(wù)性，這些特征使得辦公室信息管理非常重要，它作為辦公室管理工作的核心工作，意義重大。它不僅能夠保證我們企事業(yè)單位貫徹落實(shí)黨的各項(xiàng)方針政策，還能提高辦公室工作中的決策性和科學(xué)性，對(duì)于企事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展起到很重要的促進(jìn)作用。

2 準(zhǔn)確把握信息管理工作新形勢(shì)

2.1 信息管理越來(lái)越重要

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，辦公室管理工作的信息管理也越來(lái)越重要。全面掌握信息、分析信息，科學(xué)使用信息，已經(jīng)成為各企事業(yè)單位的必修課，也已經(jīng)成為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)必須要具備的基本能力。只有下級(jí)部門(mén)及時(shí)準(zhǔn)確地為上級(jí)部門(mén)上傳相關(guān)信息，才能滿足如上要求。傳送信息已經(jīng)不僅是一項(xiàng)工作要求，已經(jīng)上升為一項(xiàng)嚴(yán)肅的政治責(zé)任和工作紀(jì)律。

2.2 信息管理工作面臨越來(lái)越多的挑戰(zhàn)

隨著信息多元化的發(fā)展，信息管理工作也面臨越來(lái)越多的挑戰(zhàn)，第一個(gè)挑戰(zhàn)就是多元化。由于目前人們社會(huì)生活方式和思維方式變得多元化，使得信息工作在信息內(nèi)容和信息方式上也呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展方向，這樣就給高質(zhì)量信息的收集和獲取帶來(lái)很大難度；第二個(gè)挑戰(zhàn)就是多樣化。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)向越來(lái)越多元化的方向發(fā)展，辦公室信息化管理工作面臨多樣化和個(gè)樣化的挑戰(zhàn)；第三個(gè)挑戰(zhàn)就是多邊化。目前，收集信息的方式方法多種多樣，為了能更好地保持和加強(qiáng)信息管理工作，需要更加努力面對(duì)多邊化的信息挑戰(zhàn)；第四個(gè)挑戰(zhàn)是專業(yè)化困難。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)日益變化，企事業(yè)單位各項(xiàng)決策對(duì)于信息的專業(yè)化要求越來(lái)越高。

2.3 信息管理工作越來(lái)越繁雜

由于目前的信息種類日趨繁雜，信息劃分從動(dòng)態(tài)到經(jīng)驗(yàn)、從經(jīng)濟(jì)到政治，還有從預(yù)警到反饋，這些變化要求信息管理的種類大量增長(zhǎng)，范圍不斷擴(kuò)大，所以日常工作中的信息工作已經(jīng)不能再局限于傳統(tǒng)的工作動(dòng)態(tài)上，而是要以“進(jìn)行時(shí)”的狀態(tài)向“將來(lái)時(shí)”的信息狀態(tài)轉(zhuǎn)變，再加上龐大的信息量難免魚(yú)目混雜，良莠難分，由于信息變化速度加快，使得信息化管理工作進(jìn)入了追求效率的新時(shí)代。這些要求對(duì)辦公室信息化管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，也帶來(lái)了新的機(jī)遇和新的發(fā)展空間，此時(shí)就需要以創(chuàng)新的思維和高效率的姿態(tài)來(lái)迎接這些挑戰(zhàn)。

3 辦公室信息管理工作的要求

3.1 進(jìn)一步增強(qiáng)信息管理工作的敏銳性

保證信息管理高效的基本要求就是要具有高度的敏銳性，這也是做好辦公室信息化管理的基礎(chǔ)。首先，辦公室信息化管理在日常工作中要緊緊圍繞工作中心，這也是信息決策的核心內(nèi)容，只有切實(shí)貼近工作重點(diǎn)才能有效甄別工作信息和選擇，有效提升信息收集和傳輸?shù)男剩黄浯?，?yīng)突出對(duì)重大事件的信息收集和傳輸。當(dāng)遇到重大緊急事件時(shí)，需要將事件的相關(guān)信息及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)上報(bào)，使上級(jí)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)能及時(shí)掌握事件進(jìn)度和相關(guān)信息，才能盡快提出應(yīng)對(duì)措施，如果不能及時(shí)上傳緊急事件的相關(guān)信息，會(huì)使領(lǐng)導(dǎo)失去解決問(wèn)題的先機(jī)，給企事業(yè)單位帶來(lái)嚴(yán)重的不良影響和后果；最后，要深刻認(rèn)識(shí)到信息工作的重要性，嚴(yán)格按信息管理相關(guān)要求進(jìn)行及時(shí)上報(bào)和相關(guān)責(zé)任追究制度。

3.2 進(jìn)一步增強(qiáng)信息管理工作的參謀性

信息工作管理的參謀性是辦公室信息管理的核心體現(xiàn)，也是衡量信息重要程度的重要指標(biāo)。

首先，必須通過(guò)收集信息的可靠性做參謀，以此來(lái)體現(xiàn)日常工作效率和業(yè)績(jī)，對(duì)于這類信息的收集和整理必須要做到恰當(dāng)合理，必須能夠真實(shí)反映工作中存在的問(wèn)題和不足，在尊重客觀事實(shí)的基礎(chǔ)上，用真實(shí)準(zhǔn)確的信息幫助領(lǐng)導(dǎo)掌握相關(guān)情況，從而做到有的放矢地制定解決問(wèn)題的對(duì)策、措施；其次，信息參謀必須有效管用。為了能更好地提高辦公室信息管理，必須把信息管理做到高效管用，為領(lǐng)導(dǎo)做決策提供高效參謀的作用。信息必須緊緊圍繞“關(guān)注點(diǎn)”，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)的信息必須適用，在日常工作中多收集信息的“閃光點(diǎn)”，盡量收集和上報(bào)有特點(diǎn)的重要信息。重點(diǎn)解決那些信息反饋不及時(shí)、信息挖掘不徹底、信息上報(bào)避重就輕等問(wèn)題，使辦公室的信息動(dòng)態(tài)對(duì)路有用，綜合信息能做到有深度、有高度，使信息能夠在重大事件決策和發(fā)展布置時(shí)起到關(guān)鍵作用；最后，信息參謀必須具有高度思想。在信息管理的過(guò)程中，應(yīng)該在日常工作中加大對(duì)信息深度的開(kāi)發(fā)，在信息收集和匯總時(shí)要進(jìn)行全方位的調(diào)研和總結(jié)，最大限度地挖掘信息內(nèi)部的思想性，將信息深度和廣度拓展到一定高度，想做到這點(diǎn)就必須要加強(qiáng)日常信息收集的調(diào)研工作。信息管理工作要抓住工作重點(diǎn)，選準(zhǔn)方向全方位進(jìn)行調(diào)研。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，辦公室信息管理工作是不容忽視的工作之重，在信息收集和處理的過(guò)程中，信息網(wǎng)絡(luò)是收集、傳遞和加工信息不可缺少的渠道，是信息源與需求者之間的媒介。要按照“全覆蓋、反應(yīng)快”的要求建立起上下銜接、左右聯(lián)動(dòng)、反應(yīng)迅速的工作網(wǎng)絡(luò)和機(jī)制。

參考文獻(xiàn)

[1] 馮慧玲.電子文件管理教程[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2001.

[2] 陳兆祦，和寶榮，王英瑋.檔案管理學(xué)基礎(chǔ)（第三版）[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2005.

[3] 胡遲.企業(yè)信息化建設(shè)中的策略選擇[J].中國(guó)科技投資，2009，（2）.

[4] 李賓.淺談企業(yè)信息化建設(shè)——辦公自動(dòng)化[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2011，（7）.

[5] 孔德志.淺談企業(yè)辦公室的信息管理[J].大眾文藝，2009，（2）.

[6] 陳博.新時(shí)期企業(yè)辦公室信息工作管理初探[J].湖南師范大學(xué)教育科學(xué)學(xué)報(bào)，2005，（5）.

[7] 張愛(ài)國(guó).淺析如何提企業(yè)院（系）辦公室工作效率[J].中國(guó)西部科技，2006，（35）.

（責(zé)任編輯：黃銀芳）