劉文

（南寧職業(yè)技術(shù)學院，廣西南寧 530008）

新形勢下對提升茶企文秘人員素質(zhì)的思考

劉文

（南寧職業(yè)技術(shù)學院，廣西南寧 530008）

在經(jīng)濟全球化、社會信息化的今天，企業(yè)對內(nèi)部文秘人員素質(zhì)要求更高。茶葉企業(yè)作為我國社會主義經(jīng)濟中不可缺少的一員，同樣面臨著強化企業(yè)文秘人員素質(zhì)培養(yǎng)需求，隨著市場競爭日漸激烈，茶葉企業(yè)也被推動了時代的風口浪尖，為了在站穩(wěn)腳跟，獲得發(fā)展先機，企業(yè)也必須要重視內(nèi)部文秘人力資源隊伍建設與培養(yǎng)，通過提升文秘工作人員的專業(yè)素質(zhì)、專業(yè)能力、創(chuàng)新思維以及社交能力等，使其為企業(yè)更好的服務。本文針對形勢下茶葉企業(yè)文秘人員素質(zhì)提升的問題進行幾方面研究。

茶葉企業(yè)；文秘；素質(zhì)

企業(yè)文秘工作看似簡單，實際上卻是企業(yè)上級與下級之間的重要紐帶，也是企業(yè)與客戶之間的橋梁，是企業(yè)的門面。因此在新的經(jīng)濟發(fā)展時期，為了滿足企業(yè)發(fā)展需求，企業(yè)必須要重視文秘人員的素質(zhì)建設，通過定期開展培訓活動，制定科學的考核機制等措施，激發(fā)文秘工作者的工作熱情，提高文秘人員的專業(yè)素養(yǎng)，最終更好的發(fā)揮出文秘工作者的作用，使其更好的為企業(yè)發(fā)展服務。

1 新時期文秘工作特點

文秘工作是輔助領導做好零散瑣碎小事的工作，文秘工作的職務是為領導進行任務傳達，將上級命令及時傳達到下級，以便及時完成任務，也為了方便下級領導將任務及時進行匯報，將領導所需要的工作有條理的整理出來，才能更好的對整個公司進行調(diào)度。根據(jù)不同茶企的運營情況，各部門之間為了搭建好溝通的橋梁，讓各部門之間可以配合協(xié)作的完成領導所分配的工作，就需要文秘人員做好溝通工作，對不同的工作類型合理進行分配，按照任務難度有階段的分配相關(guān)工作任務，更好地為上級領導分擔工作壓力，才是對本職工作認真負責的態(tài)度。

1.1 輔助領導做出決策

文秘人員需要根據(jù)市場需求收集相關(guān)資料，并及時進行整理評估，讓領導可以正確地按照資料進行任務分配和判斷，根據(jù)完整的資料內(nèi)容進行擬定決策。資料的整理過程需要耗費一定的時間，因此文秘人員需不斷提高自身收集資料的能力，保證資料真實、準確的前提下，為茶企服務。

1.2 信息的收集以及處理

文秘人員需通過各種渠道獲取大量可靠、真實的信息，比如：接收文件、接聽電話、接收電子郵件等各種方式，利用信息化網(wǎng)絡化技術(shù)幫助茶企收集更多市場核心資料內(nèi)容。文秘人員需要對市場有敏銳的洞察力，按照市場所需提供相對完整的產(chǎn)品信息和產(chǎn)品服務，才能更好的幫助領導安排會議流程以及工作流程，讓茶企穩(wěn)定發(fā)展。

1.3 文秘人員所收集的資料

要有效地幫助領導了解上下級工作內(nèi)容，讓上級領導可以按照資料內(nèi)容，有效地進行任務分配的同時，幫助茶企解決上下級所存在的矛盾，讓企業(yè)更具向心力，企業(yè)為了獲取更大的市場利益，就要將資料更加精準化、完整化，才能滿足不斷變化的市場需求，也才能更好的讓企業(yè)價值得到體現(xiàn)。

1.4 處理企業(yè)綜合事務

文秘工作的范疇十分廣泛，為了保證可以多方面獲取資料，文秘人員要有高素質(zhì)的工作能力，例如：對所接聽的電話信息及時進行處理記錄，按照會議內(nèi)容需要及時將有效的信息接收記錄以及轉(zhuǎn)達，將所接收的數(shù)據(jù)文件按照保密協(xié)議進行整理，根據(jù)公司管理規(guī)定，在公司內(nèi)部進行信息交流，將完整的信息提供給領導，以便領導為公司做出正確的決策。文秘人員要具有能夠妥善處理上下級關(guān)系的能力，針對不同領導所分配的任務及時進行傳達的同時，讓下屬部門可以積極的進行工作，才能更好地勝任相應的文秘職位。

1.5 有穩(wěn)定的心理素質(zhì)

由于茶企業(yè)文秘人員經(jīng)常需要陪伴領導進行會議交談和正式友好訪問，因此，文秘人員除了具有高素質(zhì)高品質(zhì)以外，還要有過硬的心理素質(zhì)，面對眾多突發(fā)情況與大型場合臨危不亂，根據(jù)領導需要合理進行任務分配和工作日程安排，將所遇到的困難和苦衷有效化解，不斷提高自我控制能力和忍耐能力。茶企文秘人員多半時間都會獨立工作，因此在接到任務以后要具有獨立思考解決問題的能力，不斷調(diào)整自身心態(tài)，受到批評或表揚都要表現(xiàn)的更加平穩(wěn)。要保持戒驕、戒躁的狀態(tài)，對所擔任的工作出色完成以后，才能更好的為企業(yè)領導的工作提供幫助。

1.6 要有較強的辦事能力

由于相關(guān)茶企文秘人員多半會接受到比較重要的任務，而文秘人員除了具有聽說讀寫的記事能力以外，還要具有更強的辦事能力。茶企文秘人員多半會獨自進行工作的分配和處理，因此在辦事過程中一定要有一定的章程。例如：第一，要按照一定的原則，根據(jù)茶企規(guī)定的政策和規(guī)章進行工作和日程安排。第二，對待不同難度的任務要靈活妥善地進行處理，根據(jù)整體局勢的需要按實際情況進行變動，動態(tài)地對事情進行分析，達到隨機應變的能力。第三，要有準確分析判斷一件事物的能力，根據(jù)事物的大小合理進行工作安排，做到大事不糊涂，小事不漏，才能更好地勝任文秘職位的工作。第四，要保證做事具有效率，在領導進行任務分配的同時，要及時準確地理解領導所要表達的意圖，心里要有完整的任務計劃和任務分配，及時將任務進行傳達，不拖泥帶水，干凈利落。

2 新時期文秘工作特點與文秘人員素質(zhì)培養(yǎng)

2.1 根據(jù)自身工作職責不斷提高工作水平

茶企的文秘工作人員要保證具有一定的崗位職責，按照崗位需要不斷提高自身能力。茶企業(yè)也會相應提供一定的素質(zhì)培訓工作和文化培訓工作，針對不同能力的茶企文秘人員會給出相應的培訓方案和培訓計劃，滿足文秘人員的學習需要和工作需要。主要培訓思想方式有以下幾點：

2.1.1 文秘人員要有正確的心態(tài)，保證具有完整的人生觀和價值觀。茶企文秘人員在具有一定知識儲備的前提下，為本職工作更好地服務。文秘人員要有較高的道德修養(yǎng)，對領導所分配的工作要積極完成，不懈怠。文秘人員要具有一定的心理調(diào)節(jié)能力，按照工作需要和所具備的職業(yè)操守，認真完成所分配的工作，要具有吃苦耐勞的精神，有良好積極的工作態(tài)度，才能勝任相應崗位的工作。

2.1.2 茶企文秘人員要具有處理大型綜合事務和顧全大局的能力。不同的茶企都會有相應的任務分配，工作的難度和工作的范疇也各不相同，為了更好地完成領導所分配的工作內(nèi)容，茶企文秘人員要有扎實的文字功底，針對領導所分配的工作任務要清晰。文秘人員需要對任務流程進行表達，因此，本身要具有完整的語言表達能力和自我敘述能力，將領導所要表達的意圖及時的進行轉(zhuǎn)達，讓上下級之間可以借助自己進行事務溝通和交流，才能完成對事物的處理和分配工作。

2.1.3 具有一定的事務協(xié)調(diào)和組織能力是文秘人員的最基本素質(zhì)。不同的任務分配和安排是在上下級和各部門之間進行的，文秘人員要保證可以對任務進行分配和轉(zhuǎn)達，解決上下級之間可能存在的矛盾和隔閡。換句話說，想要勝任茶企的文秘工作，就要具有一定的企業(yè)協(xié)調(diào)能力，將上下級之間的工作內(nèi)容和性格狀態(tài)可以進行合理的劃分和梳理，針對不同的工作性質(zhì)和人員安排得井井有條，才能既滿足企業(yè)領導的工作安排，又能讓下屬虛心地接受所分配的任務，促進茶企進一步發(fā)展。

2.1.4 文秘人員要熱衷于自己的工作崗位，對所分配的任務，要有飽滿的工作熱情和積極的工作態(tài)度，輔助領導完成相關(guān)工作任務的同時，對領導所提出的工作決策要表示贊同和認可。文秘人員要有高度的警惕能力和市場洞察力，按照領導的工作需要，在保證遵循商業(yè)機密條款規(guī)定的同時，進行工作的處理和分配任務。

2.2 正確認知文秘工作性質(zhì)

社會上對于不同企業(yè)的文秘人員都有一定的偏見，認為其工作內(nèi)容只是簡單的接發(fā)郵件打電話和轉(zhuǎn)達，其實不然。對于茶企而言，茶企文秘人員需要具有較高的素質(zhì)，有處理各種事情和靈活應對工作任務的能力。同時要有一定的責任擔當，對本職工作要有積極的態(tài)度和飽滿的工作熱情。

2.3 發(fā)揮創(chuàng)意思維實現(xiàn)自身價值

茶企文秘人員要有良好的責任觀念，針對自身的工作范圍和工作性質(zhì)，要有良好的認識，按照自身能力為他人提供服務。根據(jù)領導的日常安排和工作，需要即時進行任務轉(zhuǎn)達和分配，樹立良好的自身形象，提高自身素質(zhì)，實現(xiàn)自身價值。

2.3.1 文秘人員要具有獨立思考和解決問題的能力，要對市場有冷靜的分析和準確的判斷，將市場所收集的科學有效數(shù)據(jù)，反饋給領導，幫助領導進行任務分配，減輕領導工作壓力，輔助領導作出重大決定，方便領導更好地處理管理茶企的工作任務。

2.3.2 文秘人員在進行任務傳達時，需要做好上下級銜接工作，以茶企的利益為出發(fā)點，為領導為公司考慮。文秘人員要具有協(xié)調(diào)各部門之間進行溝通和任務交流的能力。幫助各部門積極發(fā)揮自身實力，為茶企服務的同時，按照茶企的規(guī)章制度開展相關(guān)工作和業(yè)務。

2.3.3 文秘職位的核心工作任務就是為茶企的每一個部門良好的提供服務，按照工作內(nèi)容和工作需要，輔助各部門之間建立良好的關(guān)系，幫助企業(yè)建立良好的企業(yè)文化和企業(yè)向心力，讓企業(yè)在和諧統(tǒng)一的氛圍中逐步成長。

2.3.4 茶企的領導會制定正確的任務分配和任務工作，文秘人員是進行中間轉(zhuǎn)化的重要橋梁。將領導所分配的任務及時的在各部門之間進行轉(zhuǎn)達，按照市場需要建立良好的企業(yè)文化形象和品牌形象，讓企業(yè)可以更快地融入經(jīng)濟發(fā)展的大潮中。文秘人員在工作期間，需要不斷提高自身素質(zhì)，提高對不同任務、工作強度的解決和處理能力，按照工作需要，努力完成不同的任務，才能更好的為茶企服務，也才能讓自身價值和職能得到最大程度的發(fā)揮。

結(jié)束語

茶葉企業(yè)在提升文秘人員的專業(yè)素質(zhì)的過程中，要從文秘基本職能，交際能力以及創(chuàng)新思維等方面入手，轉(zhuǎn)變對文秘工作的固有印象和思維，擺脫文秘工作“錄音機”、“擺設”的工作現(xiàn)狀，充分調(diào)動文秘工作者的工作積極性，真正發(fā)揮其溝通、橋梁的作用。為上級領導排憂解難，傳遞基層員工的想法和意見，推動企業(yè)內(nèi)部信息交流。只有這樣，在市場競爭日漸激烈的今天，茶葉企業(yè)才能夠穩(wěn)定內(nèi)部工作，優(yōu)化經(jīng)營環(huán)境，更好的實現(xiàn)自身的可持續(xù)發(fā)展。

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劉 文（1982-），女，山西臨汾人，學士，講師，研究方向：語言學、漢語言文學、秘書學。