張 駿/杭州市地鐵集團(tuán)有限責(zé)任公司

軌道交通工程文件材料來源眾多，其中最主要的文件材料來源是勘查、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位。如杭州地鐵1號(hào)線項(xiàng)目文件材料總量為22122卷，其中勘查、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理四大類參建單位形成的文件材料數(shù)量占其中的86%?？梢?，做好各參建單位檔案管理工作，是軌道交通工程檔案管理的重中之重。如何做好軌道交通工程檔案管理，筆者結(jié)合實(shí)際工作提出，首次工地例會(huì)是軌道交通工程檔案現(xiàn)場(chǎng)管理的第一步，并作如下分析。

1 軌道交通工程檔案管理特點(diǎn)分析

在軌道交通工程各類參建單位中，咨詢服務(wù)單位和勘查、設(shè)計(jì)單位形成的文件材料類型比較統(tǒng)一，管理相對(duì)容易。而施工和監(jiān)理單位的檔案管理與前幾類單位相比，難度要大得多，具體表現(xiàn)在：

一是施工、監(jiān)理單位文件材料來源廣、種類多、數(shù)量大。如施工單位形成的文件材料有管理資料、技術(shù)資料、測(cè)量和監(jiān)控資料、材料資料、質(zhì)量檢查和驗(yàn)收資料等；監(jiān)理單位形成的文件材料有施工管理資料、安全控制資料、質(zhì)量控制資料、進(jìn)度控制資料、造價(jià)控制資料、驗(yàn)收資料等。二是施工、監(jiān)理人員能力、素質(zhì)參差不齊，各單位對(duì)檔案工作重視程度差異較大。加上現(xiàn)階段施工、監(jiān)理單位人員流動(dòng)程度較勘查、設(shè)計(jì)單位更大，檔案人員變動(dòng)愈加頻繁，導(dǎo)致各施工、監(jiān)理單位檔案管理水平波動(dòng)很大。三是施工、監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)辦公環(huán)境和辦公條件相對(duì)惡劣，檔案保管條件較差，導(dǎo)致文件材料原始質(zhì)量容易受影響。四是大型項(xiàng)目分標(biāo)段數(shù)量龐大，分布面積大。以杭州地鐵為例，所涉土建工程部、安裝工程施工部、監(jiān)理部等單位近100家，近期三期項(xiàng)目開工后數(shù)量還要翻一番。這些項(xiàng)目部和監(jiān)理部分散在全市各個(gè)區(qū)、縣，管理難度極大。

2 檔案人員參與首次工地例會(huì)的必要性

為做好施工、監(jiān)理單位的檔案管理工作，必須加強(qiáng)相關(guān)單位檔案的現(xiàn)場(chǎng)管理。實(shí)踐表明，做好首次工地例會(huì)檔案交底，就是檔案現(xiàn)場(chǎng)管理重要的第一步。《杭州地鐵工程現(xiàn)場(chǎng)安全質(zhì)量管理規(guī)定》（杭地鐵工程〔2014〕70號(hào)）規(guī)定：“工程開工前，業(yè)主代表應(yīng)及時(shí)組織召開第一次工地會(huì)議。公司相關(guān)部室應(yīng)提前向勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、監(jiān)測(cè)等單位宣貫公司的各項(xiàng)管理制度。施工、監(jiān)理單位分別介紹現(xiàn)場(chǎng)組織管理機(jī)構(gòu)。監(jiān)理單位說明監(jiān)理內(nèi)容，明確程序要求及監(jiān)理例會(huì)制度?！?/p>

檔案人員參加首次工地例會(huì)的必要性體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：其一，首次工地例會(huì)參會(huì)單位比較齊全，勘查、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、第三方監(jiān)測(cè)等項(xiàng)目單位負(fù)責(zé)人都到會(huì)，通過一次會(huì)議，能向所有的相關(guān)單位進(jìn)行檔案工作宣貫。其二，首次工地例會(huì)參會(huì)單位人員管理層級(jí)較高，按照要求應(yīng)是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，因此檔案工作宣貫的對(duì)象包括項(xiàng)目經(jīng)理、總工、總監(jiān)、總監(jiān)代表等，而不僅僅是資料、檔案人員，這樣有利于各單位重視檔案工作引起并布置落實(shí)。其三，有利于建設(shè)單位檔案管理人員在項(xiàng)目初期參建單位剛進(jìn)場(chǎng)時(shí)就和各單位負(fù)責(zé)人互相熟悉，盡快建立工作聯(lián)系。

3 首次工地例會(huì)檔案交底的主要內(nèi)容

一是向各單位告知杭州地鐵集團(tuán)工程檔案管理體制、歸口管理部門和檔案人員的聯(lián)系方式。

二是明確檔案工作交底的對(duì)象。檔案交底應(yīng)該面向各參建單位，不僅針對(duì)施工項(xiàng)目部、監(jiān)理部，還針對(duì)勘察、設(shè)計(jì)單位和第三方咨詢單位。強(qiáng)調(diào)勘察、設(shè)計(jì)單位在建設(shè)過程中的檔案工作職責(zé)，除了要提交勘察成果和施工圖，還要提交建設(shè)過程中的技術(shù)聯(lián)系單、設(shè)計(jì)變更文件、施工圖更改資料等，這些也同樣是勘察、設(shè)計(jì)檔案的組成部分。

三是要求各單位內(nèi)部應(yīng)建立工程檔案管理組織架構(gòu)。施工、監(jiān)理項(xiàng)目部應(yīng)指定一名領(lǐng)導(dǎo)（項(xiàng)目經(jīng)理、副經(jīng)理或總工）負(fù)責(zé)檔案工作，按標(biāo)段配備專職檔案資料員，并保持人員相對(duì)穩(wěn)定；勘察、設(shè)計(jì)單位項(xiàng)目部也應(yīng)按線別配備專職檔案資料人員；檔案人員變動(dòng)時(shí)應(yīng)該做好工作交接。

四是要求各參建單位參照建設(shè)單位的工程檔案管理辦法，并結(jié)合本單位合同工作內(nèi)容，建立本單位工程檔案管理規(guī)章制度。

五是向各單位告知杭州地鐵項(xiàng)目工程檔案管理適用的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和管理制度。包括：《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）、《城市軌道交通工程檔案整理標(biāo)準(zhǔn)》（CJJ/T180-2012）、《杭州市城市軌道交通工程檔案歸檔范圍》（杭建辦發(fā)〔2011〕576號(hào)）、《杭州市地鐵集團(tuán)地鐵建設(shè)工程文件歸檔管理辦法》（杭地鐵〔2014〕133號(hào)）等。

六是向各單位告知杭州地鐵工程劃分的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，下發(fā)規(guī)定資料編制統(tǒng)一格式的工程文件統(tǒng)一用表。

七是要求各單位建立檔案室，配置檔案工作設(shè)施、設(shè)備。建設(shè)過程中各類來往文件、技術(shù)文件，包括設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理都應(yīng)及時(shí)收集、制作目錄清單，并裝盒裝柜、妥善保管。

八是向各單位告知文件歸檔套數(shù)要求，即分別向建設(shè)單位、市城建檔案館和運(yùn)營(yíng)單位提交一套竣工檔案，同時(shí)還應(yīng)提交一套符合進(jìn)館要求的電子檔案（包括竣工圖）。電子檔案可以在紙質(zhì)文件整理完成后掃描，并符合建設(shè)單位和市城建檔案館的要求。

九是向各單位告知文件材料歸檔時(shí)間要求，即在單位工程驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)完成各單位工程文件的編制和移交歸檔工作。

十是告知各單位根據(jù)杭州地鐵集團(tuán)的結(jié)算支付管理辦法，竣工文件的移交完成情況跟結(jié)算支付掛鉤，不僅是施工、監(jiān)理單位，包括勘察、設(shè)計(jì)單位的結(jié)算支付也跟工程檔案工作有關(guān)。在每筆合同工程后期的結(jié)算支付時(shí)，合同管理部門都會(huì)征求檔案管理部門的意見，檔案管理部門具有一票否決權(quán)。

十一是告知各單位檔案工作的檢查指導(dǎo)貫穿項(xiàng)目整個(gè)建設(shè)過程。檔案管理部門既對(duì)各參建單位進(jìn)行檔案專項(xiàng)檢查，還會(huì)參加集團(tuán)組織的質(zhì)量安全大檢查，檔案工作的檢查情況也在全線全網(wǎng)質(zhì)量安全檢查通報(bào)中予以反映。

十二是要求施工單位預(yù)留足夠套數(shù)的新施工圖，工地現(xiàn)場(chǎng)可以使用復(fù)制版本，以滿足竣工圖編制套數(shù)的需要。

十三是明確關(guān)于工程文件材料管理的具體要求，如文件材料歸檔范圍明細(xì)、文件制成材料的要求、文件簽署的要求、收集和預(yù)整理的要求、工程影像材料的要求等，考慮到首次例會(huì)的參會(huì)人員多為項(xiàng)目、監(jiān)理部主要管理人員，這些內(nèi)容可以簡(jiǎn)略敘述，也可以在后期對(duì)檔案人員的專項(xiàng)交底中再予以宣貫。

4 首次工地例會(huì)交底應(yīng)注意的事項(xiàng)

首次工地例會(huì)涉及建設(shè)單位各專業(yè)部門，交底內(nèi)容繁多，留給檔案部門的時(shí)間也十分有限。檔案人員應(yīng)該在會(huì)前充分做好準(zhǔn)備，將各項(xiàng)要求形成系統(tǒng)化的PPT演示稿和文字材料，在會(huì)上演示PPT并在會(huì)后將文字材料發(fā)放到各單位相關(guān)人員手中，以提高宣貫的針對(duì)性和效果。檔案人員應(yīng)該熟悉各類工程文件內(nèi)容，特別對(duì)各類型參建單位在以往工程文件、檔案形成、管理方面存在的問題要心中有數(shù)，便于在會(huì)上強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)并答疑解惑。