文/雒靜

事業(yè)單位檔案管理者如何面對(duì)檔案管理新形勢(shì)

文/雒靜

事業(yè)單位的檔案管理工作也要跟隨信息化的要求，檔案管理部門(mén)應(yīng)配備計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，提高檔案管理工作效率，確保檔案管理的規(guī)范性、保密性；充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理及借閱途徑，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，簡(jiǎn)化借閱流程，提高檔案的使用率，提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量

檔案管理工作具有管理性和服務(wù)性，事業(yè)單位通過(guò)對(duì)檔案資料的科學(xué)管理，不僅能夠?yàn)閱挝话l(fā)展提供依據(jù)，是單位處于高效有序的發(fā)展當(dāng)中，而且能幫助單位鞏固管理，樹(shù)立良好形象。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位改革也提上了日程，事業(yè)單位檔案管理工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性管理工作也面臨越來(lái)也多的新問(wèn)題，雖然事業(yè)單位正努力完善檔案管理工作，可是仍然存在許多不足。

一、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

隨著我國(guó)網(wǎng)絡(luò)化、信息化的不斷深入，當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作出現(xiàn)了許多問(wèn)題，主要體現(xiàn)在；

1、檔案管理制度不健全

常言道：“無(wú)規(guī)矩不成方圓”，完善的規(guī)章制度是檔案管理工作高效運(yùn)行的基本保障。當(dāng)前一些事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作不夠重視，檔案管理制度不健全，甚至部分單位根本沒(méi)有形成一套正規(guī)的檔案管理制度。在這種情況下，檔案管理工作無(wú)章可循，管理方式，管理標(biāo)準(zhǔn)都不統(tǒng)一，檔案管理者往往認(rèn)為只要保證檔案不泄露，不丟失便完成了工作，結(jié)果造成檔案管理混亂，工作效率低下等一系列問(wèn)題。

2、檔案管理技術(shù)手段缺乏創(chuàng)新

“科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力”，科技的發(fā)展對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作提出了新的要求。然而，當(dāng)前我國(guó)在事業(yè)單位檔案管理方面的手段和方法仍然很陳舊，尤其是信息技術(shù)引入不足，還是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理為主，隨著事業(yè)單位信息量的不斷增加，傳統(tǒng)的檔案管理方式不僅效率低下，而且出錯(cuò)率高，安全性差，嚴(yán)重制約著檔案管理工作的提高。

3、檔案管理人員素質(zhì)相對(duì)薄弱

事業(yè)單位擁有一批專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員是保證檔案管理工作質(zhì)量的重要保障。然而當(dāng)前事業(yè)單位檔案意識(shí)淡漠，認(rèn)為檔案管理是一項(xiàng)普通的材料整理工作，通常把檔案管理工作交給一些普通文職人員負(fù)責(zé)。而且在事業(yè)單位改革過(guò)程中崗位的變動(dòng)較大，許多有經(jīng)驗(yàn)的員工被調(diào)走，上任的人員大多是新手，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，工作中的管理意識(shí)和管理能力都不強(qiáng)。實(shí)際上檔案管理工作專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)，需要有專(zhuān)業(yè)知識(shí)和專(zhuān)業(yè)修養(yǎng)的檔案管理者來(lái)完成，檔案管理者的綜合素質(zhì)也將直接關(guān)系到檔案管理的質(zhì)量。例如有些事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作缺乏重視，讓普通文職人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，造成檔案管理者抱著“做一天和尚撞一天鐘”態(tài)度，工作積極性差，工作效率低下，檔案管理極其混亂。

二、完善事業(yè)單位檔案管理工作的新措施

面對(duì)檔案管理中出現(xiàn)的新問(wèn)題，檔案管理者應(yīng)積極應(yīng)對(duì)，努力開(kāi)創(chuàng)檔案管理工作的新局面，具體做到以下幾點(diǎn)：

1、加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)

隨著事業(yè)單位檔案管理工作對(duì)管理者的要求不斷提高，檔案管理者要樹(shù)立終身學(xué)習(xí)理念，加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，不斷提高自身綜合素質(zhì)，從而適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理工作的要求，力求成為具有高水平的檔案管理人才。檔案管理者一方面要繼續(xù)鞏固檔案管理基礎(chǔ)理論和知識(shí)，同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理技術(shù)的學(xué)習(xí)，掌握檔案管理領(lǐng)域的信息技術(shù)手段，學(xué)會(huì)將電子信息技術(shù)和信息檢索工具運(yùn)用到檔案管理中。此外，檔案管理者還要注重相互之間經(jīng)驗(yàn)交流，通過(guò)交流實(shí)現(xiàn)取長(zhǎng)補(bǔ)短。

2、強(qiáng)化檔案管理意識(shí)

檔案管理不是一項(xiàng)無(wú)足輕重的工作，而且具有很強(qiáng)的服務(wù)性，在事業(yè)單位發(fā)展中承擔(dān)著為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考和依據(jù)的重任。檔案管理者應(yīng)該認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，切實(shí)從工作態(tài)度和工作質(zhì)量上改善自身的不足。面對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，檔案管理者要樹(shù)立檔案管理意識(shí)，提高自身職業(yè)道德水平，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，改善服務(wù)質(zhì)量，并在做好本職工作的基礎(chǔ)上力求改革創(chuàng)新，利用新的技術(shù)手段加大對(duì)信息資源的開(kāi)發(fā)，使得檔案信息資源的價(jià)值盡可能的發(fā)揮出來(lái)，力求成為一名高素質(zhì)的檔案管理者。

3、學(xué)會(huì)科學(xué)管理檔案

事業(yè)單位檔案管理者要適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理工作的要求，學(xué)會(huì)科學(xué)管理檔案資料。對(duì)此，檔案管理者首先要定期審查單位檔案，對(duì)于過(guò)期無(wú)效的資料及時(shí)整理清除，以免占用存儲(chǔ)空間，而對(duì)于重要部分予以妥善保留。其次，目前仍有許多事業(yè)單位的檔案管理部門(mén)只有少量的計(jì)算機(jī)及落后的軟件設(shè)備，這與現(xiàn)代化的發(fā)展水平是不相符合的，落后的技術(shù)水平導(dǎo)致了檔案檢索效率低下，因此，事業(yè)單位檔案管理部門(mén)要跟上信息時(shí)代的步伐，利用計(jì)算機(jī)，光盤(pán)，數(shù)碼相機(jī)等輔助性的技術(shù)手段提升檔案管理質(zhì)量，及時(shí)更新檔案信息和內(nèi)容，盡可能的為單位提供充實(shí)豐富的新信息，從而促進(jìn)單位的科學(xué)發(fā)展。

三、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理宣傳

1、檔案工作要開(kāi)展得有聲有色，必須面向公眾進(jìn)行形式各一的宣傳活動(dòng)。各事業(yè)單位檔案室應(yīng)抓住每一個(gè)時(shí)機(jī)向社會(huì)公眾展示自己并進(jìn)行宣傳，強(qiáng)化公眾對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)。

2、借助新聞媒體進(jìn)行宣傳

電視、報(bào)紙等新聞媒介是宣傳檔案工作的最佳方式，也是檔案工作與社會(huì)公眾溝通的重要紐帶。檔案工作與新聞工作者一定要團(tuán)結(jié)協(xié)作廣泛宣傳的形式向群眾宣傳檔案工作者及檔案室工作的成果，檔案工作勢(shì)必會(huì)收到良好的效果。

3、建立宣傳欄

檔案工作可在單位的指定區(qū)域長(zhǎng)期設(shè)立宣傳欄將檔案工作、館藏檔案內(nèi)容定期介紹給群眾，使群眾能直觀的了解檔案工作及所需的信息。

四、辦公信息電子化

無(wú)紙化辦公已在各事業(yè)單位應(yīng)用及普及，致使目前檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，例如文件的起草、簽發(fā)、歸檔等程序全部需在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行，當(dāng)然事業(yè)單位的檔案管理工作也要跟隨信息化的要求，檔案管理部門(mén)應(yīng)具備計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，提高檔案管理工作效率，確保檔案管理的規(guī)范性、保密性；充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理及借閱途徑，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，簡(jiǎn)化借閱流程，提高檔案的使用率，提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量。事業(yè)單位檔案管理工作者在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的輔助下，要及時(shí)更新內(nèi)容，準(zhǔn)確保存各類(lèi)檔案信息，充分利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)設(shè)備保存圖片以及聲像等檔案資料，這樣也可以實(shí)現(xiàn)檔案資料保存的無(wú)紙化，節(jié)省資金與空間。

（作者單位：西北婦女兒童醫(yī)院）