2015年7月，省委辦公廳、省政府辦公廳召開全省數字檔案館（室）建設推進會，明確提出到2020年，縣直以上機關、國有企事業(yè)單位檔案室要全部建設成數字檔案室。會后，省檔案局專門制定了《浙江省機關數字檔案室建設規(guī)范（試行）》。為推動醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展，作為醫(yī)院基礎性工作的檔案管理工作必然要跟上時代步伐。當前加快數字檔案室建設，既有必要性也有緊迫性。

1　目前醫(yī)院數字檔案室建設的現(xiàn)狀

其一是領導重視不夠。一些醫(yī)院領導的檔案管理意識比較薄弱，沒有充分認識到檔案工作的重要性及必要性，推進醫(yī)院數字檔案室建缺乏頂層設計和有效措施。

其二是檔案數字化軟硬件系統(tǒng)還不完善。醫(yī)院檔案數字化軟硬件系統(tǒng)配置情況在很大程度上決定了醫(yī)院檔案數字化工作水平。目前不少醫(yī)院辦公自動化管理系統(tǒng)與數字檔案管理系統(tǒng)未能實現(xiàn)有效兼容，無法實現(xiàn)數據轉換與信息共享，檔案數字化設施設備還比較落后，檔案數字化工作水平不高，這無疑加大了實現(xiàn)醫(yī)院建設數字檔案室的難度。

其三是檔案人員專業(yè)知識欠缺。醫(yī)院檔案人員的業(yè)務水平、創(chuàng)新意識、信息技術能力等因素直接影響醫(yī)院數字檔案室建設的進度。當前，大部分醫(yī)院的檔案管理人員是從各職能科室抽調出的兼職人員，他們本身的業(yè)務知識比較欠缺，也不具備相關的計算機應用基礎知識、網絡技術知識等，難以勝任數字檔案室建設工作。個別醫(yī)院對檔案人員隊伍建設并不重視，檔案人員專業(yè)知識欠缺的現(xiàn)狀很難在短時間內得到改變。

其四是數字檔案安全存在風險。數字檔案以電子文件形式為主，盡管存在空間小、傳遞迅速、利用方便等優(yōu)勢，但由于數據可篡改，再加上不能直接讀取、需要相應的介質，一旦數字檔案所依賴的系統(tǒng)出現(xiàn)問題，或存儲介質載體破損、老化，將導致不可彌補的損失。數字檔案的安全性得不到保障，制約了醫(yī)院數字檔案室建設的進度。

2　推進數字檔案室建設的措施

第一，要建立健全制度。必須嚴格遵照信息化和檔案管理等方面的法規(guī)和標準，在此基礎上根據數字檔案室的特點，制定并完善數字檔案室建設工作制度，使工作規(guī)范、有序。

第二，要建設管理系統(tǒng)。依托單位現(xiàn)有的信息管理系統(tǒng)，選擇功能齊全、適應性強以及兼容性好的數字化檔案管理專業(yè)軟件，并充分實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)的兼容，以利于數字檔案的共享利用。

第三，要加強隊伍建設。醫(yī)院要選配愿意從事檔案工作、責任心強、有一定創(chuàng)新精神的人員擔任專兼職檔案人員，并加強對他們的業(yè)務培訓，提高他們的業(yè)務能力和信息化技能等，以適應新時代建設數字檔案室的需要。

第四，要確保數字檔案的絕對安全。這里包含兩層意思，一是確保數字檔案本身的安全，二是保證數字檔案所依賴的信息系統(tǒng)及網絡平臺的安全。首先，對于重要的檔案信息應進行多次備份處理，并放置在不同的存儲設備進行保存，定期進行檢測與維護，避免數據丟失。其次，選購質量過硬的軟硬件設施設備，提升系統(tǒng)配置。再次，系統(tǒng)或平臺安裝安全防護軟件，避免數字檔案遭受病毒破壞。最后，對于重要的科研檔案信息，應進行使用權限分層次受權，并進行防復制、防盜竊處理。

第五，要做好服務利用工作。數字檔案室作為醫(yī)院檔案信息匯集、交流的中心，應圍繞醫(yī)院中心工作，以滿足各科室和醫(yī)院管理和醫(yī)技人員的需求為要，做好數字檔案服務利用工作。要利用數字檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的互聯(lián)互通、共建共享，為醫(yī)院管理、開展臨床診治和科研工作提供高效便捷服務。