文/陳露露

高校學(xué)籍檔案信息化管理探討

文/陳露露

由學(xué)生個人基本信息部分、學(xué)生在校信息部分和學(xué)生個人心理信息部分共同構(gòu)成的高校學(xué)籍檔案資源，可以有效地反映高校學(xué)生的整體學(xué)籍情況，不僅十分便于高校的學(xué)籍管理工作，更為重要的是可以通過對其分析研究，及時掌握學(xué)生的思想、學(xué)習(xí)、社交和各種動態(tài)信息，為將來學(xué)生畢業(yè)后，就學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)變?yōu)槿耸聶n案提供良好的基礎(chǔ)。

一、高校學(xué)籍檔案的構(gòu)成

高校學(xué)籍檔案是指高校學(xué)生由個人基本信息資源檔案和學(xué)生在校期間所從事各種教育、學(xué)習(xí)經(jīng)歷活動中所形成的具有保存價值的不同形式和載體的原始記錄信息資源。目前一般由三部分構(gòu)成，即學(xué)生個人基本信息部分，包括學(xué)生個人的姓名、曾用名、性別、民族、出生日期、籍貫、血型、家庭住址、身份證號等基本個人信息；學(xué)生在校信息部分，包括學(xué)生的入校時間、所屬年級、專業(yè)、班級、政治面貌、各科學(xué)習(xí)成績記錄、參加的社團組織及其擔(dān)任職務(wù)、受到的各種獎懲記錄、升學(xué)及保送情況；以及學(xué)生個人心理信息部分。包括學(xué)生的心理素質(zhì)、心理特征、心理類型、血型心理特征、性格特征、性取向類型、在校表現(xiàn)類型、學(xué)習(xí)適應(yīng)性分析、心理觀察記錄、心理測試記錄、心理咨詢記錄等。由學(xué)生個人基本信息部分、學(xué)生在校信息部分和學(xué)生個人心理信息部分共同構(gòu)成的高校學(xué)籍檔案資源，可以有效地反映高校學(xué)生的整體學(xué)籍情況，不僅十分便于高校的學(xué)籍管理工作，更為重要的是可以通過對其分析研究，及時掌握學(xué)生的思想、學(xué)習(xí)、社交和各種動態(tài)信息，為將來學(xué)生畢業(yè)后，就學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)變?yōu)槿耸聶n案提供良好的基礎(chǔ)。

隨著社會科技水平的發(fā)展以及各種新媒體形式的介入，高校學(xué)籍檔案的載體形式出現(xiàn)了許多新的變化，變得更加豐富多彩。如包括文字檔案、圖表檔案、圖片檔案、照片檔案、音頻檔案、視頻檔案、動畫檔案、3D虛擬檔案、多媒體檔案等。

二、高校學(xué)籍檔案的信息化管理

1.高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理與網(wǎng)絡(luò)化管理

高校學(xué)籍檔案信息資源的數(shù)字化建設(shè)是信息化建設(shè)和管理的核心內(nèi)容之一。傳統(tǒng)意義上的高校學(xué)籍檔案是以紙質(zhì)載體為主，需要占用大量的庫房、檔案柜和密集架等保管空間。而數(shù)字化的高校學(xué)籍檔案由于具有存儲密度大、占用存儲空間小、查詢檢索準確方便的突出特點，可以在高校學(xué)籍檔案建設(shè)過程中節(jié)省大量的人力資源、設(shè)備資源和財力資源，而且可以方便地實現(xiàn)遠程傳送。對傳統(tǒng)的紙質(zhì)學(xué)籍檔案信息資源進行數(shù)字化處理，使之轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的學(xué)籍檔案，是目前高校學(xué)籍檔案信息化管理中的一項重要工作。尤其是當(dāng)引進智能化文獻掃描機器人技術(shù)后，由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案的進度大大加快。

經(jīng)過數(shù)字化建設(shè)所形成的高校學(xué)籍檔案信息資源，需進行聯(lián)網(wǎng)才可以實現(xiàn)用戶對學(xué)籍檔案資源的共享利用。所以，高校學(xué)籍檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理是最終實現(xiàn)其資源共享利用的必備技術(shù)條件。高校學(xué)籍檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)利用功能有多種，包括網(wǎng)絡(luò)查詢類的網(wǎng)絡(luò)檢索、網(wǎng)絡(luò)調(diào)檔、網(wǎng)絡(luò)借閱，網(wǎng)絡(luò)管理類的網(wǎng)絡(luò)組卷、網(wǎng)絡(luò)歸檔、網(wǎng)絡(luò)復(fù)制、網(wǎng)絡(luò)存儲，網(wǎng)絡(luò)傳輸類的網(wǎng)絡(luò)上傳、網(wǎng)絡(luò)下載、網(wǎng)絡(luò)傳送。

2.高校學(xué)籍檔案的安全化管理與服務(wù)化管理

高校學(xué)籍檔案信息資源的安全問題是其網(wǎng)絡(luò)化帶來的最為突出的問題，需要在工作中通過升級軟硬件管理系統(tǒng)、改進管理技術(shù)手段、加強分級保密措施等方法加以解決。首先是安全保護問題，要防止人為操作失誤，網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊，以及設(shè)備網(wǎng)絡(luò)故障和計算機病毒等因素造成的學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)損毀和遺失。其次是安全保密問題，對于包括個人隱私在內(nèi)的涉密高校學(xué)籍檔案信息資源，需要采取相應(yīng)的分級保密管理措施。所以，高校學(xué)籍檔案信息資源的安全管理，適宜分為完全公開、部分公開和涉密有限公開三個等級進行管理。

對高校學(xué)籍檔案進行管理的最終目的是為用戶提供服務(wù)，這種服務(wù)既包括為校內(nèi)外的用戶服務(wù)，也包括為用戶提供高校學(xué)籍檔案相關(guān)內(nèi)容信息服務(wù)。高校學(xué)籍檔案管理部門是高校學(xué)籍檔案信息資源的發(fā)布中心，可以通過校園網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)進行高校學(xué)籍檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)發(fā)布，并可以同時開展對校內(nèi)外學(xué)生、學(xué)校、社會各類用戶的學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。高校學(xué)籍檔案信息資源服務(wù)的方式根據(jù)用戶的需求可有多種，如信息查詢、數(shù)據(jù)檢索、內(nèi)容復(fù)制、文件下載、檔案傳送等。

(作者單位：西安翻譯學(xué)院)