那仁高娃

內(nèi)蒙古自治區(qū)巴林右旗檔案局，內(nèi)蒙古 巴林右旗 025150

突出牧區(qū)特點(diǎn)開展檔案工作
——以巴林右旗檔案局為實(shí)例的分析

那仁高娃

內(nèi)蒙古自治區(qū)巴林右旗檔案局，內(nèi)蒙古 巴林右旗 025150

巴林右旗是以蒙古族為主體、漢族為多數(shù)的少數(shù)民族聚居地區(qū)，其聚居情況的現(xiàn)實(shí)狀況各異，以畜牧業(yè)為主要生產(chǎn)生活方式。結(jié)合少數(shù)民族聚居地區(qū)與牧區(qū)本身的特點(diǎn)，形成了相關(guān)文件、材料由蒙文、漢文，蒙文譯漢文、漢文譯蒙文等多種方式呈現(xiàn)的特點(diǎn)，其中蒙古文檔案占相當(dāng)比重，以上特征決定了巴林右旗檔案工作的主要特點(diǎn)與趨勢(shì)。把握民族地區(qū)檔案的特點(diǎn)，加快發(fā)展搶救整理與利用，巴林右旗檔案局的檔案及資料具有十分鮮明的民族地區(qū)檔案的特點(diǎn)。

牧區(qū)；檔案工作；巴林右旗檔案局

一、根據(jù)牧區(qū)特點(diǎn)實(shí)行專屬蒙文檔案工作

巴林右旗檔案局結(jié)合實(shí)際情況制定《巴林右旗蒙文文書立卷細(xì)則》。細(xì)則規(guī)定設(shè)定設(shè)立純蒙文卷，要求各單位在整理檔案時(shí)，不是蒙漢并行的蒙文文件，按門類組成蒙文卷，但卷內(nèi)文件必須保持歷史聯(lián)系，內(nèi)容相連。蒙漢文并行的文件，合并立卷確有困難，可蒙漢單獨(dú)立卷，并在備考里說明，亦可整理為蒙漢合并卷。蒙古文案卷的形成，主要是根據(jù)本單位收發(fā)文的實(shí)際情況來確定，蒙文文書能夠成一個(gè)案卷時(shí)，單獨(dú)立卷，但蒙文文書的份數(shù)很少，不構(gòu)成一個(gè)檔案者，與有關(guān)的漢文文書合并立卷。蒙漢文文書互相有聯(lián)系的合并立卷，規(guī)定了卷內(nèi)蒙漢文件的排列順序。卷內(nèi)文件排列，蒙漢文合并組成的文件蒙文排列在前，漢文在后。卷內(nèi)目錄的填寫，蒙文在蒙文目錄上填寫，漢文在漢文目錄上填寫，蒙漢文合并的卷內(nèi)目錄，用蒙漢文兩種文字填寫。使用蒙漢兩個(gè)卷內(nèi)目錄。案卷標(biāo)題蒙文案卷標(biāo)題從左到右豎寫，漢文從左到右橫寫。編制蒙漢兩種文字對(duì)照的檢索工具。

1984年旗檔案局針對(duì)這一特點(diǎn)，大力開展蒙文檔案的整理和利用工作。工作中認(rèn)真貫徹國(guó)家檔案局發(fā)出的有關(guān)搶救歷史檔案的通知精神，對(duì)大量的蒙文檔案進(jìn)行清理。此次清理結(jié)合農(nóng)村牧區(qū)1984年人民公社改建蘇木、鄉(xiāng)、鎮(zhèn)，旗檔案局(館)到原旗內(nèi)14個(gè)公社進(jìn)行檔案整理立卷，加強(qiáng)對(duì)蒙文檔案整理立卷工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。針對(duì)蒙文檔案積壓多、處理難的情況，旗檔案局分別制定了《蒙文文書檔案立卷細(xì)則》、《蒙文檔案立卷規(guī)范和保管期限》。從當(dāng)年3月份開始在旗內(nèi)牧區(qū)3個(gè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，整理各種案卷624卷。接著以此為示范，至年末全旗9個(gè)純牧業(yè)蘇木中共搶救整理蒙文檔案2415卷，全部達(dá)到立卷標(biāo)準(zhǔn)。1994年9月內(nèi)蒙古自治區(qū)全區(qū)牧區(qū)檔案工作經(jīng)驗(yàn)交流現(xiàn)場(chǎng)會(huì)在巴林右旗召開，巴林右旗檔案局領(lǐng)導(dǎo)分別在會(huì)上介紹了經(jīng)驗(yàn)。所有這些檔案都成為全旗館藏特色檔案。2000年以后蒙文檔案的歸檔、保管和利用工作延伸到嘎查村、獨(dú)貴龍組，并在牧戶中建立檔案，為這一地區(qū)特色檔案進(jìn)一步豐富和規(guī)范提供范式。

在推行《蒙文文書立卷試行辦法》的同時(shí)，巴林右旗檔案局結(jié)合本旗的實(shí)際情況和特點(diǎn)，制定了《蒙文文書立卷細(xì)則》。并統(tǒng)一了純蒙文卷、蒙漢合并卷、漢文卷三種立卷形式。使蒙文文書立卷工作受到上級(jí)的表彰，在內(nèi)蒙古自治區(qū)蒙文檔案工作會(huì)議上，巴林右旗檔案局做了典型發(fā)言，并介紹了經(jīng)驗(yàn)。巴林右旗檔案館保存純蒙文檔案76卷，占純蒙文檔案總數(shù)的4%，蒙漢文合并檔案3278卷，占蒙漢文合并檔案總數(shù)的22%。旗直機(jī)關(guān)單位保存純蒙文檔案225卷，占純蒙文檔案總數(shù)11%.蒙漢文合并檔案3126卷，占蒙漢文合并檔案總數(shù)21%。各蘇木、鄉(xiāng)、鎮(zhèn)保存純蒙文檔案1666卷，占純蒙文檔案總數(shù)的85%。蒙漢文合并檔案8390卷，占蒙漢文合并檔案總數(shù)的57%。隨著全旗蒙文檔案工作的深入開展，蒙文檔案的利用率逐年上升。在落實(shí)政策，平反冤假錯(cuò)案，制定牧業(yè)建設(shè)規(guī)劃，編寫史志等工作中，發(fā)揮了重要作用。

二、根據(jù)牧區(qū)特點(diǎn)實(shí)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)的方式、內(nèi)容及收集工作

根據(jù)上級(jí)檔案部門的要求，巴林右旗檔案局結(jié)合本地實(shí)際，制定《巴林右旗直屬機(jī)關(guān)檔案工作考評(píng)細(xì)則》，并舉辦培訓(xùn)班或以會(huì)代訓(xùn)的形式進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)操作指導(dǎo)，使示范館室建設(shè)和服務(wù)利用達(dá)標(biāo)等工作進(jìn)一步規(guī)范化管理。2000年，旗委把檔案工作列入《科級(jí)領(lǐng)導(dǎo)班子和領(lǐng)導(dǎo)干部年終實(shí)績(jī)考核目標(biāo)》和精神文明單位考核成績(jī)單位之中，旗政府把檔案工作納入了議事日程，檔案局作為監(jiān)控單位，制定考核辦法，每年年末按《考核細(xì)則》對(duì)全旗的檔案工作進(jìn)行認(rèn)真檢查、評(píng)分，對(duì)檔案工作管理較差的單位給予警告，限期整改。

關(guān)于業(yè)務(wù)指導(dǎo)的內(nèi)容。巴林右旗檔案局每年以會(huì)代訓(xùn)的形式舉辦2次大型培訓(xùn)班，講課與實(shí)際操作、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)方式推行，此外，與各蘇木、鄉(xiāng)、鎮(zhèn)聯(lián)合舉辦嘎查、村檔案人員培訓(xùn)班。新的歸檔文件整理規(guī)則在全旗全面推廣應(yīng)用，根據(jù)內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案局《蒙文文書立卷試行辦法》規(guī)定，結(jié)合巴林右旗的實(shí)際情況和特點(diǎn)，旗檔案局制定了《蒙文文書立卷細(xì)則》，在全旗統(tǒng)一實(shí)行蒙文卷，蒙漢文合并卷，漢文卷三種形式的立卷方法。對(duì)立卷的排列、文字的填寫、卷內(nèi)目錄、備考表的填寫、編目、裝訂等都做了詳細(xì)規(guī)定。

(一)區(qū)分全宗

固定全宗順序號(hào)，按照立卷歸檔單位的重要訓(xùn)誡進(jìn)行排列。檔案館作了《巴林右旗各機(jī)關(guān)單位劃分全宗的意見(草案)》，其內(nèi)容有以下六條：1、旗黨委系統(tǒng)下列機(jī)關(guān)可以成立卷宗：中共巴林右旗委員會(huì)(包括各部、委、室)監(jiān)察委員會(huì)直屬機(jī)關(guān)黨委、旗總工會(huì)、共青團(tuán)巴林右旗委員會(huì)、巴林右旗婦女聯(lián)合會(huì)。2、旗政府系統(tǒng)下列單位可以成立全宗：旗直各委、辦、局，商業(yè)局和供銷轄的公社和各經(jīng)理部不是行文單位，全宗內(nèi)可單獨(dú)設(shè)類處理，這樣即便利工作，又能保持文件之間的自然形成規(guī)律與聯(lián)系。3、法院、檢察院各自成立全宗。4、各企業(yè)事業(yè)單位分別成立全宗。5、臨時(shí)機(jī)構(gòu)一般不成立全宗，作為有關(guān)全宗的一部分。6、合署辦公的機(jī)關(guān)，可以成立聯(lián)合全宗。

(二)組卷

根據(jù)文件本身的特征組卷。構(gòu)成文件的特征有：?jiǎn)栴}、時(shí)間、名稱、作者、通訊者、地區(qū)6個(gè)特征進(jìn)行組卷。案卷組成后，編寫案卷目錄和案卷文件目錄，進(jìn)行歸檔。檔案館人員除按照以上程序每年第一季度完成旗委全宗上年形成的文件材料和中央、自治區(qū)、盟市下達(dá)的文件材料進(jìn)行整理立卷歸檔外，還要對(duì)按收的案卷中不符合要求的部分，進(jìn)行加工整理，同時(shí)對(duì)收集的檔案資料進(jìn)行整理，編號(hào)，抄目。

(三)收集工作是檔案工作的起點(diǎn)

收集的方法有三：一是檔案員直接收集，由檔案員將黨委和政府的積存文件全部收集起來，加以整理立卷歸檔。例如檔案工作在五十年代初創(chuàng)時(shí)期，旗委、旗人民委員會(huì)檔案就是用此方法收集起來的。在1979年以后的恢復(fù)整頓工作中，清理積存文件就是檔案員直接收集的?，F(xiàn)在各機(jī)關(guān)檔案室大多也是采用此種方法。二是由文書處理部門自行收集立卷交檔案室歸檔。從60年代的機(jī)關(guān)檔案工作的發(fā)展時(shí)期到今多數(shù)部門和單位都是采用這種方法。三是突擊性收集和平時(shí)經(jīng)常性收集相結(jié)合的方法。中共巴林右旗委員會(huì)轉(zhuǎn)發(fā)了巴林右旗檔案館《檔案接收與收集工作幾點(diǎn)意見》。對(duì)檔案接收和收集范圍及方法做了規(guī)定。

三、立卷方法的實(shí)行歷程及現(xiàn)行狀況

巴林右旗的文書檔案多年來一直是遵循我國(guó)文書立卷工作的基本原則并按照案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行立卷歸檔的。文書立卷根據(jù)立卷的6個(gè)特征，采取了幾種方法相結(jié)合的方法。首先是分開保管期限，注意問題的完整性，永久、長(zhǎng)期、短期的分開立卷。二是分開年度，注意文件內(nèi)容針對(duì)的時(shí)間，原則上不是一個(gè)年度的不立在一個(gè)卷內(nèi)。三是分開問題，注意問題聯(lián)系的準(zhǔn)確和文件數(shù)量。同類問題的或有關(guān)問題的文件組在一個(gè)卷內(nèi)，頁數(shù)過多的再另立卷。四是分級(jí)別，注意上下級(jí)文件之間的聯(lián)系，一般都是上級(jí)機(jī)關(guān)在前，下級(jí)機(jī)關(guān)在后。鑒于歷史原因，有一部分機(jī)關(guān)檔案室是兼職檔案員，多數(shù)機(jī)關(guān)檔案室的檔案人員既是檔案員又是機(jī)要員或是打字員，有的甚至還是機(jī)關(guān)的通訊員身兼多職，他們除擔(dān)負(fù)著平時(shí)歸檔以外，很大一部分工作量是集中在年底和次年年初進(jìn)行的。一些較大機(jī)關(guān)檔案室的立卷工作要從頭一年年底開始一直拖到第二年中才能全部完成。在檔案保管方面，各檔案室都有固定庫房，有的小機(jī)關(guān)不是專室也有專門放置檔案櫥柜的地方，并制定有管理檔案的一系列規(guī)章制度。檔案裝具是統(tǒng)一的硬殼牛皮紙卷皮，檢索工具普遍采用的是統(tǒng)一的印制的案卷目錄，案卷文件目錄，按照項(xiàng)目各自編寫。各檔案室一般都能夠做到衛(wèi)生清潔，無蟲蛀鼠咬，無塵，無霉?fàn)€，備有防火防盜防潮簡(jiǎn)易設(shè)施。巴林右旗的文書檔案基本上達(dá)到正規(guī)化、制度化、科學(xué)化、規(guī)范化的要求。

同時(shí)對(duì)質(zhì)量低的檔案進(jìn)行了調(diào)整，“文化大革命”前接受進(jìn)館的部分檔案質(zhì)量偏低，主要是分類不清，劃期不準(zhǔn)，提供利用十分不便，根據(jù)這種情況，開展了案卷調(diào)整工作，在充分利用原來整理的基礎(chǔ)上，又調(diào)整了檔案1650卷。通過每年的調(diào)整，大大提高了館藏的質(zhì)量，方便了提供利用。1979年——1985年，巴林右旗檔案館對(duì)過去進(jìn)館的檔案，按照案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格的進(jìn)行質(zhì)量檢查，對(duì)于案卷質(zhì)量較低或不合乎質(zhì)量要求的案卷，逐卷進(jìn)行了鑒定，重新進(jìn)行加工，有的重新進(jìn)行組卷，共組卷5350卷。使館藏檔案的質(zhì)量有了一定的提高。對(duì)于入館的檔案分別劃分了全宗。全宗檔案按組織機(jī)構(gòu)——年度分類進(jìn)行了排列，固定了存放位置，編排了箱子號(hào)。檔案館對(duì)館藏資料進(jìn)行分類整理，制作分類卡，填寫分類目錄和目錄索引，使資料基本做到了排列整齊，分類準(zhǔn)確，編目清晰，方便利用。內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案局在巴林右旗召開民族地區(qū)基層檔案工作現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，旗政府領(lǐng)導(dǎo)和檔案局領(lǐng)導(dǎo)分別在會(huì)上介紹了經(jīng)驗(yàn)，并到積極評(píng)價(jià)。

按照檔案系統(tǒng)化整理的要求，自1985年以來，對(duì)館藏檔案進(jìn)行了清理核對(duì)，在區(qū)分全宗的基礎(chǔ)上，以全宗為原則，按照系統(tǒng)化整理的要求和原整理狀況，對(duì)不符合質(zhì)量要求的全宗檔案，有的拆換了卷殼有的貼加脊背，有的補(bǔ)填了卷內(nèi)目錄，有的補(bǔ)充了零散文件，并重新進(jìn)行案卷排列、編號(hào)、編目。通過整理，達(dá)到了全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、張頁號(hào)四號(hào)齊全、四號(hào)比重的要求，每個(gè)全宗、每卷檔案、每份文件都有準(zhǔn)確的位置。

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那仁高娃(1967-)，女，蒙古族，內(nèi)蒙古自治區(qū)巴林右旗檔案局，館員。