董博宇

摘 要檔案作為高校重要的信息資源，在高校發(fā)展中的作用越來(lái)越明顯?？?jī)效管理是當(dāng)今世界上最先進(jìn)的理念之一，它要求邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、程序縝密，其在高校檔案管理工作中的應(yīng)用將大大提升工作實(shí)效。有關(guān)高校檔案管理績(jī)效體系構(gòu)建方面的研究備受關(guān)注。本文在對(duì)高校檔案績(jī)效管理現(xiàn)狀作出簡(jiǎn)要分析和論述的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)就高校檔案管理績(jī)效體系構(gòu)建策略進(jìn)行了研究。

【關(guān)鍵詞】高校；檔案績(jī)效管理；現(xiàn)狀；構(gòu)建體系

時(shí)至今日，高校檔案管理工作雖有所發(fā)展，并取得了客觀成果，但是其中部分問(wèn)題依然客觀存在，因此需要在原有成果的基礎(chǔ)上作進(jìn)一步的改革與深化，從而建立更加完善的工作體系。有效的績(jī)效管理講求客觀、公平、合理，在總結(jié)和分析現(xiàn)有工作狀況的基礎(chǔ)上，科學(xué)評(píng)述各種工作行為和個(gè)人，進(jìn)而有針對(duì)性地指導(dǎo)完善工作。新時(shí)期，高校檔案管理績(jī)效體系構(gòu)建已成為必然。

1 高校檔案績(jī)效管理現(xiàn)狀

隨著高等教育普及化發(fā)展，規(guī)模擴(kuò)張、生源增長(zhǎng)等對(duì)高校檔案管理工作提出了更加嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。在經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的發(fā)展之后，很多高校逐步建立了檔案管理績(jī)效體系，并取得了一定成效。但是其中依然客觀存在部分問(wèn)題，集中體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是，流于形式。部分高校檔案管理績(jī)效只是流于表面工作，基本按照上級(jí)部門(mén)設(shè)計(jì)的德、能、勤、績(jī)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行考核，并根據(jù)最終結(jié)果分為優(yōu)秀、合格與不合格三個(gè)層次，交由人事部門(mén)進(jìn)行處置?？?jī)效考核全面性缺失，員工重視不足，應(yīng)有功能得不到發(fā)揮；二是，權(quán)責(zé)不明。有些院校對(duì)檔案管理依然是一個(gè)籠統(tǒng)的概念，簡(jiǎn)單地將之視為額外工作，而不愿花費(fèi)大量的時(shí)間和精力在相關(guān)建設(shè)上，導(dǎo)致很多人員都處于兼職狀態(tài)，權(quán)責(zé)不明，績(jī)效考核也不具備針對(duì)性、客觀性。

2 高校檔案管理績(jī)效體系的構(gòu)建策略

績(jī)效考核可以在一定程度上有效規(guī)范和激勵(lì)高校檔案管理工作，從而促進(jìn)檔案管理工作實(shí)效提升。作者結(jié)合上文的分析，有針對(duì)性地提出了以下幾種高校檔案管理績(jī)效體系構(gòu)建策略，以供參考和借鑒。

2.1 明確目標(biāo)

高校檔案績(jī)效管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要在正確目標(biāo)地指導(dǎo)下進(jìn)行，其體系構(gòu)建應(yīng)以檔案管理機(jī)構(gòu)履行職責(zé)情況作為主要評(píng)估內(nèi)容。一般而言，高校檔案管理機(jī)構(gòu)同時(shí)承擔(dān)著行政管理與實(shí)體管理兩種職能，主要包括組織管理、保護(hù)保管以及服務(wù)建設(shè)等。其中，組織管理又涵括了隊(duì)伍建設(shè)、機(jī)制建設(shè)以及制度建設(shè)等內(nèi)容。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，人才是推動(dòng)各行各業(yè)可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵要素，其素質(zhì)、作風(fēng)建設(shè)十分重要。高校應(yīng)逐步實(shí)現(xiàn)檔案績(jī)效管理制度化、常態(tài)化，優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)的同時(shí)提升從業(yè)人員整體素質(zhì)。保護(hù)保管則是針對(duì)檔案管理工作環(huán)境而言的，亦是績(jī)效考核的重要指標(biāo)。服務(wù)建設(shè)是高校檔案管理價(jià)值與意義的集中體現(xiàn)。對(duì)于高校檔案管理工作而言，績(jī)效管理的核心目標(biāo)是提升服務(wù)質(zhì)量、豐富服務(wù)功能，以最大限度地滿足用戶需求。在這一系列目標(biāo)地指導(dǎo)下，高校檔案管理績(jī)效體系構(gòu)建應(yīng)作進(jìn)一步的擴(kuò)展和延伸，并形成具體內(nèi)容。

2.2 量化標(biāo)準(zhǔn)

量化組織戰(zhàn)略目標(biāo)形成標(biāo)準(zhǔn)，使管理者與員工之間在工作期望、表現(xiàn)及發(fā)展等方面達(dá)成共識(shí)，并督促其共同努力，是高校檔案績(jī)效管理的基礎(chǔ)。具體而言，組織績(jī)效管理標(biāo)準(zhǔn)要求各崗位權(quán)責(zé)分明，嚴(yán)格審查員工個(gè)人技能水平及素質(zhì)表現(xiàn)情況，細(xì)化相關(guān)規(guī)章制度，并據(jù)此作出總結(jié)和分析，以為下階段的檔案管理改革創(chuàng)新奠定基礎(chǔ)；保護(hù)保管績(jī)效管理標(biāo)準(zhǔn)明確各設(shè)施環(huán)境構(gòu)成元素的使用要求，如分設(shè)庫(kù)房、辦公以及閱檔三室，布置防潮、防火、防蟲(chóng)等工具，配備復(fù)印、掃描、刻錄等設(shè)備，從而保證檔案管理工作的順利開(kāi)展；服務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)要求員工定時(shí)更新、整理、編制檔案信息，并根據(jù)用戶需求提供定向服務(wù)，最大限度地發(fā)揮檔案信息的價(jià)值與功能。除此之外，高校還應(yīng)將信息化建設(shè)納入到檔案績(jī)效管理體系當(dāng)中，確保信息準(zhǔn)確、及時(shí)、有效。檔案管理信息化涉及到大量的先進(jìn)技術(shù)及設(shè)備使用，對(duì)員工的綜合素質(zhì)要求較高。因此，此方面的績(jī)效管理，應(yīng)從設(shè)備和人員兩個(gè)角度進(jìn)行考察，分析其現(xiàn)有狀況并作出客觀評(píng)估，進(jìn)而進(jìn)行補(bǔ)充和完善。

2.3 獎(jiǎng)罰并進(jìn)

事實(shí)證明，單純地依靠績(jī)效考核并不能有效規(guī)范與激勵(lì)檔案管理工作，這也是其流于形式的根本原因。對(duì)此，高校應(yīng)將檔案績(jī)效管理與其他管理環(huán)節(jié)有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，獎(jiǎng)罰并進(jìn)，通過(guò)強(qiáng)硬而又不失人文的手段，引導(dǎo)員工強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，激勵(lì)他們自覺(jué)做好本職工作。簡(jiǎn)單來(lái)講，高校應(yīng)將檔案管理績(jī)效考核與獎(jiǎng)懲機(jī)制緊密結(jié)合在一起，并據(jù)此結(jié)果確定員工薪酬、獎(jiǎng)金、晉升或降級(jí)等標(biāo)準(zhǔn)。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，很多行業(yè)的工作性質(zhì)不同，這就決定了其差異化的績(jī)效與薪酬權(quán)重比。目前，雖然我國(guó)訂立了統(tǒng)一的教師工資待遇標(biāo)準(zhǔn)，但是高校都用獎(jiǎng)懲自由權(quán)，也建立了獨(dú)立的薪酬體系。高校應(yīng)賦予檔案管理部門(mén)一定的薪酬、資源自主決定權(quán)，由其根據(jù)內(nèi)部考核結(jié)果，給予相應(yīng)員工適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)或處罰，保證考核工作的公平性、公開(kāi)性以及公正性。值得提出的是，獎(jiǎng)罰并進(jìn)并非單獨(dú)的針對(duì)某個(gè)人，而是包括對(duì)部門(mén)和個(gè)人的雙向考核。高校相關(guān)管理職能部門(mén)，需要對(duì)檔案部門(mén)工作作出客觀的評(píng)述和總結(jié)，指出其中不足，并作出相應(yīng)處置。

3 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，高校構(gòu)建檔案管理績(jī)效體系十分重要和必要。由于個(gè)人能力有限，本文作出的研究可能存在不足之處。因此，作者希望更多學(xué)者關(guān)注此項(xiàng)研究，客觀總結(jié)高校檔案績(jī)效管理現(xiàn)狀，并深刻指出其中存在的問(wèn)題，進(jìn)而有針對(duì)性地提出更多改進(jìn)意見(jiàn)，促進(jìn)高校檔案管理績(jī)效體系構(gòu)建與完善。

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作者單位

吉林工商學(xué)院 吉林省長(zhǎng)春市 130507