楊玲
摘 要:在企業(yè)發(fā)展過程中,檔案是一種十分重要的知識資源,是與企業(yè)同步發(fā)展的重要無形資產(chǎn)。如果企業(yè)要做出正確的決策,就需要可靠的檔案作為依據(jù)。因此,企業(yè)檔案管理是企業(yè)日常運營過程中的重要部分。在當前知識管理背景下,顯然傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式已經(jīng)滿足不了實際需求,這就需要企業(yè)改善并創(chuàng)新檔案管理模式?;诖?,本文對知識管理背景下的企業(yè)檔案管理模式進行了分析,并提出了完善建議,以供參考。
關(guān)鍵詞:知識管理;檔案管理;模式
1 知識管理在企業(yè)檔案管理當中的作用
知識管理是一種新興的管理理念,其主要管理對象為知識,目標則是運用知識。知識管理涉及企業(yè)的方方面面,包括人員、技術(shù)、市場、企業(yè)戰(zhàn)略等。通過知識管理將這些要素充分聯(lián)系起來,并使之協(xié)調(diào)化運作,共同為企業(yè)服務(wù)。從本質(zhì)上來看,知識管理的核心目標還是讓企業(yè)能夠不斷增強自身的競爭力,利用知識管理對各類信息、知識進行整合、加工及提煉并共享,在創(chuàng)新知識的同時,也讓其實現(xiàn)增值,使其能夠充分發(fā)揮價值,進而提高企業(yè)整體的創(chuàng)造能力[1]。對于企業(yè)檔案管理而言,將知識管理運用其中,可進一步挖掘出檔案的潛在價值。一方面,通過知識管理能夠?qū)n案管理業(yè)務(wù)流程進行優(yōu)化。這種優(yōu)化進一步強化了檔案為企業(yè)各項業(yè)務(wù)的服務(wù)功能,有利于提升企業(yè)整體運營效率。另一方面,知識管理能夠讓檔案管理職能得到完善。在知識管理背景下,檔案管理職能也在不斷發(fā)生變化,企業(yè)需要改變檔案管理模式才能應(yīng)對這種變化。換句話說,知識管理刺激了企業(yè)檔案管理的轉(zhuǎn)型,使其從傳統(tǒng)的實體管理逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閮?nèi)容管理。這對于檔案知識開發(fā)利用具有強化作用,能夠促進檔案知識資源共享。
2 目前企業(yè)檔案管理存在的問題
盡管很多企業(yè)的檔案管理水平較以往有所提升,但在部分環(huán)節(jié)上還是存在一定問題,與當前知識管理的要求并不契合,主要表現(xiàn)為以下幾個方面[2-3]:(1)企業(yè)檔案管理理念滯后。知識管理不但是一種管理技術(shù),也是一種理念。知識管理盡管需要信息技術(shù)作為支撐,但也不可能完全依靠信息技術(shù),其參與主體還是人。因此,要將知識管理與檔案管理關(guān)聯(lián)起來,相關(guān)人員就必須具備良好的知識管理意識。然而,很多企業(yè)大部分員工,甚至是領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理重視程度并不夠,未能意識到檔案是企業(yè)的重要信息資源。在檔案管理上,還是以紙質(zhì)形式為主,未能將電子檔案融入至檔案管理工作中,使得檔案管理的成效受到了制約。還有一些企業(yè)盡管已經(jīng)實施了電子化檔案信息管理,但檔案信息化建設(shè)較為盲目,忽視了檔案信息開發(fā)利用,未能將檔案信息價值充分發(fā)揮出來。(2)企業(yè)檔案信息缺乏系統(tǒng)性管理。很多企業(yè)在檔案管理過程中,依然采取的是分散管理的方式,并未將各部門、各機構(gòu)檔案信息進行整合,未能形成統(tǒng)一化管理。同時,檔案信息未與其他信息共享,制約了檔案信息的實際效用。在市場不斷發(fā)展的過程中,出現(xiàn)了很多企業(yè)重組或合并從而形成了一些大型企業(yè)集團。集團下屬公司或分公司從自身利益出發(fā),不會完全將檔案移交給集團公司,使得檔案管理出現(xiàn)漏洞。另外,部分企業(yè)缺乏一套健全、科學的檔案管理制度來規(guī)范檔案管理,使得檔案管理工作隨意性較大。(3)檔案管理硬件設(shè)施落后。由于檔案管理硬件投入不足,檔案管理工作受到了一定程度的制約。檔案室設(shè)計不夠規(guī)范、功能單一、缺乏信息資源開發(fā)能力、計算機設(shè)施不夠到位、未構(gòu)建出統(tǒng)一化的檔案信息管理平臺等問題都制約了檔案管理的成效,影響了檔案服務(wù)的質(zhì)量與效率。
3 基于知識管理的企業(yè)檔案管理模式構(gòu)建分析
基于知識管理的企業(yè)檔案管理模式,其核心目標在于讓檔案知識信息化、資源化,將其轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)經(jīng)營真正意義上的重要資源。具體來說,就是將數(shù)據(jù)型檔案資料視作歷史資料信息,并以信息管理的方式對這些信息進行合理分類、整合,構(gòu)建出檔案信息庫,以供查詢。同時,要將信息型檔案視為知識型文檔,并根據(jù)知識資源結(jié)構(gòu)對其進行歸類,用以共享。對已經(jīng)形成的知識型文檔進行優(yōu)化處理,從而構(gòu)建出標準化模板,讓知識型文檔處理流程規(guī)范化,使之轉(zhuǎn)變?yōu)橹R資源[4]。
知識管理背景下,檔案信息資源被視為一種典型的知識資源。上述目標,結(jié)合企業(yè)實際情況,構(gòu)建出一個知識資源管理系統(tǒng)。企業(yè)內(nèi)部要設(shè)立知識資源管理中心,主要負責知識資源管理系統(tǒng)維護及操作。在此基礎(chǔ)上,構(gòu)建出知識資源管理團隊,并將團隊人員安插到各個部門,以便對各部門檔案信息資料進行收集、匯總、反饋等,從而響應(yīng)知識資源管理中心,使得知識資源管理能夠與檔案管理充分關(guān)聯(lián)起來。與此同時,還要建立配套的制度,主要包括知識資源收集制度、內(nèi)容建設(shè)制度、管理組織制度、安全訪問權(quán)限制度等。同時,實現(xiàn)檔案知識資源管理,必然離不開相關(guān)技術(shù)支持。在整個系統(tǒng)的構(gòu)建過程中,要充分利用到計算機技術(shù)、信息貯存技術(shù)、通訊技術(shù)、安全技術(shù)及數(shù)據(jù)庫技術(shù)等[5]。除了技術(shù)、制度支持外,還需要一定的資金投入及人才支持。企業(yè)內(nèi)部要具備知識資源管理系統(tǒng)分析及設(shè)計人員、系統(tǒng)維護及管理專家等,這樣才能保證系統(tǒng)穩(wěn)定運營,讓檔案管理服務(wù)質(zhì)量及效率得以提升。
4 進一步促進企業(yè)檔案管理的有效建議
要實現(xiàn)基于知識管理的企業(yè)檔案管理,還需要對以下方面工作進行完善:
4.1 優(yōu)化工作方法
在檔案管理優(yōu)化過程中,要意識到創(chuàng)新的重要性。在一些細節(jié)上進行小的創(chuàng)造或革新,往往能夠取得意想不到的效果。對于現(xiàn)代化企業(yè)而言,要實現(xiàn)高效的檔案管理,必然要擺脫傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式,并將計算機管理技術(shù)融入至檔案管理當中。以信息、網(wǎng)絡(luò)、計算機為基礎(chǔ),并以知識管理理念為導(dǎo)向,真正意義上實現(xiàn)檔案信息交流、共享,并加強檔案信息資源開發(fā)。通過分析軟件,對信息數(shù)據(jù)進行整合,使之成為有用的數(shù)據(jù)流,以此來挖掘出其所蘊含的潛在價值,讓檔案信息產(chǎn)生效益。
4.2 加強數(shù)字化建設(shè)
首先,企業(yè)檔案部門要進一步拓展知識收集,包括內(nèi)部檔案資料收集、外部資料信息收集及客戶信息收集。通過信息收集、分類整合、分析,并將其納入數(shù)據(jù)庫,作為企業(yè)重要的知識管理資源。其次,要將檔案信息進行精密化加工,讓零散的信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)化、統(tǒng)一化,使之能夠轉(zhuǎn)變?yōu)橹R成果,以此作為技術(shù)進步的基礎(chǔ)。另外,要在企業(yè)內(nèi)部及外部形成縱向聯(lián)系與橫向聯(lián)系,行業(yè)之內(nèi)能夠建立互通檔案信息渠道,形成互補,從單一信息向多元化方向發(fā)展。
4.3 完善統(tǒng)籌協(xié)作
基于知識管理的檔案管理,應(yīng)充分考慮知識要素的流動性,保證管理工程中不會出現(xiàn)明顯的分工斷層,這就需要相關(guān)人員完善統(tǒng)籌協(xié)作,形成團隊合力。不僅企業(yè)內(nèi)部要加強協(xié)作,企業(yè)外部也要構(gòu)建起良好的協(xié)作關(guān)系,實現(xiàn)行業(yè)合作、區(qū)域合作,讓檔案信息管理層次不斷提升,形成一個公共化的檔案知識資源管理平臺。
5 結(jié)語
知識管理能夠促進檔案知識信息化,有利于實現(xiàn)檔案智能化服務(wù),讓檔案管理效率及質(zhì)量得到提升。在檔案管理完善的過程中,要注重信息交流及信息共享,形成一條完整的信息鏈,以此來提升檔案信息利用效率,使之能夠創(chuàng)造出更多的價值。
參考文獻
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[4]秦偉強.知識管理背景下的企業(yè)檔案信息化建設(shè)探討[J].現(xiàn)代商業(yè),2013(02):71-72.