高桂玲

（洛陽(yáng)市住房保障和房產(chǎn)管理局，河南 洛陽(yáng) 471000）

關(guān)于房產(chǎn)檔案信息化管理的幾點(diǎn)探討

高桂玲

（洛陽(yáng)市住房保障和房產(chǎn)管理局，河南 洛陽(yáng) 471000）

現(xiàn)代社會(huì)和科技技術(shù)的迅速發(fā)展，促使房產(chǎn)檔案管理必須跟上社會(huì)進(jìn)步的步伐，以專業(yè)化、信息化的管理方式為現(xiàn)代城市的建設(shè)和發(fā)展提供完善的服務(wù)。根據(jù)我國(guó)房地產(chǎn)近幾年發(fā)展的現(xiàn)狀來(lái)看，不斷加快的城市擴(kuò)建和改建以及不斷增加的城市房產(chǎn)交易，致使房產(chǎn)檔案管理的工作量也日趨繁重。為了使房產(chǎn)檔案管理的質(zhì)量得到有效保障，房產(chǎn)檔案管理工作的變革和創(chuàng)新迫在眉睫。

1 ?推動(dòng)房產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，建立房產(chǎn)檔案信息歸集系統(tǒng)

房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和前提是房產(chǎn)檔案的數(shù)字化建設(shè)。把房產(chǎn)檔案資料和信息進(jìn)行數(shù)字化處理，然后通過(guò)計(jì)算機(jī)的檢索功能將其整合編輯，這樣就可以把房產(chǎn)資料信息中的每個(gè)組成要素如產(chǎn)權(quán)人的姓名、房屋面積和地址等分別作為檢索點(diǎn)，同時(shí)生成檢索工具，這種計(jì)算機(jī)自動(dòng)化檢索在很大程度上提高了檢索的工作效率，為檔案資料利用者的信息查詢提供了便捷的服務(wù)。

為了能夠全面、準(zhǔn)確地收集房產(chǎn)信息和資料，應(yīng)使在房產(chǎn)交易過(guò)程中產(chǎn)生的全部相關(guān)信息和資料自動(dòng)歸集到房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)中，并將檔案信息以文本的形式保存起來(lái)，從而實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)與房產(chǎn)交易系統(tǒng)的有效結(jié)合。此外，房產(chǎn)檔案信息管理部門(mén)還可以將房產(chǎn)信息資料處理成圖像，然后將其歸集到房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)中，圖像信息的形成可以利用掃描儀或數(shù)碼照相機(jī)等技術(shù)設(shè)備進(jìn)行。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中錄入原始數(shù)據(jù)之后，通過(guò)計(jì)算機(jī)的檢索、分類(lèi)、組合等功能將收集的房產(chǎn)檔案資料整理成數(shù)據(jù)庫(kù)。

2 ?完善房地產(chǎn)檔案的信息歸集和查詢，實(shí)現(xiàn)物理件和電子件的協(xié)同發(fā)展

為了確保房地產(chǎn)信息的全面和準(zhǔn)確，就要將房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)與房產(chǎn)交易系統(tǒng)有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，一方面將房產(chǎn)交易過(guò)程中產(chǎn)生的房屋產(chǎn)權(quán)信息自動(dòng)歸入房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)形成文本信息加以保存；另一方面利用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等先進(jìn)設(shè)備將有關(guān)資料加以處理成圖像信息方式歸集到房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)中進(jìn)行管理；原始檔案數(shù)據(jù)進(jìn)入計(jì)算機(jī)后再利用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的分類(lèi)、組合、檢索、調(diào)閱、復(fù)制等功能建立起完整準(zhǔn)確的房地產(chǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)。要充分利用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的檢索功能，將房屋的坐落、產(chǎn)權(quán)人的姓名、房屋的面積、交易的時(shí)間、產(chǎn)權(quán)的狀況等房屋產(chǎn)權(quán)管理中的每一個(gè)要素都作為查詢點(diǎn)，從而減輕手工查詢的工作量，提高查詢工作效率，為廣大市民、部門(mén)提供高效的信息查詢服務(wù)。

3 ?努力推進(jìn)并實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理，建立健全全國(guó)統(tǒng)一的房地產(chǎn)檔案網(wǎng)絡(luò)

數(shù)字化緩解了檔案保護(hù)與利用的矛盾，提高了檔案的完整性和安全性，提高了辦事效率，方便了人民群眾。相應(yīng)的，房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)要對(duì)檔案開(kāi)放范圍和權(quán)限設(shè)立相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限，對(duì)于公眾可以開(kāi)放的房產(chǎn)檔案，公眾可以在公共網(wǎng)上自行查詢利用，而只可對(duì)內(nèi)部開(kāi)放的檔案，只能經(jīng)由房地產(chǎn)檔案人員通過(guò)內(nèi)部局域網(wǎng)進(jìn)行查詢利用。

我們房產(chǎn)交易工作要結(jié)合房地產(chǎn)管理部門(mén)的特點(diǎn)，制定并完善房產(chǎn)檔案管理制度，修訂本行業(yè)檔案崗位責(zé)任制，做到職責(zé)分明，層層把關(guān)，提高房產(chǎn)檔案的管理質(zhì)量，全面建立檔案一體化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)資源共享，使檔案管理工作系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，努力推進(jìn)并實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理，建立健全全國(guó)統(tǒng)一的房地產(chǎn)檔案網(wǎng)絡(luò)，并逐漸走向現(xiàn)代化與世界接軌。

4 ?開(kāi)發(fā)利用房地產(chǎn)檔案的信息資源

歸納起來(lái)主要有四種方式。一是宣傳開(kāi)放式。這是最客觀的開(kāi)放利用方式。利用報(bào)紙、電視等新聞媒介增強(qiáng)全社會(huì)的檔案意識(shí)，對(duì)房地產(chǎn)檔案實(shí)例進(jìn)行宣傳，通過(guò)舉辦房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)實(shí)務(wù)展覽，利用效益圖片展覽館藏內(nèi)容簡(jiǎn)介等，使房地產(chǎn)檔案讓社會(huì)知悉，擴(kuò)大房地產(chǎn)檔案人員的知名度，辦好房地產(chǎn)期刊。二是咨詢服務(wù)式。這是最通常的開(kāi)發(fā)利用方式。設(shè)立專門(mén)的房地產(chǎn)檔案室進(jìn)行房地產(chǎn)資料的借閱，由專門(mén)的房地產(chǎn)檔案人員負(fù)責(zé)接待查詢，為利用者提供較好條件，提供電子檔案在閱覽室查詢，采用多種檢查工具，多探索、多渠道用戶所需檔案。三是開(kāi)展編研。是對(duì)房地產(chǎn)檔案信息資源更深層的開(kāi)發(fā)利用。房地產(chǎn)檔案編研即是將館藏的房地產(chǎn)檔案資料按照一定的形式，進(jìn)行系統(tǒng)的加工和專門(mén)的匯集，使其更具有系統(tǒng)性和專業(yè)性。四是建立房地產(chǎn)檔案信息資源平臺(tái)，以網(wǎng)絡(luò)化的方式相互提供利用，在更大范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息的資源共享，這也是房地產(chǎn)檔案信息管理利用的發(fā)展趨勢(shì)。

5 ?建立檔案的雙套保存機(jī)制

檔案雙套制，是指一套簽署完整的，具有法律效用的紙質(zhì)檔案加一套光盤(pán)或磁盤(pán)為介質(zhì)的電子檔案。對(duì)房地產(chǎn)檔案進(jìn)行雙保險(xiǎn)的管理，這就是在用電子計(jì)算機(jī)保存房地產(chǎn)檔案的同時(shí)，還要做好紙張檔案儲(chǔ)存，這樣才能盡可能的保證房地產(chǎn)檔案的安全可靠。

既然雙套制有其存在的必要，那么，可以在載體形式上有一些變動(dòng)。因?yàn)榛鶎訂挝辉谝蠊獗P(pán)歸檔的時(shí)候一般是兩份，即正、副本歸檔制，這樣歸檔的目的是為了確保歸檔以后的檔案不會(huì)在被借出的時(shí)候被不遵守規(guī)定的人修改，等到圖紙技術(shù)文件同步鑒定保證了圖物一致以后，一套紙質(zhì)檔案與電子檔案同時(shí)就歸檔了。在對(duì)房地產(chǎn)檔案提供利用的過(guò)程中，只要是關(guān)于檔案的修改、閱讀、檢查等方面的都應(yīng)使用觸屏、電腦查看等科學(xué)技術(shù)，對(duì)外提供利用的電子文件應(yīng)為只讀文件。這樣也能避免房地產(chǎn)紙質(zhì)檔案過(guò)多的與外界環(huán)境接觸，保證檔案安全并提高紙質(zhì)檔案的壽命。

因此，房產(chǎn)檔案管理的創(chuàng)新需要房產(chǎn)檔案管理部門(mén)要對(duì)房產(chǎn)檔案管理建設(shè)進(jìn)行科學(xué)、系統(tǒng)的規(guī)劃，借助當(dāng)前信息科技的發(fā)展，利用先進(jìn)的科技手段，借鑒傳統(tǒng)的管理方式和經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)我國(guó)房產(chǎn)檔案管理事業(yè)的快速發(fā)展，全面提高管理服務(wù)水平。

2017-07-13