姚樹靜

【摘要】本文首先對高校檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀進行分析，查出存在的不足，進而提出如今環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)的目標系統(tǒng)；其次對網(wǎng)絡環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)進行可行性設計，功能設計和模塊設計；最后通過測試，檢驗系統(tǒng)設計的合理性和實際運行的效果。

【關鍵詞】網(wǎng)絡環(huán)境；高校檔案管理系統(tǒng)；網(wǎng)絡檔案管理

在當前新時代信息網(wǎng)絡環(huán)境下，隨著我國高等院校的擴招，辦學規(guī)模的不斷擴大，高校檔案管理也隨之變得復雜起來。原有的傳統(tǒng)意義上的檔案管理在如今環(huán)境下影響了檔案管理工作效率的提高。在這樣的情況下，經(jīng)過研究人員的大量調(diào)查研究、實驗測試，初步完成了網(wǎng)絡環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)。

一、當前我國高校檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀

目前，我國很多高校的信息檔案管理工作已經(jīng)實現(xiàn)了大數(shù)據(jù)檔案信息的數(shù)字化，在保存檔案、提升檔案利用率上有了很大的進步，然而，這些大多都是在使用獨立的數(shù)字化系統(tǒng)的基礎上實現(xiàn)的，并沒有與真正意義上的檔案管理系統(tǒng)相結(jié)合，這就顯示出在搜索查找檔案時出現(xiàn)了一定的限制?，F(xiàn)如今，依然有一部分高校還在使用上一代甚至是上幾代的檔案管理系統(tǒng)，相比網(wǎng)絡環(huán)境下其他信息系統(tǒng)的建設，檔案管理系統(tǒng)還存在很大的不足，其主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一是管理范圍不夠：大多數(shù)高校檔案管理系統(tǒng)對于檔案信息的管理只是涉及了目錄的管理，無法很好地對電子信息檔案文件進行有效的管理，歸檔功能實際上只是實現(xiàn)了單純的數(shù)據(jù)錄入。二是后期維護成本高：高校檔案管理系統(tǒng)大部分使用C/S模式的應用管理系統(tǒng)，需要安裝專用的客戶端應用軟件，對于軟件硬件環(huán)境的要求比較多，在很大程度上受限于操作系統(tǒng)的版本，用戶計算機一旦出現(xiàn)軟件硬件故障，就可能需要重新安裝操作系統(tǒng)，這樣大量的維護工作和時間成本都比較高。除了以上的不足之處外，有些高校檔案管理系統(tǒng)還存在權限沖突問題、檢索功能不足等一系列的問題，這些都需要我們在設計高校檔案管理系統(tǒng)時重點注意。

二、網(wǎng)絡環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)的設計

在具體的設計中，設計方法現(xiàn)如今主要采用的是面向?qū)ο蠛兔嫦蜻^程相結(jié)合的方法。首先，將系統(tǒng)功能分解為有某種聯(lián)系的不同的組成功能模塊；其次，具體對不同的功能模塊都采用面向?qū)ο蟮脑O計方法，以數(shù)據(jù)為中心進行程序設計。

（一）功能模塊劃分。高校檔案管理系統(tǒng)設計過程中，一般采用“上下結(jié)合、分級編制、逐級匯總”的程序進行。最大限度地使數(shù)據(jù)和程序相對獨立，應用軟件檔案管理系統(tǒng)與計算機硬件相對獨立，這樣更有利于系統(tǒng)的擴充和檔案信息資料的共享，更便于系統(tǒng)的移植。通過分析，我們的設計理念是將網(wǎng)絡環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)劃分為以下幾個功能模塊：系統(tǒng)初始化、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、數(shù)據(jù)打印、借閱管理、成績交流、系統(tǒng)維護及幫助等功能。

（二）數(shù)據(jù)庫設計。高校檔案管理系統(tǒng)模塊劃分以后，需要將各種存放的數(shù)據(jù)類型進行分析分類，系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的結(jié)構形式需要轉(zhuǎn)換為適合于管理系統(tǒng)所依賴的計算機存儲的數(shù)據(jù)結(jié)構，這就是通常所說的數(shù)據(jù)庫設計。數(shù)據(jù)庫設計是整個管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理成功的關鍵。在整個數(shù)據(jù)庫設計中，既要遵循數(shù)據(jù)庫設計的原則，又要考慮數(shù)據(jù)庫需要的數(shù)據(jù)處理平臺，還要重點保證數(shù)據(jù)庫的安全性。由于檔案管理中的大量數(shù)據(jù)存放于數(shù)據(jù)庫中，在網(wǎng)絡環(huán)境下數(shù)據(jù)庫是許多用戶直接共享信息資源，所以安全性問題尤為重要。

三、網(wǎng)絡環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)的實現(xiàn)

在系統(tǒng)測試階段，各個高校應該根據(jù)自身的實際情況、獨特的系統(tǒng)要求來制定系統(tǒng)數(shù)據(jù)結(jié)構，這種情況下高校可以制定具有自身特色的適合自身需要的檔案管理系統(tǒng)，其中包括對目錄格式的編輯和報表的打印。檔案的分類要在國家對檔案分類要求的原則之下有序地完成。檔案管理系統(tǒng)要支持多媒體對數(shù)據(jù)的管理以及對數(shù)據(jù)的存儲，例如各類電子文檔的存儲，圖像數(shù)據(jù)的壓縮處理與存儲等。網(wǎng)絡環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)的功能，有以下特點：第一，檔案管理系統(tǒng)必須要符合高校檔案管理的流程，符合信息輸入輸出要求的多樣性，系統(tǒng)用戶界面要清晰。第二，用戶要采用的模式是分級管理，設置訪問權限，以保證數(shù)據(jù)庫的安全。第三，檔案信息數(shù)據(jù)查詢要有多樣性，因為數(shù)據(jù)分類的多樣性，要求系統(tǒng)的輸入輸出具有靈活性，這樣有利于保證系統(tǒng)管理的正常有序運行。第四，要定期對檔案管理系統(tǒng)進行維護，隨時查看系統(tǒng)的運行情況，保證系統(tǒng)能有效地為我們使用。

四、結(jié)語

在當前網(wǎng)絡環(huán)境下，采用高效檔案管理系統(tǒng)對檔案信息進行管理，一方面可以進一步提高工作效率，另一方面也可以實現(xiàn)檔案的長久保存、統(tǒng)計和查詢，有利于發(fā)現(xiàn)檔案信息中有價值的信息，有利于為重大決策提供數(shù)據(jù)支持。在網(wǎng)絡環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)的實現(xiàn)會為我國高校檔案管理水平的提高作出貢獻。

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