劉晴晴

(武警后勤學(xué)院院務(wù)部財務(wù)軍需處，天津　300309)

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基于信息化背景下的工資流程輸入控制方法

劉晴晴

(武警后勤學(xué)院院務(wù)部財務(wù)軍需處，天津300309)

在企業(yè)會計信息系統(tǒng)中，工資流程作為其關(guān)鍵的一部分，發(fā)揮著重要的作用。在重新組合業(yè)務(wù)流程后的工資支付系統(tǒng)已歸屬于人力資源管理系統(tǒng)中，在COBIT背景下，輸入控制作為企業(yè)會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制中主要環(huán)節(jié)，應(yīng)對其高度重視?；诖?，本文深入研究了信息化背景下控制工資流入輸入的方法，希望能夠促進我國各大企業(yè)的健康有序發(fā)展。

信息化；工資流程；輸入控制

工資流程作為企業(yè)會計信息系統(tǒng)重要的一部分，直接影響著企業(yè)的整體運作水平。工資支付是一種常用的系統(tǒng)，此系統(tǒng)可以處理常規(guī)應(yīng)收款項和付款系統(tǒng)，但實際處理中，工資支付系統(tǒng)有很多問題?；诖?，本文分析了在信息化的今天，控制工資流程輸入的主要方法，希望能夠完善企業(yè)會計信息系統(tǒng)。

1.企業(yè)工資流程內(nèi)部控制的不足

1.1 工資支付業(yè)務(wù)的問題

無論哪種類型的企業(yè)，都需要設(shè)計出與供貨商需求相符的付款程序。在工資支付程序中，由于員工級別不一樣，工資支付程序也有所有不同。比如：各員工間會按照月份、工齡等計算工資，在支付工資程序中，還要有相應(yīng)的會計分錄，方便記錄扣款、罰款狀況。但在采購交易過程中，付款程序并不需要這些處理會計分錄的程序。因此，通用付款系統(tǒng)與工資支付系統(tǒng)是有區(qū)別的。在發(fā)放員工工資中，應(yīng)對其控制，在合并利用采購業(yè)務(wù)和工資支票時，舞弊工資支付現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)展。通過有關(guān)研究調(diào)查表明，在處理連續(xù)的交易時，應(yīng)采用通用付款程序系統(tǒng)。一般狀況下，都是定期支付工資的，大多數(shù)企業(yè)都是30天支付一次工資。這種周期性的付款，將此過程中與通用付款系統(tǒng)相結(jié)合，難免會出現(xiàn)高負(fù)荷。也正是由于工資系統(tǒng)運行并不是持續(xù)的，而是有規(guī)律的，因此工資系統(tǒng)更適宜利用批處理形式、順序文件。在信息時代的今天，輸入控制對于推動企業(yè)穩(wěn)定有序發(fā)展起到了重要的作用，無論在哪個環(huán)節(jié)中，出現(xiàn)信息輸入錯誤，都會影響著企業(yè)工作的正常進行，因此有必要充分解決好工資支付業(yè)務(wù)中存在的問題，唯有將這些問題很好的解決，才能完善企業(yè)工資流程內(nèi)部控制，推動企業(yè)的良好有序發(fā)展。

1.2 工資支付子系統(tǒng)的不足

在業(yè)務(wù)組合流程后的工資支付系統(tǒng)中，此系統(tǒng)隸屬于人力資源管理系統(tǒng)管理，此系統(tǒng)中收集、處理與員工有關(guān)的信息，包括員工關(guān)系、工資率、扣款、工資單等信息，但這些信息都是動態(tài)的，因此，人力資源管理系統(tǒng)應(yīng)支持實時訪問，在員工某項信息更改時能夠及時記錄。采購付款系統(tǒng)同工資支付系統(tǒng)的功能類似，但也有區(qū)別。在工資支付系統(tǒng)中，許多操作都需要實時進行，存儲的工資數(shù)據(jù)可以通過訪問文件來實現(xiàn)，操作部門只需利用聯(lián)網(wǎng)技術(shù)就可以實現(xiàn)傳輸任務(wù)和數(shù)據(jù)。在信息化環(huán)境的大背景下，許多國際公司主要以COBIT為內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)框架。COBIT也就是信息及相關(guān)技術(shù)控制目標(biāo)。一般情況下，公司的內(nèi)部控制可分為兩類，一類是應(yīng)用控制，另一類是一般控制。這里的內(nèi)部控制主要指的是會計信息系統(tǒng)。應(yīng)用控制又可具體的化分為輸出控制、處理控制以及輸入控制3個控制環(huán)節(jié)，這三個控制環(huán)節(jié)所發(fā)揮的作用都是不同的，所實現(xiàn)的功能也是有很大的差異，但這三個控制環(huán)節(jié)是互輔互成、缺一不可的。

2.輸入控制的對策

2.1 錄入編輯的控制

運用考勤卡數(shù)據(jù)實時工資支付系統(tǒng)中，在錄入中一旦出現(xiàn)錯誤，在第一時間內(nèi)就會被發(fā)現(xiàn)，這種方法能夠最大限度上降低錄入數(shù)據(jù)的錯誤率。如：在工作者錄入員工編號后，在員工文件中，系統(tǒng)將員工一些基本信息自動檢測出。在檢查錄入信息時是否有空白處，通常都會使用數(shù)據(jù)遺漏檢查技術(shù)，如果在發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)值有空白處，內(nèi)控系統(tǒng)會自動判定輸入不準(zhǔn)確，拒絕接收。如：某個公司明確規(guī)定出員工每一周工作時間最多為42個小時，在錄入周工時字段時輸入了45，內(nèi)控檢驗程序會自動發(fā)出警告。檢查接收輸入數(shù)據(jù)閾值中，會應(yīng)用范圍檢查，其主要功能為檢查信息是否有小數(shù)點移位錯誤。比如：某企業(yè)明確規(guī)定出每一小時工資范圍在20-180元，內(nèi)控檢測程序在對檢測工資單上對應(yīng)字段值中，檢測是否員工工資是否符合具體規(guī)定。有效合理性的檢查程序通常適用在輸入字段值與接收值的對比。測試錄入編輯控制程序邏輯作為一項很關(guān)鍵的工作，審計工作者能夠決定出是否要憑借于其他補償性控制來保障減少所需的測試環(huán)節(jié)。如：在開發(fā)、維護測試系統(tǒng)中，審計工作者可以對原始程序的設(shè)計、測試的控制等進行檢查。此項工作的進行可幫助審計工作者判定出程序出現(xiàn)錯誤之處，進而減少測試的工作量。但是，雖然開發(fā)和維護系統(tǒng)控制水平較低，但是審計工作者結(jié)合自身多年工作經(jīng)驗，認(rèn)為數(shù)據(jù)編輯控制測試尤為有效合理。出現(xiàn)這種情況，究其原因在于計算機重復(fù)操作根本不會出現(xiàn)錯誤，而人工重復(fù)操作很容易出現(xiàn)錯誤。在這樣的狀況下，內(nèi)部控制測試中集成測試框架(ITF)能夠讓設(shè)計工作者實施明確的、高效的校驗邏輯測試。這就要求工作人員要明確了解所有校驗程序，并構(gòu)建起一套完整的測試交易。分析測試結(jié)果我們就可以了解到哪些錯誤是可以繞過校驗程序且不會被發(fā)現(xiàn)。這份測試結(jié)果分析報告為審計人員提供了可靠的依據(jù)。審計人員由此可以確定實質(zhì)性測試的范圍，時間安排以及性質(zhì)。還有一種方法，可與之相媲美，那就是黑箱法。此法主要是通過檢查錯誤日志和錯誤清單來為審計人員提供可靠依據(jù)。數(shù)據(jù)的輸入、改進、重新輸入的過程都將記錄在錯誤日志和錯誤清單上。雖然，錯誤日志和清單不能全面的反映未經(jīng)發(fā)現(xiàn)的錯誤，但在某種程度上，也為審計人員提供了一定的指導(dǎo)，對于后續(xù)的實質(zhì)性測試也是很有意義的，為后續(xù)實質(zhì)性測試工作的開展奠定堅實的基礎(chǔ)，但隨著信息化進程的夾具，應(yīng)對錯誤日志和清單進行改進，實現(xiàn)發(fā)現(xiàn)所有錯誤的功能，這樣既能夠減輕工作者的工作任務(wù)，也為審計工作者進行審計工作提供出更加科學(xué)有效的數(shù)據(jù)，想要實現(xiàn)這一點，還需要有關(guān)工作者的不斷研究。

2.2 批控制的應(yīng)用

通常情況下，在管理錄入工資數(shù)據(jù)中，批控制得以普遍使用，受到了各公司員工一致認(rèn)可和追求。批控制實現(xiàn)了一次性錄入員工工資的功能，貫穿在處理數(shù)據(jù)的始終。在內(nèi)控系統(tǒng)中，一批記錄大約有120條，結(jié)合每批對比傳送單子中錄入的匯總信息，起到如下幾點保證作用：(1)處理所有已經(jīng)輸入數(shù)據(jù)；(2)輸入錯誤數(shù)據(jù)，被拒絕，對其進行處理。在運行中，相關(guān)因素影響批控制運行時，，將會多次處理記錄。批控制測試提供了在管理層中被判定高準(zhǔn)確性、高完整性的證據(jù)。審計工作者調(diào)查出現(xiàn)錯誤的狀況，并明確導(dǎo)致錯誤發(fā)生的原因，在了解錯誤出現(xiàn)的原因后，才能因地制宜的解決錯誤，避免此種錯誤的再次發(fā)生，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益，進而推動企業(yè)的可持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

2.3 員工控制的應(yīng)用

在錄入好員工信息后，人事部門將信息提交給支付工資部門。所涉及的文件對工作者每一小時扣除工資、職務(wù)分類、工資等級等進行改變。在減少核算工資錯誤次數(shù)上，員工授權(quán)信息扮演著不可替代的角色。為避免不懷好意的工作者提交考勤卡這一現(xiàn)象的發(fā)生，工資支付部門工作人員應(yīng)仔細核對考勤卡和未授權(quán)員工清單。在信息時代的今天，工資流程內(nèi)控程序負(fù)責(zé)核對每條出勤記錄，對不符合的出勤記錄應(yīng)實時拒絕，并發(fā)送警告信息，待高級領(lǐng)導(dǎo)介入后，展開實地的調(diào)查。完整的、準(zhǔn)確的將員工身份上交給支付工資的部門，并對員工授權(quán)過程實施監(jiān)督，在實地監(jiān)督中，必須要按照具體規(guī)定嚴(yán)格進行，避免員工出現(xiàn)舞弊工資的情況，這種情況的出現(xiàn)很容易影響到公司的整體發(fā)展。利用ITF方法，審計工作人員可以對員工身份的真實性進行評估。測試過程中應(yīng)建立虛擬的員工出勤文件，但這一文件必須是授權(quán)過的，出勤文件中包括兩項紀(jì)錄，即：符合條件人員的記錄、不符合條件人員的記錄。同時，員工基本數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性尤為關(guān)鍵，即便已經(jīng)授權(quán)的員工文件是沒有任何效用的，第一時間準(zhǔn)確運轉(zhuǎn)的工資支付程序，并不能驗證公司工資的發(fā)放。

2.4 GDIS的應(yīng)用

為了可以提高校驗程序輸入率，GDIS輸入系統(tǒng)被我國很多大型公司所使用，此系統(tǒng)由集中校驗?zāi)K、錯誤報告、錯誤報告和錯誤文件等部分組成。交易日志是對全部通過校驗的交易的長久的GDIS結(jié)合各個用戶的實際需求，設(shè)置出相應(yīng)的使用參數(shù)。如：在檢查工時工資標(biāo)準(zhǔn)時，錄入?yún)?shù)值為“8-160”。有的大型企業(yè)在輸入一些數(shù)據(jù)中，會有比較特殊的數(shù)據(jù)，此時需要輸入系統(tǒng)應(yīng)非常靈活，允許用戶可以個別定義以及二次開發(fā)特殊校驗程序。

3.結(jié)語

總而言之，在信息化環(huán)境下，輸入控制作為公司內(nèi)部控制的主要環(huán)節(jié)。一旦數(shù)據(jù)輸入錯誤，會影響著各環(huán)節(jié)工作的處理。因此，企業(yè)審計工作者應(yīng)時刻保持著高度的警惕，確保各種風(fēng)險都在控制之中，采用一系列的控制措施，進而降低錯誤的發(fā)生率，推動各大企業(yè)獲取到更多的經(jīng)濟效益和社會效益。

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