徐金婷

[摘 要]21世紀(jì)，人類的信息存儲(chǔ)與處理能力方面都面臨處理技術(shù)層面的突破，新的技術(shù)內(nèi)容不斷涌現(xiàn)。隨著物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，社會(huì)組織的海量信息衍生出巨大數(shù)據(jù)，進(jìn)而社會(huì)全面進(jìn)入到大數(shù)據(jù)時(shí)代。大數(shù)據(jù)的“4V”特征也使得檔案管理工作面臨諸多工作難點(diǎn)。因此文章重點(diǎn)就大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理展開(kāi)探討。

[關(guān)鍵詞]大數(shù)據(jù)時(shí)代；檔案管理；探討

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）25-0331-01

大數(shù)據(jù)的迅速發(fā)展對(duì)各行各業(yè)的數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)有效管理提出了新的要求，人們?cè)絹?lái)越意識(shí)到對(duì)大數(shù)據(jù)進(jìn)行有效管理的重要性。檔案行業(yè)的任務(wù)主要是保存社會(huì)檔案為以后翻閱提供依據(jù)，需要對(duì)原始資料進(jìn)行整理、記錄以及保管。在大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下，每天產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，給檔案工作者提出了更高的要求。所以，在大數(shù)據(jù)的背景下，如何實(shí)現(xiàn)檔案的有效管理已經(jīng)成為重要議題。

一、為何要引進(jìn)大數(shù)據(jù)檔案處理技術(shù)

“大數(shù)據(jù)時(shí)代”最早是由麥肯錫提出的，在這個(gè)時(shí)代背景下，各行各業(yè)對(duì)自身產(chǎn)生的所擁有的龐大數(shù)據(jù)都迫切的想要進(jìn)行有效的管理和利用，而檔案管理在每天產(chǎn)生的大量原始記錄和信息下，面對(duì)如此繁雜、沉重的工作，都感覺(jué)到任務(wù)的艱巨。在電子化信息的飛速增長(zhǎng)下，對(duì)傳統(tǒng)的電子檔案管理帶來(lái)極大的挑戰(zhàn)，如果，檔案管理者還是堅(jiān)持長(zhǎng)期按照傳統(tǒng)的電子檔案管理的方法對(duì)電子信息原件進(jìn)行挨個(gè)閱讀，那將是極大的困難且難以實(shí)現(xiàn)。如何對(duì)這些龐大的電子信息文件有效的分類，如何對(duì)這些電子信息文件進(jìn)行快速的檢索，如何將這些電子信息文件中的有些信息編取，對(duì)社會(huì)提供有效的利用，這些都迫切的需要大數(shù)據(jù)技術(shù)予以幫助。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理出現(xiàn)的問(wèn)題

（一）缺少專業(yè)數(shù)據(jù)處理人才

在當(dāng)前的檔案管理中，多數(shù)檔案管理工作者都是以傳統(tǒng)的方式去進(jìn)行檔案管理工作，而無(wú)法面對(duì)專業(yè)的數(shù)據(jù)處理工作，面對(duì)社會(huì)大數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢(shì)，擁有專業(yè)的數(shù)據(jù)處理統(tǒng)計(jì)能力人才，就顯得尤為重要，而只是簡(jiǎn)單的高新聘請(qǐng)引進(jìn)國(guó)外的數(shù)據(jù)處理專業(yè)人才，僅僅只是飲鴆止渴，對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理工作沒(méi)有長(zhǎng)遠(yuǎn)的影響，無(wú)法促進(jìn)檔案管理的科學(xué)發(fā)展。

（二）檔案管理信息缺少統(tǒng)一的管理及備份

在全國(guó)的各檔案室或者是檔案管理所，都只是對(duì)自身檔案的管理以及數(shù)據(jù)研究，未與全國(guó)其他的檔案部門(mén)進(jìn)行對(duì)檔案的統(tǒng)一管理以及統(tǒng)一備份研究。如果在科學(xué)的實(shí)驗(yàn)和科學(xué)的規(guī)劃下，實(shí)現(xiàn)全國(guó)檔案部門(mén)的信息統(tǒng)一管理，那么，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，對(duì)檔案進(jìn)行有效的數(shù)據(jù)處理統(tǒng)計(jì)，對(duì)這些信息的開(kāi)發(fā)利用，對(duì)社會(huì)將是很大的資源整合。

（三）檔案管理安全系統(tǒng)性能較差

在檔案數(shù)據(jù)安全管理方面，面對(duì)龐大的數(shù)據(jù)沒(méi)有專業(yè)的安全性能系統(tǒng)，隨著科學(xué)技術(shù)在現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，檔案數(shù)據(jù)信息極其容易丟失，甚至泄露，這對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息的整體資源整合的破壞是極大的，有時(shí)因?yàn)閿?shù)據(jù)難以修復(fù)、恢復(fù)，對(duì)大數(shù)據(jù)的利用帶來(lái)阻礙

（四）檔案管理理念和流程亟待改變

在大數(shù)據(jù)發(fā)展之前，檔案管理模式多是由檔案管理人員將檔案資料分門(mén)別類做好記錄，方便日后的查詢。但大數(shù)據(jù)的到來(lái)，信息量迅速增多，很多檔案信息是交叉的，若依舊采用原來(lái)的檔案管理模式對(duì)檔案進(jìn)行管理，便無(wú)法將大量的信息有規(guī)律的分門(mén)別類的存放好，同時(shí)，大數(shù)據(jù)背景下的許多信息無(wú)法利用傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行保存。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下如何促進(jìn)檔案的有效管理

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作之所以出現(xiàn)矛盾問(wèn)題，主要是適應(yīng)性方面的影響。不可否認(rèn)，大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下也為檔案管理工作帶來(lái)了一定便捷性，下面提出大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理工作難點(diǎn)解決途徑與發(fā)展策略。

（一）找準(zhǔn)檔案管理準(zhǔn)入與健全監(jiān)管制度

大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)于檔案管理工作而言，可謂機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存。為應(yīng)對(duì)檔案管理工作的難點(diǎn)，首要應(yīng)對(duì)的問(wèn)題則是找準(zhǔn)檔案管理準(zhǔn)入與健全監(jiān)管制度，解決由于管理觀念方面產(chǎn)生的工作難點(diǎn)。一方面，大數(shù)據(jù)時(shí)代產(chǎn)生的檔案管理信息呈現(xiàn)出多樣化、開(kāi)放化的特點(diǎn)，各類別的信息檔案都有其自身的顯著特征，管理過(guò)程所涉及的風(fēng)險(xiǎn)性也在逐漸增加。因此，檔案管理準(zhǔn)入制度的建設(shè)，需要增強(qiáng)對(duì)檔案信息與數(shù)據(jù)的保護(hù)工作，避免由于管理過(guò)程的疏漏所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)丟失、泄露等問(wèn)題，為檔案信息安全提供保障；另一方面，建立健全監(jiān)管制度。政府及相關(guān)部分應(yīng)該做好監(jiān)管工作，努力完善監(jiān)管制度，可通過(guò)追加投入或者特定方式引起各部門(mén)對(duì)檔案管理工作的重視程度，為現(xiàn)代檔案管理理念的初步形成提供保障。

（二）積極尋求與大數(shù)據(jù)公司或機(jī)構(gòu)的合作

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作重心已經(jīng)發(fā)生轉(zhuǎn)移，無(wú)論是檔案存儲(chǔ)還是在檔案管理模式上，都使得傳統(tǒng)檔案管理方法與管理工作出現(xiàn)不適應(yīng)現(xiàn)象，當(dāng)前檔案管理成效下降。為避免檔案管理工作的不良工作效果，需要積極尋求與大數(shù)據(jù)公司或結(jié)構(gòu)的合作，了解與掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)的特點(diǎn)與優(yōu)勢(shì)，最終實(shí)現(xiàn)與檔案管理工作的跨界融合。因此，檔案管理工作者應(yīng)該解放思想，打破傳統(tǒng)行業(yè)層面的限制性因素，基于大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢(shì)的基礎(chǔ)上開(kāi)發(fā)適合檔案管理工作的技術(shù)與工具。對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理資料的處理無(wú)法通過(guò)一臺(tái)計(jì)算機(jī)完成，需要采用分布式技術(shù)架構(gòu)，融合分布式處理、云存儲(chǔ)及虛擬技術(shù)等，最終將這些技術(shù)手段引入到檔案管理實(shí)際工作當(dāng)中。

（三）現(xiàn)代檔案管理工作人員基本素質(zhì)優(yōu)化

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作難點(diǎn)也具體表現(xiàn)在檔案管理工作人員與大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理方法之間的矛盾問(wèn)題。想要有效解決這一問(wèn)題，則應(yīng)該正確意識(shí)到檔案管理工作人員的自身價(jià)值，增強(qiáng)其基本素養(yǎng)。筆者認(rèn)為可從兩個(gè)方面入手：其一，檔案管理工作中向工作人員逐步滲透大數(shù)據(jù)知識(shí)與大數(shù)據(jù)技術(shù)為檔案管理工作帶來(lái)的便捷性，讓檔案管理工作人員能夠正確意識(shí)到大數(shù)據(jù)技術(shù)的價(jià)值與優(yōu)勢(shì)，從而為接受大數(shù)據(jù)技術(shù)與日常檔案管理工作的良好融合奠定基礎(chǔ)；其二，積極引進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)專業(yè)性人才，增強(qiáng)當(dāng)前檔案管理工作團(tuán)隊(duì)的整體素養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)相互學(xué)習(xí)、相互進(jìn)步。

（四）加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的安全性

在大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下，為檔案管理也帶來(lái)了很多便利，有利于工作效率的提高，降低檔案管理工作中所花費(fèi)的資金，但是同時(shí)有數(shù)據(jù)丟失的高風(fēng)險(xiǎn)性，而檔案十分重要。所以，必須要加強(qiáng)檔案管理工作的安全性，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。大數(shù)據(jù)的背景下，一張小小的內(nèi)存卡就能儲(chǔ)存大量的重要數(shù)據(jù)，但是，電腦病毒的侵入與內(nèi)存卡的損壞都會(huì)造成數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)，所以，檔案管理工作者要注意檔案保存的安全性。首先，檔案管理人員要具備檔案安全管理的安全意識(shí)，避免電腦病毒侵入存有檔案數(shù)據(jù)的電腦中。同時(shí)，政府要制定相關(guān)的政策，包括檔案管理的工作細(xì)則，規(guī)范檔案工作人員進(jìn)行存檔工作時(shí)的操作。

總之，“大數(shù)據(jù)”時(shí)代現(xiàn)在已經(jīng)是全球化的一種現(xiàn)象，滲透到各行各業(yè)的每個(gè)領(lǐng)域，在自身?yè)碛猩a(chǎn)龐大數(shù)據(jù)的檔案管理，多數(shù)還是簡(jiǎn)單的進(jìn)行著傳統(tǒng)的檔案管理工作，很少對(duì)檔案管理背后的數(shù)據(jù)進(jìn)行有效充分的利用，而且與大數(shù)據(jù)技術(shù)還未全面合作開(kāi)發(fā)。如今，社會(huì)現(xiàn)代化急速發(fā)展，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，改變?cè)械臋n案管理方式，充分發(fā)揮檔案管理的作用，對(duì)整合社會(huì)資源，促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)現(xiàn)代化發(fā)展有著重要作用。

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