夏海紅

摘要：電子檔案是時代發(fā)展的新型產(chǎn)物，它是通過計(jì)算機(jī)以及相關(guān)設(shè)備對社會人物活動信息事宜，具有保存價值的資料進(jìn)行儲存、處理等的電子機(jī)構(gòu)。在信息時代如何加強(qiáng)檔案的管理成為當(dāng)前急需解決的問題，本文主要是對信息時代檔案保密管理工作進(jìn)行分析和論述。

關(guān)鍵詞：信息時代；檔案管理；保密

一、引言

根據(jù)當(dāng)下形勢發(fā)展，針對我國信息電子政務(wù)的發(fā)展?fàn)顩r與趨勢，為更加恰當(dāng)?shù)奶幚砗梦覈Ｃ芄ぷ髦锌赡軙媾R的新情況，新問題，人大常委于2010年頒布了“保守國家秘密法”新法律，并在本年十月開始施行。在這樣一個信息發(fā)達(dá)的時代，國家機(jī)關(guān)和相關(guān)部門要切實(shí)的維護(hù)好國家利益和安全，有效利用國家保密法保護(hù)這些檔案安全，為國家的改革開放和現(xiàn)代社會主義社會建設(shè)保駕護(hù)航，是當(dāng)下必須考慮的問題。

二、電子檔案的優(yōu)越性

自從進(jìn)入電子信息化時代以來，電子檔案就以其便捷、快速的優(yōu)秀特點(diǎn)很快得到大眾的接受和認(rèn)可，并得到了快速發(fā)展。電子檔案的具體優(yōu)點(diǎn)可以分為以下幾點(diǎn)：

（1）增加了信息收集、利用效率的同時降低了相關(guān)工作人員的工作量，有緩解了工作人員的工作壓力。

（2）增加了檔案的系統(tǒng)質(zhì)量，檢索更加方便快捷，提高了工作人員的辦事效率。

（3）可以隨時查閱、修改以及增添相關(guān)所需文檔，有效解決了先前文件收集難，查找難以及分類復(fù)雜的問題。

（4）方便了檔案的管理，增加了信息利用效率。

三、信息時代檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案信息管理意識薄弱

對檔案管理的保密意識淡薄，在以前很長一段時間里，很多企業(yè)對檔案信息的管理都沒有足夠的重視，只是根據(jù)自身想法主觀的認(rèn)為，檔案信息只是一些普遍資料對公司發(fā)展沒有實(shí)際意義，只要做到檔案安全、保密就足夠，讓公司檔案束之高閣。并且在公司檔案的收集整理工作上沒有培訓(xùn)專業(yè)的人員，并且缺乏人手，讓公司檔案信息一直落后于市場，嚴(yán)重阻礙了公司檔案信息在公司發(fā)展中應(yīng)該起到的合理安排公司工作重點(diǎn)，資源的合理分配等積極作用的發(fā)揮。

（二）檔案信息錄入問題

到目前為止，企業(yè)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)信息化管理是一個逐步漸變的過程，在由紙質(zhì)檔案到電子檔案轉(zhuǎn)變過程中有著很大的錄制工作需要完成，不可避免的會出現(xiàn)各種未知的問題。首先，由于紙質(zhì)型檔案存在的形勢多樣，工作繁雜，對工作人員有極高的要求，仍然有很高的出錯率，讓檔案信息的準(zhǔn)確度和有效性都有極大的降低。再者，雖然目前科技進(jìn)步很快，各種掃描儀的出現(xiàn)為檔案錄制提供了便捷，加快了實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)化管理，但是也仍有工作人員由于大意，出現(xiàn)檔案信息漏掃、錯掃，造成檔案信息的漏頁、錯頁的情況時有發(fā)生。最后，檔案信息的繁雜狀況，造成系統(tǒng)管理的凌亂，造成空間極大的浪費(fèi)。

四、強(qiáng)化信息時代檔案保密工作的措施

（二）加強(qiáng)新形勢下電子檔案的保密管理

首先，嚴(yán)格區(qū)分機(jī)關(guān)檔案信息外網(wǎng)和檔案信息內(nèi)網(wǎng)。外網(wǎng)主要與互聯(lián)網(wǎng)相連接，負(fù)責(zé)檔案信息的發(fā)布和為公眾提供利用檔案信息的平臺；檔案信息內(nèi)網(wǎng)主要負(fù)責(zé)內(nèi)部各機(jī)關(guān)電子檔案的接收、傳輸、備份等內(nèi)容。

其次，提高技術(shù)防范能力，確保電子檔案安全。要真正做好電子檔案的加密保護(hù)必須做到以下幾點(diǎn)：（1）采取責(zé)任人具體到位原則，做到使用、管理以及負(fù)責(zé)都為同一人；（2）對管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，對于違規(guī)現(xiàn)象嚴(yán)肅處理。（3）使用國家規(guī)定計(jì)算機(jī)安全殺毒防火軟件，并及時升級更新。（4）對保密工作隨時檢測，完善防范漏洞。（5）對儲存介質(zhì)采用科學(xué)規(guī)范的程序進(jìn)行清點(diǎn)、登記以及銷毀等。

（二）提高檔案管理人員的素質(zhì)

機(jī)關(guān)檔案信息管理是一份技術(shù)工作，也是一份服務(wù)性的工作，人員的素養(yǎng)高低很大程度上決定檔案信息的安全程度。所以要提升檔案信息管理工作人員的全面素養(yǎng)，對其進(jìn)行全面的培訓(xùn)與指導(dǎo)。首先，要加強(qiáng)檔案信息管理人員的安全意識，時刻警醒檔案安全的重要性。再者，加強(qiáng)檔案管理工作人員的專業(yè)技能和管理技能，避免出現(xiàn)失誤或者錯誤操作，同時擁有抵抗檔案信息被盜的能力。最后，提升檔案信息管理工作人員的基本素質(zhì)和法律素養(yǎng)，嚴(yán)禁人為的進(jìn)行保密信息的泄漏。

（三）建立完善的保密機(jī)制

做好機(jī)關(guān)檔案信息的審核工作，一方面可以有效保護(hù)國家安全利益；另一方面可以最大限度的實(shí)現(xiàn)公民知情權(quán)的保護(hù)。國家相關(guān)部門應(yīng)及時快速的公開非機(jī)密檔案，增加檔案信息溝通渠道，建立健全信息交流平臺，例如：建立圖書館、博物館以及科技信息機(jī)構(gòu)等，并實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)同步一體化，讓群眾快速接收、了解這些檔案信息，并通過這些檔案信息合理的開發(fā)運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)社會快速發(fā)展。主要的制度措施如下：

（1）有效判定保密檔案保密等級。

（2）做好檔案保密范圍的詳細(xì)劃分。

（3）公開信息不會造成國家利益安全損失。

（4）及時對可公開的信息進(jìn)行公開。

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