楊楊

［摘要］ 幾十年來高校的畢業(yè)生學歷信息管理一直以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案材料為主，近幾年隨著計算機網(wǎng)絡(luò)的普及，數(shù)字化管理開始大范圍的運用于各個領(lǐng)域，越來越多的高校開始利用計算機進行學歷信息存儲管理。通過計算機進行學歷信息檢索不僅可以提高工作效率，還能從根本上對原始資料進行保護。

［關(guān)鍵詞］ 學歷信息；檔案；數(shù)字化

［中圖分類號］ G647 ［文獻標志碼］ A ［文章編號］ 1008-2549(2016) 11-0036-02

我國很多高校的辦學時間較長，積累的原始學歷信息資料很多，大部分高校都有專門的檔案管理部門，但由于很多高校存在辦學形式多元化、高校合并、高校拆分、遷址等情況，使得學歷信息資料數(shù)量大、類別復(fù)雜，再加上了解學校歷史的人越來越少，更加凸顯學歷信息資料的重要性。招生人數(shù)和畢業(yè)生人數(shù)持續(xù)激增，但管理人員卻始終保持人數(shù)未變已經(jīng)成為各高校普遍存在的現(xiàn)象。學歷信息是職稱評定、升學、出國留學的重要憑證，查閱學歷信息資料和辦理各種證明的人越來越多。傳統(tǒng)的學歷信息管理延續(xù)著分年份、資料類別等排序管理，出具證明材料需要管理人員對學生身份進行確認然后手工查詢，不僅需要大量人力更加浪費時間，對于異地學生辦理相關(guān)證明大大提高了時間和經(jīng)濟成本。

一學歷信息數(shù)字化平臺的開發(fā)

（一）學歷信息資料的收集歸檔

學歷信息資料的收集歸檔作為數(shù)字化開發(fā)的基礎(chǔ)，關(guān)系到整個數(shù)字化平臺今后是否能準確地使用。在近幾十年的辦學過程中學校積累下包括錄取三聯(lián)單、入學名冊、成績單、畢業(yè)生登記表等大量的學歷信息資料，由于時間久遠，這些資料保存難度大，因此在收集整理歸檔相關(guān)資料時，有必要邀請相關(guān)的專家及以往從事過學籍工作的教師參與。應(yīng)本著優(yōu)先搶救年限久遠的紙質(zhì)學歷信息資料，并且分批逐步將所有紙質(zhì)學歷信息資料進行掃描轉(zhuǎn)換成電子文件。然后將掃描文件進行索引錄入，完成數(shù)據(jù)對接，每個學生都生成一條索引數(shù)據(jù)，可根據(jù)學生姓名、學號、考生號、電子注冊號、身份證號等信息進行查詢。

在具體實施數(shù)字化時，嚴格按照《高等學校檔案管理辦法》有關(guān)要求制定電子檔案標準，規(guī)范電子文件格式，同時也要充分考慮與現(xiàn)有其他相關(guān)電子文件格式的統(tǒng)一及數(shù)據(jù)的共享，避免因重復(fù)建設(shè)造成的資源浪費。還要確保轉(zhuǎn)換過程要保證電子文件數(shù)據(jù)的系統(tǒng)性、完整性和準確性，由于學歷信息資料的特殊性，在資料的收集歸檔過程中，需要重視保密性及安全性。做好這項工作可以促進后續(xù)各環(huán)節(jié)良好地運行和協(xié)調(diào)發(fā)展，也是學歷信息數(shù)字化的重要基礎(chǔ)。

（二）學歷信息數(shù)字化平臺的開發(fā)過程

1技術(shù)支持，軟硬兼顧

學歷信息數(shù)字化平臺開發(fā)針對特定用戶，既要兼顧安全性又要利于發(fā)展，同時由于高校均有自己的教務(wù)管理平臺，學歷信息數(shù)字化平臺的開發(fā)還要考慮到未來有可能將兩個平臺甚至更多平臺資源進行整合。為了開發(fā)出符合學校自身特點的數(shù)字化平臺，在校專業(yè)技術(shù)人員中選擇適合的研發(fā)團隊，以方便學歷信息數(shù)字化的后續(xù)發(fā)展建設(shè)。平臺開發(fā)采用java技術(shù)的B/S結(jié)構(gòu)設(shè)計框架，Java語言具有功能強大和簡單易用兩個特征，同時兼具安全性、穩(wěn)健性、平臺獨立與可移植性、動態(tài)性等特點，符合學歷信息數(shù)字化平臺開發(fā)的要求。

學歷信息數(shù)據(jù)量較大、種類較多、部分具有保密性，為此在數(shù)據(jù)存儲時要考慮存儲空間的大小以及安全，同時需要配備專門的硬件設(shè)備，采用 B/S（瀏覽器/服務(wù)器）架構(gòu)以滿足數(shù)據(jù)量不斷增容擴充。b/s的最大優(yōu)點在于可以在任何地方進行操作而無需安裝任何專門的軟件，只要電腦能上網(wǎng)就可以使用，管理人員可以在B/S模式下的網(wǎng)絡(luò)端進行學歷信息的審核上傳操作，服務(wù)器端將滿足用戶對學歷信息的查詢、打印、申請協(xié)助、統(tǒng)計等工作。

2數(shù)據(jù)準確，確保質(zhì)量

學歷信息資源作為學歷信息數(shù)字化平臺開發(fā)的基礎(chǔ)，關(guān)系到今后數(shù)字化平臺是否能正常使用、準確運行，因此在上傳信息前要對其進行校對、審核和檢驗，以保證今后平臺的運行質(zhì)量。將現(xiàn)有的畢業(yè)生姓名、性別、學號、考生號、身份證號碼、電子注冊號等全部上傳平臺，確保每個學生的信息都能準確對接。在信息歸檔及上傳過程中，難免出現(xiàn)一些數(shù)據(jù)不準確、不完整現(xiàn)象，從而影響運行質(zhì)量。在信息不完整的情況下，可以進行上傳，平臺應(yīng)用時可采取模糊處理方法，但如果信息不準確絕對不可進入下一步驟的操作程序，待信息核實無誤后再進行后續(xù)操作。

3注意安全，多重保護

學歷信息具有高度保密性，關(guān)系到學生切身權(quán)益和學校名譽，要小心提防不法分子利用有關(guān)信息制假販假。加強設(shè)備和信息的安全保護，要安裝并及時更新殺毒軟件和防火墻，定期對數(shù)據(jù)進行備份，采取多重保護措施確保數(shù)字化信息即使遭遇攻擊破壞也能很快恢復(fù)工作。從源頭杜絕有安全隱患的信息流入，在信息的上傳過程中需要保證信息的機密性和可用性，提供隱私保護和信息恢復(fù)技術(shù)；在信息發(fā)布階段需要進行安全審核；在用戶使用階段，嚴格執(zhí)行身份核實準入制度，只有被確認身份的用戶才能夠在平臺進行相關(guān)操作。

4多重身份，便于管理

開發(fā)中要有管理員、操作員、學生等三層次用戶，學生可以使用有效證件登錄，等待管理員對其身份進行確認，確認信息后，學生可進行相關(guān)信息查詢下載打印等操作；操作員負責對信息進行上傳、修改、查詢等日常管理工作；管理員負責平臺的維護以及數(shù)據(jù)分析工作，管理員需為研發(fā)團隊的成員，保證后續(xù)信息資源更新。

5以人為本，重視實用

任何一個系統(tǒng)、平臺、軟件的開發(fā)都是以用戶需求為前提，學歷信息數(shù)字化平臺開發(fā)要堅持以學生為中心的服務(wù)理念，根據(jù)學生和具體操作員的需求提供有效、便捷的信息服務(wù)。在數(shù)字環(huán)境下，學生和具體操作員的需求是信息資源服務(wù)的風向標和指南。數(shù)字化平臺的建設(shè)是一個長期的過程，因此在開發(fā)過程中，要多聽取包括學生、具體操作員在內(nèi)的使用者的訴求，加強平臺開發(fā)人員與學歷信息管理人員的溝通。有必要時開發(fā)人員可以參與一段時間的學歷管理工作，以便能熟悉學歷信息管理的基本工作流程。具體操作員結(jié)合日常學歷信息查詢頻率、開具相關(guān)證明、易出現(xiàn)問題等經(jīng)驗，為平臺研發(fā)者開發(fā)平臺提供參考以便在開發(fā)過程中做到有錯誤及時更改。

二學歷信息數(shù)字化平臺的利用

促進學歷信息的充分利用是數(shù)字化平臺建設(shè)的根本目的。充分發(fā)揮好學歷信息數(shù)字化平臺的作用，提高資源的利用率，才能更好地服務(wù)于各項工作并有利于推動學籍工作的發(fā)展。學歷信息數(shù)字化平臺應(yīng)包括業(yè)務(wù)咨詢、申請受理、進度查詢、審核校驗等功能，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，實現(xiàn)學生足不出戶即可查詢、申請學歷信息等相關(guān)資料。

（一）學歷信息數(shù)字化平臺利用的特點

1學歷信息數(shù)字化平臺利用的共享性

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運行的數(shù)字化平臺，可以將平臺上的信息供有需要的人員共享使用，只要有網(wǎng)絡(luò)的計算機都可同時查詢信息，相同的信息資料再也不會出現(xiàn)只能一人獨享的局面，而是多人同時分享一份或者更多份信息資料。從根本上跨越地域限制，學生無需來到學校進行學歷信息的查詢，完全可以在平臺上進行自主操作，免去了舟車勞頓、奔波之苦。打破時間局限，學生再也不用受到只用工作日才能獲取學歷信息的時間限制，借助平臺可以實現(xiàn)隨時查詢到自己的學歷信息資料。

2學歷信息數(shù)字化平臺利用的重復(fù)性

數(shù)字化信息資料具有很好的重復(fù)性，重復(fù)利用不會使寶貴的學歷信息原始材料繼續(xù)老化、破損。一份數(shù)字化信息資料無論多少次被查詢、下載、打印都不會使其受到損害而減少信息使用壽命，只能讓它更好地發(fā)揮作用，為更多的使用者服務(wù)。

3學歷信息數(shù)字化平臺利用的靈活性

如果學生因信息不完整，不能查詢到相關(guān)信息，也可在平臺上上傳畢業(yè)證掃描件、身份證掃描件等申請協(xié)助查詢。操作員在平臺上看到協(xié)助查詢申請信息后進行查詢，整個受理過程學生可以在平臺進行跟蹤，操作員查詢結(jié)束后會將查詢結(jié)果反饋給學生。管理員可以定期利用計算機系統(tǒng)對平臺近期包括查詢、打印、下載、申請協(xié)助等所有操作進行統(tǒng)計分析，將結(jié)果轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)人員，為平臺的繼續(xù)升級建設(shè)提供有力依據(jù)。操作人員可以就統(tǒng)計分析結(jié)果提出增加平臺功能的要求，管理員根據(jù)要求按照一定的類別對數(shù)字化信息進行編輯，形成特定內(nèi)容的信息專輯，滿足操作人員和學生的各種需求。一份數(shù)字化信息不僅僅是一個整體，同時也是一個信息集合，其中的每條信息都可以被操作人員和學生靈活使用。

4學歷信息數(shù)字化平臺利用大大提高了工作效率

學歷信息資料在未進行數(shù)字化之前，如果學生需要查詢學歷相關(guān)資料，需要大量的人力翻閱大量的紙質(zhì)材料，費時費力，對于年限較遠的甚至會花幾小時的時間，工作效率極其低下。數(shù)字化平臺運行后，可以在極短的時間內(nèi)快速獲取想要的信息并且下載打印，對于操作人員來說，工作效率大幅提升；對于學生來說，查詢更加方便，使用更加便捷。

（二）加強學歷信息數(shù)字化平臺利用的措施

1加大學歷信息數(shù)字化平臺建設(shè)力度

學歷信息數(shù)字化平臺是對所有學歷信息資料進行存儲、處理、使用和維護的系統(tǒng)平臺。建設(shè)具有大容量、高速度、安全的數(shù)字化平臺，是開發(fā)利用信息資源的重要手段，要本著規(guī)范性原則、安全性原則、合法性原則，做好傳統(tǒng)學歷信息數(shù)字化工作，同時要加強對電子文件的收集、管理、使用。

2加強學歷信息數(shù)字化平臺網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

網(wǎng)絡(luò)建設(shè)是數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)，學歷信息數(shù)字化是實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的必然要求，信息化、網(wǎng)絡(luò)化是實現(xiàn)學歷信息數(shù)字化的發(fā)展方向。網(wǎng)絡(luò)的迅猛發(fā)展使得信息的傳播超越了時空的限制，因此，為了讓使用者更快更便捷的查詢到學歷信息，滿足各方面的需求，應(yīng)積極進行網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，提高學歷信息的傳播速度。

3提高管理人員素質(zhì)，建立穩(wěn)定的管理隊伍

數(shù)字化信息時代，信息服務(wù)工作在提供信息、用戶需求以及信息服務(wù)技術(shù)等方面對信息管理人員提出更高的要求。管理人員不僅要了解學歷信息管理方面專業(yè)知識，還要掌握一定的現(xiàn)代信息技術(shù)，同時也要兼顧其他領(lǐng)域的相關(guān)知識，因此管理人員的素質(zhì)高低直接影響數(shù)字化建設(shè)的成敗。對現(xiàn)有人員加強培訓(xùn)，引進相關(guān)人才，從而建立一支較為穩(wěn)定的管理隊伍，這是這項工作發(fā)展的必然要求。

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