吉林市地方海事局（132013） 翟 琳

吉林省運輸管理局（130021） 吳東風(fēng)

如何編寫檢測檢驗機構(gòu)質(zhì)量體系運行程序文件

吉林市地方海事局（132013） 翟 琳

吉林省運輸管理局（130021） 吳東風(fēng)

汽車綜合性能檢測站已列入計量認(rèn)證（CMA）管理的范圍，這就需要其按照檢測檢驗機構(gòu)管理辦法和評審準(zhǔn)則要求編寫檢測檢驗機構(gòu)質(zhì)量體系運行程序文件，在具體工作實際中依據(jù)準(zhǔn)則和管理辦法要求，充分、有效運行該文件，且該文件還是其內(nèi)審和管理評審的主要依據(jù)。在CMA評審工作中，筆者看到為數(shù)不少的汽車綜合性能檢測站還未能掌握檢測檢驗機構(gòu)質(zhì)量體系運行程序文件的編寫方法，每次CMA復(fù)評審或因管理要求發(fā)生變化后，都要請咨詢服務(wù)機構(gòu)來幫助編寫，而咨詢服務(wù)機構(gòu)并不了解檢測站的具體情況，編寫的程序文件往往與檢測站實際情況發(fā)生脫節(jié)。特別是國家質(zhì)檢總局和認(rèn)證認(rèn)可委員會對原有的實驗室管理進行了調(diào)整，將實驗室統(tǒng)一到檢測檢驗機構(gòu)，評審也由原來的19個基本要素改為“5+1”模式，這更加使許多汽車綜合性能檢測站面臨不會編寫檢測檢驗機構(gòu)質(zhì)量體系運行程序文件的實際問題。在此，筆者結(jié)合CMA評審準(zhǔn)則要求及汽車綜合性能檢測站的具體情況，就如何編寫檢測檢驗機構(gòu)質(zhì)量體系運行程序文件進行描述，以期能夠?qū)€還未能掌握檢測檢驗機構(gòu)質(zhì)量體系運行程序文件的汽車綜合性能檢測站有所幫助。

1 程序文件的格式

程序文件一般整套成冊，格式包括封面、人員說明、修改頁、文頭、內(nèi)容和文尾等部分。每個單獨的程序文件由文頭、內(nèi)容和文尾等部分組成，每部分的格式也有具體要求，以保證程序文件的標(biāo)準(zhǔn)化、內(nèi)容的規(guī)范化。

（1）封面包括如下信息：文件名稱、實驗室名稱（標(biāo)志）、文件編號、發(fā)放編號、持有人、版次（含修訂次數(shù)）、受控狀態(tài)、發(fā)布日期、實施日期等。

（2）人員說明包括編寫人員、審核人、批準(zhǔn)人和批準(zhǔn)日期。

（3）修改頁包括序號、修改號（文件編號和章節(jié)條號）、修改內(nèi)容、審批人等。

（4）文頭包括實驗室名稱（標(biāo)志）、程序文件名稱、文件編號、版次（含修訂次數(shù)）、頁碼、頒布日期等。

（5）內(nèi)容可以有不同的表達形式，包括文字和圖表等。

（6）文尾要列出文頭中未列出的內(nèi)容，包括每個程序的編制人、批準(zhǔn)人、批準(zhǔn)日期、程序內(nèi)容解釋人員等。

（7）版面采用A4紙。

2 程序文件編寫的要求

編寫程序文件的要求如下。

（1）基本原則為：其內(nèi)容必須與質(zhì)量手冊的規(guī)定相一致，要注重其可行性和可檢查性，并保證和其他程序文件的協(xié)調(diào)一致。

（2）應(yīng)涵蓋新的《資質(zhì)認(rèn)定評審準(zhǔn)則》的6個大條款、64個中條款和5個小條款（可能一個程序或制度對應(yīng)一個要素，也有可能對應(yīng)幾個要素，還有可能對應(yīng)一個要素的一部分）。

（3）一般不涉及純技術(shù)的細節(jié)。

（4）應(yīng)簡練、準(zhǔn)確，具有很強的可操作性。

3 程序文件編寫前的準(zhǔn)備

（1）收集和整理實驗室現(xiàn)行的管理規(guī)定。

（2）確定并完善各部門的職責(zé)和權(quán)限，包括現(xiàn)有部門的職責(zé)和權(quán)限調(diào)查，列出需要調(diào)整或補充的職責(zé)和權(quán)限的清單。

（3）落實程序文件編寫小組，特別要明確具體人員，所選擇的人員應(yīng)具備以下條件。

1）應(yīng)該是本部門能勝任的代表人。程序文件的編寫原則上是自己部門編寫自己的文件，并且編寫人員應(yīng)該是本部門能夠勝任的代表。有些組織在建立文件化的質(zhì)量治理體系時，組織專職編寫人員編寫某些責(zé)任部門的程序文件，這樣的程序文件難以得到實施，其重要的原因就是因為沒有得到實施部門的認(rèn)可。若條件不具備，本部門無勝任編寫者而要由其他人員代為編寫時，所編寫的程序文件在定稿之前，必須經(jīng)過本部門的討論通過和認(rèn)可。

2）熟悉所編寫程序的質(zhì)量活動的內(nèi)容和要求。程序文件的編寫人員只有非常熟悉所編程序質(zhì)量活動的編寫內(nèi)容和要求，編寫出的文件才能正確、全面，具有可操作性。相反，文件編寫人員若不熟悉質(zhì)量活動，所編寫出來的文件盡管在文字上、邏輯上都很好，卻往往由于不符合具體活動的實際情況，很難指導(dǎo)實施。

3）具備一定的文字能力。程序文件編寫要求簡明，用詞準(zhǔn)確。因此編寫人員應(yīng)具備一定的文字能力，把質(zhì)量活動的途徑清楚地表達出來。

（4）編制程序文件清單表。

（5）編制體系文件編寫大綱。

4 程序文件的內(nèi)容

程序文件應(yīng)包括以下內(nèi)容。

（1）說明程序文件所控制的活動及目的。

（2）說明程序文件所涉及相關(guān)部門和人員的各類工作和活動。

（3）規(guī)定負(fù)責(zé)實施程序文件及與程序?qū)嵤┧嚓P(guān)的部門或人員及職責(zé)和權(quán)限。

（4）說明在程序文件實施過程中所涉及得其他程序文件的名稱和編號，以及所涉及的其他管理性文件（包括實驗室作業(yè)指導(dǎo)書、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等）。

（5）說明工作程序，要按具體工作要求所決定的工作順序?qū)懗雒總€細節(jié)，包括明確每個細節(jié)工作做什么、由誰做、在哪兒做、怎么做及誰負(fù)責(zé)檢查評價，所涉及的儀器設(shè)備、外協(xié)單位及其他程序文件等，所產(chǎn)生的記錄管理，以及工作過程中的控制和評價。

2016-04-10）