張偉芳

?

搭建平臺服務(wù)學(xué)生引領(lǐng)成才
——論以就業(yè)為導(dǎo)向的秘書專業(yè)核心能力培養(yǎng)機制

張偉芳

【摘 要】學(xué)生就業(yè)率是考評學(xué)校人才培養(yǎng)的一個重要指標(biāo)，也是檢驗學(xué)校人才培養(yǎng)是否符合社會需求的一個重要標(biāo)志。我們文秘專業(yè)85%的畢業(yè)生是在中小企業(yè)就職，隨著社會的發(fā)展，中小企業(yè)對秘書職業(yè)技能要求呈現(xiàn)不斷提高的態(tài)勢。因此，培養(yǎng)符合中小型企業(yè)崗位需求的秘書人才，是當(dāng)下文秘專業(yè)培養(yǎng)的重要標(biāo)準(zhǔn)。

【關(guān)鍵詞】就業(yè)率 文秘 培養(yǎng)

一、現(xiàn)代中小企業(yè)對文秘人才的要求

為了了解秘書人才的能力要求，我們對畢業(yè)生及用人單位進(jìn)行了調(diào)研。調(diào)研結(jié)果顯示，文秘專業(yè)需求的崗位主要有董事長秘書、總經(jīng)理秘書、人力資源助理、行政辦公室文員、銷售部秘書、各部門秘書助理文員、運行秘書、前臺接待等。

在對秘書專業(yè)的能力調(diào)查中，企業(yè)秘書主要承擔(dān)辦公自動化、輔助決策、日常綜合管理、協(xié)調(diào)溝通、活動或會議組織等工作。因此，秘書必須具備勝任這些工作的能力。

企業(yè)希望秘書人才應(yīng)該具備的綜合能力有：人際溝通能力、日常管理能力、人際溝通能力、執(zhí)行能力、組織協(xié)調(diào)能力、團隊合作能力、信息綜合處理能力等。其中企業(yè)最重視的能力主要有：人際溝通能力、語言表達(dá)能力、日常管理能力、信息綜合處理能力、輔助決策能力。而這五種能力應(yīng)是現(xiàn)代秘書必須具備的專業(yè)核心能力?，F(xiàn)代秘書只有具備一定的專業(yè)核心能力才能在激烈的社會競爭中站穩(wěn)腳跟，工作才能得心應(yīng)手。也才能真正成為領(lǐng)導(dǎo)的助手，為領(lǐng)導(dǎo)分憂解愁。

二、秘書專業(yè)的核心技能

專業(yè)核心技能，是衡量專業(yè)畢業(yè)生完成某項實際崗位工作的能力，是一種實際工作能力。是專業(yè)基礎(chǔ)知識和基本技能在某一職業(yè)領(lǐng)域里的綜合應(yīng)用。根據(jù)企業(yè)需求的能力，我們認(rèn)為現(xiàn)代秘書應(yīng)具備的核心技能具體表現(xiàn)如下：

（一）輔助決策能力

秘書工作千頭萬緒，但概括起來無非是辦文辦事和參謀服務(wù)。工作的顯著特點在于“參”和“助”，其全部工作和全部活動應(yīng)該是也只能是服從和服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)工作和領(lǐng)導(dǎo)決策。

秘書輔助有兩層含義：一是輔佐領(lǐng)導(dǎo)制定決策，二是輔佐領(lǐng)導(dǎo)的行政工作。輔佐領(lǐng)導(dǎo)決策參謀，在參謀中體現(xiàn)服務(wù)。秘書在全面領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖的基礎(chǔ)上，協(xié)助拓展、深化和完善領(lǐng)導(dǎo)意圖。發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖中有某些不周全、不完善的地方，就可以根據(jù)自己所掌握的豐富材料，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)加以補充、完善，使領(lǐng)導(dǎo)意圖至完整、更全面；如果在貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖中發(fā)現(xiàn)某些新情況、新歸題，就應(yīng)及時通報信息、反映情況，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)一步拓寬思路優(yōu)化目標(biāo)，深化決策意圖等等。這些工作擁有秘書人員的創(chuàng)造性勞動和“智力投入”。

輔佐領(lǐng)導(dǎo)工作重在服務(wù)，在服務(wù)中貫穿參謀。秘書的輔助活動則要貫穿于從決策產(chǎn)生到?jīng)Q策實施的全過程。在形成決策的過程中，秘書輔佐活動主要是調(diào)查研究和綜合服務(wù)；在實施領(lǐng)導(dǎo)決策中，秘書輔佐活動主要是信息反饋和跟蹤服務(wù)。秘書的輔助決策需要具備多種能力素質(zhì)，其中最主要的是發(fā)現(xiàn)問題的洞察力，由表及里的分析力，兼收并蓄的綜合力，把握未來的預(yù)見力和運用自如的表達(dá)力。

（二）表達(dá)能力

秘書工作是“四水”工作，即“磨腦水、喝墨水、流汗水、沒油水”其中的“磨腦水、喝墨水”就要求我們要努力提高我們的口語表達(dá)水平和寫作水平。作為秘書要經(jīng)常說話，匯報情況、上傳下達(dá)、組織協(xié)調(diào)等工作，均要用語言進(jìn)行表達(dá)。表達(dá)能力的高低，首先取決于他的思維的敏捷和思路的清晰程度。思維敏捷，來自于人的豐富的知識結(jié)構(gòu)。也就是說，頭腦里面有“東西”才能做到“腹有詩書氣自華”。掌握的知識越多，講話的時候思維就會越活躍，越敏捷。好口才也越來越被認(rèn)為是現(xiàn)代人所應(yīng)具有的必備能力。

除了口語以外，還要有扎實的文字功底，熟知各種應(yīng)用文體的格式和寫法。隨著企業(yè)辦公自動化水平的提高，對秘書人員的書面表達(dá)提出了更高的要求，不僅要求秘書具備一般的書面表達(dá)能力和寫作技巧，還要掌握各類應(yīng)用文體的電子格式。

（三）執(zhí)行能力

為減少成本、提高經(jīng)濟效益，現(xiàn)代中小企業(yè)辦公室大都職能多、人員少，辦公室是企業(yè)的“都管部”。一位企業(yè)主管認(rèn)為，執(zhí)行能力強弱是事業(yè)取得成功的關(guān)鍵。職場人士較強的執(zhí)行力是完成繁瑣日常工作的保證。

衡量執(zhí)行力的標(biāo)準(zhǔn)就是能否按質(zhì)按量地完成自己的工作任務(wù)。秘書執(zhí)行力的強弱主要取決于兩個要素——個人能力和工作態(tài)度，能力是基礎(chǔ)，態(tài)度是關(guān)鍵。要提升個人執(zhí)行力，就要在工作中不斷摸索、總結(jié)來提高自身素質(zhì)。同時，還要端正工作態(tài)度，對待工作，時時刻刻、事事處處體現(xiàn)出服從、負(fù)責(zé)、敬業(yè)的精神。做到交辦的任務(wù)不拖延，干就要干成，干就要干好。

（四）溝通協(xié)調(diào)能力

團隊協(xié)作精神與溝通協(xié)調(diào)能力越來越為民營企業(yè)所重視。企業(yè)往往需要那種溝通能力強、性格隨和，企業(yè)內(nèi)外有關(guān)人員協(xié)調(diào)能力強的人才。秘書較強的人際溝通協(xié)調(diào)能力，不僅可以處理好領(lǐng)導(dǎo)成員之間的關(guān)系，還可以與各職能部門和睦共事、順利開展工作。秘書“媒介”作用的好壞直接影響到單位整體目標(biāo)的實現(xiàn)。

（五）信息處理能力

決策是領(lǐng)導(dǎo)工作中最重要、最基本的一個環(huán)節(jié)。在決策目標(biāo)的擬定和確定過程中，秘書發(fā)揮著信息收集的功能。為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策提供及時、準(zhǔn)確、有參考價值的信息。另外，企業(yè)秘書還必須為領(lǐng)導(dǎo)提供經(jīng)濟信息服務(wù)，及時地收集、處理與企業(yè)生產(chǎn)、銷售等方面有關(guān)的信息，國家宏觀調(diào)控方面的信息，經(jīng)濟發(fā)展動向方面的信息，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營方面的信息等。幫助領(lǐng)導(dǎo)了解市場的信息，把握經(jīng)濟發(fā)展的方向，才能使企業(yè)在市場競爭中立于不敗之地。

三、秘書專業(yè)核心能力的培養(yǎng)途徑

要真正使培養(yǎng)的人才走上崗位能做到與社會無縫對接，秘書專業(yè)在人才培養(yǎng)上，需要整合各方面力量，將第一課堂、第二課堂、社會實踐教育結(jié)合起來，建立課堂、校園、活動、企業(yè)多方位一體的培養(yǎng)模式。學(xué)生將學(xué)習(xí)與工作實際相結(jié)合，在學(xué)習(xí)中勇于實踐，在實踐中不斷學(xué)習(xí)，實現(xiàn)了從理論到實踐再到理論的飛躍。具體培養(yǎng)方法如下：

（一）第一課堂教學(xué)

課堂是專業(yè)核心能力訓(xùn)練前的一種認(rèn)知準(zhǔn)備。核心能力的養(yǎng)成需要有一種外部氛圍的引導(dǎo)和激勵。需要在所有專業(yè)課、專業(yè)基礎(chǔ)課程中融入專業(yè)核心能力培養(yǎng)的內(nèi)容，把傳統(tǒng)的知識體系的課程結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)變?yōu)閷W(xué)生能力體系的課程結(jié)構(gòu)。按學(xué)期開設(shè)，設(shè)計與能力要素相匹配的課程，并進(jìn)行強化能力項目的訓(xùn)練。

另外，選修課應(yīng)成為專業(yè)核心能力養(yǎng)成的延伸和拓展平臺。精心設(shè)計選修課程，推行能力“模塊化”的公選課，學(xué)生一般在學(xué)校不同能力模塊的公選課中各修一門課程。除此之外，還要引導(dǎo)學(xué)生廣泛涉獵不同學(xué)科領(lǐng)域，拓展知識面，優(yōu)化學(xué)生知識結(jié)構(gòu)，增強學(xué)生的社會適應(yīng)力。

（二）校園文化活動

校內(nèi)仿真實訓(xùn)是提高秘書專業(yè)核心能力行之有效的一種方法。充分利用學(xué)生的社團活動、校園文化的引導(dǎo)、專題教育等渠道向?qū)W生滲透專業(yè)核心能力，并設(shè)計和組織相應(yīng)的培訓(xùn)項目和實踐活動。實現(xiàn)以活動促學(xué)，以學(xué)來提高專業(yè)能力。從而激發(fā)學(xué)生的專業(yè)學(xué)習(xí)興趣，引導(dǎo)學(xué)生的學(xué)習(xí)態(tài)度，提升學(xué)生的能力。

我們要積極組織、扶持和引導(dǎo)相關(guān)學(xué)生社團（如計算機和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用協(xié)會、詩歌協(xié)會、辯論社、演講協(xié)會等）的建設(shè)。社團活動豐富學(xué)生的課余文化生活的同時，也培養(yǎng)了大學(xué)生的能力，如團隊協(xié)作能力、應(yīng)變能力、溝通表達(dá)能力、組織協(xié)調(diào)能力、問題解決能力等核心能力，為專業(yè)核心能力的養(yǎng)成起到一定的促進(jìn)作用。

另一方面，適時舉辦各種競賽和活動（如辯論賽、演講比賽、模擬招聘、文書寫作比賽、秘書技能大賽、計算機技能大賽、模擬公司實訓(xùn)、英語口語演講比賽等活動），調(diào)動學(xué)生的參與熱情，讓學(xué)生學(xué)會組織各種類型的活動，從而鍛煉他們的組織能力、溝通能力、調(diào)整控制、獲取信息等能力。

另外，通過開展各種調(diào)查、成功職場人物的講座、優(yōu)秀畢業(yè)生經(jīng)驗介紹等形式，讓學(xué)生了解市場需求的專業(yè)技能和核心技能的關(guān)系，開始重視核心技能的培養(yǎng)和提升，并在實踐活動中努力提升專業(yè)能力。

（三）社會實踐教育

社會實踐是培養(yǎng)學(xué)生專業(yè)能力最重要的途徑。實踐教育體系致力于培養(yǎng)學(xué)生的實踐能力，提升專業(yè)綜合素質(zhì)，從而增強學(xué)生的社會適應(yīng)力。我們根據(jù)學(xué)生的成長規(guī)律和不同階段的培養(yǎng)任務(wù)，按照“系統(tǒng)規(guī)劃、分層實施”的原則，制定各年級切實可行的實踐活動菜單，真正使學(xué)生將知識轉(zhuǎn)化為能力。

在實踐內(nèi)容上，一年級學(xué)生以認(rèn)識實踐為主，鼓勵學(xué)生參與實習(xí)企業(yè)單位安排的工作，重點是培養(yǎng)學(xué)生的實踐意識、動手能力、培養(yǎng)學(xué)生的溝通交際能力。二年級學(xué)生以辦公自動化為主。充分利用學(xué)校、合作的企業(yè)提供的支持，讓學(xué)生在企業(yè)辦公室和學(xué)校各系部辦公室參與崗位體驗實習(xí)，學(xué)生在真實的工作環(huán)境中獨立進(jìn)行訓(xùn)練，這不僅提高了他們的崗位操作能力，而且在實踐中培養(yǎng)學(xué)生執(zhí)行能力。三年級學(xué)生以增強秘書實務(wù)和技能的專業(yè)能力為主，學(xué)生分配到實習(xí)企業(yè)單位的辦公室，頂班處理秘書工作。在較短的時間內(nèi)強化訓(xùn)練，學(xué)生邊學(xué)邊做，從而夯實他們的專業(yè)知識，使學(xué)生熟練掌握秘書辦事技能。四年級畢業(yè)班學(xué)生的社會實踐進(jìn)行實際工作環(huán)境的崗位體驗。經(jīng)過前三年的實踐鍛煉，學(xué)生對實際工作大都能較快適應(yīng)，在具體的崗位，能快速、全方位提升他們的綜合能力，順利適應(yīng)社會的需求。

考核標(biāo)準(zhǔn)上，針對不同年級，制定出不同能力要求的考核標(biāo)準(zhǔn)。一年級主要考查學(xué)生參與實踐活動，保質(zhì)保量完成任務(wù)的能力。二年級主要考查學(xué)生熟練使用辦公自動化硬件設(shè)備的能力，熟練掌握文檔處理、掌握表格和演示文稿處理、信息檢索等基本技能和常用操作。三年級重點考核學(xué)生的秘書工作綜合處理能力，特別是專業(yè)核心技能的掌握程度。畢業(yè)班實踐活動無論從內(nèi)容還是形式上分散度較高，主要通過對實習(xí)企業(yè)的溝通來了解學(xué)生實踐過程中的能力體現(xiàn)，結(jié)合畢業(yè)生鑒定來完成考核。能力要求的考核方法，有利于社會實踐的長期化、層次化進(jìn)行，也有利于學(xué)生能力的養(yǎng)成。

為了切實提高學(xué)生的專業(yè)技能，掌握核心技能，我們要利用一切有利資源，改革實踐模式，拓寬實踐渠道，認(rèn)真開展實踐教學(xué)活動，培養(yǎng)適應(yīng)市場經(jīng)濟需求的秘書人才。

參考文獻(xiàn)：

［1］李凱．大學(xué)生專業(yè)實踐與社會實踐相結(jié)合的實踐教育體系構(gòu)建研究［J］．云南社會主義學(xué)院學(xué)報，2012（1）．

［2］李明倫．秘書輔佐方略［M］．太原：書海出版社，2001．

［3］沈建紅．民營企業(yè)對文秘專業(yè)人才的需求［J］．教育與職業(yè)，2005（16）．

［4］朱俊霞．2009年蘇州地區(qū)文秘專業(yè)人才社會需求調(diào)查［J］．職業(yè)時空，2010（1）．

［5］周澤民．論應(yīng)用型本科教育專業(yè)核心能力及其培養(yǎng)［J］．常州工學(xué)院學(xué)報（社科版），2009（8）．

（作者單位：江蘇省常州市常州工學(xué)院人文社科學(xué)院）

作者簡介：張偉芳（1972-），女，漢族，江蘇武進(jìn)人，碩士，常州工學(xué)院，副教授，研究方向：漢語史、方言。