文/深圳市南山區(qū)蛇口人民醫(yī)院 張然

JCI標準下醫(yī)療設備預防性維護檔案的管理

文/深圳市南山區(qū)蛇口人民醫(yī)院 張然

醫(yī)療設備預防性維護是JCI認證標準的重要內(nèi)容，醫(yī)療設備預防性維護檔案在JCI認證及日常設備管理中起著重要作用。做好醫(yī)療設備預防性維護檔案管理與利用不僅可以保證患者及醫(yī)護人員的安全，也為醫(yī)療設備的采購與管理提供了可靠依據(jù)。

醫(yī)療設備；預防性維護檔案；管理

JCI是“國際醫(yī)療認證聯(lián)合委員會”的英文縮寫，是世界衛(wèi)生組織認可的全球評估醫(yī)院質(zhì)量的機構(gòu)，JCI標準是全世界公認的醫(yī)療服務標準，代表了醫(yī)院服務和醫(yī)院管理的最高水平，也是世界衛(wèi)生組織認可的認證模式。

“降低風險，保證安全，醫(yī)療質(zhì)量的持續(xù)改正”是JCI評審的核心價值，其中的“患者安全”又是核心中的核心。醫(yī)療設備是醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生診治過程中不可或缺的重要輔助和診療工具，同時也是醫(yī)院產(chǎn)生醫(yī)療信息的主要來源，與患者安全有著密切的關系。俗話說：三分修理七分養(yǎng)護，做好醫(yī)療設備的預防性維護（以下簡稱PM）可以降低醫(yī)療風險，防止事故和傷害，最大限度地為患者和使用人員提供安全的診療服務。醫(yī)療設備的預防性維護檔案是做好醫(yī)療設備維護的基礎與關鍵，是JCI認證中必查的項目。我院2013年10月通過了“JCI認證”，是華南地區(qū)首家、國內(nèi)第10家通過JCI認證的綜合性公立醫(yī)院。下面就PM檔案管理中實踐經(jīng)驗與同行進行一些探討。

一、醫(yī)療設備PM檔案的歸檔范圍

根據(jù)JCI“醫(yī)院應制定和實施一項方案，用于檢查、測試、維護醫(yī)療技術并記錄結(jié)果”的標準，PM檔案資料歸檔劃定為二類：

（一）通用資料。包括醫(yī)療設備臺賬、維護書面計劃、經(jīng)費預算書、培訓資料、PM制度、流程，PM周期、本單位維護人員的資質(zhì)、外包維保單位、人員的資質(zhì)、定期維護清單、定期維護結(jié)果處理情況匯總、設備巡查記錄等。

（二）一臺一檔的入檔資料。定期維護保養(yǎng)記錄表、風險評估表、開機檢查校驗表、設備首次使用前或維護后的測試記錄、定期安全檢查（測）表、問題反饋表、持續(xù)改進情況記錄。

根據(jù)《中華人民共和國強制檢定工作計量器具目錄》的醫(yī)用器具和設備的強制檢測報告、維修申請、維修結(jié)果、費用清單、維保合同、設備使用情況記錄、設備異常記錄及處理情況、設備動態(tài)監(jiān)測記錄等。

二、醫(yī)療設備PM檔案的分類編號

根據(jù)JCI的標準“應努力為患者提供安全可靠設備，并加強管理”的要求，本著方便查找、保證利用的原則，制定分類編號方案。我院PM檔案的分類編號，根據(jù)科室和設備分類相結(jié)合的辦法，并結(jié)合國家醫(yī)療器械的分類目錄，將PM檔案分成Ⅲ（高）Ⅱ（中）Ⅰ（低）風險三類，一類一臺一檔一個案卷號。每個案卷標明使用科室，清晰明了。

三、醫(yī)療設備PM檔案的整理編目，一臺一檔

PM檔案有其特殊性，分通用資料和專用資料。通用資料按文書檔案整理規(guī)范，按成文年度、日期分類編寫卷內(nèi)目錄和案卷目錄。因醫(yī)療設備使用年限一般為5年以上，到期經(jīng)檢測為合格的仍可以繼續(xù)使用，檔案在設備報廢后應繼續(xù)保存5年。因此，PM檔案保管期限設置為長期。卷內(nèi)目錄設六欄：件號（件號前應寫案卷號）、責任者、文件題名、成文日期、頁數(shù)、備注。案卷目錄設八欄：分類號、案卷號、案卷題目、件數(shù)、保管期限、科室、柜號、備注。檔案盒：因設備分成Ⅲ（高）Ⅱ（中）Ⅰ（低）風險三類，一類一臺一檔。

四、設備使用記錄

醫(yī)療設備預防性維護分為一級維護和二級維護，其中二級維護主要是工程師的日常工作，也是PM檔案的主要資料來源，而一級維護為臨床科室設備使用人，主要負責設備準確度的簡單檢測、設備功能正常與否的檢驗及設備使用情況的記錄。在JCI檢查中，要求一級維護的資料需與二級維護的檔案資料一起保存。為了使一級維護的資料方便記錄、便于保存，我們專門定制了《醫(yī)用設備使用記錄本》，要求使用的各責任人按時記錄，定時上交入檔。避免了資料五花八門，記錄各式各樣的狀況，而且保證了檔案的整齊，方便利用。

五、醫(yī)療設備PM不良設備的改進檔案

醫(yī)療設備預防性維護的根本在于減少醫(yī)療設備對員工和病人的傷害，延長設備的使用壽命。但在日常使用中，設備出現(xiàn)故障是不可避免的。我們建立了醫(yī)療設備不良事件的監(jiān)測報告制度，從發(fā)現(xiàn)疑似不良事件開始的申報、到不良事件的跟蹤處理以及對不良設備的改進措施一整套的資料，我們隨時歸檔，使每臺設備的維護、使用狀況都有完整的記錄。

六、建立PM電子信息檔案，方便利用與服務

為快速查找PM檔案，我們編制了電子目錄，在目錄中不僅按Ⅲ（高）Ⅱ（中）Ⅰ（低）風險三類分類，還根據(jù)同樣設備不同科室的特性，加上了病區(qū)（科室）及樓層、設備編碼，保證查找的快速性和準確性。在JCI檢查驗收中，對檢查抽查到的設備，我們都能在最短時間內(nèi)查找到需要的設備檔案，受到了檢查組的好評。

檔案的價值在于對利用者的有用性，PM檔案也不例外。依據(jù)PM檔案，我們編制了全院醫(yī)療設備故障情況一覽表，據(jù)此可以快速判斷設備故障，縮短維修時間。還可依據(jù)故障率，為設備的選購和選型提供參考，為購置決策提供依據(jù)，避免購置的盲目性，提高醫(yī)院的管理水平。依據(jù)PM檔案，我們對大型醫(yī)療設備進行使用狀況分析，確定醫(yī)療設備的工作狀況，確定合適的工作量，提高設備的使用率，為新設備的引進、使用科室進行設備管理提供科學依據(jù)。

PM檔案是醫(yī)療設備檔案不可或缺的一部分，確保醫(yī)療設備質(zhì)量安全是PM檔案存在的價值，“患者安全”永遠至上，是JCI認證的核心價值之一，“病人安全和醫(yī)療質(zhì)量永遠是最重要的”也是我們做好PM檔案管理的動力。

[1] 季慧芳 張小芬.基于JCI標準的醫(yī)療設備檔案管理實踐(J). 中國病案,2014(11).

[2] 梁靜.醫(yī)療設備檔案管理(J). 中國醫(yī)學裝備, 2009(12).

[3] 張麗霞.醫(yī)療設備檔案管理存在的問題與對策(J).實用醫(yī)技雜志，2012(4).