文/中國(guó)林業(yè)科學(xué)研究院熱帶林業(yè)研究所 王敏 楊湘玲

人事檔案的特點(diǎn)及其重要性

文/中國(guó)林業(yè)科學(xué)研究院熱帶林業(yè)研究所 王敏 楊湘玲

人事檔案是人生的記錄儀，他記載了個(gè)人的主要經(jīng)歷，政治思想的進(jìn)步、品德作風(fēng)等個(gè)人情況，在一個(gè)人的職業(yè)生涯中起著憑證、依據(jù)的重要作用，不可替代。人事檔案作為組織人事工作的重要組成部分，是干部選拔任用工作的重要基礎(chǔ)，人才的合理配置關(guān)系到國(guó)家的影響力和社會(huì)財(cái)富的創(chuàng)造力。

人事檔案； 特點(diǎn)； 重要性

人事檔案是單位人事管理等有關(guān)部門按照黨的政策，本著實(shí)事求是的原則，將個(gè)人工作中形成的記載個(gè)人經(jīng)歷的履歷表、登記表；代表個(gè)人政治思想、品德作風(fēng)方面變化的入黨入團(tuán)志愿書(shū)、申請(qǐng)書(shū)、自傳、獎(jiǎng)懲材料；代表個(gè)人業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)、工資待遇的學(xué)歷、學(xué)位證書(shū)、職稱（職務(wù)）評(píng)審表、考核表、工資審批表等內(nèi)容的文件材料收集起來(lái)，經(jīng)過(guò)仔細(xì)檢查，認(rèn)真鑒別、詳細(xì)核對(duì)形成的一個(gè)個(gè)人案卷，是人力資源管理與開(kāi)發(fā)的重要依據(jù)。經(jīng)過(guò)嚴(yán)格審查的檔案材料具備真實(shí)性和完整性，是反映個(gè)人成長(zhǎng)歷史的憑證和依據(jù)，由單位人事檔案室集中統(tǒng)一管理。

一、人事檔案具有的特點(diǎn)

（一）全面性。人事檔案的全面性在于它記錄了職工個(gè)人德、能、勤、績(jī)、智、體全方位的情況。反映職工個(gè)人經(jīng)歷方面，有個(gè)人履歷表、自傳。反映職工業(yè)務(wù)技能方面，有歷年的鑒定(考評(píng))表、學(xué)歷、學(xué)位申報(bào)表，專業(yè)技術(shù)評(píng)聘表、任免表。反映個(gè)人的政治歷史情況，有入黨入團(tuán)志愿書(shū)、申請(qǐng)書(shū)，獎(jiǎng)勵(lì)、處分等通知。而職工個(gè)人的轉(zhuǎn)正定級(jí)表、工資審批表則反映了個(gè)人經(jīng)濟(jì)狀況，還有反映個(gè)人身體狀況的體檢表等等方面的有關(guān)材料。它是一個(gè)人在漫長(zhǎng)的職場(chǎng)生涯中成長(zhǎng)、進(jìn)步的歷史，就像個(gè)人經(jīng)歷的巨幅畫卷，全面展示了個(gè)人家庭、社會(huì)關(guān)系，職場(chǎng)經(jīng)歷、專業(yè)素質(zhì)和個(gè)人身體的狀態(tài)，是個(gè)人信息的儲(chǔ)存室，全面準(zhǔn)確地反映了職工個(gè)人的全貌。

（二）實(shí)際性。人事檔案區(qū)別于其它檔案的一個(gè)重要標(biāo)志是他的實(shí)際性。人事檔案是為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)的，檔隨人走，當(dāng)今社會(huì)，人才流動(dòng)頻繁，無(wú)論干部職工到何處任職，其檔案都必須跟著轉(zhuǎn)遞到新的單位，為新單位人事(勞動(dòng))部門正確使用人才發(fā)揮實(shí)際性作用。同時(shí)人事檔案所記載的內(nèi)容也作為該職工升職、任免、合理確定其薪金等過(guò)程的一個(gè)重要參考依據(jù)。人事檔案實(shí)際性的特點(diǎn)要求收集的檔案資料必須真實(shí)可靠，杜絕弄虛作假。

（三）真實(shí)性。真實(shí)性是人事檔案實(shí)際性的基礎(chǔ)和前提。人事檔案與個(gè)人的前途和利益息息相關(guān)，必須做到整體內(nèi)容完整齊全，對(duì)應(yīng)歸入干部人事檔案的材料要及時(shí)收集、及時(shí)歸檔，認(rèn)真甄別、去偽存真。維護(hù)干部人事檔案的真實(shí)性，是一項(xiàng)非常重要的工作，關(guān)系到人才的合理利用、社會(huì)分配的公允。作為人事檔案管理人員，必須具備高度的工作責(zé)任心和歷史使命感，在干部人事檔案材料的收集過(guò)程中做到“五不收”，成套材料不齊全的不收、手續(xù)不完備的不收、書(shū)寫不符合要求的不收、材料不真實(shí)的不收、有涂改問(wèn)題的材料不收。個(gè)體材料客觀真實(shí)的檔案，才是可信的，可以為用人部門提供準(zhǔn)確的服務(wù)。

（四）波動(dòng)性與延續(xù)性。人事檔案與其他檔案相比，最顯著的特點(diǎn)在于它的波動(dòng)性與延續(xù)性。人事檔案是一個(gè)人的活動(dòng)過(guò)程的記錄，隨著個(gè)人生活、學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷的進(jìn)程不斷地增加和補(bǔ)充，而且相當(dāng)頻繁。職場(chǎng)生涯都有一個(gè)長(zhǎng)達(dá)幾十年的連續(xù)過(guò)程，在這個(gè)過(guò)程中，會(huì)不間斷地形成一些個(gè)人職務(wù)（職稱）晉升、所犯錯(cuò)誤的處罰、年度考核考評(píng)、政治思想表現(xiàn)等方面的最新材料，這些材料會(huì)源源不斷地注入到個(gè)人檔案中，人事檔案也就彰顯了其波動(dòng)性。人事檔案必須及時(shí)收集最新的檔案材料，確保其內(nèi)容的完整和常新，才能發(fā)揮人事檔案的實(shí)際作用。人事檔案要求打孔裝訂，就是為了方便按照檔案分類隨時(shí)補(bǔ)充新材料。

（五）流動(dòng)性。1.伴隨我國(guó)人事制度的改革，人才“從一而終”的局面被打破，職場(chǎng)流動(dòng)性非常大，按照人事檔案“檔隨人走”的管理原則，檔案的流動(dòng)性也就隨之加大。干部人事檔案管理部門，應(yīng)與干部人事部門建立必要的聯(lián)系制度，隨時(shí)掌握干部職務(wù)或工作單位的變化情況，確保干部人事檔案能夠隨著干部調(diào)動(dòng)或職務(wù)的變動(dòng)而及時(shí)轉(zhuǎn)遞。2.因干部職務(wù)變動(dòng)而產(chǎn)生干部管理權(quán)限變動(dòng)，個(gè)人檔案案卷會(huì)流向更高的管理部門；職工工作調(diào)動(dòng)，按“檔隨人走”的原則，應(yīng)及時(shí)將其人事檔案轉(zhuǎn)至其新的主管單位，相應(yīng)的管理部門；職工離退休后，檔案的保管部門發(fā)生變動(dòng)以及職工辭世引起的檔案流動(dòng)，檔案在轉(zhuǎn)移過(guò)程要嚴(yán)格按照《干部人事檔案轉(zhuǎn)遞制度》進(jìn)行操作。避免產(chǎn)生檔案遺失、損毀等情況。

（六）機(jī)密性。1.人事檔案的內(nèi)容涉及到職工本人的自然情況，包括身體健康狀況、因犯錯(cuò)誤被處分的經(jīng)過(guò)、家庭隱私等等，有些涉及到工作中的重大歷史事件，個(gè)人工作上的失誤情況等，因此干部人事檔案是個(gè)人的機(jī)密也是國(guó)家的機(jī)密。2.人事檔案管理人員必須嚴(yán)格遵守黨和國(guó)家的保密制度，不準(zhǔn)向無(wú)關(guān)人員談?wù)摍n案內(nèi)容，不準(zhǔn)在電話、網(wǎng)絡(luò)上提及干部人事檔案的內(nèi)容，不準(zhǔn)攜帶干部人事檔案材料進(jìn)入公共場(chǎng)所，不準(zhǔn)個(gè)人私自保存他人的檔案材料。3.查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞干部檔案一定要按規(guī)定辦理審批和登記手續(xù)，并要按保密規(guī)定做好保密工作，嚴(yán)格按照查閱檔注意事項(xiàng)辦事。

二、人事檔案的重要性

人事檔案所具備的特點(diǎn)決定了人事檔案無(wú)論對(duì)個(gè)人和單位均具有重要的意義。單位在接收新人入職時(shí)可以通過(guò)人事檔案對(duì)新人的主要經(jīng)歷、學(xué)歷、業(yè)務(wù)水平、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人情況作一個(gè)大致的了解。人事檔案甚至成為一個(gè)人職場(chǎng)機(jī)遇的起點(diǎn)，決定了新人是否能被應(yīng)聘單位錄用。入職后，人事檔案作為一種憑證，又是聘用單位人事組織部門正確合理使用人才，決定人員定崗、定編的重要依據(jù)。

作為個(gè)人信息的“記錄儀”，人事檔案是組織上歷史地、全面地考察和了解干部，公正地選賢任能的“信息源”。

干部任免調(diào)配、考核考察、巡視監(jiān)督、人才隊(duì)伍培養(yǎng)等方面均需要參考本人的人事檔案。人事檔案作為組織人事工作的重要組成部分，在組織人事管理體系中占有相當(dāng)重要的地位，是干部選拔任用工作的重要基礎(chǔ)，必須加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，認(rèn)真審核。對(duì)干部檔案要逐頁(yè)逐項(xiàng)地核對(duì)材料內(nèi)容和有關(guān)信息，保證材料完整、齊全、真實(shí)，保證信息準(zhǔn)確無(wú)誤。收集人事檔案材料，要嚴(yán)格遵守《干部人事檔案材料收集制度》，收錄的人事檔案的材料必須是辦理完畢的正式材料，必須完整。歸檔材料要本著實(shí)事求是的原則，認(rèn)真地鑒別，重點(diǎn)收集能反映干部思想政治、品德作風(fēng)方面，學(xué)業(yè)水平、業(yè)務(wù)能力和工作實(shí)績(jī)方面的材料。收集的材料必須文字清楚、對(duì)象明朗，完整、齊全和真實(shí)，具有保存的價(jià)值。有承辦單位或個(gè)人署名，有形成材料的日期，經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字后方能歸入人事檔案。

過(guò)去，在那個(gè)特定的年代，重視檔案記載而輕現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，檔案中記載的家庭出身、一些現(xiàn)今看來(lái)微不足道的作風(fēng)問(wèn)題等都會(huì)讓人背上歷史包袱，影響個(gè)人的成長(zhǎng)進(jìn)步，讓不少人對(duì)人事檔案聞風(fēng)喪膽，人事檔案的價(jià)值作用被過(guò)分地夸大和扭曲。隨著社會(huì)的發(fā)展，個(gè)人檔案中從前的一些帶有時(shí)代、政治色彩的功能逐漸弱化。在信息化社會(huì)，人才信息是重要的社會(huì)資源，作為人才信息的人事檔案具有更為廣闊的利用空間。如何利用和收集好檔案信息，是檔案管理人員和人事組織部門的一項(xiàng)重要任務(wù)，具有現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史意義，人才的合理配置關(guān)系到國(guó)家的影響力和社會(huì)財(cái)富的創(chuàng)造力。單位人力資源的合理配置、人才的培養(yǎng)和國(guó)家社會(huì)保障體系的日趨普及、完善，需要檔案工作者把握形勢(shì)，認(rèn)清人事檔案工作的價(jià)值，努力工作，為我國(guó)現(xiàn)代化進(jìn)程的需要提供更加真實(shí)可靠、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。