文/棗莊市婦幼保健院 付娟娟

醫(yī)院聲像檔案管理之我見

文/棗莊市婦幼保健院 付娟娟

本文論述了醫(yī)院聲像檔案管理意義；聲像檔案的現(xiàn)狀和存在的問題；醫(yī)院聲像檔案建設(shè)的建議。

醫(yī)院；聲像檔案；管理；研究

醫(yī)院聲像檔案主要由兩大類組成，一類是在醫(yī)院管理活動中形成的；另一類是在醫(yī)療科研工作中形成的。它在醫(yī)院日常管理中真實(shí)、形象、鮮活地記載了歷史事件的原貌，是醫(yī)院活動最直觀、最真實(shí)的歷史記錄，對了解醫(yī)院發(fā)展歷史，了解奮斗歷程、激勵員工、探尋醫(yī)院發(fā)展方向具有重大意義。隨著時代的發(fā)展，以辦公自動化、社會信息化為核心的檔案管理模式的推進(jìn)，聲像檔案的優(yōu)勢更加顯著。它是對醫(yī)院醫(yī)療、教育、科研、管理及不同階段發(fā)生的重大事件進(jìn)行記錄的音像資料，涉及到醫(yī)院工作的方方面面，能夠鮮明地體現(xiàn)事件的整個過程，給人以直觀、生動的親臨現(xiàn)場的真實(shí)感。與傳統(tǒng)檔案相比，聲像檔案能夠更加鮮明直觀地發(fā)揮現(xiàn)實(shí)查證與歷史參考作用。當(dāng)前醫(yī)療市場競爭激烈，各大醫(yī)院都希望在社會中樹立良好的公共形象，探索宣傳新思路，擴(kuò)大社會影響力并提升美譽(yù)度。醫(yī)院聲像檔案以其特殊的表現(xiàn)形式，對關(guān)系醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展工作點(diǎn)點(diǎn)滴滴的真實(shí)場景進(jìn)行再現(xiàn)記錄，都具有很強(qiáng)的保存查證與參考價值，在醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展中發(fā)揮著獨(dú)特的重要功能。

一、聲像檔案的現(xiàn)狀和存在的問題

目前，很多醫(yī)院對聲像檔案仍不夠重視，管理不到位，使得聲像檔案管理工作中存在資料缺失、遺漏、保存不全等問題。

（一）聲像檔案的不完善、不規(guī)范。醫(yī)院聲像檔案工作存在著保管不夠重視、歸檔收集不暢，甚至部分醫(yī)院還沒意識到聲像檔案對醫(yī)療工作的作用，一直沒有建立，有的僅將一些重要的圖片、錄音簡單整理寄存檔案室。

（二）檔案意識不強(qiáng)。醫(yī)務(wù)人員缺乏聲象檔案管理意識，致使絕大多數(shù)原始信息無法以聲像形式保存。

（三）缺乏硬件條件。聲像檔案從形成到歸檔、利用，與其它檔案有所區(qū)別，它脫離了傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案形式，需要一定的設(shè)備載體。而大部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)只重醫(yī)療投入，對改善檔案管理?xiàng)l件的投入較少，管理設(shè)備不符合要求。

（四）沒有專職檔案管理人員。由于形成聲像檔案的科室分散，沒有專職人員負(fù)責(zé)收集信息，而綜合檔案管理者只能被動地收集，導(dǎo)致聲像歸檔不完整、安全性差等問題。

二、醫(yī)院聲像檔案建設(shè)的建議

當(dāng)前，我國醫(yī)院聲像檔案管理仍處于發(fā)展初期，傳統(tǒng)的聲像檔案管理模式仍需不斷完善、改進(jìn)。各醫(yī)療機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)對聲像檔案的數(shù)字化信息庫的建設(shè)，建立完善的符合醫(yī)院發(fā)展要求的聲像檔案科學(xué)管理模式，實(shí)現(xiàn)聲像檔案資源的共享，為醫(yī)院建設(shè)發(fā)展發(fā)揮應(yīng)有的信息服務(wù)作用。

（一）醫(yī)院各科室工作人員均要加強(qiáng)對聲像檔案的思想重視，增強(qiáng)檔案保存意識。各部門可安排1名工作人員兼職負(fù)責(zé)本科室檔案收集整理歸檔工作，這不僅有利于醫(yī)院檔案管理部門的收集歸檔工作，也有利于保障本科室檔案的齊備完整，同時也可避免在緊急、特殊情況下，因?qū)I(yè)攝影攝像人員未到達(dá)現(xiàn)場，錯失珍貴聲像資料的攝制。

（二）制定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)穆曄駲n案工作制度，確保檔案的原始性、齊全性，提高聲像管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度。檔案管理的各個流程都需要制定科學(xué)的檔案管理制度。醫(yī)院針對特殊活動需要留檔聲像資料的，應(yīng)在活動前將活動性質(zhì)、流程等告知相關(guān)負(fù)責(zé)人，促使其做好攝影、攝像等準(zhǔn)備工作。由于聲像檔案以數(shù)字化方式呈現(xiàn)，歸檔管理中涉及到硬件錄制設(shè)備、保存設(shè)備、資料共享檢索聯(lián)網(wǎng)設(shè)備與軟件等，都需要執(zhí)行嚴(yán)格的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。各科室在將聲像檔案移交檔案室時要做好聲像檔案的復(fù)制留檔工作，同時在借出、歸還檔案時，要做好記錄工作。

（三）加大檔案工作人員培訓(xùn)力度，提升檔案管理能力。

聲像檔案工作需要檔案工作人員掌握現(xiàn)代管理工具、具備現(xiàn)代信息技術(shù)知識等相關(guān)能力，要加強(qiáng)對檔案工作人員培訓(xùn)，促進(jìn)其素質(zhì)的全面提升。

（四）改善聲像檔案管理環(huán)境。聲像檔案的儲存方式與傳統(tǒng)檔案不同，聲像檔案管理?xiàng)l件的好壞，直接關(guān)系到能否長久地存用。檔案室要配備合乎音像檔案保護(hù)條件的檢測、管理設(shè)備，環(huán)境條件要符合防磁、防潮、恒溫、恒濕、防塵、防光、防蛀、防霉等要求，并定期進(jìn)行有效性、安全性檢測。

（五）試行網(wǎng)絡(luò)共享。加強(qiáng)檔案管理部門與信息科的合作，建立數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)平臺，在保有一定登錄權(quán)限的前提下，提供聲像檔案的自動上傳歸檔、在線瀏覽咨詢、下載、修改等功能。檔案管理部門進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)。同時加強(qiáng)與宣傳科的密切合作，將醫(yī)院重大事件的攝像錄音等數(shù)據(jù)資源及時歸檔，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，以便宣傳和利用。

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