文/中鐵大橋局集團一公司 何玉紅

探討數(shù)字檔案館檔案著錄和質量管理系統(tǒng)的構建

文/中鐵大橋局集團一公司 何玉紅

本文就從當前檔案館的現(xiàn)狀入手，對數(shù)字化檔案館檔案著錄工作以及它的質量管理系統(tǒng)的構建進行了簡要分析。

數(shù)字化；檔案館檔案；質量管理

計算機技術和數(shù)據(jù)庫技術的快速發(fā)展，使得檔案館檔案管理方式也有了新的創(chuàng)新，數(shù)字化檔案館檔案管理逐漸得到了廣泛的普及，在數(shù)字化形式下，可以使檔案的著錄工作效率得到顯著的提升，改變了舊的著錄模式，并且在這一形勢下，檔案館的質量管理系統(tǒng)建立也顯得十分有必要，它的建立具有時代發(fā)展的必然性，可以使檔案資源的利用和公眾的客觀使用要求保持一致，從而提升檔案館的現(xiàn)代化服務管理水平。

一、數(shù)字化檔案館檔案的著錄

在檔案館的工作結構構成中，檔案的著錄是一項重要的工作，屬于是基礎性工程。它是針對于檔案的目錄級、案卷級、文件級以及電子文件等實行的著錄操作。檔案的主要功能就是對過去重要的事件、活動等進行詳細的記錄，隨著時間的增長它的數(shù)量和種類也就不斷增多，這就需要保證檔案著錄工作開展的完整性，從檔案入檔就要開始。從現(xiàn)代檔案館的檔案著錄工作開展形式來看，檔案的著錄工作開展并不是單獨進行的，它需要兼顧技術和文件兩方面，增加檔案著錄的綜合性，調動檔案部門、信息部門以及技術部門之間的合作協(xié)調性，基于這一方面來講，現(xiàn)有的數(shù)字化檔案館檔案著錄系統(tǒng)就會涉及到諸多的方面，需要有完善的信息技術作支持。

檔案的儲存方式由紙質檔案和電子檔案兩種，前者的保管完整性和真實性不高，還容易出現(xiàn)遺失，因此，在現(xiàn)代檔案管理中明顯不如電子化檔案的發(fā)展，電子檔案在信息的儲存方面，由于其數(shù)量的不斷增加，這就需要對其檢索和利用方式進行不斷的改進優(yōu)化，降低難度，考慮到后期檔案的綜合查詢利用。檔案著錄子系統(tǒng)從其工作的模塊組成以及開展流程來看，可以劃分為五個不同功能的模塊，即檔案著錄、檔案審核、基礎數(shù)據(jù)的維護、工作量統(tǒng)計以及檔案查詢。

（一）檔案著錄。這一功能模塊屬于是管理員提供的一種功能，結構上分為三種，包括案卷級著錄、文件級著錄以及電子文件著錄，三者各有各自的作用。案卷級著錄是雙向選擇的，邏輯頁面添加邏輯卷，傳統(tǒng)卷頁面添加案卷；文件著錄的關鍵是對于不同類型文件的選擇，不僅可以增加新的文件，還可以對原有文件進行著錄；電子文件著錄的對象是電子文件，那么首先就要對文件進行定位檢查，選擇批量管理傳統(tǒng)卷和邏輯卷進行相應的操作。

（二）檔案的審核。這一模塊包括四個部分，即審核的案卷一審、二審，文件審核的一審、二審。案卷一審對審核人員的技能水平要求較高，審核的對象主要包括定位符、屬類、全宗號、目錄號、案卷題名以及保管期限等等信息；二審是對一審信息的再次確認，和一審的審核對象差不多；文件的一審可以對審核文件進行快速地定位，審核主要由工作人員的看和讀完成，審核的內容主要是定位符、文件題名、邏輯卷名稱以及著錄者的信息等；二審同樣是對一審的確認，是對上一審核內容的二次確認，如果審核不合格還要重新一審。

（三）基礎數(shù)據(jù)的維護?；A數(shù)據(jù)模塊主要涉及到三個子模塊，也就是目錄數(shù)據(jù)維護、屬類和全宗維護以及著錄檔案銷毀。目錄數(shù)據(jù)維護開展要先確定屬類，然后再進行相應的增刪操作；屬類以及全宗維護設計可以進一步豐富檔案館的檔案種類；著錄檔案的銷毀需要管理員先確定出所銷毀檔案的位置，然后確認后銷毀。

（四）工作量統(tǒng)計。它可以幫助管理員更為快捷方便地統(tǒng)計和查看所有工作人員的工作量，并結合檔案的定位符提高統(tǒng)計的準確合理性。

（五）檔案查詢頁面。這一模塊顧名思義，就是發(fā)揮查詢作用的，可以劃分為分類查詢、簡單查詢以及定位符查詢三個部分，各個部分各有不同的功能。首先，分類查詢。它可以給管理員多個類別的查詢選擇，根據(jù)所需選擇，工作人員先確定檔案的屬類，在屬類級中選擇全宗，進而再細化到目錄，最終得到查詢信息。其次，簡單查詢。它可以通過查詢的關鍵字來獲得檔案的屬類信息、目錄信息、文件信息等。第三，定位符查詢。它是在屬類確定后在全宗級別之下依據(jù)目錄的不同結合定位符來完成查找的。

二、質量管理系統(tǒng)的構建

數(shù)字化檔案館檔案的質量管理是一個綜合管理的過程，并且這種管理貫穿于整個檔案館管理過程中，對于工作人員來說，要在新形勢下積極提高自身素質，發(fā)揮工作的積極性，對檔案管理工作的所有過程都有明確的認知，正確運用信息技術。首先，保證檔案館的信息收集方式規(guī)范，確保收集的資料信息是真實完整的；其次，強化檔案管理的管理技能，認真學習相關規(guī)范，并且有足夠的耐心和細心，積極推動數(shù)字化檔案館的建設，促進檔案館管理水平的提升，形成一個健全完整、科學的質量管理系統(tǒng)。

三、總結

在新形勢下，檔案館的檔案呈現(xiàn)出數(shù)字化管理的趨勢，它可以有效地促進檔案館的管理效率提升，保證檔案著錄工作的順利進行，并且在信息技術的應用支持下還有利于其質量管理系統(tǒng)的建立，從而推動了數(shù)字化管理水平的提高，對于檔案館管理來說，可以實現(xiàn)檔案資源的共享和利用，使自身功能更為健全完善。

[1]盧光明.數(shù)字檔案館檔案著錄和質量管理系統(tǒng)的構建[D].陜西師范大學,2014.

[2]溫濤.數(shù)字檔案館檔案編目和資料著錄系統(tǒng)的構建[D].陜西師范大學,2014.