文/山東省科學(xué)院海洋儀器儀表研究所 高麗

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從全國干部人事檔案專項(xiàng)審核工作看科研院所人事檔案管理存在的問題及對(duì)策

文/山東省科學(xué)院海洋儀器儀表研究所 高麗

【摘要】本文分析了科研院所人事檔案管理存在的問題，提出改進(jìn)科研院所人事檔案管理的對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】科研院所；人事檔案管理；問題；對(duì)策

人事檔案是中國人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它收存員工的履歷、自傳、鑒定、政治歷史、入黨入團(tuán)、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、任免、工資等方面的有關(guān)文件材料。在實(shí)際工作中，人事部門對(duì)個(gè)人進(jìn)行業(yè)務(wù)管理和評(píng)價(jià)是以人事檔案為基礎(chǔ)，人事部門對(duì)各單位進(jìn)行考察和考核干部、選拔人才、辦理招聘錄用、人員調(diào)動(dòng)、崗位聘用變動(dòng)、退休等人事工作也是以人事檔案作為重要依據(jù)?？蒲性核俏覈黝惪萍既瞬诺闹饕械?，是提高我國綜合國力的重要領(lǐng)域，是實(shí)施科教興國戰(zhàn)略的重要陣地。近年來，科研院所的人事檔案管理水平也有了一定提升，但由于公益性科研院所人員集中了高層次知識(shí)分子、人大代表、政協(xié)委員、民主黨派、留學(xué)生等人員，人員結(jié)構(gòu)復(fù)雜，涉及學(xué)科范疇廣，人事檔案也具有門類復(fù)雜、流動(dòng)性大、歸檔難度高等特點(diǎn)。

目前，全國的干部檔案中普遍存在一系列的問題，特別是檔案弄虛作假問題嚴(yán)重，影響了干部工作的嚴(yán)肅性和公信力。2014年6月，中組部下發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步從嚴(yán)管理干部檔案的通知》（中組發(fā)〔2014〕9號(hào)），2014年9月15日，中組部召開全國干部人事檔案專項(xiàng)審核會(huì)議，在全國部署啟動(dòng)了干部檔案專項(xiàng)審核工作。截至目前，該項(xiàng)工作已基本結(jié)束，各單位嚴(yán)格把關(guān)、規(guī)范操作、堵塞漏洞，力求審核結(jié)果真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠。通過干部人事檔案的審核工作，切實(shí)提高了干部的思想覺悟，加強(qiáng)了干部隊(duì)伍的自身建設(shè)。各單位也以此為契機(jī)，對(duì)職工的人事檔案信息進(jìn)行了系統(tǒng)地梳理與審核。通過專項(xiàng)審核，反映出科研院所的人事檔案管理還存在一系列的問題。

一、　科研院所人事檔案管理存在的問題

近幾年來，各地區(qū)、各部門按照黨中央、國務(wù)院關(guān)于深化干部人事制度改革的要求，積極推進(jìn)事業(yè)單位人事制度改革，在實(shí)行多種形式的選人用人制度、深化職稱改革、促進(jìn)人才流動(dòng)、搞活工資分配等方面進(jìn)行了積極探索，在推進(jìn)人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、信息化方面做了大量工作，取得了長足進(jìn)展。但從總體上看，科研事業(yè)單位人事制度改革的進(jìn)程，與社會(huì)進(jìn)步與各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展相比還略顯滯后，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）人事檔案管理不夠嚴(yán)謹(jǐn)，管理手段落后。社會(huì)各界對(duì)人事檔案的重視程度不夠，使得人事檔案管理在各項(xiàng)工作中始終處于較低的地位，部分單位的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作投入精力不多，檔案管理工作在一定程度上被邊緣化，使得部分單位檔案管理缺乏系統(tǒng)性、規(guī)范性，監(jiān)督體制機(jī)制不夠完善。另一方面，部分單位的檔案編目不規(guī)范，管理手段落后，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力、效率低，檔案檢索基本處于手工或者半手工狀態(tài)。如在人事檔案專項(xiàng)審核工作中，許多單位的歷年年度考核表、工資核定表等不能做到及時(shí)歸檔，只能臨時(shí)補(bǔ)充、收集，也延緩了工作的進(jìn)程。管理的松散和手段的落后導(dǎo)致人事檔案工作的各項(xiàng)問題亟待進(jìn)行改革和創(chuàng)新。

（二）軟硬件配套滯后，人員素質(zhì)薄弱。軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施和專業(yè)人才是人事檔案信息化建設(shè)過程中不可缺少的基本條件和基礎(chǔ)。在硬件方面，部分單位檔案保管條件達(dá)不到國家相關(guān)要求，與整齊、規(guī)范的要求還存在一定差距。如相當(dāng)比例的單位尚未設(shè)置獨(dú)立的綜合檔案室，或部分綜合檔案室硬件設(shè)施老舊，設(shè)備不齊全，如采光、通風(fēng)等條件不達(dá)標(biāo)，或不能滿足相關(guān)規(guī)定對(duì)檔案室溫濕度和防火條件的要求。此次干部人事檔案專項(xiàng)審核工作要求必須安排專門獨(dú)立的工作場所，工作現(xiàn)場要安裝監(jiān)控設(shè)備，很多單位的查檔室不具備相關(guān)條件，或沒有專門的查檔室，只能臨時(shí)安排工作房間，加裝監(jiān)控。在軟件方面，人事檔案管理的信息化、規(guī)范化和集成化程度不夠，尚有許多單位、部門未能配套適合檔案管理的專業(yè)軟件。很多單位由于人員多、案卷多、職工流動(dòng)性較大，使得檔案的查找與整理需要浪費(fèi)許多的人力、物力。

另一方面，人事檔案管理人員流動(dòng)性大，專業(yè)技術(shù)水平整體偏低，檔案人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不合理，具備操作技能、管理技能、信息開發(fā)技能的檔案管理專業(yè)人才仍然較為缺乏。此次人事檔案專項(xiàng)審核工作要求審核人員熟悉政策、明確標(biāo)準(zhǔn)，但在實(shí)際工作中由于審核員對(duì)人事檔案管理政策不能在短時(shí)間完全吃透，審核過程中需要不斷查閱書籍或向上級(jí)主管部門咨詢，浪費(fèi)了大量的時(shí)間。

（三）信息安全亟待引起重視?，F(xiàn)在很多單位安裝了人事檔案信息軟件，極大提高了工作效率，減少了檔案查閱時(shí)間。但由于人事檔案管理部門檔案安全意識(shí)和保密意識(shí)不強(qiáng)、缺乏計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)，加上安全意識(shí)淡薄、操作不規(guī)范、數(shù)據(jù)備份不及時(shí)等原因，也會(huì)造成信息系統(tǒng)的安全隱患?？陀^上，電腦病毒橫行，黑客大肆攻擊，也給檔案信息安全和保密工作帶來了嚴(yán)重威脅。

因此，傳統(tǒng)的人事檔案管理制度已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，十分有必要建立一套現(xiàn)代化的科學(xué)、規(guī)范的管理模式，真正實(shí)現(xiàn)人事檔案的高效、安全、信息化管理。

二、改進(jìn)科研院所人事檔案管理的對(duì)策

（一）高度重視人事檔案工作。領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，結(jié)合中組部干部人事檔案審核工作，進(jìn)一步完善本單位的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，加強(qiáng)人事檔案管理的系統(tǒng)性和規(guī)范性，完善監(jiān)督體制機(jī)制。

（二）健全人事檔案管理制度?？蒲性核鶕?jù)《檔案法》《保密法》《干部檔案工作條例》《關(guān)于干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等法律法規(guī)，結(jié)合單位實(shí)際特點(diǎn)，出臺(tái)本單位的人事檔案歸檔、保管、借閱、移交、保密等各項(xiàng)規(guī)章制度，使得人事檔案管理工作有法可依，有章可循。

（三）加強(qiáng)檔案專業(yè)培訓(xùn)，提高管理人員專業(yè)素質(zhì)。檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，各單位專職檔案管理員要積極參加國家及省市組織的檔案管理培訓(xùn)，不斷增強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高職業(yè)技能。同時(shí)鼓勵(lì)自學(xué)，要對(duì)歷年的《干部檔案工作細(xì)則》《干部人事檔案工作目標(biāo)管理暫行辦法》《干部人事檔案工作文件資料匯編》等材料看懂吃透，使自己成長為具有現(xiàn)代人事檔案管理專業(yè)技能的人才。各省市的組織部應(yīng)結(jié)合本次檔案專項(xiàng)審核工作，組織專題培訓(xùn)，這對(duì)檔案員來說是一次學(xué)習(xí)、回爐的好機(jī)會(huì)，許多時(shí)間跨度長、專業(yè)性強(qiáng)的問題都可以得到集中解答。

科研院所是從事公益事業(yè)研究的科研事業(yè)單位，其獨(dú)特的學(xué)術(shù)地位和工作性質(zhì)使得人事檔案管理工作也具有特殊性。做好科研院所人事檔案管理工作是保障科研事業(yè)研究的基礎(chǔ)和保障，具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)意義。這就要求科研院所以此次全國干部人事檔案專項(xiàng)審核工作為契機(jī)，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的重視程度，完善相關(guān)制度，提高檔案員的專業(yè)技能和素養(yǎng)，進(jìn)一步推進(jìn)人事檔案的信息化和資源共享，為單位的穩(wěn)定發(fā)展和各項(xiàng)科研業(yè)務(wù)的全面開展提供有力的支撐。