文/山西省大同煤礦集團公司檔案處 安艷芳

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淺析如何做好煤礦建設(shè)項目檔案管理工作

文/山西省大同煤礦集團公司檔案處 安艷芳

【摘要】建設(shè)項目檔案資料管理工作是建筑工程項目管理的一部分，工程檔案管理的好壞，直接影響到建筑工程的質(zhì)量，甚至?xí)绊懙狡髽I(yè)的經(jīng)濟效益。本文主要對建設(shè)工程檔案的規(guī)范化和完整性進行系統(tǒng)、分層地分析，掌握檔案管理的具體措施，以及對建設(shè)工程檔案管理今后的工作有著鞭策和促進的作用。

【關(guān)鍵詞】項目檔案；管理；規(guī)范

一、建設(shè)項目檔案的重要性

根據(jù)國家檔案局、國家發(fā)改委聯(lián)合發(fā)布的《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》規(guī)定，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，建設(shè)項目管理在全國上上下下都得到了足夠的重視，各單位建設(shè)項目管理部門歷年來也積累了不少建設(shè)項目管理的先進經(jīng)驗，近年來，集團公司積極響應(yīng)國家的要求和規(guī)定，對整合礦井的驗收及項目檔案管理方面有了更規(guī)范合理的要求。2015年我處參與了對集團公司麻家梁煤礦建設(shè)項目檔案整理、整改備驗過程，同年12月順利通過驗收，做為一名科技檔案管理者，筆者切身體會到了項目檔案收集、整理的規(guī)范性和重要性，在此簡單就麻礦檔案工作談一下如何做好項目檔案管理工作。

二、項目檔案管理方面

（一）各級領(lǐng)導(dǎo)要高度重視建設(shè)項目檔案工作。工程建設(shè)是百年大計，工程項目從立項開始，主管領(lǐng)導(dǎo)就要指定專人負責(zé)文件、圖紙、計算數(shù)據(jù)、聲像記錄等資料的收集、管理工作，制定明確的崗位責(zé)任制，不定期進行考核并制定獎懲制度。成立項目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確每人的工作職責(zé)，建立健全項目檔案工作各項規(guī)章制度。確保交接手續(xù)要規(guī)范，資料收集齊全、完整。

（二）定期召開建設(shè)項目檔案工作會議。俗話說“沒有規(guī)矩，難成方圓”。建設(shè)項目由于規(guī)模大、工期長、形成資料多，特別是由于參與的單位和環(huán)節(jié)較多，所以要想在建設(shè)項目檔案管理中做到規(guī)范化、標準化，僅靠檔案管理部門或建設(shè)項目管理部門少數(shù)幾個人的力量是根本辦不到的。因此，加強和完善有關(guān)的管理制度建設(shè)，就成為對此工作順利開展和進行的根本保障。堅持執(zhí)行“四同步”制度。即：企業(yè)下達項目計劃任務(wù)與提出項目文件材料的歸檔要求同步，檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料積累情況同步，驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況同步，項目總結(jié)與項目文件材料完全歸檔同步。以“四同步”制度來確保做好項目檔案的收集工作。

（三）檔案部門必須參加竣工驗收。審閱工程檔案是竣工驗收的必要環(huán)節(jié)，檔案部門參加竣工驗收，是保證工程檔案資料質(zhì)量的關(guān)鍵?？墒蔷同F(xiàn)實工作中檔案部門在工程檔案驗收工作中或多或少不被重視，幾次下礦指導(dǎo)詢問類似工作，負責(zé)檔案部門的人員有的竟然不知道這項工作，所以筆者在這里也要提到這是我們檔案工作者的權(quán)益和工作職責(zé)，還需對此情況做以上重點要求，要把這項工作的重點放在檔案初驗階段，各項歸檔材料要真正地做到圖實一致。

（四）集中統(tǒng)一管理工作落實到人。項目檔案保存在建設(shè)單位的上級單位、業(yè)務(wù)往來單位以及本單位的各職能部門中。例：采煤機的招投標文件存在同煤機電處；報關(guān)文件在外經(jīng)貿(mào)公司；聯(lián)合試運轉(zhuǎn)的請求及方案保存在證件辦；試運轉(zhuǎn)期間通風(fēng)、瓦斯、粉塵檢測記錄、操作規(guī)程分別保存在技術(shù)部、電科；礦井、礦區(qū)測量圖中的原始記錄、計算書、臺賬、工業(yè)廣場平面圖等重要資料保存在地測科等。

三、歸檔文件的規(guī)范性、完整性

（一）前期文件中的采礦權(quán)辦理過程中相關(guān)文件、投資計劃、建設(shè)報表都必須嚴格控制，及時歸檔，工程地質(zhì)勘察資料中的監(jiān)理、設(shè)計、勘察、建設(shè)單位質(zhì)量評估報告、預(yù)算書、決算書及建設(shè)工程中產(chǎn)生的配套竣工圖紙及時對號歸檔，如有變更應(yīng)由檔案部門及時提供變更明細。如：安裝工程中井架基礎(chǔ)承臺混凝土試塊制作組數(shù)、制作日期，實驗報告與施工日志提供的要相符，礦建工程施工單位工程質(zhì)量保證體系表必須是實際進行監(jiān)理工作的名單。

（二）檔案整理的規(guī)范性。首先按照歸檔范圍全部收集并進行預(yù)立卷，根據(jù)實際情況確立整理方法。組卷要求科學(xué)合理，卷內(nèi)文件要按時間和不同階段采用不同的分類方法組卷，條理清晰，排列有序，綜合文件要根據(jù)開工報告、施工組織設(shè)計、方案、圖紙會審及技術(shù)交底、設(shè)計變更、交工驗收及工程總結(jié)以單位工程為單位集中組卷，如：初設(shè)批復(fù)與初設(shè)評審意見等相同材料分開組卷；部分需要以“件”整理并裝訂的，要分清卷、件概念，施工日志與隱蔽工程記錄不可全并組卷。案卷題名的擬定要概括清楚，否則不利于檢索，卷內(nèi)目錄一定要填寫規(guī)范，卷內(nèi)文件的頁號以整卷為單位大流水形成編寫，不裝訂的卷，卷內(nèi)文件頁號以件為單位編寫。文字材料可采用整卷裝訂與單份文件裝訂為兩種形式，圖紙可不裝訂但同一項目應(yīng)統(tǒng)一。卷內(nèi)不得有金屬物，單位文件裝訂時應(yīng)在卷內(nèi)每份文件首頁右上方加蓋、填寫檔號章，檔號章內(nèi)容有檔號和序號。

2016年是“十三五”開局之年，檔案工作有許多新的標準需要貫徹實施，面對同煤集團公司新形勢，我們要提升檔案意識，以調(diào)試的責(zé)任感和使命感，創(chuàng)新工作，扎實工作，為企業(yè)發(fā)展存憑、留史，為同煤的檔案工作多作貢獻。

【參考文獻】

［1］劉家真.電子文件管理理論與實踐［M］.科學(xué)出版社，2003年版.

［2］其木格，其其格.淺談對檔案的認識［J］.內(nèi)蒙占石油化工，2000（3）.

［3］國家檔案局、國家發(fā)改委.國家重大建設(shè)項目驗收辦法（檔發(fā)〔2006〕2號）.