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醫(yī)院培訓(xùn)檔案信息化管理的探討

2016-11-26 08:26連云港市第一人民醫(yī)院邵然
辦公室業(yè)務(wù) 2016年10期
關(guān)鍵詞:檔案信息化

文/連云港市第一人民醫(yī)院 邵然

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醫(yī)院培訓(xùn)檔案信息化管理的探討

文/連云港市第一人民醫(yī)院 邵然

【摘要】本文在研究醫(yī)院檔案管理的基礎(chǔ)上,通過(guò)分析加強(qiáng)醫(yī)院培訓(xùn)檔案信息化的意義和目前存在的問(wèn)題,提出改進(jìn)的合理化建議,對(duì)提升醫(yī)院培訓(xùn)檔案信息化管理工作具有一定的借鑒作用。

【關(guān)鍵詞】培訓(xùn)檔案;醫(yī)院培訓(xùn)檔案;檔案信息化

一、醫(yī)院培訓(xùn)檔案的分類

(一)流程檔案。流程檔案是醫(yī)院培訓(xùn)組織者在開(kāi)展培訓(xùn)過(guò)程中形成的過(guò)程文件,包括醫(yī)院培訓(xùn)規(guī)劃、課程評(píng)估記錄、講課老師記錄、培訓(xùn)通知、培訓(xùn)報(bào)名記錄、考勤記錄、培訓(xùn)評(píng)估報(bào)告、培訓(xùn)結(jié)果,包括如試卷、成績(jī)、證書(shū)等相關(guān)內(nèi)容。

(二)授課檔案。授課檔案主要包括以專業(yè)類別劃分的培訓(xùn)課程內(nèi)容的檔案資料,可以是文字檔案,也可以是圖片、音視頻檔案;還包括老師的備課筆記和教學(xué)筆記。

(三)講師檔案。講師檔案主要由醫(yī)院人力資源部提供或者授課教師自己提供,包括講課老師的基本信息、研究方向、講課內(nèi)容、講課風(fēng)格、培訓(xùn)計(jì)劃,還包括培訓(xùn)后對(duì)學(xué)員的評(píng)價(jià)等。

(四)學(xué)員檔案。學(xué)員檔案主要包括培訓(xùn)者的基本情況、對(duì)培訓(xùn)課程接受的情況、對(duì)培訓(xùn)課程的滿意度、培訓(xùn)后的成績(jī)、培訓(xùn)后的反饋等。

二、醫(yī)院培訓(xùn)檔案信息化的意義

醫(yī)院培訓(xùn)檔案信息化的意義包括以下幾個(gè)方面:

(一)保管科學(xué)。醫(yī)院檔案綜合管理部門利用計(jì)算機(jī)技術(shù),將醫(yī)院培訓(xùn)檔案電子化,使得信息化后的醫(yī)院培訓(xùn)檔案便于保管,并且保存、管理更加科學(xué)、有效。

(二)利用方便。將醫(yī)院培訓(xùn)檔案信息化有利于實(shí)現(xiàn)醫(yī)院培訓(xùn)檔案資源及時(shí)、有效利用。培訓(xùn)檔案信息化后,使用便利、查詢高效,檔案利用者不受空間與時(shí)間的限制,可最大限度體現(xiàn)檔案的利用價(jià)值。

(三)傳播快捷。信息化后的醫(yī)院培訓(xùn)檔案不僅可以滿足現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)者回顧培訓(xùn)內(nèi)容的需求,還可以將培訓(xùn)內(nèi)容通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)推送給更多需要此類培訓(xùn)的人群,滿足他們的培訓(xùn)需求。

三、醫(yī)院培訓(xùn)檔案信息化的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題

目前,醫(yī)院培訓(xùn)檔案多采用紙質(zhì)檔案歸檔模式,即由醫(yī)院綜合檔案管理部門搜集每次培訓(xùn)的具體信息,將培訓(xùn)分類,按年度立卷歸檔,每年度一個(gè)流水號(hào),每一次培訓(xùn)編制一個(gè)歸檔號(hào)。如果是圖片、聲音或者影像檔案,則應(yīng)該刻錄光盤或者制作成電子文件存檔,但是,從實(shí)際情況來(lái)看,醫(yī)院培訓(xùn)檔案圖片、音視頻檔案缺失嚴(yán)重,檔案形式、歸檔模式單一,直接影像了醫(yī)院培訓(xùn)檔案的利用價(jià)值,具體存在的問(wèn)題包括以下幾個(gè)方面:

(一)歸檔材料收集缺乏及時(shí)性和完整性。要想做好檔案保管工作首先要做好檔案收集工作,檔案收集工作是檔案業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)。如果沒(méi)有完整豐富的檔案材料,就無(wú)法充分體現(xiàn)檔案的利用價(jià)值,無(wú)法滿足社會(huì)對(duì)該類檔案的需求。目前,醫(yī)院培訓(xùn)檔案普通存在檔案材料收集不及時(shí),對(duì)檔案的歸檔范圍、保管的期限及整理的標(biāo)準(zhǔn)不明確,沒(méi)有將收集到的材料加以整理和編研,大部分就是將收集到的文字材料直接塞進(jìn)檔案盒,這樣造成檔案資源的不完整、不系統(tǒng)、不統(tǒng)一。

(二)信息化滯后,跟不上檔案資源利用的需求。大部分醫(yī)院培訓(xùn)檔案以紙質(zhì)檔案為主,將此轉(zhuǎn)換為電子檔案需要一個(gè)過(guò)程,常常出現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)換滯后的情況。特別是一些醫(yī)學(xué)前沿技術(shù)的培訓(xùn)檔案,由于信息化滯后,直接影響了醫(yī)護(hù)人員的學(xué)習(xí)、利用。另一方面,音頻、視頻檔案缺乏,也給檔案的利用帶來(lái)了一定的困難。

(三)缺乏醫(yī)院培訓(xùn)檔案管理制度。目前,醫(yī)院培訓(xùn)檔案管理沒(méi)有建立一套完整、科學(xué)、系統(tǒng)的管理制度。這使得在該類檔案的保管上沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的工作流程和工作標(biāo)準(zhǔn)。

四、醫(yī)院培訓(xùn)檔案信息化管理的幾點(diǎn)思考

(一)建立完善的醫(yī)院培訓(xùn)檔案管理制度。醫(yī)院培訓(xùn)檔案管理制度可以借鑒醫(yī)院已形成的其他比較完善的檔案管理制度。依據(jù)這些完善的檔案管理制度,確定符合本單位實(shí)際的醫(yī)院培訓(xùn)檔案材料的收集范圍和保管期限,制定醫(yī)院培訓(xùn)檔案鑒定、保管、復(fù)印、轉(zhuǎn)辦、借閱、移交等一系列具體辦法和立卷歸檔制度,并依據(jù)制度要求,明確工作人員職責(zé),完整、規(guī)范及時(shí)完成歸檔工作,避免醫(yī)院培訓(xùn)檔案資料遺失。此外,在醫(yī)院培訓(xùn)檔案管理制度的制定中還應(yīng)當(dāng)依據(jù)國(guó)家《檔案法》規(guī)定及衛(wèi)生部印發(fā)的《醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理辦法》等法規(guī),并參照《歸檔文件整理規(guī)則》及《歸檔范圍和保管期限規(guī)定》的要求。

(二)采取醫(yī)院培訓(xùn)檔案紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案共同歸檔的模式。數(shù)字化檔案是指由辦公自動(dòng)化形成的電子文件歸檔后形成的電子檔案。數(shù)字化檔案多以光盤、硬盤、U盤等新型存儲(chǔ)介質(zhì)為載體。醫(yī)院培訓(xùn)過(guò)程中要做好文字、聲、像資料的收集,將這些資料分類整理儲(chǔ)存,并使用可靠的標(biāo)識(shí)在數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案之間建立關(guān)聯(lián),以實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子格式檔案資源共同歸檔。這種歸檔模式的優(yōu)勢(shì)在于既有效地保證了醫(yī)院培訓(xùn)檔案歸檔的完整性,提高了檔案的利用效率,又可以減少利用過(guò)程中對(duì)紙質(zhì)檔案造成的損傷。

(三)加強(qiáng)醫(yī)院培訓(xùn)檔案的利用與傳播。醫(yī)院培訓(xùn)檔案是一份寶貴的醫(yī)學(xué)、教學(xué)、檔案資源。通過(guò)對(duì)醫(yī)院培訓(xùn)檔案的收集、編研、管理、利用可以總結(jié)出每次培訓(xùn)過(guò)程中的薄弱環(huán)節(jié),以便在之后組織的培訓(xùn)中加以改進(jìn),這對(duì)于提高醫(yī)院教學(xué)水平、科研服務(wù)具有一定的積極意義。醫(yī)院培訓(xùn)檔案只有傳播出去為更多人所利用才能體現(xiàn)其自身的價(jià)值。目前,檔案的利用方式已經(jīng)不再滿足于在檔案館里查閱,可以通過(guò)醫(yī)院網(wǎng)站、官方微信平臺(tái)等進(jìn)行查閱和利用。

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