文/山東省濱州市濱城區(qū)廣播電影電視局 鄭安申

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淺談檔案信息資源應(yīng)用機(jī)制

文/山東省濱州市濱城區(qū)廣播電影電視局 鄭安申

【摘要】文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用對(duì)提高文書檔案管理的水平，及時(shí)提供準(zhǔn)確、完整的檔案信息具有重要作用，但是在電子化的過(guò)程中也遇到了一些問(wèn)題。本文將探討檔案信息資源服務(wù)機(jī)制建立的實(shí)際應(yīng)用，同時(shí)對(duì)檔案信息集成服務(wù)提出系列解決辦法。

【關(guān)鍵詞】檔案信息；資源；應(yīng)用機(jī)制

一、檔案信息資源服務(wù)機(jī)制建立的意義

檔案普遍依托于紙質(zhì)、光盤、磁帶、縮微膠卷等具體有形的載體，以及部分?jǐn)?shù)字化檔案，因此在利用服務(wù)上具有直接性的特點(diǎn)。

（一）有利于分類歸屬管理和形成規(guī)模效應(yīng)。館藏檔案按照全宗歸屬進(jìn)行，既有利于建立多個(gè)信息子系統(tǒng)，也有利于數(shù)據(jù)擴(kuò)充和形成規(guī)模效應(yīng)。

（二）有利于信息服務(wù)質(zhì)量的提高。館藏實(shí)有檔案實(shí)行集成服務(wù)之后，原來(lái)負(fù)責(zé)對(duì)其管理的檔案專業(yè)人員能夠進(jìn)一步掌握服務(wù)動(dòng)態(tài)，為前臺(tái)服務(wù)人員提供更加有針對(duì)性的信息導(dǎo)航、資料檢索和參考咨詢等服務(wù)。

（三）有利于檔案信息化建設(shè)水平的提高。館藏實(shí)有檔案的集成有賴于檔案信息化作為基礎(chǔ)，這勢(shì)必會(huì)帶動(dòng)檔案信息化建設(shè)水平的進(jìn)一步提高。

二、檔案信息資源服務(wù)機(jī)制建立的方法

如今的檔案館早已不再是往日單純的檔案集中保管地，而努力將自身打造成為滿足現(xiàn)代用戶大范圍、深層次、個(gè)性化需求的信息服務(wù)中心。檔案信息服務(wù)必須建立在現(xiàn)代信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支持的基礎(chǔ)之上，而信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的開發(fā)完善通常取決于用戶的實(shí)際需求。當(dāng)前，與檔案信息集成服務(wù)密切相關(guān)的信息化技術(shù)主要有：數(shù)字化技術(shù)、Web數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、縮微掃描技術(shù)、信息檢索技術(shù)、信息推送技術(shù)、網(wǎng)站開發(fā)與維護(hù)技術(shù)、信息安全技術(shù)、多媒體技術(shù)等許多方面。而其中最主要運(yùn)用到的包括：

（一）信息檢索技術(shù)。為利用者提供檢索界面和查閱系統(tǒng)，利用者可根據(jù)需要自行檢索所需文獻(xiàn)。通過(guò)人工智能軟件或后臺(tái)代理軟件，可以完成自動(dòng)或半自動(dòng)的信息代理服務(wù)。

（二）信息推送技術(shù)。根據(jù)用戶對(duì)信息的個(gè)性化需求，有針對(duì)性地把用戶所需的信息主動(dòng)推送到用戶眼前。將被動(dòng)等待用戶搜索轉(zhuǎn)變有目的地主動(dòng)推送，這不僅增強(qiáng)了用戶體驗(yàn)，還通過(guò)減少無(wú)序訪問(wèn)降低系統(tǒng)負(fù)載。

（三）Web 數(shù)據(jù)庫(kù)交互技術(shù)。通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)在前臺(tái)服務(wù)界面和后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)之間實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)訪問(wèn)、動(dòng)態(tài)交互。

在實(shí)際運(yùn)用中可考慮綜合利用上述技術(shù)，盡可能地對(duì)各種所需的檔案信息資源和服務(wù)平臺(tái)實(shí)施集成，著重具有相同技術(shù)屬性的信息資源與服務(wù)平臺(tái)。如采用Web 數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的開放類檔案信息，用檢索技術(shù)實(shí)施檔案跨庫(kù)檢索查閱，在超文本技術(shù)下完成信息瀏覽導(dǎo)航，使用網(wǎng)絡(luò)互動(dòng)交流技術(shù)進(jìn)行實(shí)時(shí)咨詢和服務(wù)。

三、檔案信息服務(wù)機(jī)制建設(shè)的保障

（一）組織機(jī)構(gòu)的保障。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案的接收征集、檔案保管、整理編目、開發(fā)編研、信息服務(wù)等環(huán)節(jié)各自隔離，客觀上造成了管理力量的分散。而檔案信息服務(wù)機(jī)構(gòu)多以開發(fā)利用自有館藏資源為主，和外部信息服務(wù)機(jī)構(gòu)如圖書館、企業(yè)檔案館之間的交流較少。這種情況容易造成檔案信息服務(wù)機(jī)構(gòu)和其他信息服務(wù)機(jī)構(gòu)之間雖各有優(yōu)勢(shì)，但不能整合起來(lái)滿足用戶多方面的需求。檔案信息便捷化服務(wù)機(jī)制必然要面對(duì)用戶的多樣化主體需求、便捷性操作需求與海量信息數(shù)據(jù)、繁復(fù)的后臺(tái)處理程序之間互相矛盾的情況，因此必須高效迅速地處理各個(gè)信息流程環(huán)節(jié)，可以通過(guò)集成相似的服務(wù)功能和相關(guān)的工作步驟來(lái)提高信息處理與反饋的速度。因此檔案信息服務(wù)系統(tǒng)內(nèi)各部門、各檔案信息機(jī)構(gòu)之間都應(yīng)打破獨(dú)立各自封閉管理體系，加強(qiáng)溝通、合作與融合，共同完成從檔案信息資源的收集、加工、開發(fā)到最終服務(wù)的一系列步驟。

（二）人員的保障。在傳統(tǒng)的信息服務(wù)模式中，檔案信息服務(wù)人員因?yàn)閷I(yè)分工需要，往往只具備單一方面的工作能力，缺乏縱觀平臺(tái)全局的視野和提供綜合服務(wù)的意識(shí)。為了適應(yīng)新形勢(shì)下檔案信息便捷化服務(wù)的要求，檔案信息服務(wù)人員首先應(yīng)在隊(duì)伍結(jié)構(gòu)上集成檔案學(xué)專業(yè)、管理學(xué)專業(yè)、計(jì)算機(jī)專業(yè)、服務(wù)性專業(yè)等不同類型的人才，并在經(jīng)驗(yàn)豐富的老人和朝氣蓬勃的年輕人之間實(shí)現(xiàn)隊(duì)伍結(jié)構(gòu)的合理平衡。各類服務(wù)人員之間通力協(xié)作，融合成一個(gè)整體團(tuán)隊(duì)來(lái)為用戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。其次，在人員知識(shí)結(jié)構(gòu)上也需進(jìn)一步主動(dòng)學(xué)習(xí)最新技術(shù)和相關(guān)領(lǐng)域內(nèi)的知識(shí)，努力打造復(fù)合型人才，實(shí)現(xiàn)另一種意義上的便捷化服務(wù)。

針對(duì)在文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用中出現(xiàn)的實(shí)際問(wèn)題，筆者提出以下兩大舉措。第一，針對(duì)安全性問(wèn)題，在文書檔案?jìng)鬏數(shù)木W(wǎng)絡(luò)中設(shè)置隔離帶。第二，針對(duì)人員素質(zhì)低的現(xiàn)象，要加強(qiáng)工作人員的教育培訓(xùn)。通過(guò)在工作中的培訓(xùn)，讓管理人員及時(shí)掌握最新的電子化管理方法。同時(shí)，提法他們的綜合文化水平，比如外語(yǔ)水平、計(jì)算機(jī)操作水平等。

總之，在檔案信息資源便捷化服務(wù)模式下，可通過(guò)現(xiàn)代信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)非常方便地完成檔案信息全文數(shù)字化和二次加工整理，易于建立覆蓋廣泛、內(nèi)涵豐富的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)還可通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、智能分析技術(shù)和程序交互技術(shù)，在更加深入的層面實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的編研與整合，有利于檔案事業(yè)的發(fā)展。