宋辰
提起檔案,每一個(gè)國人都不會陌生,因?yàn)樗且簧缬半S形的,但同時(shí)也是陌生的存在,因?yàn)槲覀兠恳粋€(gè)人一輩子也很少有人能有機(jī)會親見真容。而對于一個(gè)企業(yè)來說,隨著企業(yè)管理水品的提升,對于檔案管理的要求也越來越高。
然而,檔案到底有沒有用?
未來,檔案大數(shù)據(jù)可以變成知識,現(xiàn)在來看,應(yīng)用的趨勢已經(jīng)出現(xiàn)。
幾年前的上?!皹堑沟埂笔录?,該項(xiàng)目的建筑商按照法定程序接受了審計(jì),在提供進(jìn)貨材料檔案等相關(guān)審計(jì)材料,經(jīng)核實(shí)所有材料和進(jìn)貨渠道都是合規(guī)的,該公司避免了巨額處罰。這是該企業(yè)第一次在商業(yè)合作中建立檔案,而這次“險(xiǎn)中求生”促使該企業(yè)開啟了公司的檔案建設(shè)工作。
還是上海,在當(dāng)年東方明珠塔的設(shè)計(jì)建造前關(guān)于高度的討論中,氣象檔案對于可建最高高度的評估起了決定性的作用。在2008年南方發(fā)生大面積冰凍的“抗冰復(fù)電”,以及沿海城市的臺風(fēng)事件處理經(jīng)驗(yàn)也通過檔案管理實(shí)現(xiàn)了過程化,可以對日后相應(yīng)的突發(fā)事件提供參考。
整體IT市場紛紛出現(xiàn)下滑的情況下,檔案管理市場卻快速提升。東軟集團(tuán)副總裁兼軟件產(chǎn)品事業(yè)部總經(jīng)理祖凌宇表示:“傳統(tǒng)軟件領(lǐng)域,CRM、ERP領(lǐng)域的增速和市場份額已經(jīng)趨于穩(wěn)定,而檔案管理軟件卻異軍突起?!?/p>
目前,檔案信息化仍然是信息化中比較薄弱的一環(huán)。“目前現(xiàn)有的電子檔案主要集中在第一類,也就是企業(yè)或政府在運(yùn)營過程中必須保存的?!弊媪栌钫f。
二十多年來,東軟在檔案信息化領(lǐng)域?qū)W⒏?,積極參與國家檔案局組織的“智慧檔案研討”、“數(shù)字檔案館(室)建設(shè)指南研討”、“電子檔案管理系統(tǒng)通用功能需求研討”等,研制了國家檔案局“國家電子文件支撐系統(tǒng)平臺”,承擔(dān)了核高基課題“基于國產(chǎn)CPU/OS的數(shù)字檔案信息系統(tǒng)應(yīng)用研究及示范工程”,協(xié)助編制了多個(gè)國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、制度。
“標(biāo)準(zhǔn)制度、規(guī)范,技術(shù)和管理是檔案信息化推進(jìn)過程中的重點(diǎn)和難點(diǎn)?!北本┦袡n案局的相關(guān)人士表示,“通過與東軟合作,電子檔案身份證管理系統(tǒng)著重解決了電子檔案真實(shí)性的問題?;陔娮游募募用?,使檔案就像居民身份證一樣,生成電子檔案的身份證,從而實(shí)現(xiàn)對個(gè)人和企業(yè)檔案的保存和驗(yàn)證?!?/p>
據(jù)了解,東軟在國內(nèi)首家推出完全B\S架構(gòu)的檔案管理產(chǎn)品,采用純JAVA技術(shù)開發(fā)。近期推出的SEAS8.0版本是集安全、規(guī)范、智能與可擴(kuò)展等特性于一身,擁有強(qiáng)大的跨平臺優(yōu)勢,不僅對檔案業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)全生命周期進(jìn)行實(shí)時(shí)管理,而且全面支撐檔案監(jiān)督指導(dǎo)評價(jià)等檔案管理工作;不僅支持所有主流的瀏覽器、中間件、數(shù)據(jù)庫,而且支持全面國產(chǎn)化的軟硬件;不僅實(shí)現(xiàn)企業(yè)數(shù)字檔案館的核心功能并建設(shè)檔案門戶,滿足檔案“收集、管理、保存、利用”的主線業(yè)務(wù),而且保證檔案的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性,為日常檔案管理工作的質(zhì)量效率提升提供數(shù)字檔案一體化平臺支撐。一經(jīng)推出就快速在中國市場取得了高度的行業(yè)認(rèn)可,為北京檔案局、華潤集團(tuán)、國藥集團(tuán)、南方電網(wǎng)、民生銀行等提供覆蓋全國的集中式、強(qiáng)管控檔案數(shù)據(jù)管理平臺,管理數(shù)百萬冊、數(shù)千萬頁的檔案。
以南方電網(wǎng)為例,以往的檔案管理過程是按照業(yè)務(wù)專業(yè)進(jìn)行管理,但往往一個(gè)事件會涉及到各類的信息,比如合同、施工監(jiān)理報(bào)告等。以往,企業(yè)會按照分類去查詢,而電子檔案可以讓企業(yè)按照項(xiàng)目、部門,根據(jù)需求,按照不同維度進(jìn)行查詢。
“從產(chǎn)品研發(fā)的發(fā)展路線來看,東軟現(xiàn)階段關(guān)注業(yè)務(wù)用戶的使用價(jià)值,另一方面,關(guān)注大眾對檔案利用的價(jià)值。在信息安全允許的情況下,SEAS8.0可供全員對檔案進(jìn)行搜索和查詢,打造檔案查詢的門戶,操作類似百度搜索。”祖凌宇說。
放到更長遠(yuǎn)來看,東軟更大的圖謀在檔案大數(shù)據(jù),也就是如何利用檔案數(shù)據(jù)對政府、企業(yè)決策,經(jīng)濟(jì)決策提供依據(jù)。