陳俐

2015年7月28日，北京市檔案局正式印發(fā)了《北京市機(jī)關(guān)檔案工作指南》（以下簡(jiǎn)稱《指南》）。為了幫助各級(jí)機(jī)關(guān)檔案部門正確領(lǐng)會(huì)《指南》內(nèi)容，更有針對(duì)性地開展機(jī)關(guān)檔案工作，現(xiàn)對(duì)《指南》進(jìn)行解讀。

出臺(tái)背景

1.國(guó)家對(duì)新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案工作提出了一系列新要求

2014年2月，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》，其中，針對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作提出了一系列新要求、新任務(wù)，為全面提高機(jī)關(guān)檔案工作水平提供了重要依據(jù)。除此之外，國(guó)家檔案局還陸續(xù)發(fā)布文件，如8號(hào)令、9號(hào)令、《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》等，要落實(shí)好上述文件精神，進(jìn)一步加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案資源體系建設(shè)、安全體系建設(shè)、利用體系建設(shè)，以及檔案信息化建設(shè)、檔案制度建設(shè)等，整合并制定符合機(jī)關(guān)檔案工作發(fā)展新需要的、系統(tǒng)的建設(shè)規(guī)范，顯得尤為迫切和重要。

2.北京市機(jī)關(guān)檔案工作面臨著許多新機(jī)遇新挑戰(zhàn)

第一，我國(guó)社會(huì)進(jìn)入了信息時(shí)代，我市各級(jí)機(jī)關(guān)政務(wù)信息化正在向縱深推進(jìn)，電子文件大量產(chǎn)生，無(wú)紙化辦公已經(jīng)成為強(qiáng)勁的發(fā)展趨勢(shì)，機(jī)關(guān)檔案工作的內(nèi)容面臨著重大變化；第二，機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的機(jī)構(gòu)改革不斷深化，各類政務(wù)審批事項(xiàng)進(jìn)一步整合，各級(jí)機(jī)構(gòu)檔案工作職責(zé)任務(wù)、文件材料歸檔范圍、檔案保管期限、檔案歸屬流向等亟需規(guī)范和統(tǒng)一；第三，隨著我市城市發(fā)展戰(zhàn)略定位的確定，“京津冀一體化”的加快實(shí)施，市行政副中心建設(shè)的迅速推進(jìn)，市級(jí)重大活動(dòng)不斷增多，機(jī)關(guān)檔案工作如何緊跟城市發(fā)展步伐，需要我們加大力量深入研究和探索；第四，隨著機(jī)關(guān)職能由社會(huì)管理向社會(huì)治理的轉(zhuǎn)變，精細(xì)化管理成為新的工作方向，由此產(chǎn)生和不斷完善的各類專業(yè)檔案建設(shè)急需相關(guān)政策的指導(dǎo)和支持；第五，機(jī)關(guān)檔案工作任務(wù)不斷增加與從事檔案工作人員不斷減少之間的矛盾日益突出，亟需根據(jù)具體實(shí)際對(duì)檔案整理外包、檔案數(shù)字化外包、檔案應(yīng)用軟件開發(fā)外包、檔案寄存等提出政策性、規(guī)范性要求等。這些，都說明新時(shí)期我市機(jī)關(guān)檔案工作面臨著許多新機(jī)遇、新挑戰(zhàn)。

3.老條例規(guī)范的內(nèi)容部分與新形勢(shì)脫節(jié)

在《指南》印發(fā)之前，各級(jí)機(jī)關(guān)開展檔案工作的主要依據(jù)是中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳1983年聯(lián)合制發(fā)的《機(jī)關(guān)檔案工作條例》，和國(guó)家檔案局1987年制發(fā)的《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》。兩個(gè)文件出臺(tái)的時(shí)間比較早，內(nèi)容趨于陳舊，與新形勢(shì)下的機(jī)關(guān)檔案工作出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象，已經(jīng)不能滿足當(dāng)前各級(jí)機(jī)關(guān)開展檔案工作的需要。近年來(lái)，不論是國(guó)家檔案局還是我局，陸續(xù)出臺(tái)了一系列規(guī)范性文件，從不同的角度規(guī)范機(jī)關(guān)檔案工作，但是，內(nèi)容比較分散，各機(jī)關(guān)不太容易全面地把握。

4.檔案行政管理部門監(jiān)督指導(dǎo)需要抓手，各級(jí)檔案部門對(duì)下指導(dǎo)需要依據(jù)

由于清理行政規(guī)范性文件等原因，市檔案局停止了機(jī)關(guān)檔案工作升級(jí)達(dá)標(biāo)活動(dòng)。從近年來(lái)的檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)實(shí)踐來(lái)看，無(wú)論是市檔案局，還是各區(qū)檔案局，都缺乏一種引導(dǎo)機(jī)關(guān)檔案工作向更高水平發(fā)展的抓手，也缺乏一個(gè)系統(tǒng)評(píng)判機(jī)關(guān)檔案管理水平高低的尺度；同時(shí)，各市屬機(jī)關(guān)對(duì)其所屬單位的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，也缺乏統(tǒng)一的依據(jù)。

以上情況，足以讓我們認(rèn)真、冷靜地思考和研究，起草一部對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作具有廣泛適用性、很強(qiáng)可操作性、較強(qiáng)前瞻性的《指南》。

簡(jiǎn)要經(jīng)過

從2013年初開始，《指南》的研究工作全面展開，市檔案局成立了起草小組，吸收各方面人員參加；在歷經(jīng)廣泛調(diào)研、悉心起草、征求意見、匯總整理、專家函審、完善修改等階段后，至2015年3月形成了送審稿。

2015年3月，市檔案局局（館）長(zhǎng)主持召開了局（館）長(zhǎng)辦公擴(kuò)大會(huì)議，專門研討《指南》，隨后，起草小組逐條消化吸收提出的修改意見，進(jìn)一步完善了《指南》送審稿。7月，局（館）長(zhǎng)辦公會(huì)審議通過了《指南》。

《指南》既繼承了我市幾十年來(lái)機(jī)關(guān)檔案工作的好傳統(tǒng)、好經(jīng)驗(yàn)，如制度建設(shè)、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)等，又有許多新的創(chuàng)新和發(fā)展，如數(shù)字檔案室建設(shè)、檔案信息化建設(shè)等。其以規(guī)范性文件形式出臺(tái)，一方面，將加大依法治檔的力度，使檔案行政管理部門監(jiān)督指導(dǎo)有章可循；另一方面，將極大推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化進(jìn)程，使各級(jí)機(jī)關(guān)開展檔案工作時(shí)有據(jù)可依，對(duì)于落實(shí)機(jī)關(guān)檔案工作的新精神、新任務(wù)，解決機(jī)關(guān)檔案工作存在的新問題、新難點(diǎn)，全面提高機(jī)關(guān)檔案工作水平具有重要意義。

主要內(nèi)容解讀

《指南》規(guī)定了機(jī)關(guān)檔案工作五大方面內(nèi)容。在對(duì)五大內(nèi)容進(jìn)行解讀之前，我們首先要明確機(jī)關(guān)檔案和機(jī)關(guān)檔案工作的概念。

《指南》明確：機(jī)關(guān)檔案，是指各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體、事業(yè)單位（統(tǒng)稱“機(jī)關(guān)”）在組織領(lǐng)導(dǎo)、行政管理、行業(yè)建設(shè)、科學(xué)研究等活動(dòng)中直接形成的、對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的、各種形式的歷史記錄。機(jī)關(guān)檔案是機(jī)關(guān)的重要信息資源，是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富。一個(gè)機(jī)關(guān)，根據(jù)其職能任務(wù)，會(huì)產(chǎn)生多種類別的檔案，這些檔案統(tǒng)稱為機(jī)關(guān)檔案。因此，“機(jī)關(guān)檔案”是一個(gè)集合的概念。機(jī)關(guān)檔案工作，是指各級(jí)機(jī)關(guān)依法履行檔案管理職責(zé)的活動(dòng)，機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)工作的重要組成部分，是機(jī)關(guān)提高工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要事業(yè)。機(jī)關(guān)檔案工作有其固有的規(guī)律性，分為多個(gè)環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)包含不同的內(nèi)容。以上表述，把機(jī)關(guān)檔案和機(jī)關(guān)檔案工作的內(nèi)涵、外延、地位、作用回答得比較清楚了。

一、機(jī)關(guān)檔案工作總則

1.機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理的原則，維護(hù)機(jī)關(guān)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全，便于本機(jī)關(guān)和社會(huì)各方面的利用。這條總則，來(lái)自于檔案法律法規(guī)，《檔案法》和北京市《實(shí)施檔案法辦法》都有專門條款表述，是對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作最基本的要求。從各機(jī)關(guān)實(shí)際情況看，少數(shù)機(jī)關(guān)依然沒有達(dá)到，同一個(gè)機(jī)關(guān)形成的各類檔案，相關(guān)部門各管各的，主管部門放任自流，嚴(yán)格的說，這是違法的行為。

2.機(jī)關(guān)檔案工作應(yīng)以建立健全檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系為目標(biāo)，逐步完善檔案工作體制機(jī)制，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)與管理方法，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理和資源整合、開發(fā)，為提升機(jī)關(guān)效能和公共服務(wù)能力提供有效服務(wù)。這條總則，來(lái)自于國(guó)家檔案局和市檔案局“十二五”以來(lái)所提出的一系列總體要求。關(guān)于“公共服務(wù)能力”是機(jī)關(guān)作為政府部門的職責(zé)所在，政府對(duì)老百姓歸根結(jié)底是服務(wù)，各級(jí)機(jī)關(guān)檔案工作應(yīng)為這種服務(wù)提供基礎(chǔ)性保障。

3.機(jī)關(guān)應(yīng)把檔案信息化納入本機(jī)關(guān)信息化建設(shè)整體規(guī)劃，統(tǒng)一部署、同步實(shí)施，確保檔案部門實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件形成、積累和歸檔的全程監(jiān)督指導(dǎo)和電子檔案的管理工作。這條總則，來(lái)自于2014年2月中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》，它體現(xiàn)了信息時(shí)代各級(jí)機(jī)關(guān)政務(wù)信息化的必然要求。各級(jí)機(jī)關(guān)政務(wù)信息化的快速發(fā)展，電子文件大量產(chǎn)生，電子檔案規(guī)范化管理迫在眉睫，機(jī)關(guān)檔案部門不能被動(dòng)應(yīng)付，必須實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件形成、積累和歸檔的全過程的監(jiān)督和指導(dǎo)。

二、檔案工作組織

《指南》依據(jù)檔案法律法規(guī)，從組織系統(tǒng)建設(shè)、檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)、文件形成部門職責(zé)、檔案部門職責(zé)、檔案人員要求等方面進(jìn)行梳理，作出了比較明確的規(guī)定和要求。

1.組織系統(tǒng)建設(shè)問題。任何一個(gè)機(jī)關(guān)，其檔案工作的組織系統(tǒng)沒有建立，或者不完善，檔案工作就無(wú)從談起，或者不可能得到發(fā)展。

第一，從檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)，到檔案部門負(fù)責(zé)人，從各文件形成部門檔案工作負(fù)責(zé)人，到所有專、兼職檔案員，以及重大活動(dòng)臨時(shí)機(jī)構(gòu)檔案工作負(fù)責(zé)人等，檔案工作領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系必須確立；并且，機(jī)關(guān)檔案工作要接受同級(jí)檔案行政管理部門和上級(jí)機(jī)關(guān)檔案部門的監(jiān)督指導(dǎo)和檢查；各機(jī)關(guān)檔案部門每年年底，應(yīng)當(dāng)向同級(jí)檔案行政管理部門報(bào)送全年檔案工作情況材料，下級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送全年檔案工作情況材料。這是規(guī)矩和習(xí)慣，各行各業(yè)都是如此，因?yàn)樽鳛闄n案行業(yè)主管機(jī)關(guān)，每年必須準(zhǔn)確掌握所轄范圍內(nèi)檔案事業(yè)發(fā)展?fàn)顩r，以利于研究部署新一年的工作任務(wù)。第二，檔案機(jī)構(gòu)（如檔案處、檔案科、檔案館、檔案室、檔案管理中心等）的設(shè)立，要與機(jī)關(guān)檔案工作職能、任務(wù)相匹配，其變化情況要向同級(jí)檔案行政管理部門備案。這條也是法定要求。第三，檔案人員配備，這里主要指專職檔案員，要求市級(jí)機(jī)關(guān)專職檔案員在崗工作宜不少于5年，區(qū)級(jí)及以下機(jī)關(guān)宜不少于3年；特別要求離崗時(shí)辦理好交接手續(xù)。對(duì)于工作年限的設(shè)定，充分考慮了檔案崗位需要與檔案人才培養(yǎng)的內(nèi)在規(guī)律性。第四，明確檔案工作體系，機(jī)關(guān)建立起工作體系，檔案工作關(guān)系才能順暢。第五，檔案工作經(jīng)費(fèi)，首次提出經(jīng)費(fèi)的類目，為各機(jī)關(guān)申報(bào)經(jīng)費(fèi)預(yù)算提供依據(jù)。任何事業(yè)發(fā)展都需要經(jīng)費(fèi)保障，檔案工作也不例外。

2.檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)問題。第一次明確分管領(lǐng)導(dǎo)的四項(xiàng)職責(zé)，其中，對(duì)各文件形成部門文件材料歸檔工作進(jìn)行績(jī)效考核，并將結(jié)果列入年終評(píng)比內(nèi)容，這是一條創(chuàng)新性要求，落實(shí)也并不難，作用將會(huì)十分明顯。

3.文件形成部門職責(zé)問題。第一次明確文件形成部門的職責(zé)，也是四項(xiàng)，核心是各年度文件材料歸檔。我們要推行部門立卷（件），因?yàn)椋旱谝?，文件形成部門最清楚本部門一年之內(nèi)形成哪些文件；第二，文件形成部門最清楚本部門形成的文件之間關(guān)聯(lián)性，及其價(jià)值大小。因此，推行部門立卷（件），有利于提高檔案的完整性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性，提高檔案質(zhì)量。文件形成部門的職責(zé)確定，重點(diǎn)傾向于對(duì)部門領(lǐng)導(dǎo)的要求，如：檢查本部門專職或兼職檔案人員履職情況，與年終考核評(píng)比掛鉤。

4.檔案部門職責(zé)問題?！吨改稀匪Q“檔案部門”，是指機(jī)關(guān)檔案工作主管部門，如市民委辦公室、市臺(tái)辦秘書處等。我們依據(jù)檔案法律法規(guī)，賦予了檔案部門的職責(zé)為七項(xiàng)，最新的是“參與機(jī)關(guān)績(jī)效考核”，要在機(jī)關(guān)績(jī)效考核中宣示檔案工作的存在；著重強(qiáng)調(diào)的是“監(jiān)督指導(dǎo)”和“教育培訓(xùn)”，有的機(jī)關(guān)檔案部門不認(rèn)真履責(zé)，長(zhǎng)期對(duì)本機(jī)關(guān)各文件形成部門檔案工作沒有監(jiān)督指導(dǎo)，長(zhǎng)期對(duì)本機(jī)關(guān)所屬單位檔案工作沒有監(jiān)督指導(dǎo)，長(zhǎng)期不開展檔案法規(guī)教育和檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)；有的作為全市行業(yè)主管機(jī)關(guān)，長(zhǎng)期不抓全市本行業(yè)的專業(yè)檔案建設(shè)，問題十分突出。因此，各級(jí)機(jī)關(guān)檔案部門需要強(qiáng)化履責(zé)意識(shí)，真正把職責(zé)任務(wù)擔(dān)當(dāng)起來(lái)。

5.檔案人員要求問題。這里所稱“檔案人員”，是指所有專職或兼職的檔案人員，五項(xiàng)要求中兩項(xiàng)比較新，一是熟悉本機(jī)關(guān)基本業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握本機(jī)關(guān)工作特點(diǎn)和規(guī)律，這是衡量檔案人員是否稱職的基本要求；二是掌握基本的現(xiàn)代信息管理技術(shù)，并能夠在檔案業(yè)務(wù)中熟練運(yùn)用，這是檔案人員適應(yīng)信息社會(huì)的基本要求。所稱“通過相關(guān)考核”，一般指的是參加檔案業(yè)務(wù)上崗培訓(xùn)后，必須通過考試，取得上崗證書。

三、檔案工作制度建設(shè)

《指南》從工作規(guī)章、管理制度、業(yè)務(wù)規(guī)范等3部分，分別提出加強(qiáng)制度建設(shè)的要求，每部分都列舉了應(yīng)當(dāng)制定的檔案工作制度清單，及各項(xiàng)制度應(yīng)包含的內(nèi)容，便于機(jī)關(guān)建立和完善制度。這是《指南》的一個(gè)創(chuàng)新性做法。

1.工作規(guī)章。第一，檔案工作規(guī)定，這是機(jī)關(guān)一項(xiàng)總體性的、綜合性的檔案工作制度，不少機(jī)關(guān)尚沒有制定。第二，檔案安全工作責(zé)任制度，要逐級(jí)簽訂安全責(zé)任書，不少機(jī)關(guān)也沒有建立起來(lái)。第三，文件材料歸檔責(zé)任，是指機(jī)關(guān)在起草的有關(guān)行政規(guī)章、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、工作制度中，應(yīng)當(dāng)有文件材料歸檔的條款。第四，檔案管理應(yīng)急預(yù)案，結(jié)合本機(jī)關(guān)檔案管理的具體實(shí)際，預(yù)想可能會(huì)發(fā)生的安全問題，有針對(duì)性地制定，如檔案庫(kù)房在地下的，很容易發(fā)生安全事故，必須制定有應(yīng)急預(yù)案。

2.管理制度?！吨改稀妨信e了7項(xiàng)制度，本文重點(diǎn)解讀以下3項(xiàng)：

第一，文件材料歸檔制度，重點(diǎn)是《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，第一次編制必須經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門審批后執(zhí)行。其后，機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)調(diào)整的要及時(shí)修訂該表，并且要抓緊進(jìn)行，以保證年度歸檔工作質(zhì)量。

第二，專業(yè)檔案管理辦法?，F(xiàn)在提出“專業(yè)檔案管理”問題有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。2011年10、11月，國(guó)家檔案局印發(fā)了兩批100種《國(guó)家基本專業(yè)檔案目錄》，正式拉開了全國(guó)性的專業(yè)檔案全面建設(shè)的序幕。其后，國(guó)家檔案局在制發(fā)的規(guī)范性文件及領(lǐng)導(dǎo)講話中，頻繁使用“專業(yè)檔案”一詞，提出了一系列有關(guān)加強(qiáng)專業(yè)檔案建設(shè)的任務(wù)與要求。國(guó)家檔案局還在館（室）業(yè)務(wù)指導(dǎo)司專門設(shè)置了專業(yè)處，有計(jì)劃、按步驟地組織開展全國(guó)專業(yè)檔案建設(shè)。

究竟什么是“專業(yè)檔案”？根據(jù)國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔案工作基本術(shù)語(yǔ)》（DA/T 1-2000）描述：專業(yè)檔案是“反映專門領(lǐng)域活動(dòng)的檔案”。這是一個(gè)循環(huán)定義，并沒有清楚描述專業(yè)檔案究竟是什么。而且，既然是“反映專門領(lǐng)域活動(dòng)的”，那么，稱之為“專門檔案”不是更確切嗎？但“專業(yè)檔案”等于“專門檔案”嗎？國(guó)家檔案局發(fā)布的100種專業(yè)檔案目錄中，有：地質(zhì)檔案、城建檔案、測(cè)繪檔案、水利檔案等，都是典型的科技檔案；還有，納入目錄中的移民檔案等，其中既有基建項(xiàng)目檔案（屬科技檔案），又有會(huì)計(jì)檔案（屬專門檔案）。因此，專業(yè)檔案不等于專門檔案，它是一個(gè)比科技檔案、專門檔案更加寬泛的概念，幾乎涵蓋了所有科技檔案、專門檔案種類。這就顛覆了傳統(tǒng)的我們對(duì)檔案三大類別的分類認(rèn)識(shí)。

為了厘清相關(guān)概念，避免因檔案理論的謬誤而影響檔案實(shí)踐，經(jīng)認(rèn)真研究，我們認(rèn)為：專業(yè)檔案，是指在專業(yè)領(lǐng)域的固定業(yè)務(wù)流程中形成的，文件材料有著固定格式的、在固定時(shí)間歸檔保存的歷史記錄。這條定義未必科學(xué)、準(zhǔn)確，但大體說清了概念。基于上述理解，《指南》只提出了專業(yè)檔案的工作方法與要求，沒有提出科技、專門檔案的管理問題，以避免概念上的重復(fù)和累贅。在專業(yè)檔案龐大的家族中，有兩類專業(yè)檔案比較特別：一是人事檔案，二是會(huì)計(jì)檔案。這兩類檔案，凡是有獨(dú)立人事權(quán)和財(cái)權(quán)的機(jī)構(gòu)都會(huì)形成，因此，我們可稱之為：通用型（或通有型）的專業(yè)檔案。

《指南》給出了專業(yè)檔案管理制度的基本內(nèi)容，要求市級(jí)行業(yè)主管機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)制定全市性的專業(yè)檔案管理辦法，區(qū)級(jí)行業(yè)主管機(jī)關(guān)也可先行研究制定本區(qū)域?qū)I(yè)檔案管理辦法，并報(bào)送市級(jí)行業(yè)主管機(jī)關(guān)備查。

第三，隨著政務(wù)信息化的不斷發(fā)展，各級(jí)機(jī)關(guān)單位都要逐步開展數(shù)字檔案室建設(shè)，這是國(guó)家戰(zhàn)略。數(shù)字檔案室建成后，其配套的一系列管理制度也要建立起來(lái)，以確保數(shù)字檔案室順利運(yùn)行。

其他制度，如：保管、保密、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)、利用等制度，各級(jí)機(jī)關(guān)也應(yīng)當(dāng)抓緊完善，本文不一一贅述。

3.業(yè)務(wù)規(guī)范。第一，各門類檔案的整理規(guī)范。市屬機(jī)關(guān)文書檔案整理規(guī)范不需要各機(jī)關(guān)制定，統(tǒng)一執(zhí)行市檔案局（館）的標(biāo)準(zhǔn)，但專業(yè)檔案整理規(guī)范需要行業(yè)主管部門統(tǒng)一制定。第二，各種特殊載體形態(tài)的檔案管理規(guī)范，各機(jī)關(guān)單位可以按照國(guó)家和市檔案局的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定，結(jié)合本機(jī)關(guān)具體實(shí)際制定。第三，有關(guān)檔案信息化方面的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，要在市檔案局指導(dǎo)下制定。

關(guān)于檔案工作制度的修訂、審核和印發(fā)執(zhí)行問題，《指南》強(qiáng)調(diào)：市級(jí)機(jī)關(guān)的檔案工作規(guī)章、專業(yè)檔案管理辦法及業(yè)務(wù)規(guī)范，應(yīng)經(jīng)市檔案行政管理部門審核批準(zhǔn)后制發(fā)。涉及全市性的專業(yè)檔案管理辦法，應(yīng)與市檔案行政管理部門聯(lián)合印發(fā)執(zhí)行。

四、檔案業(yè)務(wù)建設(shè)

《指南》所規(guī)定的檔案業(yè)務(wù)建設(shè)內(nèi)容，是機(jī)關(guān)檔案工作的主體業(yè)務(wù)?！吨改稀方Y(jié)合新階段新情況，從機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)流程的9個(gè)部分，分別提出辦法和要求。即文件材料形成、積累、整理與歸檔，檔案收集，檔案整理，檔案保管，檔案鑒定、銷毀，檔案統(tǒng)計(jì)，檔案利用，檔案移交，檔案購(gòu)買服務(wù)等。本文重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)以下4個(gè)部分內(nèi)容：

1.文件材料形成、積累、整理與歸檔。第一，文件材料形成與積累問題，要求文件形成部門在文件材料形成時(shí)，要使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式；機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和承辦人要及時(shí)將辦理完畢的、具有保存價(jià)值的文件材料交本部門兼職檔案員保管（重大活動(dòng)要隨時(shí)形成、隨時(shí)收集）；部門兼職檔案員平時(shí)要做好應(yīng)歸檔文件材料的積累和分類，專柜保管；檔案部門要經(jīng)常監(jiān)督檢查各部門平時(shí)的歸檔工作。

第二，文件材料整理問題，整理原則依然是比較經(jīng)典的4句話；整理方法和要求一般按照本機(jī)關(guān)制定的整理規(guī)范進(jìn)行，如果是需要移交進(jìn)館的檔案，則要按照檔案館的進(jìn)館檔案標(biāo)準(zhǔn)要求整理；專業(yè)文件材料的整理，按照行業(yè)主管機(jī)關(guān)制定的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行；照片、音視頻、電子等特殊載體材料的整理，按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和市檔案局相關(guān)要求進(jìn)行。

第三，文件材料歸檔范圍問題，《指南》按照國(guó)家檔案局8號(hào)令，給出4條原則性要求，因?yàn)槊總€(gè)機(jī)關(guān)具體情況不同，歸檔范圍也不同，但強(qiáng)調(diào)歸檔范圍不得擅自擴(kuò)大或縮小。專業(yè)文件材料的歸檔范圍基本上都由行業(yè)主管機(jī)關(guān)確定好了，沒有特殊情況也不能擅自擴(kuò)大或縮小。

第四，文件材料歸檔時(shí)間問題，按照《條例》規(guī)定，文書檔案于第二年6月底前完成歸檔，即：各文件形成部門要將上年度形成的文件材料收集、整理完畢，并向檔案部門移交，這一過程稱之為“歸檔”。而專業(yè)文件材料的歸檔時(shí)間按照專業(yè)檔案的形成特點(diǎn)和規(guī)律確定。

第五，文件材料歸檔要求問題，5條要求比較具體，特別要注意：整理使用的材料要耐久，封皮、目錄和備考表填寫要規(guī)范。

2.檔案鑒定、銷毀工作。檔案鑒定，分為文件材料歸檔時(shí)的歸檔鑒定、定期檔案達(dá)到了保管期限的銷毀鑒定、進(jìn)館檔案自形成之日起滿30年后的開放鑒定三種鑒定內(nèi)容。

第一，歸檔鑒定，重點(diǎn)是各類檔案保管期限表的編制問題，與文件材料歸檔范圍的編制同步進(jìn)行；文書檔案分永久、30年、10年，專業(yè)檔案由行業(yè)主管機(jī)關(guān)統(tǒng)一確定。

第二，銷毀鑒定，鑒定、銷毀工作怎么做，《指南》寫得很清楚。當(dāng)前的問題是很多機(jī)關(guān)不做這項(xiàng)工作，導(dǎo)致很多到期檔案占用庫(kù)房空間，浪費(fèi)行政成本；有的雖然做了鑒定，卻不敢銷毀，領(lǐng)導(dǎo)不簽批，這是不敢擔(dān)當(dāng)?shù)谋憩F(xiàn)。

第三，開放鑒定，隨著國(guó)家和我市對(duì)歷史研究的不斷深入，隨著老百姓法律意識(shí)、維權(quán)意識(shí)的不斷增強(qiáng)，要求檔案館依法向社會(huì)開放檔案的呼聲越來(lái)越高，檔案館開放鑒定工作的壓力也越來(lái)越大。但是，按照國(guó)家檔案局的要求，檔案館逐卷、逐件的開放鑒定任務(wù)量非常大，工作內(nèi)容豐富，考慮因素復(fù)雜，這就需要檔案形成機(jī)關(guān)給予大力協(xié)助，提出移交檔案是否開放的意見和建議。因此，檔案開放鑒定是需要機(jī)關(guān)配合的工作，希望涉及的各個(gè)機(jī)關(guān)都能夠給予積極支持。開放鑒定工作內(nèi)容包括：檔案內(nèi)容的開放鑒定、標(biāo)密檔案的解密工作。

3.檔案移交工作。機(jī)關(guān)檔案有兩個(gè)出口，一是到期的定期檔案鑒定銷毀；二是屬于進(jìn)館范圍的檔案向國(guó)家綜合檔案館移交。這兩個(gè)出口都需要保持通暢。本文所稱的檔案移交，是指后者。我市國(guó)家檔案館有兩類：一是國(guó)家綜合檔案館，如市、區(qū)兩級(jí)17個(gè)檔案館；二是國(guó)家專門檔案館，如市城建檔案館。

檔案移交要依法進(jìn)行，凡是列入市檔案館檔案收集范圍的，在本機(jī)關(guān)保存20年后，必須向市檔案館移交，這是移交單位法定義務(wù)。凡是屬于市檔案館的移交檔案單位，各機(jī)關(guān)的永久文書檔案，以及其他永久保管的檔案在本機(jī)關(guān)保存滿20年后都要向市檔案館移交。要按計(jì)劃移交，不得拖延甚至拒絕，否則就是違法；各區(qū)級(jí)及以下機(jī)關(guān)單位的檔案，永久和保管期限為30年的，在本機(jī)關(guān)單位保存10年后，要向本區(qū)檔案館移交。移交檔案必須辦理相應(yīng)的移交手續(xù)。

《指南》還規(guī)定：臨時(shí)機(jī)構(gòu)撤銷前，其檔案應(yīng)向有關(guān)主管機(jī)關(guān)或同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交。所謂臨時(shí)機(jī)構(gòu)，是指為完成某項(xiàng)重大任務(wù)、重大工程建設(shè)，由市或區(qū)兩級(jí)政府組建的、人員從各相關(guān)單位抽調(diào)的工作部門，其形成的各類檔案，應(yīng)當(dāng)在市、區(qū)檔案行政管理部門的指導(dǎo)下，通過制定相關(guān)規(guī)定而確定其歸屬流向，最終的流向應(yīng)當(dāng)是同級(jí)國(guó)家綜合檔案館（屬于城市建設(shè)的檔案應(yīng)當(dāng)移交城建檔案館）。

4.檔案購(gòu)買服務(wù)。關(guān)于機(jī)關(guān)檔案購(gòu)買服務(wù)問題，這是近年來(lái)涌現(xiàn)的、發(fā)展迅速的新生事物，《指南》就此提出了相關(guān)要求：

第一，依規(guī)進(jìn)行。首先，2013年11月黨的十八屆三中全會(huì)《關(guān)于全面深化改革若干重大問題的決定》明確：“推廣政府購(gòu)買服務(wù)，凡屬事務(wù)性管理服務(wù)，原則上都要引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，通過合同、委托等方式向社會(huì)購(gòu)買。”2014年2月兩辦《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》明確：“規(guī)范并支持檔案中介機(jī)構(gòu)、專業(yè)機(jī)構(gòu)參與檔案事務(wù)；”2014年12月國(guó)家檔案局印發(fā)了《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》，2016年將出臺(tái)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔案社會(huì)保管服務(wù)機(jī)構(gòu)管理規(guī)范》等。所以，檔案購(gòu)買服務(wù)是大勢(shì)所趨。

第二，購(gòu)買服務(wù)內(nèi)容。目前為4項(xiàng)內(nèi)容，即：檔案整理、檔案數(shù)字化、檔案應(yīng)用軟件開發(fā)、檔案寄存。今后有可能還會(huì)拓展。這4項(xiàng)購(gòu)買服務(wù)的內(nèi)容所涉及的檔案，必須是非涉密的。

第三，及時(shí)報(bào)告。凡是購(gòu)買非涉密的外包服務(wù)，必須在合同、協(xié)議簽訂后的一個(gè)月內(nèi)向同級(jí)檔案行政管理部門報(bào)告。

第四，泄密查處。如果因檔案購(gòu)買服務(wù)發(fā)生了檔案信息泄密問題，檔案行政管理部門就要追究相關(guān)責(zé)任。為了確保檔案購(gòu)買服務(wù)不發(fā)生問題，一是要預(yù)先審查企業(yè)背景，有外資背景的一律排除；二是要與企業(yè)簽訂《保密協(xié)議》，預(yù)先區(qū)分相關(guān)責(zé)任；三是要將員工向企業(yè)簽訂的《保密承諾書》提交備案，擰緊員工保密發(fā)條；四是加工場(chǎng)所要嚴(yán)肅紀(jì)律，配置監(jiān)控設(shè)備，從技術(shù)上進(jìn)行失密泄密的防范。