武亞玲

◇中圖分類號：F810 文獻標識碼：A 文章編號：1002-5812（2016）17-0082-03

摘要：財務(wù)網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)的應(yīng)用是順應(yīng)目前高校經(jīng)費快增、財務(wù)管理細化和財務(wù)人員編制限制等供需矛盾所催生的改革舉措。但該系統(tǒng)在實操運轉(zhuǎn)過程中仍然存在諸多問題。從師生角度主要是認知和經(jīng)費負責人、報賬人與系統(tǒng)設(shè)定銜接等問題；從財會實操角度主要是系統(tǒng)設(shè)計與本校財務(wù)管理系統(tǒng)信息安全兼容、部分功能缺失和財會人員受理預(yù)約報賬后續(xù)糾錯難度較大等問題。解決這些問題首先要立足學(xué)校全員參與的共識，聚焦新財務(wù)管理的再造、系統(tǒng)自身適應(yīng)本校財務(wù)實際設(shè)計的優(yōu)化、創(chuàng)新和系統(tǒng)實操能力的培育，在改革中不斷發(fā)現(xiàn)新問題，解決新問題，推進高校財務(wù)管理更加科學(xué)化、制度化、信息化進程。

關(guān)鍵詞：高校財務(wù) 網(wǎng)上預(yù)約報賬 實踐問題建議

高校財務(wù)的科學(xué)管理是其人才培育的重要支撐條件，而這種保障條件已隨著近年來高校規(guī)模的擴張、經(jīng)費來源渠道的擴展與數(shù)量幾何式增長等發(fā)生了根本的變化。再加之近年來國家財政部、教育部、科技部等部門陸續(xù)出臺了嚴格的財務(wù)和項目經(jīng)費管理規(guī)定，對高校原有的財務(wù)管理模式提出新的挑戰(zhàn)，因受制于現(xiàn)實財務(wù)人員編制之不足，以財務(wù)網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)等為重要內(nèi)容的財務(wù)規(guī)范化信息管理改革舉措應(yīng)運而生。網(wǎng)上財務(wù)報賬系統(tǒng)是對傳統(tǒng)報賬流程的顛覆性再造，它以網(wǎng)絡(luò)化、信息化、自動化為手段，實現(xiàn)報銷單填寫的規(guī)范化、業(yè)務(wù)審批的流程化、財務(wù)審核的透明化、資金支付的及時化，其突出優(yōu)勢：一是效率高，比傳統(tǒng)報銷節(jié)約30%—50%的時間；二是規(guī)范化，網(wǎng)上報賬操作界面流程按財務(wù)制度設(shè)計，不規(guī)范的報賬無法操作；三是財會人員由繁瑣的手工核算核準變?yōu)楹喕某绦虿僮鳎珊怂阈娃D(zhuǎn)變?yōu)楹怂愎芾硇?，實施了項目?jīng)費的預(yù)算控制與管理；四是和諧了財會人員與師生的關(guān)系，從相互“相對立”的關(guān)系變?yōu)橐?guī)范管理的“相同”利益維護體。

盡管該系統(tǒng)的設(shè)定較為科學(xué)，但在具體的財務(wù)實操中，由于不同高校財務(wù)管理現(xiàn)狀的差異和現(xiàn)有財務(wù)系統(tǒng)不能兼容等缺憾，更因為網(wǎng)上預(yù)約隱去人的直觀性，再加之師生的意愿與接受程度不盡相同等，許多學(xué)校應(yīng)用該系統(tǒng)多是解決了報賬“排隊難”的問題，無法達到網(wǎng)上預(yù)約報銷全過程的網(wǎng)絡(luò)化無縫銜接。本文以作者單位所使用的預(yù)約報賬系統(tǒng)為例來探討該系統(tǒng)實操存在的問題并提出相應(yīng)的改進意見。

一、學(xué)校師生參與并融入該系統(tǒng)實操存在的問題

（一）師生認知問題。

一是系統(tǒng)應(yīng)用初期師生的心理排斥。大多數(shù)師生受傳統(tǒng)財務(wù)管理方式的影響根深蒂固，依然認為財務(wù)報銷業(yè)務(wù)是財務(wù)人員的本職，對自己參與其中有著本能的拒絕與排斥。而網(wǎng)上預(yù)約報賬是一個相對開放的系統(tǒng)，師生必須融入其中，這似乎增加了師生“不該承擔”的工作量，讓“教授干會計的活，學(xué)生接出納的班”，也使財務(wù)人員哭笑不得，百口莫辯。新型財務(wù)管理模式納入了師生參與，既是一種理念的改革，本身又需要師生“多余”的學(xué)習、掌握并使用，容易使廣大師生在新引入使用時產(chǎn)生連帶式抱怨：傳統(tǒng)的管理方式需要花費大量的時間和精力來報賬，新的管理方式卻增加了學(xué)習并必須掌握使用網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)。

二是師生年齡差異性認知。在高校財務(wù)服務(wù)對象中，年輕師生對網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)有極強的認可度，其主動性普遍較強，學(xué)習積極、接受更快、應(yīng)用最多；而年齡偏大的教師被動接受的多，主動性不強。而恰恰是這部分較年長的教師，他們的科研教學(xué)任務(wù)重，作為負責人的項目經(jīng)費多，時間忙，認為報銷實行預(yù)約程序麻煩，不如當面報銷方便，不愿意花時間學(xué)習預(yù)約報銷程序，即便是采用網(wǎng)上報賬，也往往漏洞百出，反復(fù)修改，預(yù)約失敗，重復(fù)遞交，進而對使用網(wǎng)上預(yù)約報賬失去信心。

（二）預(yù)約實操問題。

一是“授權(quán)”預(yù)約的缺失。在網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)中，有一個重要的先行步驟是“授權(quán)”，即項目經(jīng)費負責人最重要的一個環(huán)節(jié)是授權(quán)。沒有授權(quán)，除非項目經(jīng)費負責人自己在網(wǎng)上預(yù)約，但實踐中這些教職工往往因各種原因不會直接預(yù)約，其他人如果沒有得到合理授權(quán)，也就沒有項目報銷內(nèi)容可選，更無法完成操作。其實這里的授權(quán)，是有時間和操作類別的嚴格限制設(shè)定，細分為若干具體的操作系統(tǒng)，如日常報銷授權(quán)或差旅報銷授權(quán)或借款系統(tǒng)授權(quán)、甚或申報系統(tǒng)授權(quán)，等等，但這些均在實際運行中不明晰，授權(quán)變?yōu)闊o限授權(quán)，增加項目經(jīng)費管理的風險。另外一個普遍現(xiàn)象是授權(quán)“卡脖”，比如校級財務(wù)放權(quán)到學(xué)院一級管理，學(xué)院的公用經(jīng)費來源廣、頭緒多，不同項目管理要求各異，責任管理又要求“一枝筆”。那么，這些數(shù)額較大、門類諸多的經(jīng)費如何安全授權(quán)，授權(quán)于誰，確屬一個實際問題?；诖耍倚Ｈ婢W(wǎng)上預(yù)約報賬已實施多時，但90%的學(xué)院一級公用經(jīng)費網(wǎng)上預(yù)約工作一直無法開展。

二是報賬信息缺失的問題。一方面表現(xiàn)為預(yù)約方式的缺失。網(wǎng)上預(yù)約報賬，如果錄入一筆報賬信息會出現(xiàn)一張預(yù)約號并對應(yīng)一張記賬憑證，顯然是資源浪費；而涉及多種報賬業(yè)務(wù)同時預(yù)約，由于預(yù)約程序不可能按財務(wù)制度詳細分類，故會出現(xiàn)所有預(yù)約數(shù)據(jù)自動生成一張記賬憑證，違背了不同內(nèi)容和類別的原始憑證不能匯填在同一張記賬憑證的財務(wù)制度規(guī)定；如果將這種表象一張但內(nèi)涵復(fù)雜的憑證交于財務(wù)人員。往往則會因票據(jù)和經(jīng)費來源多且混雜而出錯，反而降低了報賬效率，體現(xiàn)不出這種方法的優(yōu)勢。另一方面報賬人相關(guān)知識的缺失。財務(wù)票據(jù)的分類具有很強的專業(yè)性，但網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)為了方便廣大師生進行網(wǎng)上預(yù)約，將財務(wù)票據(jù)盡可能地分成通俗易懂的科目類別，預(yù)約人員只需對號入座即可。然而，財務(wù)報銷票據(jù)種類繁多，有些票據(jù)還要視具體的情況由會計處理確定。我校在預(yù)約報賬系統(tǒng)試運行的初期，能將票據(jù)分類完全正確的預(yù)約單不足20%。再加上會計制度在實際工作中的詳細要求，師生送來的預(yù)約單不是少了經(jīng)手人簽字就是所附單據(jù)手續(xù)不全，或是預(yù)約了不符合財務(wù)制度規(guī)定的票據(jù)，師生為此要反復(fù)多次補全手續(xù)，即便如此也會出現(xiàn)查看修改錄入數(shù)據(jù)時卻發(fā)現(xiàn)部分必需數(shù)據(jù)丟失， 或是單據(jù)預(yù)約失敗等。為此，大大增加了財務(wù)人員的工作量和工作壓力。

三是款項支付信息缺失。網(wǎng)上預(yù)約報賬的基本目標是實行無現(xiàn)金支付，不受理現(xiàn)金業(yè)務(wù)，結(jié)算只實行轉(zhuǎn)賬匯款，一般分為網(wǎng)銀對公和網(wǎng)銀對個人賬戶兩類。這里的網(wǎng)銀對個人賬戶主要包括師生個人相關(guān)聯(lián)的銀行匯款信息和其他人的個人戶名的匯款信息。網(wǎng)銀對公一般是指以單位名稱為戶名的銀行匯款信息。無論網(wǎng)銀對個人還是網(wǎng)銀對公，匯款信息均有戶名、開戶行和賬號。實行銀校直聯(lián)網(wǎng)銀匯款開通以后，網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬匯款的速度方便快捷，特別是對校內(nèi)的師生個人相關(guān)聯(lián)的中行轉(zhuǎn)賬匯款，幾乎可以達到實時到賬。但是網(wǎng)銀快速有一個最基本也最關(guān)鍵的前提：即匯款信息必須準確無誤。不是100%正確的匯款信息，只能等拿到銀行的退匯單據(jù)，再核對正確的信息后重新匯入。

二、財務(wù)人員實操過程中存在的問題

（一）系統(tǒng)設(shè)計對接學(xué)校財務(wù)管理現(xiàn)實的缺失問題。

一是符合不同類別項目管理要求的預(yù)約報銷資金額度無法掌控。預(yù)約系統(tǒng)與財務(wù)報銷系統(tǒng)雖屬同一個財務(wù)綜合服務(wù)平臺，但由于諸多現(xiàn)實問題一般均相對獨立。這種“兩張皮”現(xiàn)實使預(yù)約系統(tǒng)難以根據(jù)財務(wù)報銷系統(tǒng)來設(shè)置不同類別項目預(yù)約報銷的額度限制，只要項目經(jīng)費有足夠的余額，網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)即可接受，完成財務(wù)報銷預(yù)約，自動生成預(yù)約單；但當預(yù)約單送達財務(wù)人員生成財務(wù)憑證時，如果發(fā)現(xiàn)預(yù)約額度不能對應(yīng)項目經(jīng)費要求，財務(wù)憑證無法生成，則該次預(yù)約報銷業(yè)務(wù)被迫中斷，重新預(yù)約，這給預(yù)約報銷與財會人員均造成困擾。

二是大批量的資金跨行發(fā)放受限。例如集中發(fā)放大批量的學(xué)生助學(xué)金，我校目前網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)中的申報系統(tǒng)只接受同一銀行的批量網(wǎng)銀對個人賬號發(fā)放業(yè)務(wù)，無法進行跨銀行大批量對個人業(yè)務(wù)。再加之申報系統(tǒng)中對每次發(fā)放人數(shù)的限制，一般每次只能有幾百人，這樣一次性大批量網(wǎng)銀對個人賬號發(fā)放業(yè)務(wù)需要許多次操作才能完成，否則網(wǎng)銀則無法通過。

三是退匯修正難以快捷實施。網(wǎng)上預(yù)約報賬不受理現(xiàn)金業(yè)務(wù)，只接受轉(zhuǎn)賬匯款，大量的轉(zhuǎn)款業(yè)務(wù)因多種原因產(chǎn)生了較多的退匯問題，財務(wù)人員又不能與預(yù)約人當面交流，故復(fù)匯很難快捷完成。如果批量一次性對若干個人賬號轉(zhuǎn)款業(yè)務(wù)中，只要有一個人賬號錯誤，即可能導(dǎo)致全部退匯；更何況大量的國庫支付業(yè)務(wù)若發(fā)生退匯，因其審核程序較多，復(fù)匯則所需時間更長?？缧袇R款若信息有誤，由于網(wǎng)銀系統(tǒng)無法自身核對賬號，只能等銀行退匯后再做后續(xù)處理。

四是實際報銷金額與預(yù)約報賬短信通知金額不一致。預(yù)約報賬系統(tǒng)提供后續(xù)的短信追蹤服務(wù)，財務(wù)人員審核處理預(yù)約單業(yè)務(wù)以后，預(yù)約報銷人員會接到預(yù)約單生成金額的提示，這在預(yù)約金額與報賬金額相一致情況下實現(xiàn)了追蹤服務(wù)目標。但相當情況下，實際報銷金額與預(yù)約報賬金額難以一致，財會人員又不能進入預(yù)約系統(tǒng)按照財務(wù)制度來矯正或增減金額，故這種不對稱的短信通知往往產(chǎn)生了誤會或不信任效果。例如：差旅費報銷是目前財務(wù)管理中一項十分嚴格的審核業(yè)務(wù)，而預(yù)約系統(tǒng)規(guī)則比較機械，沒有因人設(shè)定的“隨機應(yīng)變”，財務(wù)人員處理該項預(yù)約單時，會嚴格按照相關(guān)制度審核票據(jù)，并根據(jù)當事人的級別和標準調(diào)整報賬標準，增減相應(yīng)的差費補助，這樣預(yù)約單金額與實際報銷金額不可能一致，但預(yù)約人僅能收到預(yù)約金額，實際報銷金額未知；特別是預(yù)約單報銷票據(jù)有手續(xù)不全或是金額計算不準確時，實際報銷金額也會與預(yù)約單金額不相符時亦會生產(chǎn)這種情況。如果預(yù)約報賬以財務(wù)人員審核通過的報銷金額為準，并在匯款成功到賬時短信通知，服務(wù)效果更人性化。

五是預(yù)約系統(tǒng)的兼容性和系統(tǒng)實操鏈環(huán)節(jié)網(wǎng)絡(luò)化銜接問題。第一，網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)沒有和學(xué)校財務(wù)管理系統(tǒng)、特別是實操過程需要兼容的財務(wù)管理子系統(tǒng)兼容、學(xué)費管理系統(tǒng)、稅收與非稅收管理系統(tǒng)、科技項目管理系統(tǒng)、日常開支較頻繁的其他系統(tǒng)等的兼容。許多系統(tǒng)連結(jié)仍然靠人工操作，易于出錯；第二，網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)沒有實現(xiàn)與銀行無現(xiàn)金支付系統(tǒng)連結(jié)，盡管實現(xiàn)網(wǎng)銀支付或公務(wù)卡支付，但這些結(jié)算都需要二次錄入金額、賬號等支付信息，沒有達到高校財務(wù)系統(tǒng)與銀行系統(tǒng)的資金支付摘要和支付金額全部從賬務(wù)憑證分錄中自動提取的無縫對接，進而實現(xiàn)銀行自動實時付款的全自動資金管理模式，這既增大了差錯風險，又增加了財務(wù)人員的工作量，仍然是該系統(tǒng)“無現(xiàn)金報銷”終極目標實現(xiàn)的障礙。第三，該系統(tǒng)沒有實現(xiàn)網(wǎng)上簽批的一條龍服務(wù)功能，相關(guān)環(huán)節(jié)靠人工操作。

（二）財務(wù)配套管理改革措施對接系統(tǒng)實操的缺失問題。

網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)的實施是高校財務(wù)管理的重要改革，但形成傳統(tǒng)財務(wù)管理管理慣性的財務(wù)人員，往往難以應(yīng)對。第一，預(yù)約報賬的時空無序連鎖產(chǎn)生的問題。網(wǎng)上預(yù)約報賬不受時間、地點和數(shù)量的限制，理論上可以無限預(yù)約。在有限的時間內(nèi)財務(wù)人員無法在財務(wù)承諾的期限內(nèi)受理完較大數(shù)量預(yù)約單，特別是每學(xué)期末的集中報賬期，財務(wù)人員一天收的預(yù)約單一周內(nèi)可能都處理不完。如果再加之預(yù)約后續(xù)處理有問題需要電話溝通交流矯正的預(yù)約單，耗費的時間會更多。第二，財務(wù)管理流程再造與人員匹配問題。例如網(wǎng)上預(yù)約報賬銀行匯款業(yè)務(wù)量大幅增長，該崗位的工作量超負荷，而現(xiàn)金出納崗位工作量大幅較少，如何平衡和協(xié)調(diào)，值得探討。第三，財務(wù)人員人性化實操能力問題。財務(wù)人員盡管應(yīng)對網(wǎng)上預(yù)約報賬進行過許多培訓(xùn)與學(xué)習，但預(yù)約系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)相對獨立，許多財務(wù)信息特有的高度的保密性與不可替代性，預(yù)約系統(tǒng)無法實地向財務(wù)人員開放，報銷人員在預(yù)約系統(tǒng)使用初期大量的咨詢與操作困難，無法通過財務(wù)人員得到詳盡快速的解答。這種信息不對稱帶來彼此不理解和溝通困難等時有發(fā)生。

三、網(wǎng)上預(yù)約報賬實操問題改進的建議

（一）向高層開放，中層跟進，全方位普及。實施網(wǎng)上預(yù)約報賬的培訓(xùn)學(xué)習歷來主要面向報銷人員，而報銷人員一般不是經(jīng)費的負責人，校、院級和專家往往是經(jīng)費負責人，這種不對稱現(xiàn)實使預(yù)約報賬相關(guān)知識無法傳達到上層，“授權(quán)”者不知，工作較難順利展開。特別是學(xué)院一級的公用經(jīng)費報銷，往往會因權(quán)責制度等無法得到負責人“授權(quán)”，即便得到部分“授權(quán)”，也在預(yù)約后續(xù)矯正的溝通中比較困難。故對學(xué)校全方位、各層面的相關(guān)知識宣傳、培訓(xùn)，進而達成共識，該系統(tǒng)才能有效運轉(zhuǎn)。在學(xué)校管理下移機制下，有必要設(shè)立學(xué)院一級預(yù)約預(yù)審制度。

（二）預(yù)約報賬系統(tǒng)自身的改造更新優(yōu)化，完善網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)的細節(jié)控制。畢竟預(yù)約報賬系統(tǒng)不是為高效自身打量設(shè)計的系統(tǒng)，更不是針對某一學(xué)校財務(wù)管理現(xiàn)狀設(shè)計的特有報賬系統(tǒng)。如預(yù)約項目經(jīng)費額度問題，需要項目管理與報賬兩個子系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)融合與共享設(shè)計；借鑒大型企業(yè)和國外經(jīng)驗，自主開發(fā)以ERP系統(tǒng)為基礎(chǔ)的預(yù)約報賬系統(tǒng)和審批系統(tǒng)、財務(wù)管理子系統(tǒng)、無現(xiàn)金支付自動生成的網(wǎng)銀無縫連接系統(tǒng)等的互聯(lián)兼容。在此前提下， 根據(jù)財務(wù)制度和紀律規(guī)范，利用技術(shù)手段保證相關(guān)信息不會遭到篡改，重點防范信息的遺失，建立起相應(yīng)的預(yù)警機制，防止財務(wù)風險。使用先進的數(shù)據(jù)加密技術(shù)，確保財務(wù)信息錄入的安全性，并及時進行服務(wù)器更新維護。預(yù)約報賬系統(tǒng)實操過程出現(xiàn)的跟蹤信息服務(wù)不對稱，大批量網(wǎng)銀對個人賬戶發(fā)放和跨行業(yè)務(wù)優(yōu)化處理，以及系統(tǒng)運作速度和穩(wěn)定性等問題，均需要依據(jù)各校實際優(yōu)化更新系統(tǒng)功能。

（三）強化全員參與實操與安全防范能力培訓(xùn)。網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)與項目負責人、報銷人和財務(wù)人員的共同參與才能實現(xiàn)其網(wǎng)上程序“物流化”操作，無現(xiàn)金支付對接的自動化流程，進而達到高效、快捷、安全運行的目標。任何一方僅知其重要但實操能力達不到要求，這一“物流”就難按照財務(wù)規(guī)范快捷實現(xiàn)。這種實操能力的培訓(xùn)在關(guān)注全員參與前提下，首先要重視財務(wù)人員實操能力及其示范效應(yīng)的擴展，其中最急需的是對不使用的預(yù)約系統(tǒng)實操與應(yīng)對異常的糾錯能力的培訓(xùn)。特別值得一提的是財務(wù)安全防范能力的培訓(xùn)。畢竟網(wǎng)上財務(wù)運行的“機械性”沒有融入財務(wù)安全制度和紀律，更沒有融入需要保密的信息內(nèi)容，解密風險可能會時有發(fā)生。

網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)的實施是高校財管理模式改革的重要舉措。它既有學(xué)校經(jīng)費大舉擴容的業(yè)務(wù)需求與傳統(tǒng)管理模式低效相互摩擦擠壓催生的必然性，也有現(xiàn)實財務(wù)管理細化規(guī)范和必須的透明化要求的客觀性，更有高效財務(wù)管理由核算變?yōu)楹怂愀櫣芾淼钠惹行?，還有現(xiàn)實財務(wù)人員編制與需求矛盾的現(xiàn)實性。固然在該系統(tǒng)實施期、特別是在實施初期會出現(xiàn)廣大師生的認知與規(guī)范參與問題、財務(wù)人員的實操能力問題、系統(tǒng)自身與本單位財務(wù)管理銜接等問題，這些均是新的管理模式實施過程中需要不斷改革、改進和優(yōu)化完善的方面，能發(fā)現(xiàn)問題就一定能找出解決問題的思路和方法，只有在不斷地發(fā)現(xiàn)問題、解決問題過程中，才能不斷推進高校財務(wù)管理的更加科學(xué)化、制度化、信息化進程。J

參考文獻：

[1]梁霽寧，羅俊強，沈哲.基于用戶體驗的高校無等候報賬系統(tǒng)實踐[J].教育財會研究，2014，25（2）.

[2]馬麗蓉.淺談高校網(wǎng)上預(yù)約報賬管理[J].會計師，2015，（11）.

[3]鄭寶云.新制度下高校財精細化管理探討[J].財會通訊，2014，（26）.

[4]葉少霞，楊柳菁.以信息化建設(shè)創(chuàng)新高校財務(wù)服務(wù)模式[J].會計師，2015，（05）

[5]陳立斌.新形勢下加強高校財務(wù)管理工作的思考[J].重慶科技學(xué)院學(xué)報（社會科學(xué)版），2015 ，（3）.

[6]羅珊，梅金強.基于WEB的高校網(wǎng)上財務(wù)預(yù)約報賬系統(tǒng)的構(gòu)建[J].商業(yè)會計，2012，（07）