劉原圓

【摘 要】事業(yè)單位的檔案具有重要價(jià)值，而當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理工作存在不重視檔案管理；檔案管理模式和方法落后從而無(wú)法滿足使用者需求；檔案管理人員素質(zhì)無(wú)法勝任檔案管理工作等問(wèn)題。本文對(duì)此提出相關(guān)解決對(duì)策，即事業(yè)單位重視提升檔案管理理念，加大投入，充分利用互聯(lián)網(wǎng)數(shù)字化技術(shù)，加大人員培訓(xùn)等。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案；管理；問(wèn)題；對(duì)策

一、檔案管理概述

（一）檔案管理概念

檔案管理，又稱檔案工作，是指檔案館（室）直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱。事業(yè)單位檔案管理是事業(yè)單位的檔案部門對(duì)工作職責(zé)范圍內(nèi)產(chǎn)生的檔案文獻(xiàn)資料進(jìn)行收集、整理等管理性活動(dòng)，通過(guò)科學(xué)管理為事業(yè)單位內(nèi)外檔案使用者提供便捷的檔案服務(wù)的活動(dòng)總稱。檔案管理是檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)，一般認(rèn)為檔案管理分為：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究、檔案提供利用。

（二）事業(yè)單位檔案管理的特性

1.管理性

事業(yè)單位的檔案管理的一個(gè)特性是管理性。所謂管理性是指事業(yè)單位的檔案資料交由檔案管理部門后，由檔案管理部門按照國(guó)家法律和行政法規(guī)規(guī)定，以一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸類。事業(yè)單位業(yè)務(wù)部門在處理具體業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)按照檔案歸檔的要求嚴(yán)格依照一定的格式和體例進(jìn)行資料的匯編，檔案管理部門對(duì)此具有一定的管理性職責(zé)。對(duì)現(xiàn)有的檔案資料，事業(yè)單位檔案管理部門具有直接管理的責(zé)任，對(duì)檔案的收集、整理、保持和使用具有法定的職權(quán)。

2.服務(wù)性

事業(yè)單位的檔案管理除了法定的管理性外，主要是為事業(yè)單位內(nèi)部或外部的人員使用，因此具有服務(wù)的特性。檔案是對(duì)過(guò)往的信息的記載，事業(yè)單位的檔案絕大部分與人民群眾的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和日常生活相聯(lián)系，人民群眾和相關(guān)單位需要查詢相關(guān)檔案時(shí)，檔案管理部門須及時(shí)按照相關(guān)要求合法合規(guī)提供給使用者。

3.技術(shù)性

事業(yè)單位的檔案管理具有技術(shù)性的特性。事業(yè)單位的檔案信息隨著經(jīng)濟(jì)生活的不斷發(fā)展，日積月累，檔案信息將是一個(gè)海量的信息。將海量的檔案信息妥善保存，并且讓使用者方便、快速地查找是一個(gè)技術(shù)含量較高的活動(dòng)。

二、事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題

（一）事業(yè)單位不重視檔案管理工作

事業(yè)單位的檔案管理工作多不受單位重視。檔案管理工作給外界的印象是收存檔案，所以普遍認(rèn)為檔案管理是對(duì)檔案的保管，只是一種保存工作，對(duì)檔案管理的作用和意義視而不見(jiàn)。在事業(yè)單位內(nèi)部認(rèn)為檔案管理工作簡(jiǎn)單，對(duì)檔案管理工作輕視的思想嚴(yán)重，認(rèn)為只要不出現(xiàn)檔案丟失的情況，檔案管理工作就足夠到位了，在事業(yè)單位經(jīng)費(fèi)有限的前提下檔案管理往往得不到有力的支持和保障。并且檔案管理部門相比較事業(yè)單位的窗口或業(yè)務(wù)部門不能產(chǎn)生直接的效益，在各種績(jī)效考核和評(píng)比中難以獲得上級(jí)單位的青睞，反而檔案管理工作需要投入人力和物力，工作業(yè)績(jī)一時(shí)難以直接體現(xiàn)。這些都造成了事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作重視不夠。正是因?yàn)槭聵I(yè)單位不夠重視，進(jìn)而造成檔案從業(yè)人員工作上的懈怠和得過(guò)且過(guò)，這會(huì)造成檔案工作的停滯不前，進(jìn)而又造成了事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的不重視，惡性循環(huán)。

（二）檔案管理模式和方法落后無(wú)法滿足使用者要求

當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的模式仍然是以紙質(zhì)檔案管理為主，仍然采用手工查閱的方法，已經(jīng)無(wú)法滿足事業(yè)單位內(nèi)外使用者的要求。當(dāng)前仍然有相當(dāng)多的事業(yè)單位的檔案管理是紙質(zhì)管理的模式，紙質(zhì)檔案一個(gè)最大的問(wèn)題的就是繁重雜亂，容易出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象。尤其是一些事業(yè)單位是窗口服務(wù)行業(yè)，除了本單位的人事檔案外，還涉及到大量的業(yè)務(wù)部門的檔案材料，這部分檔案材料絕大部分需要在事業(yè)單位內(nèi)的多個(gè)部門傳遞流動(dòng)，甚至是跨單位傳遞，而這些檔案材料大部分是紙質(zhì)的，非常容易被遺漏丟失及損壞。另外，事業(yè)單位內(nèi)外的使用者在查閱檔案時(shí)，仍然采用手工查閱的方式，效率低下，并且不利于檔案的保存和管理。事業(yè)單位的檔案管理模式和方法以及無(wú)法滿足使用者的要求等情況，亟需改變。

（三）檔案管理人員素質(zhì)無(wú)法勝任檔案管理工作

在事業(yè)單位人事制度改革和單位改制的大背景下，事業(yè)單位的組織結(jié)構(gòu)和人事制度經(jīng)歷了巨大的變動(dòng)。相當(dāng)一部分事業(yè)單位在改制后，事業(yè)單位檔案管理部門成為人員分流的重點(diǎn)部門，有的檔案管理部門成為事業(yè)單位業(yè)務(wù)崗位精簡(jiǎn)人員后的人員安置地方，更有的事業(yè)單位為了壓縮編制將檔案管理部門的工作人員改為勞務(wù)外派或者臨時(shí)工，這些做法無(wú)疑使得檔案管理部門的人員素質(zhì)下降不少。檔案管理是一個(gè)極具技術(shù)性和專業(yè)性的工作，首先需要一定的文化素養(yǎng)，檔案工作初看起來(lái)較為瑣碎，無(wú)非是歸檔存檔，實(shí)際上需要檔案管理人員具有極大的耐心和一定的修養(yǎng)，能夠理解相關(guān)業(yè)務(wù)、人事的基本邏輯和基本知識(shí)。其次，檔案管理中的管理性工作中蘊(yùn)含了研究性規(guī)則，尤其是面對(duì)社會(huì)大眾服務(wù)的事業(yè)單位，其業(yè)務(wù)工作中的大量數(shù)據(jù)和政策法律，需要檔案管理部門分類歸檔并對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，為社會(huì)公眾提供便捷的服務(wù)。這些都需要事業(yè)檔案管理部門的工作人員具有一定的素質(zhì)，而目前事業(yè)單位的檔案管理人員的素質(zhì)難以滿足檔案管理工作的要求。

三、事業(yè)單位檔案管理問(wèn)題的對(duì)策

（一）強(qiáng)化事業(yè)單位的檔案管理意識(shí)

檔案管理對(duì)任何一個(gè)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)都具有重要的意義。加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作首要的是強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理意識(shí)。首先，根據(jù)《檔案法》的規(guī)定，事業(yè)單位對(duì)檔案管理具有法定義務(wù)，事業(yè)單位加強(qiáng)檔案管理是國(guó)家法律賦予的神圣義務(wù)，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)履行。其次，事業(yè)單位的人事檔案管理工作在整個(gè)事業(yè)單位檔案管理中具有重要意義。事業(yè)單位的檔案一般可以分為人事檔案和業(yè)務(wù)檔案。人事檔案是事業(yè)單位日常行政管理工作和人事調(diào)動(dòng)的重要依據(jù)。最后，事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)當(dāng)在單位內(nèi)部組織宣傳檔案管理的重要性，讓單位內(nèi)部上上下下強(qiáng)化檔案管理的重要性。強(qiáng)化事業(yè)單位的檔案管理意識(shí)另外一個(gè)重要的措施就是制定完善的檔案管理制度。事業(yè)單位根據(jù)國(guó)家法律規(guī)定行使職權(quán)，事業(yè)單位內(nèi)部都有較為成熟的制度體系來(lái)規(guī)范事業(yè)單位日常運(yùn)行，檔案管理工作受到忽視一個(gè)很重要的原因就是在制度設(shè)計(jì)上較為落后，致使在事業(yè)單位的日常管理和運(yùn)行中沒(méi)有依據(jù)。加強(qiáng)檔案管理工作的制度設(shè)計(jì)和完善能夠極大地提升檔案管理工作的水平。

（二）加大投入充分利用互聯(lián)網(wǎng)數(shù)字化技術(shù)

互聯(lián)網(wǎng)數(shù)字技術(shù)已經(jīng)滲透到社會(huì)生活工作的每一個(gè)角落，事業(yè)單位的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代的潮流，加大投入實(shí)現(xiàn)檔案管理和檔案利用的互聯(lián)網(wǎng)化和數(shù)字化。絕大多數(shù)的事業(yè)單位已經(jīng)推行了檔案的數(shù)字化管理，但是檔案的數(shù)字化管理更多的是單位內(nèi)部的聯(lián)網(wǎng)，沒(méi)有形成與社會(huì)的聯(lián)網(wǎng)，而事業(yè)單位大量的業(yè)務(wù)檔案互聯(lián)網(wǎng)化和數(shù)字化工作較為落后。因此，應(yīng)當(dāng)加大投入充分利用互聯(lián)網(wǎng)數(shù)字技術(shù)，將事業(yè)單位的檔案數(shù)字化建立電子檔案庫(kù)，將不涉密、能夠公開(kāi)的檔案通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)庫(kù)向社會(huì)公眾開(kāi)放，方便社會(huì)公眾查閱調(diào)取檔案材料，提升檔案的利用效率。

（三）加大事業(yè)單位檔案管理人員的培訓(xùn)培養(yǎng)力度

限于目前事業(yè)單位改革的大背景，予以事業(yè)單位檔案管理部門較多的人員編制短期內(nèi)是難以實(shí)現(xiàn)的，可以加大事業(yè)單位檔案管理人員的培訓(xùn)培養(yǎng)力度，內(nèi)部挖潛。檔案管理是一個(gè)專業(yè)性和技術(shù)性極強(qiáng)的工作，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)定期組織工作人員開(kāi)展業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，對(duì)骨干分子應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)培養(yǎng)，加大對(duì)青年人的培養(yǎng)力度，加強(qiáng)與其他檔案部門的合作，充分學(xué)習(xí)其他單位的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理部門人才結(jié)構(gòu)的梯隊(duì)合理化和年輕化。（作者單位：貴陽(yáng)市土地礦產(chǎn)資源儲(chǔ)備中心）

參考文獻(xiàn)：

[1]敖冰.淺談事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].才智，2014，（4）.

[2]孫長(zhǎng)美.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策[J].中國(guó)市場(chǎng)，2015，（4）.

[3]劉麗峰.淺析事業(yè)單位人事檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].檔案天地，2014，（2）.

[4]程巧玲.事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策分析[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2011，（7）.

[5]崔元元.事業(yè)單位認(rèn)識(shí)檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策[EB/OL].

http：//www.nmgkjyjj.com/Article_Print.asp？ArticleID=8202.

[6]好搜百科.檔案管理[EB/OL].

http：//baike.haosou.com/doc/1954719-2068624.html.