馬萍　韓德福

【摘 要】隨著信息網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代化的快速發(fā)展，科技力量的不斷進(jìn)步，檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化成為必然趨勢(shì)。我國(guó)實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化小僅可以提高檔案管理的整體水平，而且可以對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展產(chǎn)生重要作用。但是該項(xiàng)工作畢竟是一個(gè)人的系統(tǒng)工程，在它的發(fā)展過程中存在著諸多的問題，如果不能夠及時(shí)的解決，將給檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程帶來極大的影響。本文主要對(duì)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化存在的問題進(jìn)行了研究，并提出了一些解決問題的方案。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；現(xiàn)代化；對(duì)策

所謂現(xiàn)代檔案管理即是憑借管理軟件，依照必要的流程，通過電腦操作，將所存檔案進(jìn)行收拾、歸類，完成組卷分錄管理及查詢和借閱管理等功能，以滿足科研、生產(chǎn)、運(yùn)營(yíng)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需要，深化推進(jìn)檔案精細(xì)化管理，加快由傳統(tǒng)檔案管理方式向電子檔案管理方式轉(zhuǎn)型，全面提高檔案工作基礎(chǔ)管理水平緩信息化水平，并逐步建立檔案數(shù)據(jù)庫，使全部庫存資料電子化及數(shù)字化。

一、檔案管理現(xiàn)代化的必要性

（一）提高檔案管理效率

隨著人類社會(huì)進(jìn)入信息時(shí)代，社會(huì)上存在著很多的信息，傳統(tǒng)的檔案管理對(duì)于新的形勢(shì)顯得無能為力，新時(shí)期的檔案管理有必要充分利用信息時(shí)代的有關(guān)技術(shù)，如電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫技術(shù)來進(jìn)行檔案的搜集、錄入以及保存、同享等等，這就迫切需要對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方法進(jìn)行改革，完結(jié)檔案管理的現(xiàn)代化。選用現(xiàn)代化的技術(shù)手法對(duì)檔案進(jìn)行管理能夠極大的進(jìn)行檔案管理的功率，極大的縮短檔案檢索的時(shí)刻，減少檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，使其從深重的工作中解放出來有更多的時(shí)刻去掌握新的技術(shù)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。同時(shí)計(jì)算機(jī)設(shè)備的在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，能夠使原木枯燥乏味的方案管理變得更加的直觀形象，能夠經(jīng)過圖形化的操作界而對(duì)檔案進(jìn)行直接的管理，使原木繁瑣的管理變得非常的簡(jiǎn)略。

（二）提高檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益

充分利用現(xiàn)代化的管理方法以及搶先的信息化技能和數(shù)字設(shè)備對(duì)檔案工作以及檔案本身進(jìn)行科學(xué)化的管理，然后有效的縮短管理時(shí)刻，提高管理效率，在降低檔案管理成本的根底之上提高檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。隨養(yǎng)信息時(shí)代的到來，檔案管理者每天都要面對(duì)很大的信息，關(guān)于這些信息的分類和管理需求極大的工作量來結(jié)束，這使得檔案管理人員不堪重負(fù)，這就迫切需求采用現(xiàn)代化的檔案管理方法對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方法進(jìn)行改造，在做好檔案管理工作的根底之上對(duì)現(xiàn)有的檔案所包含的豐富的信息資源進(jìn)行開發(fā)利用，推動(dòng)社會(huì)的打開和文化事業(yè)的提高，使檔案變成一種有用的社會(huì)資源，這些都迫切需求現(xiàn)代化的檔案管理方法對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的管理。

二、檔案管理現(xiàn)代化中存在的問題

（一）檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)淡薄

現(xiàn)階段我國(guó)檔案管理現(xiàn)代化觀念不強(qiáng)，不僅僅是存在不少領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理現(xiàn)代化工作的不了解，而且有的檔案管理人員也沒能徹底改變傳統(tǒng)檔案管理思維，照舊存在有些工作運(yùn)用傳統(tǒng)的工作辦法，阻遏檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)與遍及。并非只是在檔案管理工作過程中單純運(yùn)用了計(jì)算機(jī)技能，采用了縮微機(jī)與光盤等就稱得上檔案管理現(xiàn)代化。檔案管理現(xiàn)代化不僅有時(shí)間上的時(shí)效性與特指性，也有空間上的區(qū)域性，詳細(xì)是指以以現(xiàn)代管理科學(xué)為教訓(xùn)，通過運(yùn)用現(xiàn)代管理的理論、思維與辦法，運(yùn)用搶先的技能設(shè)備，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行系統(tǒng)化、信息化與智能化的科學(xué)管理，以進(jìn)步工作功率與效益。

（二）檔案管理基礎(chǔ)工作水平低

現(xiàn)階段我國(guó)檔案管理基礎(chǔ)工作不到位，缺少標(biāo)準(zhǔn)化與標(biāo)準(zhǔn)化。很多部門的立卷、編目、檢索與保管等工作沒有依照檔案局?jǐn)M定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)操作，使得很多案卷質(zhì)量不夠高，整天規(guī)格不統(tǒng)一，檔號(hào)與案卷標(biāo)題不標(biāo)準(zhǔn)，卷內(nèi)目錄內(nèi)容不全面，頁碼與組卷紊亂等。檔案管理體制仍然部健全，檔案管理現(xiàn)代化沒有構(gòu)成體系，不符合檔案管理現(xiàn)代化與現(xiàn)代化公司的原則。

（三）人員素質(zhì)較低

現(xiàn)代化的設(shè)備，就應(yīng)該有現(xiàn)代化的人員?，F(xiàn)代化的人必須具有高水平，高技能，具有現(xiàn)代化的能力。但是，從現(xiàn)在從事的工作人員看，很多的企業(yè)單位的檔案管理人員及其工作人員，大部分仍是簡(jiǎn)略的停留在查查找找，收收發(fā)發(fā)的情況，短少一些現(xiàn)代化的管理知識(shí)，并沒有真實(shí)的把握一些現(xiàn)代化的技能。

（四）部分檔案人員思想觀念陳舊，計(jì)算機(jī)操作能力薄弱

因受檔案工作長(zhǎng)期構(gòu)成的封閉和半封閉環(huán)境的影響，有些檔案工作者短少創(chuàng)新意識(shí)，思想觀念仍然停留在“重管輕用”上，把管好檔案作為檔案工作的要點(diǎn)，以為只需按時(shí)接收，利用時(shí)拿出來就行了，對(duì)開發(fā)檔案信息資源，提高檔案利用率想得少。同時(shí)有些檔案人員把握現(xiàn)代化信息技術(shù)和基本技能的才干單薄，還沒有實(shí)在把工作要點(diǎn)轉(zhuǎn)移到檔案信息化上來。

（五）基層檔案管理制度缺乏

檔案管理體制制度健全，對(duì)于管理機(jī)構(gòu)并沒有極好的去行使自身的職權(quán)，檔案管理部門無規(guī)范能夠操作，且沒有一定的專業(yè)人員，這是整個(gè)基本單位都存在的問題。檔案管理人員的素質(zhì)不能與現(xiàn)代化的檔案管理的要求相適應(yīng)，不能夠推廣一些管理經(jīng)驗(yàn)。檔案管理工作的首要載體是紙質(zhì)檔案，現(xiàn)階段并沒有電子信息的交流與存儲(chǔ)。

三、加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化的措施

（一）強(qiáng)化檔案管理現(xiàn)代化觀念

強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的了解，提高其重視程度，改變檔案管理人員的管理觀念，依托科技力量與科學(xué)管理加強(qiáng)其現(xiàn)代化認(rèn)識(shí)。逐步形成與時(shí)代與社會(huì)相適應(yīng)的檔案意識(shí)，自動(dòng)適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的要求，積極探索檔案管理現(xiàn)代化工作的特征與規(guī)則，大膽創(chuàng)新檔案管理工作的方法，堅(jiān)持從本身實(shí)踐工作出發(fā)，擬定相應(yīng)的現(xiàn)代化檔案管理方案，適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展需要。

（二）規(guī)范檔案管理現(xiàn)代化基礎(chǔ)工作

檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化不僅是堅(jiān)持檔案工作秩序的要求，取得最優(yōu)經(jīng)濟(jì)與社會(huì)效益的首要保證，并且是推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化理論研究及其發(fā)展的首要辦法。對(duì)此，我國(guó)應(yīng)擬定科學(xué)、合理的檔案管理現(xiàn)代化準(zhǔn)則與標(biāo)準(zhǔn)，并監(jiān)督其嚴(yán)格執(zhí)行。運(yùn)用檔案管理軟件與計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行管理，規(guī)范檔號(hào)與案卷標(biāo)題，統(tǒng)一檔案標(biāo)準(zhǔn)，豐富卷內(nèi)目錄內(nèi)容。注重標(biāo)準(zhǔn)檔案管理現(xiàn)代化基礎(chǔ)工作，建立健全檔案管理現(xiàn)代化準(zhǔn)則，努力提高檔案管理質(zhì)量水平。

（三）建設(shè)德才兼?zhèn)涞膶I(yè)隊(duì)伍

檔案管理工作的現(xiàn)代化最重要的仍是人員素質(zhì)的現(xiàn)代化。首先要從檔案工作人員的基礎(chǔ)本質(zhì)上進(jìn)行提高，充分的規(guī)范他們的意識(shí)。由于檔案基礎(chǔ)工作的好壞是由檔案工作人員的規(guī)范意識(shí)來挑選的，而檔案的基礎(chǔ)工作的質(zhì)量又挑選著檔案工作的速度，對(duì)于檔案工作的計(jì)算機(jī)人員缺少的專業(yè)知識(shí)，有關(guān)有些領(lǐng)導(dǎo)一定要對(duì)其進(jìn)行操練，從理論和實(shí)習(xí)上管理檔案工作中出現(xiàn)的問題，然后提高檔案人員的素質(zhì)要求，使其滿意檔案現(xiàn)代化的需求。此外，要大力管理檔案質(zhì)量問題，要以國(guó)家規(guī)范來進(jìn)行工作要求，對(duì)于不符合要求的，要及時(shí)返工，只需這樣，才能做好檔案管理現(xiàn)代化工作。

（四）對(duì)檔案準(zhǔn)確分類，編制合理的賬目，檔案庫逐漸實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化

隨著社會(huì)的發(fā)展和工作的深入開展，檔案數(shù)量逐漸增加，依靠人工手段進(jìn)行檔案管理已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)發(fā)展的需要，所以采取現(xiàn)代化手段進(jìn)行檔案管理工作勢(shì)在必行。對(duì)檔案進(jìn)行準(zhǔn)確分類、科學(xué)登賬是快速提供利用檔案材料的重要前提。首先應(yīng)針對(duì)我所檔案館的具體情況，召集具體分管檔案庫（例如底圖庫、藍(lán)圖庫，基建檔案庫、文書檔案庫等）的負(fù)責(zé)人，在電子信息化即將全面開展的時(shí)候進(jìn)行盤庫，清點(diǎn)、整理、核對(duì)庫存檔案資料，將目錄逐項(xiàng)錄入賬后，掛接其電子內(nèi)容，若底圖或以前的其它老舊檔案資料沒有電子版，應(yīng)將其掃描入電腦中再掛接。雖然過程比較麻煩，但真正實(shí)現(xiàn)信息化后，不但能方便檔案管理人員，也方便了科研人員的查閱。

（五）做好涉密檔案管理工作，健全管理制度

涉密檔案管理人員因其特別的工作崗位和身份，知曉的涉密事項(xiàng)多，了解的涉密檔案內(nèi)容多，涉密檔案有無失泄密與檔案管理者有嚴(yán)重聯(lián)系，直接影響到保密工作的好壞，因而，要加強(qiáng)對(duì)涉密檔案管理人員的保密培訓(xùn)和教學(xué)，使他們?cè)鰪?qiáng)保密意識(shí)，樹立涉密檔案安全管理理念。健全各項(xiàng)規(guī)章準(zhǔn)則是做好涉密檔案管理的保證，只有涉密檔案管理有法可依、有章可循，用準(zhǔn)則阻礙管理者在搜集、整理、保管、運(yùn)用、毀掉等各個(gè)環(huán)節(jié)不出差錯(cuò)，才能解決失泄密的發(fā)作。在涉密檔案管理工作中，應(yīng)樹立專人專管準(zhǔn)則，明確管理人員的崗位職責(zé)并與其經(jīng)濟(jì)責(zé)任掛鉤，對(duì)于失泄密等違規(guī)行為，不只應(yīng)給予行政處罰，還應(yīng)給予必定的經(jīng)濟(jì)制裁，以此抵達(dá)制約管理行為的意圖。

四、結(jié)論

總之，隨著檔案信息化的深入發(fā)展，檔案管理有些需求不斷探求和完善，樹立一套與自身相適應(yīng)的檔案管理機(jī)制，以適應(yīng)企業(yè)信息化的發(fā)展需求，這也將是檔案部門和檔案工作者現(xiàn)在和將來長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)的一項(xiàng)艱巨使命。檔案管理的現(xiàn)代化就是運(yùn)用現(xiàn)代管理的理論、辦法，對(duì)檔案和檔案工作結(jié)束科學(xué)管理，提高工作功率和效益，以滿意社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化打開對(duì)檔案管理工作的請(qǐng)求。這就需求廣闊的檔案工作者生積極進(jìn)取，以先進(jìn)的管理技術(shù)和現(xiàn)代化的手段科學(xué)管理檔案，迅速準(zhǔn)確而有致的為社會(huì)現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。檔案管理人員必須提高檔案科學(xué)管理水平和服務(wù)中心工作的能力，逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化、信息化和數(shù)字化，為社會(huì)和本單位提供更多有價(jià)值的檔案信息資料。

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