摘 要：本文探討了高職院校檔案資料管理出現(xiàn)的問題，提出了一些可行的改善建議，然后通過筆者自身的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)提出了管理檔案資料的一些新方法、新思路，還探討了學(xué)生檔案資料的安全性問題。

關(guān)鍵詞：高職院校；學(xué)生檔案資料；管理

對(duì)于高職院校而言，學(xué)生檔案資料管理作為學(xué)生管理后援和基礎(chǔ)，是學(xué)生管理的重要組成部分，目前古舊的資料管理方式已經(jīng)不適合新時(shí)期的需要。因此，本文提出學(xué)生學(xué)籍、檔案的管理新思路，提高學(xué)生檔案資料管理的新方法，并探討了數(shù)據(jù)安全方面的問題。

一、學(xué)生檔案管理的新思路

高職院校學(xué)生的檔案分為原始檔案和在校檔案，原始檔案為新生入學(xué)時(shí)由招辦提供的，以及學(xué)生畢業(yè)時(shí)由學(xué)校寄發(fā)到有關(guān)部門的對(duì)學(xué)生終身有效的檔案；在校檔案是指學(xué)生在校期間臨時(shí)建立的檔案，包括學(xué)生各種表現(xiàn)情況的記錄。高職院校對(duì)原始檔案的管理主要是保存。學(xué)生入學(xué)后，原始檔案基本上就處于封存保管狀態(tài)。所以，檔案的管理主要在于對(duì)在校檔案的管理。

1.重視學(xué)生學(xué)籍、檔案的管理工作。學(xué)生檔案資料的管理出現(xiàn)這樣那樣的問題，主要是思想上不夠重視。我們應(yīng)該將學(xué)生檔案管理作為學(xué)校的一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作常抓不懈。同時(shí)，加強(qiáng)管理，在布置、檢查和總結(jié)學(xué)生管理工作的同時(shí)，布置、總結(jié)和檢查學(xué)生檔案工作。另外，學(xué)校要認(rèn)真落實(shí)檔案管理所需的人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等問題。對(duì)于人員問題，在有條件的情況下盡量安排專人進(jìn)行檔案管理，而不是兼職管理。對(duì)于經(jīng)費(fèi)和設(shè)備問題，學(xué)生管理部門最好能設(shè)置檔案管理專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，在硬件上要做好準(zhǔn)備。

2.規(guī)范學(xué)生檔案資料的收集管理和整理流程。如文字材料書寫要規(guī)范，表格格式要統(tǒng)一，字跡要工整，進(jìn)入檔案的材料一律使用黑色簽字筆書寫等；要用原件而不是復(fù)印件進(jìn)行存檔；學(xué)年操行評(píng)語要根據(jù)學(xué)生實(shí)際，盡量能表現(xiàn)出學(xué)生的特點(diǎn)；學(xué)生檔案的管理應(yīng)有一個(gè)指定的部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，并指定專人負(fù)責(zé)。在整理檔案過程中，要將檔案袋內(nèi)有關(guān)材料名稱按照時(shí)間順序填寫到檔案袋封面的目錄上，以便于查看；要及時(shí)收集、整理檔案，將檔案目錄電子化保存，以便于查找、歸類。

3.做好畢業(yè)班學(xué)生檔案的管理、轉(zhuǎn)遞等工作。畢業(yè)班學(xué)生的檔案轉(zhuǎn)遞工作是一項(xiàng)十分艱巨的任務(wù)，要求在較短時(shí)間內(nèi)將畢業(yè)班的檔案整理、密封，傳遞到用人單位、人才交流中心、人事局等，時(shí)間短而且工作量大，涉及面廣，因此要設(shè)置合理的傳遞方式和周密的傳遞環(huán)節(jié)，嚴(yán)格傳遞手續(xù)，防止畢業(yè)生檔案出現(xiàn)丟失的情況。

二、注重方法，提高效率

要克服上述學(xué)生資料管理的缺點(diǎn)，檔案資料電子化勢(shì)在必行。檔案資料管理的電子化并不是指全部采用電子資料，紙質(zhì)的檔案資料在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)期內(nèi)還不會(huì)被淘汰，而是將一些關(guān)鍵信息進(jìn)行電子化，方便保存、查閱和檢索。

近年來，教育部實(shí)行了高等教育學(xué)歷證書的電子注冊(cè)制度，實(shí)現(xiàn)了在線查閱檔案信息。這就給了我們學(xué)生檔案資料管理人員靈感：學(xué)生檔案資料管理也可以此為參照，實(shí)施網(wǎng)絡(luò)化管理。學(xué)?？梢岳镁W(wǎng)絡(luò)技術(shù)將學(xué)生的檔案資料制成電子版，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息存儲(chǔ)的電子化和檢索的網(wǎng)絡(luò)化。這樣既能夠節(jié)省大量的人力資源，提高工作效率，又能夠方便學(xué)生檔案的查閱，提高檔案的利用率。

三、注重資料的安全性

據(jù)調(diào)查，目前90%以上的高職院校使用普通辦公電腦來管理學(xué)生電子檔案資料，而這些電腦大多沒有設(shè)置資料備份，而且除了保存學(xué)生檔案資料，還承擔(dān)了許多別的任務(wù)，有些電腦連接著互聯(lián)網(wǎng)，卻沒有正確安裝殺毒軟件。也就是說，萬一這些資料被誤刪或者由于病毒而數(shù)據(jù)丟失，將沒有任何辦法進(jìn)行恢復(fù)。所以，筆者提出做好學(xué)生電子檔案資料數(shù)據(jù)安全的一些建議。

1.重視資料的安全性，加大硬件投入。要讓學(xué)校各部門知道數(shù)據(jù)安全的重要性，必要時(shí)加大資金投入。保存學(xué)生電子檔案資料的計(jì)算機(jī)最好采用商用電腦，商用電腦采用優(yōu)質(zhì)硬件，使用壽命長(zhǎng)、穩(wěn)定性好、不易死機(jī)。

2.做好數(shù)據(jù)備份。將學(xué)生電子檔案資料定期備份，最大限度地保證數(shù)據(jù)安全。

3.利用網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)。建立學(xué)生信息網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，例如學(xué)生學(xué)籍網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)、學(xué)生資助網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。這樣，學(xué)生電子檔案資料保存在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上，即云端，同時(shí)在本地也做好備份，安全性進(jìn)一步得到了提高。

總之，隨著時(shí)代以及信息技術(shù)的發(fā)展，管理學(xué)生檔案的方法必定會(huì)推陳出新，我們需要跟上時(shí)代的步伐，與時(shí)俱進(jìn)，關(guān)注新技術(shù)、新方法，更好地完成學(xué)生檔案資料的管理。

作者簡(jiǎn)介：傅喬（1984— ）男，碩士研究生學(xué)歷，西安鐵路職業(yè)技術(shù)學(xué)院輔導(dǎo)員、助教，研究方向：學(xué)生管理、新時(shí)期高職院校學(xué)生檔案資料管理。