陸清

[摘 要]在十二五期間，社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，人們對信息的決策質(zhì)量要求的不斷提高，文書檔案管理工作正在面臨著挑戰(zhàn)。本文作者結(jié)合工作經(jīng)驗(yàn)，分析了文書檔案管理的特點(diǎn)及存在的問題，并提出合理化建議，為新形勢下做好文書檔案管理工作的順利開展提供了更多參考。

[關(guān)鍵詞]新形勢 文書檔案 管理 問題 對策

中圖分類號：G275.2 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）15-0144-01

前言

伴隨著十三五的到來，社會發(fā)展和科技的進(jìn)步，特別是網(wǎng)絡(luò)的普及化程度的提高，越來越要求文書檔案管理要準(zhǔn)確、快速、完整地提供信息，其重要性不言而喻。文書檔案管理可以說是衡量檔案管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，文書檔案管理水平的高低，不僅影響著檔案資料的質(zhì)量，甚至?xí)绊懙絾挝坏慕ㄔO(shè)與發(fā)展。因此，作為文書檔案管理人員，必須提高文書檔案工作科學(xué)管理水平和為本公司中心工作服務(wù)的工作能力，提高文書檔案管理的工作效率，逐步實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，為本公司和社會提供更多有價值的文書檔案信息資源。

在新時期，人們雖然不斷地加深了檔案管理工作的意識，但實(shí)際中存在文書檔案管理與新時期形勢不符的現(xiàn)象，出現(xiàn)了多種問題。因此，對文書檔案管理的分析具有一定的意義。

1 現(xiàn)階段文書檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 文書檔案管理的規(guī)范程度較低

目前有很多單位檔案管理的規(guī)范程度較低，比如卷宗的分類、名稱，文件的檔號等等都存在著不同程度的不規(guī)范，還有些檔案的卷宗出現(xiàn)組卷錯亂，文件內(nèi)缺少目錄等等的問題，另外，文件檔案檢索效率不高也是普遍存在的問題。檔案檢索一般分為人工檢索和電子檢索。電子檢索速度快，質(zhì)量高，是將來發(fā)展的必然趨勢，但有些單位由于工作人員不熟悉電腦操作，或者因?yàn)槠渌驔]有安裝高質(zhì)量的檢索軟件，還采用手工檢索，這是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不適應(yīng)信息化時代的要求的

1.2 缺乏文書工作和檔案工作的緊密銜接

文書檔案管理工作具體包含兩個方面的工作，分別為文書和檔案，兩者之間具有較為密切的關(guān)聯(lián)性。因此，實(shí)際的文書檔案管理工作中，有必要將兩者緊密的銜接為一體，以此來達(dá)到兩者互相配合的目的，并構(gòu)成較為全面的管理體系?？墒?，在新時期的操作中，一般采取分模塊管理的方式，并單獨(dú)操作，無法構(gòu)成統(tǒng)一、完善的整體，即便個別單位建立了管理體系，也存在很大的形式化成分，從客觀的角度上進(jìn)行分析，這種管理模式擴(kuò)大了文書管理和檔案管理工作之間的距離，并且使兩者產(chǎn)生了一定程度的偏差。

1.3 檔案管理水平有待提高

檔案計算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，在實(shí)際管理中缺乏通用性，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平有待提高。如：有些檔案管理軟件，僅僅著眼于檔案專業(yè)流程研究，而忽視了檔案與文件的銜接，特別是實(shí)行辦公自動化后，檔案管理軟件無法實(shí)現(xiàn)與OA 系統(tǒng)的無縫銜接，導(dǎo)致許多電子文件無法及時、準(zhǔn)確地歸檔。

1.4 人才隊伍素質(zhì)參差不齊，與豐富的人文需求不適應(yīng)

文書檔案部門往往成為機(jī)構(gòu)改革、機(jī)關(guān)精簡的對象，成為職稱評聘、薪酬改革、閑雜人員安置的“災(zāi)區(qū)”，這些人員沒有檔案管理方面的專業(yè)知識，不能快速有效的完成文書檔案的管理工作，這將會給檔案工作本身或單位的發(fā)展帶來無法彌補(bǔ)的損失。

2.完善文書檔案管理工作的對策

2.1 確保文書檔案管理更為規(guī)范

首先，要對現(xiàn)存的文書檔案進(jìn)行整理，剔除那些陳舊失效的卷宗，這樣既可以加快手工檢索的速度，也可以避免以后使用電腦錄入加大工作人員的工作量，其次要對那些比較混亂的卷宗進(jìn)行重新編排，編排時，對那些無標(biāo)題，無頁碼的要重新進(jìn)行填寫。最后，對于那些命題重復(fù)、錯誤或者不清楚的檔案資料要統(tǒng)一命題，以避免用計算機(jī)管理時出現(xiàn)不好識別的情況。

2.2 做好文書與檔案工作之間的銜接。

在檔案管理中，文書管理是較為重要的分支。因此，要在檔案管理的各個工作環(huán)節(jié)中逐漸規(guī)范文件的相關(guān)管理，要求文書人員充分掌握檔案工作，并具備檔案意識及利用該意識進(jìn)行文書材料的整理。在應(yīng)用文件的過程中，需要嚴(yán)格關(guān)注文書的一體化與規(guī)范化，注重在整體上促使字體、文件格式、紙張等方面的統(tǒng)一展現(xiàn)。此外，在收發(fā)文件時，需要及時的進(jìn)行登記，并確保所收集資料的統(tǒng)一與完整，標(biāo)注要清晰，要在檔案盒中標(biāo)識相應(yīng)的資料名稱，從而達(dá)到簡單查閱的目標(biāo)。

2.3 運(yùn)用先進(jìn)手段，加強(qiáng)文書檔案現(xiàn)代化管理

辦公自動化系統(tǒng)的推廣應(yīng)用，使得收文、發(fā)文都通過OA 流轉(zhuǎn)完成，這就要求檔案管理者要改變傳統(tǒng)的手工管理模式。首先，選擇適合本公司文書檔案管理的軟件，利用計算機(jī)進(jìn)行檔案的整理、立卷、編號、檢索、存儲和查閱利用，做好OA 系統(tǒng)軟件和檔案管理軟件的接口，實(shí)現(xiàn)OA 辦公系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)無縫連接，使所有電子文件數(shù)據(jù)直接歸檔進(jìn)入檔案系統(tǒng)，并且紙質(zhì)文件與電子文件對應(yīng)整理，所有文件信息保持一致。其次，要提高檔案檢索速度。檔案計算機(jī)檢索工具多樣化，形成從文件級到案卷級再到檔案專題，多層次多角度的檢索體系，有利于提

高檢索工具的覆蓋率，使每一種檢索工具都能覆蓋全部文書檔案，能迅速、準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)地管理和提供檔案材料，從而提高檔案利用工作效率。

2.4 提升文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)

做好文書檔案管理工作的另一個要求就是完善文書檔案管理隊伍建設(shè)，文書檔案管理對于建設(shè)需要全面把握檔案人才的入口，企業(yè)事業(yè)單位更需要結(jié)合目前檔案管理工作的現(xiàn)狀，引進(jìn)和聘用一些具有文化水平和文書檔案管理能力的人員進(jìn)行管理，優(yōu)秀的文書檔案管理者需要樹立現(xiàn)代化的管理理念，全面掌握文書檔案計算機(jī)管理運(yùn)用技術(shù)，采用更多渠道、多形式進(jìn)行文書檔案管理人員的教育，強(qiáng)化文書檔案管理人員的素質(zhì)。

2.5 著力技術(shù)創(chuàng)新，提高服務(wù)效率

依托計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)， 建立高效、方便、快捷的檔案信息系統(tǒng)， 更好地服務(wù)于單位的發(fā)展成為不可逆轉(zhuǎn)的趨勢。

（1）要樹立現(xiàn)代的檔案管理理念，確立檔案管理網(wǎng)絡(luò)化是信息化建設(shè)重要組成部分的主流意識，轉(zhuǎn)變手工方式可靠的傳統(tǒng)觀念。

（2）要把電子文檔管理系統(tǒng)的研發(fā)融入網(wǎng)絡(luò)大系統(tǒng)，把檔案管理的計算機(jī)化納入單位信息化建設(shè)的總體方案，使檔案從收集、整理到檢索、利用與單位物流、資金流、信息流的形成部門資源共享、網(wǎng)上流轉(zhuǎn)。

結(jié)語

文書檔案管理工作十分重要，所以無論是單位的領(lǐng)導(dǎo)還是工作人員都要高度重視。新形勢下文書檔案管理工作充分體現(xiàn)了企事業(yè)單位的基礎(chǔ)管理水平，文書檔案管理是企事業(yè)單位管理向制度化、規(guī)范化、科學(xué)化方向發(fā)展的重要標(biāo)志。只有完善各項文書檔案規(guī)章制度，不斷提高管理人員素質(zhì)，加強(qiáng)文書檔案現(xiàn)代化管理，增強(qiáng)服務(wù)意識，切實(shí)做好文書檔案的管理工作，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的信息化，才能有效提高文書檔案管理的質(zhì)量與效率，促進(jìn)我國各項事業(yè)快速健康發(fā)展。

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