徐韶立

知識(shí)管理在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

徐韶立

（江門市城市管理綜合檔案館 廣東江門 529020）

知識(shí)管理指的是一種現(xiàn)代管理的理念，現(xiàn)如今，已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于事業(yè)單位檔案管理中，在促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理水平方面發(fā)揮著十分重要的作用。對(duì)此，本文首先對(duì)知識(shí)管理、檔案管理進(jìn)行了介紹，然后對(duì)知識(shí)管理與事業(yè)單位檔案管理之間的聯(lián)系進(jìn)行了分析，并且對(duì)知識(shí)管理在事業(yè)單位檔案管理中的具體應(yīng)用進(jìn)行了詳細(xì)探究，以期促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理水平的提高。

事業(yè)單位；知識(shí)管理；檔案管理

1 引言

事業(yè)單位中的檔案管理是國(guó)家檔案管理工作中十分重要的組成部分?，F(xiàn)如今，計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息化技術(shù)發(fā)展迅速，檔案管理信息化水平越來(lái)越高，在這種情況下，加強(qiáng)知識(shí)管理在檔案管理中的運(yùn)用，有利于完善檔案管理，因此對(duì)事業(yè)單位檔案管理中知識(shí)管理的應(yīng)用進(jìn)行詳細(xì)探究具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2 知識(shí)管理與檔案管理

2.1 知識(shí)管理

知識(shí)管理指的是一種全新的現(xiàn)代管理模式，順應(yīng)當(dāng)前社會(huì)知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)。在知識(shí)管理理念的實(shí)際應(yīng)用中，主要強(qiáng)調(diào)突出知識(shí)管理在企業(yè)發(fā)展中的作用，突出企業(yè)管理層對(duì)知識(shí)的創(chuàng)新。知識(shí)在企業(yè)發(fā)展的基本載體就是人才，因此要求在事業(yè)單位檔案管理中，突出對(duì)于專業(yè)人才的培養(yǎng)。在事業(yè)單位檔案管理中，知識(shí)管理理念的應(yīng)用主要體現(xiàn)在對(duì)于檔案方法的創(chuàng)新方面，通過(guò)在檔案管理中引用全新的管理方法，能夠有效提升檔案管理工作的效率，滿足現(xiàn)代化企業(yè)管理需要。上文提到，知識(shí)管理的關(guān)鍵在于人才，因此在事業(yè)單位檔案管理知識(shí)管理方式的應(yīng)用中，強(qiáng)調(diào)對(duì)于人才的培養(yǎng)和儲(chǔ)備，而人才也是企業(yè)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化管理和科學(xué)化管理的重要依據(jù)。

2.2 檔案管理

檔案管理值得是企業(yè)以檔案為核心所進(jìn)行的一系列管理活動(dòng)，比如設(shè)備檔案管理的核心是設(shè)備，其管理流程如圖1所示，檔案管理的主要目的是保證檔案信息安全，并且提供檔案調(diào)配水平。通常情況下，檔案信息指的是個(gè)人或者機(jī)關(guān)部門在社會(huì)活動(dòng)中所產(chǎn)生的一系列可以用文字、圖像或者其它載體代替的事跡信息的總稱。在檔案資料進(jìn)行管理中，由于管理基數(shù)大、所涉及的信息內(nèi)容比較多，因此檔案管理難度大，在具體的管理過(guò)程中，需要結(jié)合多種方式進(jìn)行綜合管理。

2.3 事業(yè)單位檔案管理與知識(shí)管理內(nèi)在關(guān)系

圖1 設(shè)備檔案管理流程圖

知識(shí)管理是一種基于傳統(tǒng)信息管理所存在的基礎(chǔ)缺陷問(wèn)題所發(fā)展而來(lái)的、更加完善的信息管理理念，在知識(shí)管理中，強(qiáng)調(diào)人與人之間的協(xié)調(diào)和溝通，通過(guò)將結(jié)構(gòu)性和非結(jié)構(gòu)性信息與用戶使用信息所具有的狀況規(guī)律相聯(lián)系，有利于提高檔案管理的專業(yè)性和靈活性。檔案管理屬于相關(guān)單位、組織與個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)方面匯總而成的信息資料，檔案的形式有很多種，包括文字、圖表與聲像等等，通過(guò)檔案管理，便于對(duì)檔案進(jìn)行查詢和應(yīng)用。檔案管理屬于知識(shí)管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，檔案管理的對(duì)象本質(zhì)屬性是知識(shí)與信息特性，檔案具有較高的應(yīng)用價(jià)值，可以一種儲(chǔ)存與傳遞運(yùn)用中的知識(shí)形式。知識(shí)管理與檔案管理在管理目的方面保持一致，其目的是為社會(huì)生活的開展提供有效的信息支持。另外，知識(shí)管理和檔案管理的對(duì)象具有重疊性特征。知識(shí)管理的內(nèi)容主要集中在檔案與文件管理，因此兩者具有一定管理對(duì)象的重合。因此在具體的管理流程與技術(shù)上可以達(dá)到互相借鑒與相似性，有效的對(duì)信息做有效的集中、有序化的管理，從而達(dá)到利用價(jià)值，其管理中均需要運(yùn)用數(shù)據(jù)庫(kù)、文本采集、檢索、門戶系統(tǒng)、信息安全與信息推送等相關(guān)技術(shù)操作。

3 事業(yè)單位知識(shí)管理應(yīng)用方法

3.1 檔案管理理念轉(zhuǎn)變

新時(shí)期，為了促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展，必須加強(qiáng)知識(shí)創(chuàng)新，并且引入專業(yè)人才，同時(shí)還需要促進(jìn)檔案管理人員對(duì)于檔案管理認(rèn)識(shí)的轉(zhuǎn)變，使其明確知識(shí)管理的重要性，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理水平的提高。

3.2 創(chuàng)新激勵(lì)機(jī)制

新時(shí)期，社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，事業(yè)單位在日常管理中必須加強(qiáng)創(chuàng)新，對(duì)此，可以采用激勵(lì)機(jī)制，比如，目標(biāo)激勵(lì)，目標(biāo)激勵(lì)指的是單位在每年年初制定發(fā)展計(jì)劃，并且在每個(gè)月也需要制定指標(biāo)，如果檔案管理部門完成目標(biāo)任務(wù)，即可給予其一定的獎(jiǎng)勵(lì)。另外，責(zé)任激勵(lì)機(jī)制也是一種常見的激勵(lì)機(jī)制，責(zé)任激勵(lì)機(jī)制指的是明確檔案管理中各個(gè)工作崗位的工作責(zé)任，當(dāng)檔案管理人員完成相關(guān)崗位任務(wù)時(shí)，需要充分考慮自己是否高效的完成工作職責(zé)。除此以外，危機(jī)激勵(lì)也較為常見，這種激勵(lì)在企業(yè)人事管理中可以具體體現(xiàn)崗位的末位淘汰制，一年之后，檔案管理崗位的員工是否完成相關(guān)的工作任務(wù)，是衡量其是否可以繼續(xù)擔(dān)任相關(guān)崗位工作的指標(biāo)。這些激勵(lì)機(jī)制可以進(jìn)一步滿足現(xiàn)代單位發(fā)展檔案管理過(guò)程中，人力資源分配關(guān)系，優(yōu)化人員積極性的調(diào)動(dòng)。

3.3 現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和滲透，各行各業(yè)都開始使用這一技術(shù)，在管理過(guò)程中，需要進(jìn)一步突出計(jì)算機(jī)在檔案管理過(guò)程中的作用。計(jì)算機(jī)管理可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作量的壓縮，工作效率的提升。同時(shí)可以進(jìn)一步建立電子檔案或者電子目錄，方便檔案查閱工作。這種計(jì)算機(jī)信息化的檔案管理進(jìn)一步提高了其保存的質(zhì)量，當(dāng)紙質(zhì)資料出現(xiàn)破損之后，可以調(diào)閱相關(guān)的電子檔案，同時(shí)電子檔案的存儲(chǔ)空間相對(duì)比較寬裕。同時(shí)進(jìn)一步拓展了檔案的形式，可以將一些圖片、視頻、音頻資料進(jìn)行有效保存，這些資料也是可以說(shuō)明相關(guān)人員的歷史問(wèn)題的一些材料，電子檔案的建立就可以實(shí)現(xiàn)這種非紙質(zhì)資料的有效整理。

3.4 制定基本流程

知識(shí)管理的流程包括知識(shí)目標(biāo)、知識(shí)鑒別、知識(shí)獲取、知識(shí)開發(fā)、知識(shí)共享與傳播、知識(shí)利用、知識(shí)保存、知識(shí)評(píng)估和知識(shí)反饋等目標(biāo)。在進(jìn)行事業(yè)單位檔案工作前，首先需要明確工作目標(biāo)，在鑒別知識(shí)后，才可以實(shí)施管理工作。比如，在獲得知識(shí)產(chǎn)品軟件、知識(shí)地圖、專家所長(zhǎng)、專家經(jīng)驗(yàn)等方面，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)或者實(shí)物進(jìn)行收集，然后結(jié)合實(shí)際情況選擇軟件與平臺(tái)進(jìn)行知識(shí)評(píng)估。

3.5 完善知識(shí)管理制度建設(shè)

為了保證在事業(yè)單位管理中充分利用知識(shí)管理辦法，提升檔案管理水平，必須制定嚴(yán)格的使用制度。現(xiàn)如今，知識(shí)管理應(yīng)用于事業(yè)單位的檔案管理工作中的案例比較少，因此，事業(yè)單位首先需要明確知識(shí)管理的重要性，在實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提出一些試點(diǎn)性質(zhì)的制度，時(shí)刻觀察分析其應(yīng)用結(jié)果，并在總結(jié)的過(guò)程中不斷改善。

3.6 加大管理投資力度

事業(yè)單位檔案管理的重要基礎(chǔ)是成本，為了促進(jìn)知識(shí)管理在事業(yè)單位檔案管理中充分發(fā)揮作用，并且能夠穩(wěn)步持續(xù)的推行，必須在資金方面給予足夠的支持。對(duì)此，檔案管理部門需要對(duì)于預(yù)算的分析能夠詳明，且能夠控制在單位的承受范圍之內(nèi)，向財(cái)政部門進(jìn)行及時(shí)的上報(bào)，在這個(gè)過(guò)程中要反復(fù)推敲，不斷落實(shí)跟進(jìn)資金去處，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)該及時(shí)的匯總上報(bào)，從而找到有效的解決辦法。

3.7 提前制定知識(shí)管理運(yùn)用規(guī)劃

為了促進(jìn)知識(shí)管理在事業(yè)單位檔案管理的過(guò)程中的應(yīng)用，提升檔案管理水平，要對(duì)具體的實(shí)施過(guò)程落實(shí)到方案的制定上，明確管理流程。在管理方案中，還需要確保將知識(shí)管理應(yīng)用于檔案管理中的目標(biāo)，采用有效的的實(shí)施策略、管理內(nèi)容，確定管理范圍。另外，在總的流程中還要有應(yīng)用技術(shù)、平臺(tái)、資金等的詳細(xì)說(shuō)明，這樣可以為部門準(zhǔn)備工作提供材料，保障知識(shí)管理工作的順利開展。

3.8 提高知識(shí)管理工作人員綜合素質(zhì)水平

在事業(yè)單位檔案管理中，工作人員綜合素質(zhì)會(huì)對(duì)管理效果產(chǎn)生直接影響，而知識(shí)管理的過(guò)程也是工作人員相互學(xué)習(xí)的過(guò)程，對(duì)此，可以構(gòu)建學(xué)習(xí)小組，在日常工作中形成競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系，刺激員工的學(xué)習(xí)欲望，從而在這樣的學(xué)習(xí)模式下提高個(gè)人的綜合素質(zhì)水平。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，新時(shí)期，事業(yè)單位檔案管理工作必須與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)此，可以應(yīng)用先進(jìn)的知識(shí)管理辦法，促進(jìn)檔案管理理念轉(zhuǎn)變，創(chuàng)新激勵(lì)機(jī)制，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)，完善知識(shí)管理制度建設(shè)，結(jié)合實(shí)際情況制定管理流程，加大投資力度，同時(shí)還需要提升管理人員綜合素質(zhì)，這樣才能夠促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作水平的提高。

[1]頊迎芳，康旭琴.知識(shí)管理對(duì)事業(yè)單位檔案管理的啟示[J].長(zhǎng)治學(xué)院學(xué)報(bào)，2013，30（4）：115～117.

[2]王 雪.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策[J].才智，2015，5（7）：88～89.

[3]王亮.如何提高事業(yè)單位檔案規(guī)范化水平[J].中國(guó)管理信息化，2016，19（2）：36～37.

G271

A

1004-7344（2016）31-0005-02

2016-9-29

徐韶立（1964-），男，大專，主要從事市政公用設(shè)施檔案和城市管理綜合執(zhí)法檔案的收集和管理工作。