徐苗青

(寶鋼發(fā)展有限公司,上海　201999)

?

淺析企業(yè)網(wǎng)上采購(gòu)過(guò)程中的審計(jì)監(jiān)督和管理

徐苗青

(寶鋼發(fā)展有限公司,上海201999)

[摘要]越來(lái)越多的企業(yè)以互聯(lián)網(wǎng)為媒介,通過(guò)以特制研發(fā)的采購(gòu)商的買方交易系統(tǒng)為基礎(chǔ),或者第三方的交易平臺(tái)完成采購(gòu)行為。不同于傳統(tǒng)采購(gòu)方式,網(wǎng)上采購(gòu)提高了采購(gòu)效率,降低了采購(gòu)成本,有效地保證了采購(gòu)質(zhì)量,并在一定程度上減少了人為干擾因素。網(wǎng)上采購(gòu)審計(jì)是對(duì)網(wǎng)上采購(gòu)行為的真實(shí)性、合法性和效益性進(jìn)行全過(guò)程監(jiān)督,目的是保證企業(yè)采用網(wǎng)上交易行為,以最優(yōu)性價(jià)比采購(gòu)到符合需求的物資。

[關(guān)鍵詞]網(wǎng)上采購(gòu)審計(jì)；傳統(tǒng)采購(gòu)；管理審計(jì)；過(guò)程監(jiān)督

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2016.28.057

1引言

20世紀(jì)90年代末以來(lái),企業(yè)逐漸嘗試到互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用帶來(lái)的效率增加和成本的極大降低,紛紛建立網(wǎng)站或涉足在線交易活動(dòng)。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì),大企業(yè)因在采購(gòu)環(huán)節(jié)的成本支出巨大,采購(gòu)費(fèi)用高昂,往往通過(guò)增強(qiáng)ERP管理和網(wǎng)上采購(gòu)節(jié)約較多的采購(gòu)成本和費(fèi)用,而且很多大企業(yè)以前已經(jīng)建立了ERP管理系統(tǒng),在此基礎(chǔ)上更容易向網(wǎng)上采購(gòu)?fù)卣?。為?企業(yè)非常關(guān)注通過(guò)網(wǎng)上采購(gòu)后采購(gòu)價(jià)格的變動(dòng),因而網(wǎng)上采購(gòu)價(jià)格審計(jì)作為內(nèi)部管理審計(jì)的重要組成部分,在企業(yè)經(jīng)營(yíng)中顯得越來(lái)越重要。

2網(wǎng)上采購(gòu)的優(yōu)勢(shì)和瓶頸問(wèn)題

2.1網(wǎng)上采購(gòu)的分類

網(wǎng)上采購(gòu)一般分為招標(biāo)采購(gòu)、競(jìng)價(jià)采購(gòu)、談判采購(gòu)和直接采購(gòu)等。

招標(biāo)采購(gòu)又分為公開(kāi)招標(biāo)采購(gòu)和邀請(qǐng)招標(biāo)采購(gòu)。①公開(kāi)招標(biāo)采購(gòu)是指采購(gòu)單位在網(wǎng)上公開(kāi)發(fā)布招標(biāo)公告,邀請(qǐng)非確定的供應(yīng)商參加網(wǎng)上投標(biāo)的采購(gòu)方式；②邀請(qǐng)招標(biāo)采購(gòu)是指采購(gòu)單位發(fā)送投標(biāo)邀請(qǐng)書(shū),邀請(qǐng)三個(gè)以上特定的供應(yīng)商參加網(wǎng)上投標(biāo)的采購(gòu)方式。競(jìng)價(jià)采購(gòu),又稱“逆向拍賣采購(gòu)”,是把招標(biāo)采購(gòu)和網(wǎng)上競(jìng)價(jià)相結(jié)合的一種的采購(gòu)方式,它通過(guò)供應(yīng)商在線降價(jià)競(jìng)爭(zhēng),使采購(gòu)商獲得一個(gè)最優(yōu)惠的價(jià)格,大幅度降低采購(gòu)成本。

網(wǎng)上競(jìng)價(jià)采購(gòu)廣泛運(yùn)用于工業(yè)品采購(gòu)等領(lǐng)域。辦公用品等間接生產(chǎn)材料的采購(gòu)一般選用競(jìng)價(jià)或直接采購(gòu)；戰(zhàn)略資源、重要的直接生產(chǎn)材料的采購(gòu)一般選用招標(biāo)或談判采購(gòu)；采購(gòu)量較小的維修、服務(wù)資料的采購(gòu)一般選用直接采購(gòu)；技術(shù)性較復(fù)雜、非標(biāo)準(zhǔn)型產(chǎn)品或采購(gòu)金額較大的材料一般選用招標(biāo)或談判采購(gòu)。

2.2網(wǎng)上采購(gòu)的優(yōu)點(diǎn)

(1)對(duì)于有采購(gòu)需求的企業(yè),與傳統(tǒng)采購(gòu)方式相比,網(wǎng)上采購(gòu)具有以下優(yōu)點(diǎn)：

①企業(yè)在網(wǎng)上可以找到更多的供應(yīng)商。選擇范圍大幅增加。

②企業(yè)可以得到一個(gè)最優(yōu)惠的價(jià)格,降低了采購(gòu)成本；

③線上交易把交易變得更加透明,減少暗箱操作的可能性。

(2)網(wǎng)上采購(gòu)對(duì)供應(yīng)商也有好處。首先,公平競(jìng)爭(zhēng)排除了原有供應(yīng)商享有的一些優(yōu)勢(shì)。其次,合格的供應(yīng)商將會(huì)被邀請(qǐng)參加他們當(dāng)前的顧客所發(fā)起的網(wǎng)上采購(gòu),另外他們也有更多機(jī)會(huì)贏得來(lái)自新顧客的業(yè)務(wù)。再次,參加網(wǎng)上采購(gòu)的供應(yīng)商能看到市場(chǎng)價(jià)格并驗(yàn)證自身的競(jìng)爭(zhēng)能力。最后,中標(biāo)的供應(yīng)商贏得的是已經(jīng)按零件或流程系列組織好的物料訂單,這使供應(yīng)商能集中他們的核心能力進(jìn)行生產(chǎn)。

2.3網(wǎng)上采購(gòu)面臨的瓶頸

首先，部分企業(yè)沒(méi)有及時(shí)建立和完善內(nèi)部的“網(wǎng)上交易規(guī)則”,可能導(dǎo)致在具體執(zhí)行業(yè)務(wù)過(guò)程中,無(wú)法有效地選擇合適或合規(guī)的網(wǎng)上采購(gòu)方式。特別是對(duì)價(jià)格最低、緊急采購(gòu)流程及適用情況、采購(gòu)時(shí)間周期等問(wèn)題,均存在不統(tǒng)一的理解。

其次,采購(gòu)信息傳遞不暢,導(dǎo)致網(wǎng)上采購(gòu)效率不高。對(duì)目前的工業(yè)品網(wǎng)上采購(gòu)信息發(fā)布,經(jīng)梳理發(fā)現(xiàn)多為文字表述,導(dǎo)致部分物資采購(gòu)信息的發(fā)布,必須網(wǎng)上公布和網(wǎng)下電話同時(shí)進(jìn)行跟蹤和確認(rèn),影響了采購(gòu)速度。此外,鑒于網(wǎng)上采購(gòu)響應(yīng)速度不及時(shí),可能導(dǎo)致需求單位緊急采購(gòu)事件的頻發(fā)。

最后,核心供應(yīng)商的培育仍比較滯后?，F(xiàn)階段,大部分企業(yè)引進(jìn)供應(yīng)商的工作,仍停留在依靠需求單位的階段,未充分發(fā)揮內(nèi)部采購(gòu)平臺(tái)功能,且往往下屬基層單位各自為政,供應(yīng)商資源也未實(shí)現(xiàn)互通互享。

3網(wǎng)上采購(gòu)審計(jì)監(jiān)督和管理策略

3.1網(wǎng)上采購(gòu)流程及關(guān)鍵控制點(diǎn)

目前,網(wǎng)上采購(gòu)流程一般為需求單位上報(bào)計(jì)劃,采購(gòu)部門(mén)整理匯總,內(nèi)部網(wǎng)上平臺(tái)競(jìng)價(jià)比選。部分單位若采取談判采購(gòu)方式,還需要對(duì)比選價(jià)格進(jìn)行最后核定,之后進(jìn)入合同簽訂及供應(yīng)商送貨結(jié)算等流程。圖示如下。

常規(guī)采購(gòu)流程

3.2網(wǎng)上交易制度

清晰的網(wǎng)上采購(gòu)交易規(guī)則是做好網(wǎng)上采購(gòu)工作的基礎(chǔ)。不同基層單位對(duì)網(wǎng)上采購(gòu)方式的理解和應(yīng)用不同,執(zhí)行的采購(gòu)策略及制定的采購(gòu)制度也各有不同,決定了必須在更高的層面,從制度角度出發(fā)確定網(wǎng)上采購(gòu)行為的統(tǒng)一性。因此,從審計(jì)角度而言,督促上級(jí)公司加強(qiáng)制度的建立和完善,同時(shí)做好宣貫和指導(dǎo),努力使規(guī)范網(wǎng)上采購(gòu)成為基層單位的自覺(jué)行為。

3.3采購(gòu)計(jì)劃

翔實(shí)的采購(gòu)準(zhǔn)備工作是做好網(wǎng)上采購(gòu)工作的前提。審計(jì)監(jiān)督內(nèi)容包括：網(wǎng)上采購(gòu)計(jì)劃的可行性、必要性以及采購(gòu)審批等手續(xù)的合規(guī)性、齊全性；采購(gòu)方式選擇的合理性,是否符合采購(gòu)物資性質(zhì)和相關(guān)制度要求等。同時(shí),加大事前監(jiān)督力度,避免由于庫(kù)存管理粗放,或采購(gòu)計(jì)劃安排不合理、編制不準(zhǔn)確,從而造成采購(gòu)不需用的物資、超量采購(gòu)或積壓庫(kù)存的情況發(fā)生,致使企業(yè)生產(chǎn)停滯或資源浪費(fèi)。

3.4網(wǎng)上采購(gòu)的質(zhì)量和效率

充分的網(wǎng)上采購(gòu)競(jìng)爭(zhēng)是實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上采購(gòu)根本目標(biāo)的關(guān)鍵。首先,要密切關(guān)注網(wǎng)上采購(gòu)過(guò)程中供應(yīng)商的競(jìng)價(jià)活躍度。對(duì)長(zhǎng)期競(jìng)價(jià)參與客戶少于兩家,且金額占比較高的采購(gòu)行為進(jìn)行重點(diǎn)分析和研判,指導(dǎo)和督促被審計(jì)單位拿出解決措施,確保網(wǎng)上采購(gòu)的競(jìng)爭(zhēng)性；其次,對(duì)網(wǎng)上定向采購(gòu)行為進(jìn)行適度監(jiān)督。雖然采取定向方式主要從采購(gòu)效率提升方面考慮,但從價(jià)格發(fā)現(xiàn)角度來(lái)講,仍有改善空間。特別是對(duì)單一來(lái)源采購(gòu)進(jìn)行重點(diǎn)甄別,包括單一采購(gòu)來(lái)源是否審批或備案等。最后,要對(duì)各環(huán)節(jié)采購(gòu)效率提升進(jìn)行關(guān)注。一方面,督促使用單位加強(qiáng)與內(nèi)部網(wǎng)上交易平臺(tái)維護(hù)部門(mén)溝通,嘗試開(kāi)發(fā)圖

片發(fā)布功能；另一方面,加強(qiáng)對(duì)可能存在的緊急采購(gòu)行為管控。加強(qiáng)急件率的考核,同時(shí),也適度給予生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)少量金額的采購(gòu)權(quán)限,使得緊急采購(gòu)情況真正發(fā)生時(shí),能在最短時(shí)間內(nèi)滿足生產(chǎn)需求。

3.5供應(yīng)商動(dòng)態(tài)考核機(jī)制

要建立和完善供應(yīng)商準(zhǔn)入、淘汰機(jī)制。加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商準(zhǔn)入、日?？己艘约巴顺龉芾?培育有競(jìng)爭(zhēng)力的供應(yīng)商隊(duì)伍。積極發(fā)揮網(wǎng)上采購(gòu)平臺(tái)的作用,引入更多資質(zhì)齊全的供應(yīng)商,形成良性競(jìng)爭(zhēng)的態(tài)勢(shì)。同時(shí),供應(yīng)商的報(bào)價(jià)誠(chéng)信度也應(yīng)被列入?yún)⒖贾笖?shù),引導(dǎo)供應(yīng)商對(duì)其報(bào)價(jià)進(jìn)行合理的控制,使不守信用的供應(yīng)商得到相應(yīng)的制裁。

3.6采購(gòu)審計(jì)長(zhǎng)效機(jī)制

首先,要對(duì)采購(gòu)報(bào)價(jià)的原始資料加以規(guī)范。應(yīng)制定專門(mén)的報(bào)價(jià)表,包括供應(yīng)商名稱、產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、計(jì)量單位、年供應(yīng)量等最基本的信息。此外,更重要的是對(duì)于報(bào)價(jià)構(gòu)成要進(jìn)行詳細(xì)的填報(bào),包括直接材料、直接人工成本、制造費(fèi)用等信息。而且,還應(yīng)該要求供應(yīng)商提供直接材料同期進(jìn)貨的真實(shí)有效的發(fā)票和采購(gòu)合同。其次,對(duì)于價(jià)格信息資料,還應(yīng)該建立專門(mén)的資料庫(kù)。該價(jià)格資料庫(kù)的數(shù)據(jù)必須根據(jù)市場(chǎng)的真實(shí)情況實(shí)時(shí)更新。最后,還應(yīng)該完善相應(yīng)的網(wǎng)上采購(gòu)審計(jì)管理制度。明確內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)以及物資采購(gòu)管理部門(mén)等職能部門(mén)的職責(zé)和權(quán)限,以增強(qiáng)采購(gòu)方式計(jì)劃申報(bào)和審批的合理性。

4結(jié)論

網(wǎng)上采購(gòu)審計(jì)是采購(gòu)環(huán)節(jié)的一個(gè)重要環(huán)節(jié),通過(guò)定期開(kāi)展相關(guān)審計(jì)工作,可以發(fā)現(xiàn)網(wǎng)上采購(gòu)行為中潛在的體系性和結(jié)構(gòu)性問(wèn)題,并及時(shí)督促管理部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)按照制度要求,減少不規(guī)范的交易行為,最大限度地發(fā)揮網(wǎng)上采購(gòu)的優(yōu)勢(shì),確保采購(gòu)質(zhì)量,提升采購(gòu)效率和降低采購(gòu)成本。

參考文獻(xiàn):

[1]陳玉梅.淺議采購(gòu)價(jià)格審計(jì)中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].時(shí)代經(jīng)貿(mào),2014(2):139,175.

[2]彭珉珊.淺析企業(yè)采購(gòu)過(guò)程中的價(jià)格審計(jì)策略[J].時(shí)代金融(下),2011(11):226-227.

[3]王恩東.企業(yè)物資采購(gòu)過(guò)程中的價(jià)格審計(jì)探析[J].東方企業(yè)文化,2012(19):13.