咸陽(yáng)師范學(xué)院校網(wǎng)絡(luò)與繼續(xù)教育學(xué)院學(xué)生管理科 劉靜

基于電子商務(wù)影響視角的圖書(shū)館電子管理研究

咸陽(yáng)師范學(xué)院校網(wǎng)絡(luò)與繼續(xù)教育學(xué)院學(xué)生管理科 劉靜

摘 要：隨著信息技術(shù)的日新月異，電子商務(wù)作為經(jīng)濟(jì)貿(mào)易領(lǐng)域的一項(xiàng)新成果，得到了社會(huì)各界的廣泛認(rèn)可。與此同時(shí)，電子商務(wù)的經(jīng)營(yíng)管理方式也為圖書(shū)館電子管理工作提供了借鑒。在現(xiàn)今圖書(shū)檔案管理中，電子管理相較于傳統(tǒng)的檔案管理模式顯現(xiàn)出獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)著圖書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展，對(duì)檔案的整理、保存以及歸檔等環(huán)節(jié)起著重要作用。目前，電子檔案管理模式已被普遍運(yùn)用于各個(gè)圖書(shū)館，有效地提高了圖書(shū)管理工作者的工作效率，便于圖書(shū)檔案的保存與管理，在圖書(shū)檔案管理中有著重要意義。本文基于電子商務(wù)影響視角，主要對(duì)圖書(shū)檔案管理中電子管理的重要性進(jìn)行探討，并針對(duì)檔案管理中存在的不足提出一些解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：圖書(shū)檔案 電子管理 重要性

手工的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，圖書(shū)檔案的保管必須借助電子管理方式來(lái)降低管理難度，促使圖書(shū)檔案被充分利用，而電子商務(wù)經(jīng)營(yíng)模式恰好為圖書(shū)館電子管理提供了借鑒。電子管理檔案指的是借助計(jì)算機(jī)軟件，將具有保存意義的文件、圖書(shū)資源、相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行電子歸檔整理，以保證檔案的完整性和高利用率。電子檔案在我國(guó)圖書(shū)管理中被充分利用，但是本身也存在一些管理方面的問(wèn)題，例如管理者管理意識(shí)不強(qiáng)、管理手段有待優(yōu)化。本文基于重要性研究，提出了一些改善措施。

1　 基于電子商務(wù)視角下的電子檔案特點(diǎn)與利用方式

電子商務(wù)是指在因特網(wǎng)開(kāi)放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，基于瀏覽器/服務(wù)器應(yīng)用方式，買(mǎi)賣(mài)雙方不謀面地進(jìn)行各種商貿(mào)活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)消費(fèi)者的網(wǎng)上購(gòu)物、商戶(hù)之間的網(wǎng)上交易和在線電子支付，以及各種商務(wù)活動(dòng)、交易活動(dòng)、金融活動(dòng)和相關(guān)的綜合服務(wù)活動(dòng)的一種新型商業(yè)運(yùn)營(yíng)模式。

電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理方式截然不同，前者是利用計(jì)算機(jī)工具，后者是進(jìn)行手工管理，前者在圖書(shū)館管理過(guò)程中有效借鑒了電子商務(wù)經(jīng)營(yíng)模式，在工作效率以及圖書(shū)利用率方面都形成優(yōu)勢(shì)。因此，電子檔案有著獨(dú)特的管理優(yōu)勢(shì)。電子檔案具有非直讀性、數(shù)字化管理、信息存儲(chǔ)、以用戶(hù)為服務(wù)中心等特點(diǎn)，極大地促進(jìn)了圖書(shū)管理模式的轉(zhuǎn)變，為圖書(shū)管理者與用戶(hù)提供便捷，無(wú)須人與人之間面對(duì)面的進(jìn)行圖書(shū)借還交易。電子檔案的特點(diǎn)還在于高查準(zhǔn)率與高查全率。用戶(hù)在進(jìn)行圖書(shū)查找時(shí)，可以在電腦上直接檢索查閱，快速準(zhǔn)確地找到需要的資料。

電子檔案有三種使用途徑，第一是直接利用，第二是通信運(yùn)輸，第三是提供拷貝服務(wù)。電子檔案提供拷貝服務(wù)，并允許檔案通信運(yùn)輸，有效擴(kuò)寬了傳統(tǒng)檔案的運(yùn)用渠道，大大提高了圖書(shū)的利用率，也為使用者提供了使用上的便利。

（1）直接利用，指的是使用者可以運(yùn)用圖書(shū)館的計(jì)算機(jī)直接查詢(xún)檔案，直接使用，不需要花費(fèi)時(shí)間查找檔案，且多位使用者可共享同一份檔案的資源。（2）通信運(yùn)輸，指的是圖書(shū)館為用戶(hù)提供網(wǎng)絡(luò)運(yùn)輸平臺(tái)，借助互聯(lián)網(wǎng)的通信手段建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，為檔案需求者進(jìn)行通信運(yùn)輸。用戶(hù)不需要到圖書(shū)館就可以進(jìn)入終端獲取資源，極大地節(jié)省了使用成本、使用時(shí)間，也提高了圖書(shū)館的服務(wù)質(zhì)量。（3）提供拷貝服務(wù)，指的是檔案管理部門(mén)提供電子檔案的平臺(tái)，可允許使用者進(jìn)行復(fù)制，檔案的文件變成可以通用的格式方便用戶(hù)直接使用檔案信息。

2　 電子商務(wù)影響下圖書(shū)檔案電子管理的重要性分析

電子檔案雖在實(shí)際的圖書(shū)檔案管理中有著顯著的優(yōu)勢(shì)，但我國(guó)很多檔案部門(mén)對(duì)其重要性認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致圖書(shū)檔案管理中存在很多問(wèn)題。基于此，本文從電子商務(wù)影響視角出發(fā)，對(duì)電子管理在圖書(shū)檔案管理中的重要性進(jìn)行深入分析，其重要性主要表現(xiàn)在以下幾方面。

2.1 提高管理者的工作效率

電子管理檔案能促進(jìn)工作人員效率的提高。電子檔案不同于人工管理檔案，它如電子商務(wù)經(jīng)營(yíng)模式一樣，在經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中省去了很多人工操作的部分，實(shí)現(xiàn)了對(duì)圖書(shū)的自動(dòng)整理、歸檔。通過(guò)電子管理檔案，能快速地對(duì)圖書(shū)進(jìn)行整理歸檔，系統(tǒng)性更強(qiáng)，速度明顯高于傳統(tǒng)管理，是促進(jìn)工作人員效率提高的有效途徑。

2.2 方便管理者及時(shí)對(duì)文檔進(jìn)行查漏補(bǔ)缺

電子管理檔案能對(duì)文件進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，利于檔案的統(tǒng)一管理，這與電子商務(wù)經(jīng)營(yíng)模式下的庫(kù)存清點(diǎn)及交易分析等十分類(lèi)似，都是利用網(wǎng)絡(luò)的統(tǒng)計(jì)與分析功能完成物品的查漏補(bǔ)缺。傳統(tǒng)的管理檔案方式由于大多采用紙質(zhì)的歸檔，通常會(huì)出現(xiàn)文件資料不齊、遺漏文件多、紙質(zhì)文件容易破損等問(wèn)題。如果管理者要對(duì)文件進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，就必須將現(xiàn)有文件拆卷后重新裝訂。而圖書(shū)檔案本身數(shù)量繁多、種類(lèi)復(fù)雜，圖書(shū)管理員在重新拆卷整理時(shí)難度較大，管理的人力、物力將被大量耗費(fèi)。加上紙質(zhì)文檔容易破損，在重裝時(shí)一不小心將導(dǎo)致文件破損，管理者在整理時(shí)必須時(shí)刻注意。而電子檔案在查漏補(bǔ)缺時(shí)，操作則簡(jiǎn)單得多，管理者可借助電腦，以機(jī)器替代人工對(duì)電子文檔補(bǔ)漏查缺，將工作的重心轉(zhuǎn)移到其他業(yè)務(wù)上，而不是將大量精力耗費(fèi)在文檔整理工作中。

2.3 有效完整地保存圖書(shū)檔案

借鑒與電子商務(wù)對(duì)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及相關(guān)設(shè)備的應(yīng)用，計(jì)算機(jī)在圖書(shū)檔案管理中的運(yùn)用創(chuàng)新了圖書(shū)管理模式，有益于圖書(shū)檔案長(zhǎng)久完整地保存。因?yàn)榧堎|(zhì)的文件檔案不方便長(zhǎng)期保管，使用時(shí)間越長(zhǎng)則損壞程度更大，甚至可能出現(xiàn)丟失的情況。用戶(hù)在使用紙質(zhì)檔案時(shí)會(huì)直接接觸，不夠愛(ài)惜文檔，從而造成不同程度的涂抹、損壞、丟失。而將文檔存入電子計(jì)算機(jī)中，則避免了類(lèi)似情況的發(fā)生，實(shí)現(xiàn)了圖書(shū)檔案永久性、完整性的保存。

2.4 有利于提高檔案管理工作的服務(wù)水平

強(qiáng)化檔案管理工作首要任務(wù)是提高檔案管理的服務(wù)水平，這與電子商務(wù)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理一樣，以提升對(duì)顧客的服務(wù)水平為前提獲取經(jīng)濟(jì)利益，創(chuàng)造品牌效益。電子管理方式在圖書(shū)檔案管理中的應(yīng)用可以為用戶(hù)提供方便快捷的檔案查詢(xún)、檔案使用，很大程度上提升了服務(wù)質(zhì)量，加強(qiáng)了用戶(hù)對(duì)檔案管理工作的滿(mǎn)意度。由于電子檔案有多種運(yùn)用方式，復(fù)制、網(wǎng)絡(luò)傳輸以及直接使用文檔，都是通過(guò)電子化管理實(shí)現(xiàn)，從多方面滿(mǎn)足用戶(hù)對(duì)檔案的使用需求，從而真正實(shí)現(xiàn)檔案管理工作服務(wù)水平的提升。

3　 借鑒電子商務(wù)經(jīng)營(yíng)模式，提高圖書(shū)館檔案電子管理水平

3.1 規(guī)范電子檔案管理，確保電子檔案的安全保存

電子商務(wù)企業(yè)為確保其經(jīng)營(yíng)效益的提升，必須要做好數(shù)據(jù)安全管理工作，圖書(shū)檔案電子管理亦是如此，管理者要使電子管理充分發(fā)揮其獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，必須規(guī)范管理電子檔案，先建立一個(gè)能保障檔案安全的檔案管理制度。因?yàn)?，電子檔案是利用信息技術(shù)，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)與用戶(hù)的對(duì)接，在安全上存在著一些擔(dān)憂(yōu)，尤其在是信息技術(shù)不斷發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)面臨著諸多挑戰(zhàn)。例如網(wǎng)絡(luò)黑客、網(wǎng)絡(luò)病毒、網(wǎng)站攻擊者等，一旦進(jìn)入電子檔案系統(tǒng)中，則可能帶來(lái)不可挽回的損失。因此，檔案管理部門(mén)應(yīng)規(guī)范電子檔案的管理，按照規(guī)定的程序進(jìn)行文檔的管理，對(duì)文檔進(jìn)行備份，并要建立強(qiáng)有力的網(wǎng)絡(luò)防護(hù)系統(tǒng)，對(duì)計(jì)算機(jī)中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)防并及時(shí)處理，安排網(wǎng)絡(luò)管理的專(zhuān)業(yè)人員維護(hù)檔案管理系統(tǒng)。

3.2 規(guī)范電子檔案的使用程序，避免檔案泄露丟失

檔案的管理難度在于檔案不易保存，容易泄露或者丟失。管理者在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)要考慮到檔案可能出現(xiàn)的問(wèn)題，提前對(duì)電子檔案的使用過(guò)程進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范，以形成規(guī)范化的檔案使用程序，減少檔案信息的泄露與丟失。首先，電子檔案的使用要獲得部門(mén)檔案負(fù)責(zé)人的許可，才能使用檔案。其次，使用者要經(jīng)過(guò)一定的認(rèn)證，只有網(wǎng)絡(luò)檔案注冊(cè)用戶(hù)才能進(jìn)入檔案系統(tǒng)。管理者也要定時(shí)做好檔案更新收集工作，做好電子檔案的管理維護(hù)工作。

3.3 提高檔案管理員工的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

我國(guó)電子商務(wù)企業(yè)之所以取得今天的成就，改變了傳統(tǒng)行業(yè)的市場(chǎng)壟斷地位，其中一個(gè)關(guān)鍵因素就是人才的培養(yǎng)，一批既懂技術(shù)又懂經(jīng)營(yíng)的人才組織在一起創(chuàng)造了電子商務(wù)蒸蒸日上的發(fā)展前景。因此，圖書(shū)館檔案電子管理模式也應(yīng)培養(yǎng)一批無(wú)論從專(zhuān)業(yè)素質(zhì)、工作技能或個(gè)人素質(zhì)上都具有高水平的人才。檔案部門(mén)應(yīng)定期組織員工進(jìn)行專(zhuān)門(mén)培訓(xùn)，提高管理者的工作能力。同時(shí)，管理人員應(yīng)樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，加強(qiáng)自我訓(xùn)練，注重對(duì)自身能力的提升，樹(shù)立較強(qiáng)的電子檔案保護(hù)觀念，共同打造出高素質(zhì)、高質(zhì)量的圖書(shū)檔案管理團(tuán)隊(duì)。

4　 結(jié)語(yǔ)

總之，電子商務(wù)的成熟發(fā)展為我國(guó)圖書(shū)館檔案電子管理提供了借鑒，其經(jīng)營(yíng)管理理念及模式都影響著圖書(shū)館檔案電子管理的發(fā)展。因此，我們應(yīng)重視電子檔案的重要性，也應(yīng)認(rèn)識(shí)到電子檔案管理中存在的不足，充分借鑒電子商務(wù)經(jīng)營(yíng)管理模式建立規(guī)范的管理制度，提高工作人員的服務(wù)水平，推動(dòng)圖書(shū)檔案管理工作的有序開(kāi)展。

參考文獻(xiàn)

［1］苗李蒙，梁娟娟，惠存，張力.電子檔案在檔案管理中的重要性［J］.電子技術(shù)與軟件工程，2014（09）.

［2］丁紅，王竟之.加強(qiáng)電子圖書(shū)檔案管理的思考［J］.無(wú)線互聯(lián)科技，2014（07）.

［3］劉敏.淺析電子計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用及重要性研究［J］.現(xiàn)代商業(yè)，2009（14）.

中圖分類(lèi)號(hào)：F724.6

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：2096-0298（2016）06（b）-060-02