王雅新

（內(nèi)蒙古財(cái)經(jīng)大學(xué) 資源與環(huán)境經(jīng)濟(jì)學(xué)院，呼和浩特 010070）

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績(jī)效管理理論在高校檔案管理體系建設(shè)中的應(yīng)用研討

王雅新

（內(nèi)蒙古財(cái)經(jīng)大學(xué) 資源與環(huán)境經(jīng)濟(jì)學(xué)院，呼和浩特 010070）

［摘 要］高校檔案管理體系建設(shè)在高校的教育發(fā)展中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，然而，由于多重原因，致使校領(lǐng)導(dǎo)無(wú)法充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，各種資源不足導(dǎo)致檔案管理體系欠缺。本文分析檔案管理體系建設(shè)的現(xiàn)狀，結(jié)合績(jī)效管理在實(shí)際工作中的作用，簡(jiǎn)要探究績(jī)效管理在檔案管理體系建設(shè)中的應(yīng)用。

［關(guān)鍵詞］績(jī)效管理；高校；檔案管理；體系建設(shè)

目前，眾多高等院校的檔案管理體系依舊屬于傳統(tǒng)的管理方式，考核方法較為陳舊、考核內(nèi)容不清晰和考核范疇的模糊化，導(dǎo)致高校傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)發(fā)展需求，更無(wú)所謂發(fā)揮其在高校檔案管理中的相關(guān)職能。因此，高校想要在教育行業(yè)站穩(wěn)腳跟，務(wù)必要適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，引入績(jī)效管理理論，并將其應(yīng)用到檔案管理體系建設(shè)實(shí)踐中，實(shí)現(xiàn)檔案管理的公正化、合理化，以滿足高校檔案管理的持續(xù)性發(fā)展。

績(jī)效管理的實(shí)用性很強(qiáng)，它可以實(shí)現(xiàn)組織的戰(zhàn)略性管理并強(qiáng)化目標(biāo)，通過業(yè)績(jī)考核的方式，調(diào)動(dòng)員工的工作積極性，督促其提升管理績(jī)效，從而提升整個(gè)團(tuán)隊(duì)的工作效率，還可以在一定程度上激發(fā)個(gè)體或團(tuán)隊(duì)的潛能。

1　高效檔案管理體系建設(shè)的現(xiàn)存問題

高校檔案管理體系存在的目的是記錄學(xué)校在發(fā)展過程中發(fā)生的大事記以及典型成功案例等，其角色猶如古時(shí)候的“史官”?，F(xiàn)階段的高校檔案管理部門在管理學(xué)校檔案時(shí)，建立了規(guī)范化、科學(xué)化的管理制度，一定程度上提升了檔案管理的水平，并解決了檔案管理中存在的一些普遍問題。盡管檔案管理體系的優(yōu)點(diǎn)毋庸置疑，然而，不得不承認(rèn)其仍存在諸多缺點(diǎn)，主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面。

1.1檔案管理人員的崗位意識(shí)有待加強(qiáng)

目前，多數(shù)高校的檔案管理工作僅停留在表面，檔案管理工作更偏向于檔案保密、整理、分類等，主動(dòng)服務(wù)意識(shí)差，檔案出現(xiàn)錯(cuò)誤與遺失現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。檔案管理人力資源的決定權(quán)在校方。由于校方對(duì)檔案管理工作缺乏認(rèn)知，其委派的工作人員專業(yè)素質(zhì)往往不高。而且，對(duì)于員工而言，被動(dòng)接受任命的工作效率、工作積極性以及工作責(zé)任心都遠(yuǎn)不及主動(dòng)入職。另外，檔案管理部門缺乏科學(xué)、合理的績(jī)效考核機(jī)制，無(wú)法激發(fā)員工的創(chuàng)新潛能。尤其是在編史修志與檔案歷史研究等專業(yè)能力上的欠缺，對(duì)檔案信息化發(fā)展與開發(fā)造成了嚴(yán)重阻礙。

1.2針對(duì)檔案管理的績(jī)效評(píng)估制度缺乏規(guī)范性

當(dāng)前，多數(shù)高校的檔案管理體系存在“假大空”的現(xiàn)象，原因是高校檔案管理的績(jī)效管理模塊無(wú)法做到專業(yè)、科學(xué)，經(jīng)常將管理與績(jī)效評(píng)估混為一談，從而導(dǎo)致檔案管理工作人員無(wú)法結(jié)合真實(shí)的績(jī)效評(píng)估對(duì)檔案管理的工作性質(zhì)和特點(diǎn)進(jìn)行綜合衡量。實(shí)際上，績(jī)效評(píng)估結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、差三個(gè)等級(jí)，然而在實(shí)際工作中考核人員缺乏對(duì)檔案管理工作性質(zhì)及特點(diǎn)的認(rèn)知，導(dǎo)致績(jī)效評(píng)估結(jié)果并沒有取得實(shí)際功效。檔案績(jī)效管理的具體內(nèi)容包括檔案管理工作者、檔案管理部門和高?？?jī)效管理三方面的績(jī)效評(píng)估與制定。然而，在領(lǐng)導(dǎo)階層制定績(jī)效目標(biāo)時(shí)往往更重視最后一項(xiàng)，實(shí)際上管理內(nèi)容的前兩項(xiàng)是基礎(chǔ)，最后一項(xiàng)是目標(biāo)，當(dāng)校方忽略前兩項(xiàng)內(nèi)容而直接跨度到校方績(jī)效目標(biāo)制定時(shí)，便決定了檔案管理的績(jī)效評(píng)估制度無(wú)法貼合高校的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r，缺乏可行性。

1.3針對(duì)檔案管理進(jìn)行量化考核的標(biāo)準(zhǔn)有失完善

任何工作的高效開展，都需要具體的量化標(biāo)準(zhǔn)做指標(biāo)，量化層級(jí)越豐富，工作的進(jìn)展過程也將越細(xì)致、縝密。然而，對(duì)于檔案管理工作，量化指標(biāo)更多定在檔案的收集管理和對(duì)管理工作者的職稱進(jìn)行評(píng)定時(shí)，而對(duì)檔案管理工作質(zhì)量則沒有明確的量化標(biāo)準(zhǔn)。另外，高校對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行年終績(jī)效考核時(shí)，也僅僅是依據(jù)其是否完成校方規(guī)定的任務(wù)，甚至出現(xiàn)部門內(nèi)部協(xié)商“優(yōu)秀員工輪流制”的現(xiàn)象，這在很大程度上阻礙了檔案管理績(jī)效評(píng)估在檔案管理中的應(yīng)用實(shí)踐，更無(wú)法起到對(duì)檔案管理體系的規(guī)范和引導(dǎo)功能，導(dǎo)致檔案管理的績(jī)效考核無(wú)法發(fā)揮其實(shí)際職能價(jià)值。

2　提高績(jī)效管理在高校檔案管理體系建設(shè)中的應(yīng)用探析

2.1明確檔案管理績(jī)效體系的評(píng)估指標(biāo)

想要促使檔案管理體系穩(wěn)而有序的發(fā)展，制定明確的管理目標(biāo)尤為重要，目標(biāo)的制定要根據(jù)高校的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r與需求，并加以細(xì)分，進(jìn)而對(duì)其進(jìn)行層級(jí)排序并篩選出具有可行性的管理目標(biāo)。如4項(xiàng)一級(jí)指標(biāo)，組織管理方面的指標(biāo)、檔案報(bào)關(guān)保護(hù)條件指標(biāo)、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)指標(biāo)、檔案開發(fā)利用指標(biāo)；12項(xiàng)二級(jí)指標(biāo)如隊(duì)伍建設(shè)、制度建設(shè)、收集歸檔、整理編目等。檔案管理需要用到的設(shè)備涉及光盤刻錄、掃描、復(fù)印、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、檔案庫(kù)房、濕溫度檢測(cè)儀以及防磁柜等；檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)除涉及相關(guān)人員的學(xué)歷、年齡、職稱等基本信息外，更重要的是其職業(yè)素養(yǎng)與職業(yè)技能；至于檔案管理體制建設(shè)與優(yōu)化則很大程度上關(guān)系到檔案績(jī)效管理的相關(guān)規(guī)章制度。

2.2明確檔案績(jī)效管理目標(biāo)

有目的、有方向的奮斗比盲目工作的效率要高出百倍，給檔案管理部門制定明確的檔案績(jī)效管理指標(biāo)，為員工奮斗的方向做出明確規(guī)劃，不僅可以提高檔案管理工作人員的工作效率，更可以充分調(diào)動(dòng)員工的工作積極性。而高校在制定檔案績(jī)效體系時(shí)，務(wù)必要結(jié)合高校、部門、個(gè)人的實(shí)際績(jī)效目標(biāo)自上而下開展，評(píng)估內(nèi)容可以以檔案管理職能為主。高校檔案管理基礎(chǔ)績(jī)效管理目標(biāo)包括:管理體制目標(biāo)、隊(duì)伍建設(shè)目標(biāo)、制度建設(shè)目標(biāo)、保管保護(hù)目標(biāo)、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)目標(biāo)、檔案利用服務(wù)目標(biāo)，此外，可以延伸到高層次目標(biāo)，如檔案管理對(duì)學(xué)生的思想教育與人文素質(zhì)培養(yǎng)等教育方面的拓展目標(biāo)。

2.3完善檔案績(jī)效管理體系

完善檔案績(jī)效管理體系，對(duì)于績(jī)效評(píng)估工作的順利開展能起到關(guān)鍵性作用。制定科學(xué)、合理的檔案績(jī)效管理體系并在高校發(fā)展過程中不斷對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化，對(duì)高校的穩(wěn)定發(fā)展及人文素質(zhì)培養(yǎng)都會(huì)起到至關(guān)重要的作用。在建設(shè)檔案管理制度時(shí)要遵循三個(gè)原則。第一，公正公平客觀，不可在考評(píng)時(shí)摻入個(gè)人主觀色彩。對(duì)檔案績(jī)效的評(píng)估要以量化為基礎(chǔ)，通過量化指標(biāo)控制、評(píng)價(jià)和反饋檔案管理質(zhì)量，要保持公正客觀的態(tài)度，實(shí)事求是對(duì)績(jī)效量化進(jìn)行記錄，以避免因?yàn)橹饔^色彩而影響績(jī)效評(píng)估在檔案管理工作中的實(shí)際職能價(jià)值。第二，進(jìn)行績(jī)效評(píng)估時(shí)要保持與當(dāng)初既定的管理目標(biāo)相一致，以保證績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一性。第三，定性指標(biāo)和定量指標(biāo)相互結(jié)合，進(jìn)行綜合評(píng)估。在檔案管理履行其社會(huì)服務(wù)職能時(shí)，很難依據(jù)量化指標(biāo)對(duì)其進(jìn)行考核。此時(shí)，可以借助定性指標(biāo)，對(duì)其服務(wù)質(zhì)量與服務(wù)態(tài)度進(jìn)行評(píng)估，從而促進(jìn)檔案績(jī)效管理質(zhì)量的有效提升。

3　結(jié) 語(yǔ)

受當(dāng)今社會(huì)種種因素的影響，檔案管理在高校中沒有得到足夠重視，其在體系建設(shè)中存在不科學(xué)、不合理等諸多問題。檔案管理體系的完善直接影響到高校發(fā)展，要制定科學(xué)、合理的檔案管理體系，明確檔案績(jī)效管理目標(biāo)與檔案管理體系的各項(xiàng)原則，促使檔案的績(jī)效管理與薪酬體系有機(jī)結(jié)合，不斷優(yōu)化高校檔案績(jī)效管理體系建設(shè)，促使高校快速發(fā)展。

主要參考文獻(xiàn)

［1］葉楠.績(jī)效管理理論在高校檔案管理體系建設(shè)中的應(yīng)用［J］.山西檔案，2014（3）.

［2］馬麗娜.高校檔案管理體系建設(shè)新途徑探究［J］.華章，2012（16）.

［3］劉曉云.新時(shí)期高校檔案管理問題及對(duì)策探究［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2013（17）.

doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.12.129

［中圖分類號(hào)］G278

［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A

［文章編號(hào)］1673-0194（2016）12-0191-02

［收稿日期］2016-05-20