胡珊珊

（湖南省兒童醫(yī)院 數(shù)據(jù)管理部，長沙 410000）

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醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)化管理分析

胡珊珊

（湖南省兒童醫(yī)院 數(shù)據(jù)管理部，長沙 410000）

［摘 要］在現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的過程中，醫(yī)院綜合檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理已是必然選擇。醫(yī)院實(shí)施綜合檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，不但能提升檔案管理質(zhì)量，也便于檢索查詢，可在一定程度上提升控制力，避免檔案借閱過期不還的現(xiàn)象發(fā)生，大大降低了檔案管理的工作量，其應(yīng)用效果顯著。本文闡述了醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的內(nèi)容，分析了現(xiàn)存的問題，并提出了創(chuàng)新策略，以期提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量，促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)醫(yī)療工作的順利開展。

［關(guān)鍵詞］醫(yī)院；綜合檔案；網(wǎng)絡(luò)化；管理

醫(yī)院綜合檔案管理與醫(yī)院各部門、各科室之間的關(guān)系非常緊密，其工作內(nèi)容不僅僅是檔案的收集、歸納、保管，還包括檔案的利用。醫(yī)院綜合檔案管理質(zhì)量的好壞，在一定程度上反映了醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量與綜合管理水平。近年來，隨著新醫(yī)改的不斷深入，醫(yī)院綜合檔案管理工作的挑戰(zhàn)性也越來越大。因此，在現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的大環(huán)境下，有必要對醫(yī)院綜合檔案實(shí)施網(wǎng)絡(luò)化管理，為醫(yī)院的臨床診治、護(hù)理、實(shí)驗(yàn)研究等醫(yī)療工作的順利開展提供更系統(tǒng)、更周到、更完善的檔案服務(wù)，進(jìn)而讓醫(yī)院管理更為現(xiàn)代化、規(guī)范化、合理化。

1　醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的內(nèi)容

1.1文書流程與歸檔的網(wǎng)絡(luò)化管理

文書工作是醫(yī)院綜合檔案管理的基本內(nèi)容，其質(zhì)量的好壞直接影響到綜合檔案質(zhì)量管理的好壞。在現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)時代，為了滿足新醫(yī)改的工作要求，醫(yī)院綜合檔案管理者應(yīng)充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，詳細(xì)記錄院內(nèi)每日的信息，使其成為電子檔案。而在進(jìn)行電子檔案管理時，應(yīng)按對應(yīng)的次序上傳至院內(nèi)互聯(lián)網(wǎng)上，以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院綜合檔案的共享。

1.2人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理

現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)時代，對醫(yī)院人事檔案管理質(zhì)量的要求更高，檔案的存儲量也應(yīng)隨著醫(yī)院綜合檔案量的不斷增加而隨之?dāng)U大，這就要求信息檢索功能在一定程度上為人事檔案管理者的查詢與管理提供較大的便利。

1.3現(xiàn)存紙質(zhì)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理

目前，大多數(shù)醫(yī)院的紙質(zhì)檔案都涵蓋文書、影音、錄像、照片等形式，通過網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的應(yīng)用，醫(yī)院綜合檔案管理者可利用微縮掃描等方法將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，然后再將其轉(zhuǎn)化為電子檔案。這為醫(yī)院綜合檔案的統(tǒng)一管理創(chuàng)造了良好條件，也在一定程度上提升了檔案管理的質(zhì)量。因此，醫(yī)院應(yīng)強(qiáng)化對現(xiàn)存紙質(zhì)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，以提升其管理效率。

2　醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)化管理現(xiàn)存的問題

2.1醫(yī)院綜合檔案管理分工不明確

醫(yī)院綜合檔案管理是一項(xiàng)繁雜且龐大的系統(tǒng)工程，管理過程中必須對檔案進(jìn)行嚴(yán)格的歸類，按級別分檔，以便于后期檢索。但從目前我國大多數(shù)醫(yī)院的綜合檔案管理狀況來分析，仍然存在著諸多問題，缺乏一個統(tǒng)一的管理機(jī)構(gòu)對檔案進(jìn)行分工管理，導(dǎo)致很多醫(yī)院只能對文書檔案、設(shè)備檔案等一般檔案進(jìn)行管理，而對于那些影像檔案、照片檔案等特殊形式的檔案則缺乏有效管理。另外，對檔案管理人員也缺乏統(tǒng)一的管理，未明確其職責(zé)，也缺乏相應(yīng)的績效考核標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致醫(yī)院綜合檔案的管理難以獲得最佳成效。

2.2基礎(chǔ)設(shè)施未達(dá)標(biāo)準(zhǔn)

醫(yī)院綜合檔案的管理需要有相應(yīng)的軟件與計(jì)算機(jī)技術(shù)作為支撐，然而，當(dāng)前諸多醫(yī)院卻普遍缺少綜合檔案管理的必備設(shè)施。當(dāng)基礎(chǔ)設(shè)施未達(dá)標(biāo)準(zhǔn)時，檔案的管理工作就難以順利開展下去。所以，必須完善醫(yī)院綜合檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，不斷引進(jìn)國內(nèi)外先進(jìn)的配套軟件與計(jì)算機(jī)技術(shù)。

2.3檔案管理者缺少專業(yè)素養(yǎng)

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)隨時都在發(fā)生變化，為了提升醫(yī)院綜合檔案管理質(zhì)量，必須提升管理者的綜合素養(yǎng)，這是醫(yī)院綜合檔案管理的有效保障，也是決定檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵要素。然而，當(dāng)前諸多醫(yī)院在此方面都未能做好，有待進(jìn)一步提升。

3　加強(qiáng)醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的創(chuàng)新策略

3.1加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，以提供相應(yīng)的設(shè)施保障

為了確保醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)化管理質(zhì)量，有必要設(shè)置院內(nèi)局域網(wǎng)，使其成為檔案管理工作的基礎(chǔ)。第一，應(yīng)根據(jù)綜合醫(yī)院自身檔案管理的情況，投入適當(dāng)?shù)馁Y金，以滿足檔案管理工作所需的計(jì)算機(jī)通訊設(shè)備等，同時應(yīng)確保相關(guān)設(shè)備的性能，以確保醫(yī)院綜合檔案管理的效率。第二，應(yīng)確保各科室均具備一臺數(shù)碼攝像機(jī)，以對醫(yī)院檔案進(jìn)行信息化管理。

3.2對管理者進(jìn)行培訓(xùn)，以提供相應(yīng)的人力資源保障

醫(yī)院綜合檔案管理者的管理能力與專業(yè)素養(yǎng)，對管理工作的順利開展起到了較大作用。檔案管理者必須對醫(yī)院綜合檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理有深入的了解，方能確保管理工作的有效進(jìn)行。首先，要對檔案管理者進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理知識的培訓(xùn)，以確保管理者能夠?qū)⒕W(wǎng)絡(luò)化技術(shù)真正應(yīng)用于醫(yī)院綜合檔案管理中；其次，培養(yǎng)檔案管理者的專業(yè)素養(yǎng)，讓其養(yǎng)成積極的工作態(tài)度，不斷提升其服務(wù)意識與職業(yè)道德，進(jìn)而提高其管理水平。

3.3加強(qiáng)醫(yī)院各部門之間的配合，以實(shí)現(xiàn)資源共享

在現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)時代，醫(yī)院若想實(shí)現(xiàn)綜合檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，就必須建設(shè)數(shù)字化檔案室，并對各檔案進(jìn)行統(tǒng)一歸類、整理、儲存，同時加強(qiáng)醫(yī)院各部門之間的配合，將整理好的檔案通過醫(yī)院局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)共享，以提升電子綜合檔案的利用率。首先，醫(yī)院應(yīng)充分調(diào)動各科室的積極性，讓其對本科室的綜合檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，并將其轉(zhuǎn)化為電子檔案；其次，組建檔案信息共享平臺，為各科室的檔案應(yīng)用創(chuàng)造資源共享的條件。

3.4加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，提供網(wǎng)絡(luò)化安全保障

醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的實(shí)現(xiàn)，不僅給檔案管理工作帶來了較大便利，也讓醫(yī)院各項(xiàng)管理工作變得更加科學(xué)化。但與此同時，它也讓電子檔案處于一個不安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，隨時都有被盜、丟失的危險(xiǎn)。當(dāng)醫(yī)院的綜合檔案管理系統(tǒng)被侵入時，其檔案內(nèi)容則可能會被外泄或修改，這對檔案管理工作質(zhì)量造成了較大影響。因此，必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，讓管理者真正意識到綜合檔案丟失、被盜的危害性，使檔案管理者在日常工作中能夠強(qiáng)化預(yù)防工作。具體操作時，可以通過以下幾方面入手。第一，在進(jìn)行醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)化管理前，先對計(jì)算機(jī)上的各種相關(guān)軟件進(jìn)行殺毒，以防病毒對綜合檔案造成破壞，尤其應(yīng)加強(qiáng)醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)終端的安全管理；第二，對那些重要檔案、密碼檔案進(jìn)行嚴(yán)格加密處理，同時做好備份，以確保重要數(shù)據(jù)的安全性；第三，加強(qiáng)對綜合檔案管理工作中所需設(shè)備的安全維護(hù)，包括硬件設(shè)備與軟件設(shè)備，以確保各項(xiàng)功能能夠隨時處于備用狀態(tài)，繼而提升醫(yī)院綜合檔案管理的安全性。

4　結(jié) 語

醫(yī)院綜合檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理是當(dāng)前醫(yī)院檔案管理發(fā)展的必然趨勢，為了確保管理工作的順利進(jìn)行，應(yīng)該從人員、配套設(shè)施、制度、安全等方面入手，以提升檔案的管理質(zhì)量。同時，身為醫(yī)院的一名綜合檔案管理者，應(yīng)培養(yǎng)自身正確的工作態(tài)度，提升安全防范意識，通過不斷提升知識水平與操作技能，掌握各種網(wǎng)絡(luò)化管理方法并將其應(yīng)用于實(shí)際工作中，提升醫(yī)院綜合檔案管理質(zhì)量，最終提高醫(yī)院的整體管理水平，促進(jìn)醫(yī)院不斷發(fā)展。

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doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.12.128

［中圖分類號］G271；R197.3

［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A

［文章編號］1673-0194（2016）12-0189-02

［收稿日期］2016-05-20