陳煒+魯巍+王渝華

摘要：隨著教育體制改革的不斷深入，對高校辦公水平也提出了更高的要求。高校辦公室有必要引入精細(xì)化管理理念提高工作質(zhì)量和效率以應(yīng)對新的挑戰(zhàn).本文詳細(xì)闡述精細(xì)化管理的內(nèi)涵及特征，希望通過對精細(xì)化管理的剖析，探究高校精細(xì)化辦公的新途徑。

關(guān)鍵詞：精細(xì)化管理；高校

精細(xì)化管理是上世紀(jì)50年代發(fā)源于日本企業(yè)的一種管理理念，它代表著近代社會對于分工精細(xì)化及服務(wù)質(zhì)量精細(xì)化更高層次的要求。作為一種現(xiàn)代科學(xué)的管理理念，精細(xì)化管理思想被應(yīng)用于不同領(lǐng)域，并以取得了顯著成效。因此，將精細(xì)化管理模式進(jìn)一步引入高校辦公管理不失為一種好的方法。相比于企業(yè)來講高校雖然與企業(yè)管理對象不同，但他們具有相同的管理理念和方法。高校可根據(jù)自身教育發(fā)展規(guī)律和特點對精細(xì)化管理模式進(jìn)行改造，控制其適用范圍，科學(xué)地把握管理程度，將對高校提高辦公質(zhì)量及效率具有極大幫助。

一、高校辦公現(xiàn)狀及面臨的問題

高校辦公室是學(xué)校的綜合性管理機(jī)構(gòu)，其職能幾乎涉及現(xiàn)代高校管理系統(tǒng)中的決策、執(zhí)行、督查、反饋等各個子系統(tǒng)，而且又具有特定的服務(wù)及信息傳遞功能[1]?？梢哉f高校辦公室正真起到了上下溝通，內(nèi)外聯(lián)系，左右協(xié)調(diào)調(diào)度的重要作用。雖然其在學(xué)校日常工作中扮演著重要的角色，但同時也存在不少問題。第一，高校辦公室缺乏一套完整的辦公制度，管理比較混亂。人員分工不夠明確，導(dǎo)致行政效率低下以及難以量化工作績效，無法調(diào)動辦公室人員的工作積極性。第二，行政人員思想懈怠，照搬原先工作模式，恪守成規(guī)，較少學(xué)習(xí)新型管理模式，缺乏創(chuàng)新意識。第三，高校辦公室缺乏長期的工作規(guī)劃和安排，使得其難以應(yīng)付當(dāng)下的工作強(qiáng)度。因此，有必要引入精細(xì)化管理，進(jìn)一步解決高校辦公室當(dāng)下面臨的問題，提高辦公的質(zhì)量和水平，為高校發(fā)展提供更多空間。

二、高校精細(xì)化管理的內(nèi)涵及特征

（一）高校辦公室精細(xì)化的內(nèi)涵

首先，精細(xì)化管理是一種管理理念，不是具體的管理方法。精細(xì)化管理使活動達(dá)到最佳效果，引導(dǎo)人們朝著既精又細(xì)的方向努力?！熬笨梢允蔷_、精干、精益求精；“細(xì)”可以看做是仔細(xì)、細(xì)節(jié)等等[2]。所以有助于既精又細(xì)的管理做法都是值得肯定的。因此落實到實踐工作中，精細(xì)化的管理理念必定要深入人心。精細(xì)化管理的關(guān)鍵在于細(xì)節(jié)處理，只有行政人員中對于精細(xì)有一種態(tài)度，才能在日常的工作中更好的體會精細(xì)化的理念。

其次，精細(xì)化管理常常是針對常規(guī)管理中存在的實際問題而進(jìn)行改進(jìn)的，也就是說具體問題具體分析，對癥下藥。這一點需要高校辦公人員通過對日常工作的觀察發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，并給出改進(jìn)的方案，在不斷的實踐中提高辦公室精細(xì)化的管理水平。

最后，精細(xì)化管理是持久、精進(jìn)的過程。因為我們無法預(yù)知完美的極致，所以我們在不斷追求接近完美。加之外界環(huán)境的變化及人們知識水平的提升，之前認(rèn)為是符合精細(xì)管理的做法或許已經(jīng)不再適用。所以說追求精細(xì)化的管理并不是一蹴而就的，他需要在進(jìn)行過程中不斷的改造，不斷的準(zhǔn)求更加精細(xì)的工作方式。

（二）高校辦公室精細(xì)化管理的特征

高校辦公室精細(xì)化管理可以理解為以避免浪費人力成本為核心，“精湛”“準(zhǔn)確”“細(xì)致”“嚴(yán)謹(jǐn)”開展辦公室各項工作，尋求不間斷提高工作效能、提升服務(wù)中心工作水平的機(jī)會。因此，可以將高效辦公室精細(xì)化管理的特征歸結(jié)為四個字，即“精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)”。

1、高校辦公室精細(xì)化管理注重業(yè)務(wù)能力精湛業(yè)務(wù)能力精湛要求不斷提煉，精心篩選，尋找解決問題的最佳方案。高校辦公室工作人員的業(yè)務(wù)能力精湛與否直接關(guān)乎精細(xì)化管理水平是否上得去。在精細(xì)化管理要求下，高校辦公室工作人員在工作中應(yīng)當(dāng)具備精湛的業(yè)務(wù)能力，能夠精心設(shè)計工作方案，解決紛繁復(fù)雜的工作問題，提升工作效能。

2、高校辦公室精細(xì)化管理強(qiáng)調(diào)尋找目標(biāo)準(zhǔn)確高校辦公室在接到上級下達(dá)任務(wù)或下級反饋意見后，能夠準(zhǔn)確地把握問題關(guān)鍵，并采取行動，提出解決方案或者將問題解決。準(zhǔn)確定位目標(biāo)，這正是提高辦公室辦文、辦會、辦事水平的關(guān)鍵之所在，也是精細(xì)化管理的顯著特征。

3、高校辦公室精細(xì)化管理關(guān)注內(nèi)在聯(lián)系細(xì)節(jié)。內(nèi)在聯(lián)系細(xì)節(jié)究其根由是找到工作內(nèi)在聯(lián)系和規(guī)律，通過對細(xì)節(jié)的嚴(yán)格把控，實現(xiàn)管理工作由粗放向精細(xì)轉(zhuǎn)變。

4、高校辦公室精細(xì)化管理要求工作態(tài)度嚴(yán)謹(jǐn)。工作態(tài)度嚴(yán)謹(jǐn)主要體現(xiàn)在執(zhí)行和控制上，不放松對每一個環(huán)節(jié)把控，嚴(yán)格按照要求執(zhí)行這是精細(xì)化轉(zhuǎn)化為事實的關(guān)鍵所在。

三、提高辦公室精細(xì)化管理的途徑

面對高校辦公中存在的問題，有必要根據(jù)高校自身特點，探索一條新的精細(xì)化管理道路來優(yōu)化高校管理水平，提升高校辦公管理的質(zhì)量。

第一，堅持人本主義，營造和諧辦公環(huán)境。在對待辦公人員方面，首先要給予其一定的自主性，其次鼓勵他們在工作中創(chuàng)新工作模式，可以適當(dāng)給予年輕人更多的展現(xiàn)機(jī)會，進(jìn)一步挖掘辦公人員的潛在動能。對待辦公對象，要做到一切以人為本，靈活相關(guān)制度，真正服務(wù)師生而不拘泥于規(guī)則。同時在高校辦公室中營造輕松和諧的辦公氛圍，通過細(xì)致的組織計劃，人員配置和崗位規(guī)劃進(jìn)一步增強(qiáng)辦公人員對于組織目標(biāo)的認(rèn)同感，再者，對于工作分配要科學(xué)合理，從而建立良好的辦公室人際關(guān)系。為精細(xì)化辦公的進(jìn)一步推進(jìn)奠定基礎(chǔ)。

第二，培養(yǎng)辦公人員綜合素質(zhì)能力。辦公人員的綜合素質(zhì)能力包括，過硬的行政能力，強(qiáng)烈的責(zé)任意識，精細(xì)化的工作理念，積極的創(chuàng)新意識等。只有辦公室人員真正提高綜合素質(zhì)能力，才能更好的促進(jìn)精細(xì)化的高校辦公的開展。自身綜合素質(zhì)較強(qiáng)，更容易接受新的組辦公方式，也可以更好地在短期內(nèi)完成從思想到實踐思維轉(zhuǎn)變?？梢酝ㄟ^組織辦公室人員定期進(jìn)行工作交流學(xué)習(xí)，將工作中遇到的問題和好的解決方法一同與大家分享，不定期的舉行精細(xì)化理念的學(xué)習(xí)，深入了解精細(xì)化的理念內(nèi)涵，正真做到在學(xué)習(xí)中工作，在工作中學(xué)習(xí)。

第三，增強(qiáng)辦公人員自我學(xué)習(xí)能力，熟練運用創(chuàng)新化的管理手段。21 世紀(jì)是信息和知識的時代，新的理論不斷涌現(xiàn)，新的領(lǐng)域不斷拓展，辦公人員需要有較強(qiáng)的接受新鮮事物的能力。高校不同于企業(yè)的內(nèi)部環(huán)境封閉，高校內(nèi)部文化更加開放，這就要就高校辦公人員有一顆“時尚”的心。通過接受新鮮事物來拉近與服務(wù)對象的距離感，并運用新鮮事物服務(wù)于工作之中。例如，通過建立微信公眾號提示工作流程等方式。技術(shù)革命和信息化時代的到來，大大沖擊了傳統(tǒng)辦公模式，傳統(tǒng)的辦公模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)實需求。加之近年來高校頻繁合并，跨校區(qū)工作已成為日常管理工作的新常態(tài)。高校辦公人員要學(xué)會充分利用現(xiàn)代辦公設(shè)備來提高工作質(zhì)量和效率，并結(jié)合辦公室管理的信息調(diào)研、溝通協(xié)調(diào)、督辦檢查、接待統(tǒng)計等各方面的工作需要，建立適應(yīng)學(xué)校發(fā)展所需信息系統(tǒng)，使事務(wù)處理信息化，指揮調(diào)控現(xiàn)代化，從而實現(xiàn)真正意義上的辦公自動化和信息化。

第四，優(yōu)化隊伍人員配置，重視制度保障。高效辦公室不僅僅注重個人在其中的作用，更重要的是發(fā)揮集體和團(tuán)隊在其中的作用。只有充分的發(fā)揮集體的智慧，調(diào)動起全員的積極性，使得從領(lǐng)導(dǎo)層面到工作人員層面從上至下的全面參與，提高工作效率，增強(qiáng)服務(wù)質(zhì)量，最大限度上的求同存異，為達(dá)到科學(xué)管理、創(chuàng)新管理而共同努力[3]。為了符合學(xué)校的編制情況，配合辦公室的實際情況，合理調(diào)度人力資源，使得人盡其職，人盡其才，避免出現(xiàn)人員冗雜等不良情況出現(xiàn)。同時，還需要建立健全辦公室的各種規(guī)章制度，分清工作關(guān)系中的主次關(guān)系，創(chuàng)立一套緊密圍繞精細(xì)化管理理念的工作制度，精確工作目標(biāo)，嚴(yán)格把控工作流程，反復(fù)確認(rèn)細(xì)節(jié)。使得各項工作可以順利有效地運行，達(dá)到有條不紊，高效便利的良好效果。

四、結(jié)語

在高校辦公管理中引入精細(xì)化管理思想， 重點是要把精細(xì)化管理的核心理念貫穿到高校辦公管理的各個方面， 從而提高高校辦公管理水平， 保障高校正常完成教學(xué)任務(wù)。同時要正確理解精細(xì)化管理的內(nèi)涵，根據(jù)高校自身特點創(chuàng)新精細(xì)化管理方式。精細(xì)化管理是一項長期而系統(tǒng)化的管理過程，要學(xué)會在實踐中不斷發(fā)現(xiàn)問題，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)， 制定科學(xué)而的對策， 使廣大師生正真受益于精細(xì)化辦公管理模式。（作者單位：西南交通大學(xué)遠(yuǎn)程與繼續(xù)教育學(xué)院）

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