張 健

圖書紙張管理與成本控制

張 健

［摘 要］圖書出版市場競爭的多樣化和復(fù)雜性使提高產(chǎn)品質(zhì)量、降低生產(chǎn)成本變得越發(fā)重要。紙張材料作為圖書直接成本的主要組成部分，在出版社的直接成本中占25%～30%。在此總結(jié)實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，探討加強(qiáng)紙張材料管理的方法與降低直接生產(chǎn)成本的途徑。

［關(guān)鍵詞］紙張管理；成本控制；庫存

［作 者］ 張健，機(jī)械工業(yè)出版社。

圖書出版市場競爭的多樣化和復(fù)雜性使提高產(chǎn)品質(zhì)量、降低生產(chǎn)成本變得越發(fā)重要。在出版社的直接成本中，紙張材料成本占25%～30%。紙張材料管理工作的宗旨是做好計劃、保證出書、降低成本、減少庫存；管好、用好紙張材料，縮短資金流動周期；做到賬賬相符、賬物相符、賬目清楚。本文總結(jié)實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，意在共同探討出版社的紙張材料管理的方法，降低直接成本的途徑。

如何控制直接成本，有兩個途徑，一是提高管理水平，二是降低原材料消耗。近年來，隨著行業(yè)發(fā)展，紙張材料品質(zhì)有了很大提升，產(chǎn)品也趨于多樣化，出版社有了更多選擇，使得我們有可能在兼顧提高產(chǎn)品質(zhì)量的原則下，降低原材料成本。這就需要采購部門與使用部門對原材料的質(zhì)量、使用壽命和價格的相互關(guān)系進(jìn)行綜合考慮，找出一個合理的點(diǎn)，從而達(dá)到降低材料成本的目的。

一、從源頭控制紙張采購成本

紙張材料的采購與使用工作往往歸屬于不同的部門，采購部門更關(guān)心直接采購成本的降低，而使用部門從提高印刷品質(zhì)量、減少工藝事故考慮，則希望更多地采用高質(zhì)量的高檔材料，兩方面很難統(tǒng)一。材料質(zhì)量與印刷質(zhì)量的關(guān)系自然不必說，但問題是如何判定影響的程度。況且不同部門會有各自的部門利益和思維方式，其評價和判斷標(biāo)準(zhǔn)也會因人而異。因此，要處理好材料采購成本控制與質(zhì)量、工藝要求的關(guān)系，需要將這些部門的職責(zé)統(tǒng)一起來便于綜合考慮。

例如，機(jī)械工業(yè)出版社本著科學(xué)、合理、透明、公開的原則，特制定紙張采購的流程及管理辦法。與紙張供應(yīng)商簽訂采購合同，合同有效期三年，價格有效期一年，保證采購價格降到最低。并與供應(yīng)商建立長期的合作伙伴關(guān)系，保證供應(yīng)渠道的穩(wěn)定、通暢。每個季度將各紙張供應(yīng)商所提供的每種紙張樣本和相應(yīng)的規(guī)格、克重、價格提供給各編輯室，各編輯室根據(jù)需要選擇合適的紙張品種和數(shù)量，匯總后制定下一季度的用紙計劃。

二、質(zhì)量成本與價格的關(guān)系

圖書質(zhì)量是企業(yè)的核心競爭力。隨著競爭的加劇，質(zhì)量成本已經(jīng)成為企業(yè)不容忽視的成本內(nèi)容。印刷產(chǎn)品質(zhì)量與印刷材料的合理選用直接相關(guān)，因此有必要將質(zhì)量成本與材料采購成本綜合起來考慮。減少質(zhì)量成本的主要方法就是很好地執(zhí)行材料采購的質(zhì)量職能，材料采購要為質(zhì)量控制提供一種早期預(yù)警的功能。

我們每個人都清楚這樣一個道理：印刷材料的質(zhì)量和價格是成比例增長的，價格越高的材料，其質(zhì)量往往也就越好，在生產(chǎn)工藝、環(huán)保、印刷質(zhì)量等方面都會有很大的提高，從而對最終印刷產(chǎn)品的質(zhì)量產(chǎn)生影響。管理者要從整體出發(fā)，合理計算質(zhì)量成本，將材料采購費(fèi)用與質(zhì)量成本綜合起來考慮。同種規(guī)格紙在相同質(zhì)量下，必須優(yōu)先選擇中標(biāo)價最低的廠家進(jìn)行采購。

三、加強(qiáng)庫存紙張的控制

圖書出版印制是一個不斷地消耗紙張材料的過程，因此，必須有一定的紙張庫存儲備。過多的庫存占用資金，而過少的紙張庫存又無法保證正常的生產(chǎn)，因此保持合理的紙張庫存量是非常重要的。

出版社紙張材料管理在采購環(huán)節(jié)就遵循出版社全年度的出版計劃，制訂出紙張材料各個品種、規(guī)格和大致數(shù)量，密切關(guān)注市場動態(tài)，做到科學(xué)管理、科學(xué)決策。最大限度加快紙張材料庫存及資金周轉(zhuǎn)速度，減少呆滯物資的浪費(fèi)。嚴(yán)格控制紙張的庫存量，庫存量原則上不超過全年用紙量的30%。材料管理部門沒有與各印刷廠核對材料賬目，財務(wù)部分每月結(jié)賬完成后，與材料主管部門對賬，賬目核對必須做到賬賬相符；材料管理部門每年定期進(jìn)行材料的全面盤點(diǎn)工作，務(wù)必保證賬物相符。紙張存庫管理需要注意以下幾點(diǎn)：

第一，避免存在大批量長期不用紙張?？刂坪眉垙垉淞?，材料管理部門根據(jù)各編輯室提出的用紙計劃（每季度）制訂出紙張采購計劃，按照招標(biāo)價進(jìn)行采購，嚴(yán)格控制好庫存，控制好生產(chǎn)節(jié)奏，并保證生產(chǎn)的正常進(jìn)行。

第二，合作廠帶料，盡量減少賬戶存在紙張零頭。確定好圖書開本和用紙規(guī)格，圖書開本影響紙張利用率要告知編輯盡量選擇常備紙張。如必須使用非常備用紙，盡量采取印廠帶料，由印刷廠直接和出版社結(jié)算紙賬，減少賬戶紙張零頭。

第三，加強(qiáng)和完善紙賬材料出庫、入庫、調(diào)撥等手續(xù)和登記制度。①按生產(chǎn)需求及時購入紙張、材料。購進(jìn)紙張和其他材料，應(yīng)堅持質(zhì)量好、價格合理和規(guī)格符合要求的原則。②紙張材料購入后，要盡快辦完入庫手續(xù)。紙張材料到印刷廠、裝訂廠后，由印刷廠、裝訂廠開具“紙張材料調(diào)撥單”，并附樣張交出版社檢查。③發(fā)票到社后，填寫“出版社紙張材料入庫單”，將審核的入庫單、調(diào)撥單、發(fā)票和印刷廠簽收單一并交材料記賬員及中心主任審核，最后交財務(wù)中心審核認(rèn)證。④印制人員在接受印制任務(wù)后，必須對印制工藝、用料及用量做認(rèn)真的選擇和計算，并開具付印單。復(fù)印單一式三份，打印好，送印制部主任審核簽字，確認(rèn)無誤后，方可實(shí)施。紙張材料管理人員根據(jù)開出的付印單據(jù)，及時調(diào)配各種相應(yīng)的紙張和所需輔料，保證書刊的正常印刷和出版。要盡量避免各印刷廠、裝訂廠之間的材料調(diào)撥。如遇特殊情況需要調(diào)撥，采取就近原則，由材料管理人員開具材料調(diào)撥單，經(jīng)材料部主任、領(lǐng)料人簽字后方可進(jìn)行。

四、根據(jù)圖書類別，合理用紙

適當(dāng)?shù)倪x用紙張材料是降低成本、提高單位品種效益的必要措施。

不同印刷適性的紙張材料成本差距大。在現(xiàn)有的圖書出版中，常用的印刷用紙有銅版紙、膠版紙、字典紙、輕型紙、特種紙等。不同品種的紙張有其不同的印刷適性，具體的使用范圍也有所不同。表1為印刷用紙種類和用途的對照表，從中可以看出各種紙張的價格差異較大，其中銅版紙、膠版紙、字典紙、輕型紙一般按照“噸”“令”計價，其單價依次遞減；而白卡紙和特種紙一般按“張”計價，價格高于前幾種紙。

表1：常用印刷用紙種類和用途

不同定量的紙張材料對直接成本的影響。定量是指紙張或紙板每平方米的質(zhì)量。種類相同，不同定量的印刷用紙，定量越大的紙張越厚，分?jǐn)偟矫恳槐緯械挠∷⒂眉埑杀疽簿驮礁摺?/p>

五、準(zhǔn)確預(yù)測和判斷紙張行情

市場價格上下波動幅度在±5%（含）以內(nèi)，合同價格不做調(diào)整。當(dāng)超過50%的供應(yīng)商以書面形式提出紙張漲價幅度超過5%，則啟動漲價調(diào)整機(jī)制。若紙張市場降價幅度超過5%，則由出版社提出降價調(diào)整。價格確定方法是當(dāng)價格調(diào)整機(jī)制啟動后，現(xiàn)行中標(biāo)廠家和新入圍的廠家重新報價，通過比較價格，按照出版社紙張招標(biāo)等有關(guān)文件，最終確定新的供應(yīng)商和價格。

六、選擇可信的合作廠

由于筆者所在的出版社沒有紙張材料倉庫，將紙張存放在定點(diǎn)合作廠的紙庫內(nèi)。選擇責(zé)任感強(qiáng)的合作廠，能夠有效避免儲藏過程中的損耗。如果合作廠規(guī)模較大，相對其庫房儲存條件好，能夠有效避免因風(fēng)吹、日曬、雨淋等自然原因造成的損失。如果合作廠責(zé)任感強(qiáng)，能夠有效避免因人員疏忽造成的損失。當(dāng)然，管理不能只靠定點(diǎn)合作廠，出版社紙張材料管理部門和財務(wù)部門必須加強(qiáng)紙張材料核算和監(jiān)督工作，及時掌握紙張材料收、支、存情況。

七、定期對賬和盤點(diǎn)

重視監(jiān)督管理，及時核對，才能保證紙張材料供應(yīng)充足，滿足圖書印制的需求；又能避免材料儲備過多，造成資金積壓，影響資金周轉(zhuǎn)。材料管理部門每月與合作廠核對材料賬目，財務(wù)部門每月結(jié)賬工作完成后與材料部門對賬，賬面核對必須做到賬賬相符，如果有差錯，應(yīng)及時查找原因。

盤點(diǎn)有定期盤點(diǎn)和不定期盤點(diǎn)兩種。定期盤點(diǎn)：每年定期進(jìn)行材料的全面盤點(diǎn)工作，根據(jù)各合作廠的材料庫存量的大小及遠(yuǎn)近情況分別進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn)和函證的方式盤點(diǎn)。對合作廠的紙張庫存量占出版社總庫存量比例10%及以上的合作廠進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn)；對印刷廠紙張庫存量占出版社總庫存量比例3%～10%的合作廠進(jìn)行抽查式的實(shí)地盤點(diǎn)和函證的方式盤點(diǎn)，但每一個合作廠三年內(nèi)必須進(jìn)行一次實(shí)地盤點(diǎn)；對合作廠紙張庫存量占出版社總庫存量比例小于3%的通過函證的方式進(jìn)行盤點(diǎn)。不定期盤點(diǎn)：每半年進(jìn)行一次不定期抽查實(shí)地盤點(diǎn)。

盤點(diǎn)工作要注意以下幾點(diǎn)：

（1）在材料清查過程中，把實(shí)物盤點(diǎn)同賬務(wù)相結(jié)合，在盤點(diǎn)過程中要以賬對物、對物核賬，做好細(xì)致的核對工作，保證做到賬物相符。

（2）定好盤點(diǎn)基準(zhǔn)日，核對紙張材料賬目、盤點(diǎn)紙張材料余額，收集出版社向印刷企業(yè)開具的在途產(chǎn)品印制發(fā)料憑證單、盤點(diǎn)期間尚未入賬的造紙廠送紙收料單、印刷企業(yè)之間紙張材料往來調(diào)撥單及印刷企業(yè)工作流程的生產(chǎn)調(diào)度單據(jù)；按材料了解印刷廠對其碼放、盤點(diǎn)維護(hù)、出入庫管理及收發(fā)存賬目的記錄，以及出版社與印刷廠的日常核對、管理等情況。盤點(diǎn)的全過程要仔細(xì)認(rèn)真做好盤點(diǎn)、復(fù)點(diǎn)、抽查等記錄

工作。

（3）盤點(diǎn)過程中避免重復(fù)、漏點(diǎn)等錯誤。由于出版社的紙張材料品種多，規(guī)格復(fù)雜，收支移動頻繁，數(shù)量、金額大。紙張品種多、占地面積大，必須二次盤點(diǎn)數(shù)量一致后再做好記錄工作。

（4）定期進(jìn)行殘紙報廢和減值工作統(tǒng)計，以免造成損失。

八、結(jié)語

紙張材料管理工作的宗旨是做好計劃、保證出書、

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