劉薇

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，我國(guó)的科技水平到達(dá)頂峰，高科技產(chǎn)品以瘋狂的速度席卷我國(guó)的整個(gè)市場(chǎng)。科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新給一個(gè)時(shí)代帶來了重要性的一次跨越，一些電子產(chǎn)品也陸續(xù)進(jìn)入我們的日常工作生活，本文獻(xiàn)就以“檔案管理電子化及分級(jí)檢索系統(tǒng)”為環(huán)繞主體進(jìn)行探索研究，又向外進(jìn)行延伸對(duì)其工作原理、結(jié)構(gòu)特點(diǎn)等進(jìn)行剖析以此進(jìn)行補(bǔ)充。

關(guān)鍵詞：電子檔案；分級(jí)檢索；系統(tǒng)研究

一、檔案電子系統(tǒng)的優(yōu)備化

（一）儲(chǔ)存含量的優(yōu)備化

傳統(tǒng)保存信息錄入工具比較多元化，在現(xiàn)代信息不夠具有特色的時(shí)代，人們多用文筆、圖文、磁帶、相機(jī)等多種特色性功能的工具來記錄一些我們想要保存下來重要的信息、錄音等檔案，現(xiàn)如今的電子化管理檔案解決了最原始收存信息工具的欠缺，相對(duì)于原始傳統(tǒng)錄入工具，現(xiàn)一系列電子化管理有著不可比擬的優(yōu)點(diǎn)，例如所占內(nèi)存空間較大不用擔(dān)心所收納信息太多內(nèi)存空間過小的顧慮，操作人員誤刪的重要文件可以在回收站重新打開。所以現(xiàn)代化檔案管理的電子化有著以一比十的作用，隨時(shí)隨地的進(jìn)行信息剪切、復(fù)制、備份等具有特色的現(xiàn)代化優(yōu)點(diǎn)。

（二）建立儲(chǔ)蓄樣式的優(yōu)備化

在對(duì)于有關(guān)人員所需保存的文本信息的保存時(shí)，可以建立一個(gè)虛擬的空間保存室用來進(jìn)行保存，通過不同種類文本信息和表達(dá)文本方式的不同進(jìn)行區(qū)分并按類排放，這樣可以方便工作人員的分類查找所需信息文件，節(jié)約時(shí)間。

（三）方便、快捷的優(yōu)備化

在有著專門存放檔案信息的儲(chǔ)存空間室，有關(guān)工作人員在進(jìn)行查詢方面有著便捷化的優(yōu)點(diǎn)，可以對(duì)所需對(duì)應(yīng)電子信息按照不同類別進(jìn)行點(diǎn)擊、搜索連接服務(wù)器進(jìn)行觀察或根據(jù)個(gè)人工作要求進(jìn)行文本信息的錄入，用以此來完善檔案文本信息的全面化。

二、建立完善的檔案管理電子化系統(tǒng)

一個(gè)完整的檔案管理電子化系統(tǒng)的建立離不開傳統(tǒng)系統(tǒng)的檔案錄入、儲(chǔ)蓄系統(tǒng)的保存和訪問權(quán)限的設(shè)置，需要這三者結(jié)合才能達(dá)到成熟的檔案管理系統(tǒng)。

（一）傳統(tǒng)系統(tǒng)的檔案錄入

現(xiàn)代化管理檔案系統(tǒng)雖然有濃濃的現(xiàn)代化氣息，但依然離不開傳統(tǒng)的檔案錄入，我們?cè)趥鹘y(tǒng)儲(chǔ)存電子化系統(tǒng)中，對(duì)文件的輸入、編排、錄入等環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)上又加大對(duì)此系統(tǒng)的改良，成為符合電子系統(tǒng)的專業(yè)文本。

（二）儲(chǔ)蓄系統(tǒng)的保存

在我們的檔案管理系統(tǒng)完善之后，我們需要對(duì)重要的文本文件進(jìn)行保存儲(chǔ)蓄，當(dāng)然，根據(jù)所需保存信息的個(gè)數(shù)進(jìn)行編排分為不同的儲(chǔ)存框，然后再根據(jù)其類別進(jìn)行分放。在簡(jiǎn)單的存檔設(shè)置中，可以自定義的大致分為簡(jiǎn)單的直線型和復(fù)雜的交叉型。

（三）訪問權(quán)限的設(shè)置

在日常工作過程中肯定需統(tǒng)計(jì)文件的可見程度，一些文本文件屬于機(jī)密文件，一般人是無(wú)法進(jìn)行隨意查看，所以為防止發(fā)生重要信息的泄露，我們需要在此系統(tǒng)上進(jìn)行設(shè)置觀看權(quán)限或設(shè)置訪問密碼，也就是所謂的檢索系統(tǒng)，當(dāng)有關(guān)工作人員需對(duì)重要文件進(jìn)行訪問時(shí)，必須通過此程序方可進(jìn)行查看。

三、電子化儲(chǔ)存系統(tǒng)的操作要點(diǎn)及其復(fù)雜化

（一）檔案管理電子化系統(tǒng)的操作要點(diǎn)

1.檔案管理電子化系統(tǒng)給人們帶來諸多便利，雖節(jié)省了大量人力物力，但對(duì)人們技術(shù)含量有一定的話語(yǔ)權(quán)，當(dāng)然這也和相關(guān)工作人員的細(xì)心密切相關(guān)，檔案管理電子化的高效率工作要求必須有著完整的工作套路體系極其有關(guān)部門具有標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式。這是難點(diǎn)之一。其中包括工作人員對(duì)電子文本信息的獲取、電子文本信息的保存、檔案電子化程序和文本信息的訪問設(shè)置權(quán)限。工作人員需對(duì)電子系統(tǒng)的操作流程倒背如流，以保證工作的順利進(jìn)行，準(zhǔn)確的使所獲文本信息正確保存在所建的文本儲(chǔ)存室，這樣才方便有關(guān)工作人員對(duì)文本信息的查詢閱讀、檢索系統(tǒng)的正常運(yùn)行，如果我們所錄入的文本信息與文件類型不符，嚴(yán)重則可使我們的日常工作受到干擾。

2.分級(jí)檢索系統(tǒng)的操作程序。上文提出有些重要文本文檔非特殊人員不得觀看，以防止重要文本信息的泄露，所以加密工程就起到了關(guān)鍵性的作用，我們所講的分級(jí)檢索也就是分層工作檢驗(yàn)，通常設(shè)置為兩個(gè)環(huán)節(jié)，其功能效果大同小異，無(wú)非在特殊人員需要翻閱重要文本文檔時(shí)進(jìn)入的加密檔案室所走程序，第一個(gè)為以所在職位的高低為劃分界限，職位達(dá)到一定的級(jí)別才可進(jìn)入加密檔案儲(chǔ)存室進(jìn)行查閱重要的文本文檔，反之職位未到達(dá)所設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，則無(wú)權(quán)進(jìn)行翻看，另一個(gè)就是設(shè)置訪問權(quán)限，上文也粗略的介紹過，就是對(duì)重要文本文檔進(jìn)行加密設(shè)置，只有通過加密程序的工作人員才有權(quán)利進(jìn)行翻閱查找。

（二）檔案管理電子化系統(tǒng)的復(fù)雜化

1.在對(duì)于傳統(tǒng)檔案系統(tǒng)，電子系統(tǒng)所需技術(shù)含量、文本信息的錄入方式都有一定的技術(shù)要求，所以其復(fù)雜程度可想而知。

2.傳統(tǒng)的檔案信息儲(chǔ)存是用簡(jiǎn)單的紙張進(jìn)行文本信息的錄入，所以可以進(jìn)行翻閱進(jìn)行查閱對(duì)比，以此確認(rèn)文本信息的可靠性，但現(xiàn)代的電子檔案儲(chǔ)存就相應(yīng)的減少了人們對(duì)文本信息可靠性的確認(rèn)程度。所以以現(xiàn)代的科技水平，在技術(shù)上有很大的上升空間。

四、檔案儲(chǔ)存文本信息的安全對(duì)策

在電子儲(chǔ)存文本信息的過程中都是建立在同一個(gè)服務(wù)器上，所以對(duì)于文本信息的泄露存在很大的風(fēng)險(xiǎn)性，因此我們采用一些措施防止文本文檔的丟失，上文提出的通過對(duì)文本文檔的加密程序來增大文本文檔的安全性是個(gè)比較實(shí)質(zhì)性的一個(gè)方法，另外為防止文本文檔的誤刪或丟失事件的發(fā)生，可采用對(duì)文本文檔進(jìn)行定時(shí)備份的方法，這樣可以對(duì)丟失的文本信息進(jìn)行恢復(fù)以此把信息丟失的危害性降到可承受范圍。

五、結(jié)束語(yǔ)

在科技水平技術(shù)完善的現(xiàn)代化設(shè)施中，檔案電子化系統(tǒng)已趨于完善化，雖然在實(shí)際操作過程中具有一定的難度，但相對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)，電子化系統(tǒng)具有不可比擬的優(yōu)點(diǎn)，為解決檔案管理電子化系統(tǒng)的復(fù)雜程度，本文筆者通過簡(jiǎn)單粗略的介紹此系統(tǒng)的優(yōu)備化，向外進(jìn)行補(bǔ)充，明確檔案管理電子化及分級(jí)檢索的操作要點(diǎn)、復(fù)雜程度、解決檔案等一系列程序，為簡(jiǎn)單、便捷的檔案儲(chǔ)存提供實(shí)質(zhì)性的經(jīng)驗(yàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]董春明.對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的探討[J].中國(guó)新技術(shù)新產(chǎn)品，2009（13）.

[2]楊安蓮.聚焦電子文件管理前沿——國(guó)際電子文件管理研究熱點(diǎn)及啟示[J].檔案學(xué)通訊，2007（06）.

[3]仰惠菁.試析檔案信息資源的分布式共享[J].新上海檔案，2006（09）.