張勘華

摘 要：文書檔案管理工作是任何一個單位都必不可少的，基于這種文書檔案管理工作來說，傳統(tǒng)的管理手段很難適應(yīng)于越來越復(fù)雜的管理要求，合理的運用信息化管理手段也就能夠較好的提升文書檔案管理的效率和水平。本文就重點針對文書檔案信息化管理的應(yīng)用進行了簡要的分析和探討。

關(guān)鍵詞：文書檔案 信息化管理 特點 注意事項

眾所周知，隨著計算機技術(shù)以及信息技術(shù)的不斷發(fā)展和進步，其在很多方面都表現(xiàn)出了較強的積極作用和價值，這種積極作用主要就表現(xiàn)在提升了管理的水平；具體到文書檔案的管理中來說，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)很難適合于當(dāng)前越來越復(fù)雜的文書檔案資料，容易造成一些管理缺陷和混亂，此時，恰當(dāng)?shù)倪\用信息化管理手段針對各類文書檔案進行全面系統(tǒng)的管理和保存也就顯得極為必要，值得進行研究。

一、文書檔案信息化管理的特點

相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案歸納保存管理模式來說，充分的運用信息化管理模式進行管理具備著較強的優(yōu)勢，這些優(yōu)勢的體現(xiàn)也進一步的促使文書檔案信息化管理工作得到較好的普及和推廣。

1.提升辦公效率。結(jié)合當(dāng)前文書檔案的發(fā)展來說，其需要管理和保存的內(nèi)容越來越多，這種管理內(nèi)容的增加也就無形中降低了辦公效率，導(dǎo)致文書檔案管理人員在實際的工作過程中需要處理的內(nèi)容越來越多，這也就和當(dāng)前要求越來越高的文書檔案管理水平產(chǎn)生了明顯的沖突；而恰當(dāng)?shù)倪\用信息化管理手段就能夠較好的改善這一不良現(xiàn)狀，并且提升其辦公管理的效率，無論是對于文書檔案的分類、保管，還是查詢，都能夠發(fā)揮出較為理想的積極作用，提升辦公效率。

2.共享性。相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案管理方式來說，這種信息化管理模式還具備著較為理想的共享性特點，這種共享性也就成為了其應(yīng)用的一個重要特點和優(yōu)勢。在文書檔案信息化的管理過程中，其能夠較好的把各種文書檔案錄入到計算機信息系統(tǒng)中去，然后就能夠借助于計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行不同單位和人員之間的共享，促使這些文書檔案能夠發(fā)揮出更大的作用和價值，尤其是從文書檔案的查詢工作中來說，這種共享性更是能夠發(fā)揮出較強的積極作用。

3.穩(wěn)定性。從傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案管理模式上來看，其保管的難度還是比較大的，很多傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案在管理過程中很容易受到損壞，這種損壞不僅僅來自于人為損害因素，還在較大程度上受到外界環(huán)境中各種不良因素的影響和干擾，尤其是對于溫度、濕度、酸性物質(zhì)、氧化劑等材料來說，更是會對于這些紙質(zhì)文書產(chǎn)生較大的不良影響，導(dǎo)致其出現(xiàn)無法可靠應(yīng)用的問題。相對于紙質(zhì)文書檔案管理的這一缺陷來說，采用信息化管理模式進行文書檔案的管理就不存在這些問題，因為其主要就是運用計算機程序以及硬件設(shè)備進行存儲，進而也就較好的提升了紙質(zhì)文書應(yīng)用的穩(wěn)定性和可靠性，提升了這些紙質(zhì)文書檔案的保存期限。

4.安全性。對于文書檔案管理的信息化發(fā)展和應(yīng)用來說，其還能夠在較大程度上表現(xiàn)出安全性特點，這種安全性特點主要就是體現(xiàn)在文書檔案管理的隱蔽性和查詢的控制上。相對于傳統(tǒng)文書檔案管理過程中可能會出現(xiàn)的一些文書泄密問題，通過恰當(dāng)?shù)挠嬎銠C程序或者是網(wǎng)絡(luò)安全手段也就能夠較好的保障相應(yīng)的文書檔案在管理過程中具備著較好的安全性保障，避免其受到侵害，確保恰當(dāng)?shù)娜藛T才能夠運用相應(yīng)的文書檔案信息。但是這種文書檔案信息化管理的安全性仍然也會受到一些沖擊，畢竟計算機環(huán)境和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的復(fù)雜性還是比較突出的，存在的各種病毒隱患和黑客隱患也是比較惡劣的，因此，這種安全性仍然需要進一步的加強研究。

二、文書檔案信息化管理注意事項

1.構(gòu)建恰當(dāng)?shù)奈臅鴻n案信息化管理系統(tǒng)。對于文書檔案信息化管理的實現(xiàn)來說，必須要首先從系統(tǒng)的構(gòu)建入手進行優(yōu)化，進而才能夠較好的提升其最終的管理價值和水平。從文書檔案信息化管理的流程和要求上來看，其涉及到的內(nèi)容和需要構(gòu)建的主要模塊有以下兩個方面：（1）從硬件設(shè)備的構(gòu)建中來看，主要就是要求根據(jù)文書檔案信息化管理的要求來配備恰當(dāng)?shù)挠布O(shè)備，尤其是對于一些關(guān)鍵的文件保存和管理、查詢設(shè)備來說必須要進行全面的控制，比如對于計算機設(shè)備、信息保存設(shè)備等都需要進行全面的安置和構(gòu)建，尤其是對于各類信息保存設(shè)備來說，無論是光盤，還是U盤、移動硬盤，都需要保障其自身具備著較為理想的可靠性，避免在后續(xù)的應(yīng)用過程中出現(xiàn)一些破損問題，為了更好的提升這種文書檔案管理的可靠性，還應(yīng)該重點做好備份工作，即采用移動存儲設(shè)備進行文書檔案信息的雙重管理，提升其應(yīng)用價值；（2）從軟件系統(tǒng)的構(gòu)建中來看，其涉及到的內(nèi)容和要點同樣是比較繁雜的，因為整個文書檔案信息化管理系統(tǒng)的構(gòu)成本身要求是比較多的，為了實現(xiàn)這些要求，也就應(yīng)該從系統(tǒng)的全方位構(gòu)建入手進行控制，比如對于各類信息管理軟件的應(yīng)用以及數(shù)據(jù)庫的建立來說，就需要進行全面的把關(guān)，如此才能夠最大程度上提升其管理價值和應(yīng)用效果，并且具體到這些軟件系統(tǒng)的構(gòu)建中來說，其具體的細節(jié)和要點內(nèi)容同樣是比較繁雜的，進而也就需要重點針對整個系統(tǒng)的完善進行分析，促使該系統(tǒng)能夠全面滿足文書檔案信息化錄入、分析、管理和查詢的功能。

2.切實做好保密性工作。對于文書檔案信息化管理工作來說，還應(yīng)該重點從保密性工作入手進行分析和優(yōu)化，這也是彌補上述安全性不足問題的一個重要手段。具體到這種文書檔案信息化管理的保密性工作中來說，其涉及到的內(nèi)容主要就是為了較好的提升其內(nèi)部信息數(shù)據(jù)應(yīng)用的恰當(dāng)性和可靠性，如此才能夠保障其最終的安全性效果?；谶@種保密性工作的提升來說，首先應(yīng)該從網(wǎng)絡(luò)資源的應(yīng)用中進行嚴(yán)格的控制，對于一些通過網(wǎng)絡(luò)貢獻的文書檔案信息來說，必須要通過設(shè)置權(quán)限的方式來指導(dǎo)和約束每一個相關(guān)人員對于文書檔案的運用，避免出現(xiàn)越權(quán)問題，這也是保密性的一個基礎(chǔ)內(nèi)容所在；其次，還應(yīng)該通過構(gòu)建完善可靠的防火墻等措施來提升整個文書檔案信息化管理網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的可靠性，避免其輕易受到相應(yīng)的損害和入侵；最后，對于文書檔案信息化管理工作來說，保密性的提升還應(yīng)該從具體硬件設(shè)備的安全性管理入手，避免硬件設(shè)備受到不法分子的侵襲，導(dǎo)致竊密問題的產(chǎn)生。

3.提升管理人員素質(zhì)。對于文書檔案信息化管理工作來說，為了最大程度上提升其應(yīng)用水平，還應(yīng)該重點從管理人員能力和素質(zhì)的提升入手進行控制和把關(guān)，這也是文書檔案信息化管理發(fā)展的一個基本要求。具體到文書檔案信息化管理人員的能力和素質(zhì)要求上來看，其涉及到的內(nèi)容是比較多的，比如管理人員應(yīng)該具備著基本的信息化管理操作能力，對于各類計算機系統(tǒng)和軟件具備著充分的了解和認(rèn)知，如此才能夠提升其最終的管理可靠性，并且還應(yīng)該具備著較高的責(zé)任心，如此才能夠保障信息的準(zhǔn)確性。

三、結(jié)語

綜上所述，對于文書檔案的信息化管理工作來說，其應(yīng)用價值是極為突出的，也是今后發(fā)展的一個重要方面，但是為了更好的提升其應(yīng)用價值，除了要提升管理人員的基本素質(zhì)之外，還應(yīng)該重點從安全性以及系統(tǒng)的構(gòu)建完善入手進行把關(guān)，提升其應(yīng)用水平。

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