■文/呂亞林

別小瞧特種設(shè)備的檔案管理

■文/呂亞林

隨著社會(huì)的進(jìn)步和工業(yè)化水平的提升，特種設(shè)備日益增多，特種設(shè)備的檔案管理和利用也越來(lái)越重要。所謂特種設(shè)備檔案是指各種特種設(shè)備，如鍋爐、壓力容器、壓力管道、電梯、起重機(jī)、場(chǎng)內(nèi)機(jī)動(dòng)車(chē)在投入使用前及整個(gè)使用過(guò)程的全部歷史記錄。它是各單位特種設(shè)備管理工作的重要組成部分。特種設(shè)備管理對(duì)各單位的管理經(jīng)營(yíng)、安全生產(chǎn)、群眾的生命財(cái)產(chǎn)安全的保障起著重要的作用，其安全運(yùn)行，關(guān)系到企業(yè)的效益和發(fā)展，關(guān)系到人民群眾的生命財(cái)產(chǎn)安全。為加強(qiáng)對(duì)特種設(shè)備的管理，確保安全生產(chǎn)，國(guó)家頒發(fā)了《特種設(shè)備安全監(jiān)察條例》，各地也制定了相關(guān)規(guī)范和辦法，加強(qiáng)特種設(shè)備的管理。特種設(shè)備檔案管理是特種設(shè)備管理的重要手段，也就是必須配備了特種設(shè)備檔案專門(mén)管理人員，通過(guò)對(duì)特種設(shè)備檔案管理，有效地加強(qiáng)了特種設(shè)備的綜合管理，防止了重大安全事故，保障了人民群眾的財(cái)產(chǎn)安全。

特種設(shè)備檔案包括設(shè)備購(gòu)進(jìn)檔案和設(shè)備檢驗(yàn)、維修檔案。平時(shí)工作中，要較為重視建立和整理設(shè)備購(gòu)進(jìn)檔案，如何把設(shè)備的需求、論證、驗(yàn)收、檢測(cè)、運(yùn)行、維修等情況真實(shí)地反映在設(shè)備檔案中，需要我們進(jìn)一步建立、健全和完善特種設(shè)備檔案管理工作。在設(shè)備檔案具體管理工作中，通過(guò)特種設(shè)備檔案定期和不定期的檢測(cè)報(bào)告，特種設(shè)備質(zhì)量、運(yùn)行狀況和檢測(cè)維修情況，使特種設(shè)備檔案管理真正地融入設(shè)備購(gòu)進(jìn)、安全使用全部過(guò)程，最大限度地發(fā)揮特種設(shè)備檔案在服務(wù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的積極作用。

制定特種設(shè)備檔案管理制度

特種設(shè)備的高效有序管理離不開(kāi)規(guī)范完善的規(guī)章制度，為此，我們結(jié)合特種設(shè)備使用管理，制定配套的特種設(shè)備檔案管理規(guī)章制度：

一是明確特種設(shè)備檔案應(yīng)收集歸檔的基本內(nèi)容，使檔案收集齊全完整。特種設(shè)備檔案內(nèi)容包括：設(shè)備全套圖紙，產(chǎn)品出廠合格證書(shū)、質(zhì)量證明書(shū)，安裝和使用證明書(shū)，強(qiáng)度計(jì)算書(shū)等技術(shù)資料，省或市勞動(dòng)部門(mén)簽發(fā)的使用證、檢驗(yàn)報(bào)告和審批意見(jiàn)等。

二是檔案人員要參加特種設(shè)備安裝總體竣工驗(yàn)收，要深入了解特種設(shè)備安裝及設(shè)備實(shí)體分布情況，要求施工單位按檔案歸檔要求，提供齊全的設(shè)備技術(shù)資料，否則不予驗(yàn)收結(jié)算。通過(guò)制度規(guī)范和經(jīng)濟(jì)約束，確保了特種設(shè)備檔案收集工作的順利進(jìn)行。

三是要向本單位各部門(mén)宣貫管理制度，設(shè)定兼職檔案員，定期移交特種設(shè)備檔案，以達(dá)到及時(shí)匯總歸案，防止檔案遺失。

四是要明確規(guī)定特種設(shè)備管理的直接領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，并把特種設(shè)備的管理納入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制的考核、獎(jiǎng)懲內(nèi)容。

五是要明確規(guī)定，特種設(shè)備管理人員有協(xié)助檔案管理人員搞好特種設(shè)備運(yùn)行狀況的登記和保管好檔案資料的責(zé)任。技術(shù)管理人員在進(jìn)行安全檢查的同時(shí)，注意將每臺(tái)在用特種設(shè)備進(jìn)行編號(hào)登記，及時(shí)記錄反饋設(shè)備運(yùn)行情況。

六是檔案專管人員要采取運(yùn)態(tài)管理的方式，建立健全設(shè)備檢修記錄、改造記錄、每年的檢驗(yàn)鑒定記錄等，以不斷充實(shí)特種設(shè)備檔案內(nèi)容。實(shí)現(xiàn)檔案資料運(yùn)轉(zhuǎn)設(shè)備的真實(shí)對(duì)應(yīng)，真正使特種設(shè)備檔案為特種設(shè)備使用、檢修提供準(zhǔn)確依據(jù)。

提高特種設(shè)備檔案利用效率

特種設(shè)備檔案在企業(yè)的管理經(jīng)營(yíng)中利用率很高，每次的定期監(jiān)督檢驗(yàn)，日常維護(hù)保養(yǎng)等都要參考相關(guān)檔案資料。為了提高利用效率，在檔案管理中，要把特種設(shè)備檔案提取出來(lái)，單獨(dú)組卷、分類、編號(hào)，形成條目，系統(tǒng)排列。根據(jù)特種設(shè)備檔案資料匯編特種設(shè)備檔案專題目錄，并將目錄下發(fā)給特種設(shè)備管理人員、生產(chǎn)技術(shù)人員共同檢索、查閱，使他們利用檔案資料，及時(shí)處理潛在隱患，提高運(yùn)行設(shè)備的可靠性和安全性，降低事故率，保持正常的生產(chǎn)生活秩序。

發(fā)揮特種設(shè)備檔案管理工作的監(jiān)督指導(dǎo)功能

特種設(shè)備檔案是以“購(gòu)置、驗(yàn)收、使用、定期和不定期檢驗(yàn)、維修、報(bào)廢”等方面為基本內(nèi)容整理和建檔的。特種設(shè)備檔案管理的積極作用在于發(fā)揮它的有效監(jiān)督指導(dǎo)功能，變存放在檔案柜里的“死”檔案為走出檔案柜的“活”檔案，直接為生產(chǎn)服務(wù)。

設(shè)備檔案一般分為，特種設(shè)備臺(tái)購(gòu)置臺(tái)賬、特種設(shè)備監(jiān)督檢驗(yàn)部門(mén)定期檢驗(yàn)記錄、特種設(shè)備的維修記錄。特種設(shè)備在實(shí)際的使用過(guò)程中，最先反映在設(shè)備狀況的是設(shè)備日常運(yùn)行狀況的記錄，因此要編制設(shè)備日常運(yùn)行記錄表格，讓特種設(shè)備使用管理部門(mén)每天交接班時(shí)登記設(shè)備運(yùn)行狀況，檔案員定期收集整理歸檔，為特種設(shè)備正常運(yùn)行提供可靠、有用的依據(jù)。設(shè)備一旦出現(xiàn)故障，通過(guò)查閱設(shè)備日常運(yùn)行記錄檔案，根據(jù)設(shè)備運(yùn)行過(guò)程中的數(shù)據(jù)變化情況，查找原因采取有效的方法及時(shí)排除故障。因此特種設(shè)備檔案管理對(duì)設(shè)備安全運(yùn)行發(fā)揮有效的監(jiān)督指導(dǎo)作用。

特種設(shè)備的正常運(yùn)行是企業(yè)安全生產(chǎn)，社會(huì)和諧穩(wěn)定，人民健康生活的保障，而特種設(shè)備檔案對(duì)特種設(shè)備有重要的指導(dǎo)監(jiān)督意義，因此，做好特種設(shè)備檔案的管理工作是檔案工作者的重要職責(zé)和光榮的使命，愿廣大的檔案工作者繼續(xù)為做好特種設(shè)備檔案工作而努力。

（作者單位：山東省煙臺(tái)市特種設(shè)備檢驗(yàn)研究院）