劉佳

【摘要】 高職院校教務處教學檔案管理的科學化、信息化具有重要意義。教學檔案管理對于學校的教學工作有著深遠的影響，同時也是促進學校教學順利進行的重要保障。本文闡述了高職院校教務處教學檔案管理的重要性，對高職院校教務處教學檔案管理的特征以及加強高職院校教務處教學檔案管理的措施進行了論述分析，旨在提高教學檔案管理水平。

【關鍵詞】 高職院校 教務處 教學檔案管理 重要性 特征 措施

一、高職院校教務處教學檔案管理的重要性

教務處是收集、形成教學檔案的重要部門，這主要是由教務處的工作內(nèi)容所決定的。通常教務處的主要職責是負責學校教學管理文件和教學管理規(guī)章制度的建設工作。根據(jù)專業(yè)人才培養(yǎng)方案，負責全校的教學運行與管理工作。負責學校教學水平評估和年度教學工作報告的起草工作。負責教師教學工作量的審核工作。負責全校課程建設及與課程建設相關的項目建設與管理工作。負責教改與教研工作的組織與管理。負責各級教學成果獎的組織、評選、推薦和成果認定工作。負責全校教材建設與管理工作。負責學校實踐教學基地建設整體規(guī)劃的制定工作。負責學校實踐教學基地建設與管理工作。負責校級以上各類與教學相關的競賽組織與管理工作。負責學校教學管理委員會日常工作。建立和保持與本部門工作業(yè)務相關的學會、協(xié)會、研究會的聯(lián)系與溝通。完成上級主管部門和學校交辦的其他工作。這么多的教學工作，教學檔案同樣是門類非常多，非常復雜。而且各個二級學院的教學檔案最終都會匯總到教務處，需要教務處對這些教學檔案加以科學的、分門別類的管理，以備日后隨時查詢。教務處的科室比較多，其中教學檔案的種類也相應地復雜一些。比如教務處的教務科，主要負責學生校內(nèi)期末考試、校外的大學英語四六級考試、教師的調(diào)課等，這些教學檔案都是學生非常關心也是必須隨時查詢的，所以更加要分門別類地整理好。再比如教研科主要針對的是教師，比如教師的教學工作量、教學計劃、各類教學成果的評審檔案，這些重要的教學檔案用于探究教學改革的有效方案和學校將來的評估。不管是教研科、教材科、教務科，還是教務處的其他科室，都有利用檔案資料的需求，因此，進行科學合理的檔案建立，能夠方便各科室利用所需資料，所以說教務處教學檔案的建立與管理具有重要意義。

二、高職院校教務處教學檔案管理的特征

高職院校教務處教學檔案管理不論對于教務處自身，還是各二級學院，甚至于學校都有著重要的意義。（1）教學檔案的來源廣泛。教學檔案是學校各個部門匯總的集合，來源非常廣泛，不僅包括教務處自身的教學檔案，還有各個二級學院的教學檔案，其他行政職能部門的文件，涉及到教師、學生各個方面，可以說囊括了學校的各個層次，這些檔案如果缺乏有效的分類、保存，可想而知學校的教學會變得多么的混亂，因此必須加強高職院校教務處教學的檔案管理。（2）教學檔案的時間具有階段性和不穩(wěn)定性的特點。所謂的階段性是指教學檔案不是每天每時每刻都有新的檔案進入到教務處，而是集中在特定的某一個階段。比如學生期末考試的成績會在學期末大量進入，學生大學英語四六級考試成績會在特定的時間進入。如果教務處沒有對這些檔案進行規(guī)范化的保存，那么檔案很可能會丟失，造成損失和教學事故。教學檔案的不穩(wěn)定性指的是教學檔案的時間不是一成不變的、確定的，而是可變的、不穩(wěn)定的、流動的，所以一旦教學檔案進入教務處，就需要檔案管理人員按照規(guī)定進行整理，以便更好地管理教學檔案。（3）教學檔案內(nèi)容具有專業(yè)性。高職院校專業(yè)眾多、特色鮮明，各專業(yè)的教學檔案都有其自身的特點和價值，對學校的教學改革具有重要作用?；诖耍@些教學檔案要按照專業(yè)和類別進行整理，這樣才能為各二級學院提供了解本專業(yè)自身特點的研究材料。

三、加強高職院校教務處教學檔案管理的措施

1、改變教學檔案管理的觀念。教務檔案管理的職責是為學校的教師和學生服務的，而以前高職院校教務處的檔案管理更加看重的是如何管理，基本沒有涉及到服務這個概念。信息時代的到來對于檔案管理也是一個重要的挑戰(zhàn)和新的機遇。要想讓這些教學檔案更快更好地得到保存和處理，就必須使得信息有效快速傳播出去，這樣才能實現(xiàn)教學檔案的價值。教學檔案的管理需要從“重管理、輕服務”轉(zhuǎn)變成“服務與管理并重”，這樣才能適應學校的發(fā)展和社會的需求。有了這樣的理念，教務處檔案管理可以從服務范圍和服務措施來著手。所謂服務范圍，既包括學校各個部門，又要包括學生和學生的家長。所謂的服務措施指的是教學檔案可以實現(xiàn)多樣化的操作，比如教務處可以在教務處網(wǎng)站的首頁上建立教學檔案室，這樣教師、學生可以從中獲取自己想要查詢的檔案，這樣節(jié)省了雙方的時間。④另外還可以在某一個時間段中開通教務處教學檔案網(wǎng)上在線解答功能，教師、學生需要的檔案不用再到教務處進行復印，而是可以在線提問，教務處檔案管理人員在線解答，網(wǎng)上服務可以有效解決教師和學生的檔案要求，對想要的信息提交申請，就可以足不出戶得到想要的資料，十分方便。

2、建立健全教學檔案管理的規(guī)章制度?；诮虒W檔案管理的重要性，學校應該建立完善教學檔案管理規(guī)章制度，以保障教學檔案管理的規(guī)范化和合理化。教學檔案規(guī)章制度的擬定需要教務處人員的全程參與，根據(jù)教務處工作的特點來制定相應的規(guī)章制度。經(jīng)過學校初步擬定后，形成一個操作性和實用性強的對學校發(fā)展有利的教學檔案管理制度。反之如果沒有學校規(guī)章制度作為后盾，教務處檔案人員對相關工作就不會予以充分的重視，那么教學檔案管理同樣也得不到很好的發(fā)展。因此，健全規(guī)章制度對于有效管理教學檔案發(fā)揮重要的作用。在規(guī)章制度的保障下，教學檔案的建立和管理工作中出現(xiàn)的紕漏將會大大減少，確保教學檔案管理工作得以高質(zhì)量的完成。

3、提高教學檔案管理人員的綜合素質(zhì)。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，高職院校的迅猛發(fā)展，對于教學檔案管理工作來說挑戰(zhàn)和機遇是并存的。對于高職院校來說，如何培養(yǎng)出一批專業(yè)性強的教學檔案管理人員，是一個不可忽視的課題。對于教學檔案管理者自身來說，要想適應時代的發(fā)展，就要不斷地更新自己的知識體系，提高教學檔案管理水平，使教學檔案得到充分利用。

結(jié)束語

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，為高職院校教學檔案管理提供了技術(shù)支持。教務檔案管理也變得規(guī)范化以及信息化，不但節(jié)省時間，而且提高了教學檔案管理人員的工作效率，使教學檔案的價值得到充分利用。

參考文獻

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